PEKAES sprostał wyzwaniom logistycznym podczas ŚDM

Światowe Dni Młodzieży okazały się sporym wyzwaniem dla operatorów logistycznych. Niektóre firmy postanowiły w tym okresie całkowicie zawiesić dostawy i odbiory przesyłek w rejonie objętym ograniczeniami, a inne – jak PEKAES, zdecydowały się podjąć wyzwanie logistyczne. Kluczową rolę w całym procesie odegrała komunikacja.

– W trakcie ŚDM non stop śledziliśmy komunikaty ZIKiT, władz i organizacji zaangażowanych w organizację wydarzenia. Wszystko po to, aby w porę reagować i dynamicznie modyfikować pracę w naszej sieci logistycznej oraz informować klientów o bieżącej sytuacji. Podjęte działania pozwoliły zachować płynność dostaw i odbiorów przesyłek. Przesyłki adresowane do odbiorców z rejonu, który był objęty ograniczeniami w ruchu dla samochodów ciężarowych w dominującej większości dostarczyliśmy w systemie 24 godzin. Jestem przekonany, że przyczyniliśmy się do budowania przewagi konkurencyjnej naszych klientów, gdyż ich towary znalazły się po prostu na półkach – powiedział Jerzy Markow, dyrektor operacyjny PEKAES.

Podczas Światowych Dni Młodzieży przez kilka dni obowiązywały znaczne ograniczenia w ruchu, a duża część dróg dojazdowych w aglomeracji krakowskiej i czasowo w regionie została wyłączona z użytkowania. Przed operatorami stanęło więc ogromne wyzwanie realizacji dystrybucji na obszarze objętym utrudnieniami. Autostrada A4 była ograniczona tylko do jednego pasa ruchu w każdą stronę, a część dróg dojazdowych została zamknięta i przeznaczona na parkingi dla autokarów. Ruch samochodów z zaopatrzeniem odbywał się wyłącznie w godzinach nocnych.

Przewidując trudności z realizacją dystrybucji, PEKAES podjął działania zaradcze odpowiednio wcześniej. Celem zapewnienia sprawnej i skutecznej obsługi Klientów, Spółka powołała wewnętrzną grupę ekspertów, której zadaniem była analiza ryzyka i przygotowanie alternatywnych procesów operacyjnych na różne scenariusze wydarzeń.

W ramach wstępnych przygotowań wynajęto dodatkową powierzchnię magazynową dla przesyłek, których dostawa w tych dniach nie była możliwa. Sprawdzono także, czy odbiorcy i dostawcy w czasie ŚDM pracują, a jeśli tak, to w jakich godzinach. Ponadto zainicjowano czynny dyżur nocny w centralnym Biurze Obsługi Klienta, dzięki czemu zapewniono klientom kontakt z PEKAES w niestandardowych godzinach pracy. Aktywowano także dodatkowy numer telefonu dla klientów w oddziale krakowskim. Ponadto, aby w tym wymagającym okresie usprawnić pracę oddziału Kraków i zapewnić jego całodobowe funkcjonowanie, zapewniono dodatkowe wsparcie w postaci doświadczonych dyspozytorów i magazynierów z innych oddziałów w sieci drobnicowej firmy.

– Papyrus realizował dostawy do klientów z obszaru objętego ograniczeniami podczas ŚDM. Trzeba przyznać, że część naszych odbiorców zmieniła godziny pracy lub też zawiesiła działalność w tym okresie. Jednak wielu z nich oczekiwało regularnych dostaw towaru. Nasz partner – PEKAES – bardzo dobrze przygotował się operacyjnie do tego wydarzenia. Dzięki dobrej współpracy mogliśmy zapewnić naszych klientów, że będziemy realizować dostawy, co zostało przez nich docenione. Chciałabym dodać i podkreślić, że w całym procesie kluczową rolę odegrała sprawna komunikacja pomiędzy naszą firmą a PEKAES. Spółka od samego początku, aż do zakończenia ŚDM przekazywała nam informacje o bieżącej sytuacji, dzięki czemu mogliśmy proaktywnie informować naszych klientów – powiedziała Agnieszka Woźniak, dyrektor Logistyki Papyrus.

Ponadto, PEKAES powiększył flotę o samochody do 12t DMC. Przeorganizowano również system połączeń liniowych z Krakowem, aby samochody PEKAES mogły dojechać i wyjechać z oddziału w godzinach, w których nie obwiązywał już zakaz ruchu. Jednocześnie klienci byli odpowiednio wcześniej poinformowani o możliwości dostaw i odbiorów w nocy – cześć z nich skorzystała z tej opcji. Zarówno przed, jak i w trakcie trwania ŚDM, do klientów wysyłano cykliczne komunikaty, w których informowano o utrudnieniach i przekazywano bieżące rekomendacje.