Pełne pozycjonowanie dostaw

Spedimex wprowadził od czerwca terminale mobilne do obsługi przesyłek drobnicowych. To nowa jakość w obsłudze logistycznej.

 Do tej pory obsługę przesyłek drobnicowych realizowaliśmy przy pomocy potwierdzonych listów przewozowych. Przypomnę, że standardowy list przewozowy to kilka kartek papieru A4. Od czerwca dostawy odbywać się będą przy użyciu terminali mobilnych, które pozwolą niemal całkowicie wyeliminować papierowe dokumenty. Urządzenia te pozwalają na szybkie zbieranie i przesyłanie danych. Wystarczy, że na wejściu i wyjściu z magazynu zostanie zeskanowany kod towarów.

Co to daje?

Terminale przyspieszają obieg informacji o statusie przesyłki. Po zeskanowaniu kodów kreskowych zawarte w nich dane są automatycznie przesyłane do naszych serwerów, a następnie przekazywane klientom. Wszystko to odbywa się w czasie rzeczywistym. Jeśli nadawcy mają życzenie na bieżąco monitorować dostawy swoich przesyłek, to jesteśmy w stanie im to zapewnić. Ponadto, w przypadku zaistnienia jakichkolwiek rozbieżności, zmian w przesyłce, uszkodzeń – informacja na ten temat wraz z dokumentacją fotograficzną bardzo szybko trafia do klienta.

Co ta informacja daje klientowi?

Przede wszystkim klient otrzymuje w czasie rzeczywistym potwierdzenie wykonania usługi, którą zamówił u operatora. Inaczej rzecz ujmując – uzyskuje szczegóły związane z obsługą swoich towarów. To pełne pozycjonowanie dostaw jest szczególnie ważne w przypadku realizowania dostaw dla branży retail, kiedy to dostawy muszą się odbywać w godzinach porannych, przed otwarciem sklepów lub w godzinach nocnych. Dotychczas raportowanie tych dostaw odbywało się po powrocie kierowcy do bazy i przekazaniu listów przewozowych. Teraz informacja trafia do klienta niemal natychmiast po doręczeniu przesyłki. Klient otrzymuje potwierdzenie drogą elektroniczną (e-POD) ze wskazaniem na mapie punktu dostawy, określoną godziną odbioru oraz podpisem osoby przyjmującej, a w razie wystąpienia anomalii również dokumentację zdjęciową. Nowy sposób raportowania doskonale wpisuje się w aktualne potrzeby klientów. Czas to czynnik o znaczeniu fundamentalnym. Dzięki nowemu rozwiązaniu klient może szybciej podejmować ważne decyzje biznesowe.

Co spowodowało, że Spedimex postanowił wprowadzić terminale do obsługi logistycznej?

To wymogi współczesnego rynku i obsługi klienta sprawiły, że postanowiliśmy wyposażyć kierowców w terminale. Punktem wyjścia planowanych przez nas działań są zawsze obecne i przyszłe oczekiwania klientów, które staramy się przewidywać. Dzięki tej decyzji będziemy mogli być bardziej konkurencyjni na rynku przewozów drobnicowych. Terminale mobilne były do tej pory kojarzone przede wszystkim z usługami kurierskimi. Ich wdrożenie do sieci Spedimex ma na celu usprawnienie procesów związanych z realizacją dostaw.

Ponadto, ważnym aspektem decyzji biznesowych, zarówno dla nas jak i naszych klientów, jest czynnik środowiskowy. Wdrożenie urządzeń pozwoli zaoszczędzić rocznie ok. 80-100 tys. ton papieru, nie mówiąc o tonerach do drukarek czy wykorzystanej energii. Tak więc cała koncepcja doskonale wpisuje się w naszą politykę odpowiedzialnego biznesu, której jednym z założeń jest ograniczanie zużycia zasobów naturalnych.

Czy terminale te stosujecie także do obsługi zwrotów?

Oczywiście, są one silnym wsparciem dla całego procesu dystrybucji towarów, w tym również gospodarki opakowaniami zwrotnymi, realizowania transferów czy wspomnianej obsługi zwrotów.

Proszę powiedzieć, jaka droga zaprowadziła Spedimex do tych terminali?

Decyzja o wdrożeniu terminali mobilnych do obsługi logistycznej zapadła w firmie w ubiegłym roku. Po analizie, jakie funkcje powinny one spełniać, rozpisaliśmy przetarg na opracowanie software do urządzeń i jednocześnie poszukiwaliśmy firmy, która byłaby gotowa wyprodukować je na nasze zamówienie.

Nie prościej byłoby zakupić gotowe urządzenia na rynku?

Niestety, żadne z dostępnych urządzeń nie spełniało naszych wymagań. Natomiast wybrany przez nas dostawca pozytywnie odpowiedział na oczekiwania zawarte w zapytaniu. W ten sposób uzyskaliśmy najbardziej optymalne z naszego punktu widzenia narzędzie, wyposażone w fizyczną klawiaturę, skaner, GPS oraz aparat fotograficzny. Terminale są zintegrowane z naszym systemem informatycznym, a klienci mają dostęp do całego spektrum usług elektronicznych, takich jak: składanie zleceń przez Internet, wydruk etykiet do przesyłek, generowanie raportów, elektroniczne potwierdzenie dostawy (e-POD), a także e-faktury.

W jaki sposób kierowcy posługują się tymi terminalami?

Kierowcy codziennie wieczorem otrzymują z naszej centrali trasę dostaw na następny dzień, bezpośrednio na urządzenie. Po rozpoczęciu pracy każdego dnia kierowca zatwierdza przystąpienie do trasy. W ten sposób otrzymujemy także monitoring czasu pracy kierowcy. Ułatwia to znacząco dodawanie nowych zleceń na trasie dostawy, jeśli takie pojawią się w ciągu dnia pracy kierowcy.

Czy wszyscy kierowcy będą wyposażeni w te urządzenia?

Wiosną otrzymaliśmy pierwszą partię 10 urządzeń do testów. Ponieważ przebiegły one pomyślnie, w czerwcu odebraliśmy kolejną turę. Do końca roku wszyscy kierowcy zostaną wyposażeni w terminale.

W jaki sposób odbywa się wdrażanie kierowców do korzystania z tych urządzeń?

Terminale mobilne są urządzeniami elektronicznymi opartymi na systemie operacyjnym Android i aplikacji stworzonej ściśle dla potrzeb Spedimex. Urządzenia są bardzo intuicyjne w obsłudze, mają dotykowy ekran, a oprócz tego fizyczną klawiaturę, z której można korzystać nawet w rękawicach. Dla kierowców przygotowaliśmy film instruktażowy, który wraz ze szkoleniem przyczynia się do tego, że po dwóch, trzech dniach kierowca jest w stanie bezproblemowo używać terminalu. Ponadto uruchomiliśmy specjalny numer telefonu, pod którym kierowca może otrzymać pomoc techniczną w razie problemów z urządzeniem.