Pracownik na życzenie

Nieprzewidziane sytuacje, jak masowe zachorowania wśród pracowników czy nagły skok zamówień stawia przedsiębiorców w ciężkim położeniu. Samodzielne zatrudnienie nowych pracowników wymaga poświęcenia dużej ilości czasu i przeprowadzenia żmudnych procedur, przez co cała operacja traci sens ekonomiczny. W sukurs przychodzi oferta agencji pracy, które oferują firmom produkcyjnym możliwość zatrudnienia za ich pośrednictwem pracowników tymczasowych.

Wygoda i korzyści

Bardzo szybki przebieg procesu i przeniesienie wszystkich formalności związanych z rekrutacją na agencję to główne, ale nie jedyne korzyści, jakie daje podjęcie tego typu współpracy – Agencja zapewnia kompleksową obsługę kadrowo-płacową; zawieranie umów z pracownikami, uiszczanie składek ZUS, rozliczanie podatku dochodowego, przygotowanie deklaracji podatkowych, rozliczanie świadczeń socjalnych, odpraw, urlopów, ubezpieczeń oraz dokonywanie wypłat – wylicza Artur Ragan z Work Expres. – Klient składa zamówienia w zależności od bieżących potrzeb firmy, ma to szczególne znaczenie, gdy konieczne jest ograniczenie liczby etatów lub występuje sezonowość produkcji. To szczególnie istotne w dobie kryzysu gospodarczego, kiedy niepewna jest koniunktura w takich sektorach jak produkcja czy logistyka. W zaistniałej sytuacji klient może złożyć agencji zamówienie na zatrudnienie grupy pracowników tymczasowych nawet na parę dni.

Możliwa jest także likwidacja problemu, jaki dla wielu firm stanowią nadgodziny. Agencja dostarcza taką ilość osób, jaka została zamówiona; jest też przygotowana również na zrealizowanie dużego zamówienia w bardzo krótkim czasie, tak żeby odpowiednio duża liczba pracowników zrealizowała założone cele firmy we właściwym terminie. Warto również zwrócić uwagę na korzyści finansowe wynikające ze współpracy z agencją – Rozwiązania pracy tymczasowej pozwalają ponosić jedynie koszty wynikające z rzeczywistego czasu przepracowanego przez pracowników tymczasowych. Wszelkie kwoty „dodatkowe” (jakie jak np. składki na ubezpieczenie społeczne, chorobowe i zdrowotne) księgowane są w kosztach agencji pracy tymczasowej – wyjaśnia Artur Ragan.

Jak wygląda rekrutacja?

W jaki wygląda proces poszukiwania pracowników przez agencję? Sama procedura bywa oczywiście zróżnicowana, Przemysław Markiewicz, Commercial Manager Randstad Polska, przedstawia etapy jakie występują w jego agencji – Procedura zatrudnienia formalnie rozpoczyna się od złożenia zamówienia do agencji, na podstawie którego uruchamiany jest proces rekrutacji. Strony mogą dowolnie umówić się w jakim zakresie zlecająca to zadanie firma partycypuje w procesie m.in. czy i na jakim etapie uczestniczy w rozmowach z wybranymi kandydatami i jak długo trwa sam proces – od złożenia zamówienia do zatrudnienia pracownika. Po pozytywnej decyzji następuje skierowanie na badania lekarskie i szkolenie ogólne BHP a następnie podpisanie umowy o pracę pomiędzy pracownikiem a agencją i skierowanie do wykonywania pracy na rzecz klienta. Ponieważ umowy mogą być zawierane z pracownikiem na dowolny okres czasu nie ma potrzeby stosowania okresu próbnego. Często natomiast spotykaną formą jest wspólne działanie w ramach „Try&Hire” czyli zweryfikowanie umiejętności kandydatów i jakości pracy w oparciu o umowy tymczasowe a następnie zatrudnienie na stałe najlepszych pracowników.

Duże bazy pracowników, którymi dysponują agencje, bardzo ułatwiają proces rekrutacji. Doświadczenie w danej branży jest bardzo istotne, bowiem osoba, która już wcześniej wykonywała podobne zadania, dużo szybciej wdroży się w obowiązki w nowej firmie. Ponadto pozwala to agencji błyskawicznie reagować na nieprzewidziane sytuacje i np. wysłać zastępstwo. Oczywiście w razie potrzeby prowadzona jest rekrutacja wśród osób spoza bazy.

Rozwiązanie dla firm produkcyjnych

Jak łatwo zgadnąć, do pracy tymczasowej zatrudniani są głównie pracownicy produkcji, ale również na wyższych stanowiskach takie rozwiązanie nie jest niespotykane – W skali całego kraju mamy do czynienia z bardzo szerokim spektrum stanowisk pracowników tymczasowych: od szeregowego operatora czy pracownika produkcji po stanowiska dyrektorskie – przyznaje Marcin Ostrowski, dyrektor regionu w Adecco Poland. – Oczywiście ze względu na masowość większa jest pula pracowników produkcji i np.: pracowników fizycznych, którzy stanowią około 75% wszystkich tymczasowo zatrudnionych. Pozostałe 25% stanowią tzw. ‘białe kołnierzyki’ czyli pracownicy biurowi.

Kto najczęściej korzysta z pracowników tymczasowych? – Przede wszystkim sektor produkcji – zdradza Artur Ragan. – Najczęściej produkcja przemysłowa i tu prym wiedzie branża automotive. Druga grupa to przedstawiciele branży TSL (operatorzy logistyczni).

Bez obaw o szkody

Wprowadzenie do organizacji osoby z zewnątrz zawsze budzi pewne obawy. Niepewność budzą nie tylko realne kwalifikacje nowa zatrudnionego pracownika, jak też jego etyka pracy. Dlatego też agencje, zgodnie z wymogami Kodeksu Pracy, biorą na siebie odpowiedzialność za szereg działań pracownika, w tym poniesione szkody. – Straty zwykle pokrywa agencja zatrudniająca pracownika a na miejsce nieobecnych przysyła się osoby z grupy rezerwowej. Inne negatywne zachowania jak przypadki nieprzestrzegania regulaminów czy przepisów BHP są traktowane zgodnie z przepisami prawa. W razie potrzeby przeprowadzane są kontrole trzeźwości a także sprawdzane zwolnienia lekarskie – wylicza Artur Ragan.

Nie można w nieskończoność

Zatrudnienie pracownika przez agencje jest rozwiązaniem bardzo korzystnym dla firmy, ale należy pamiętać, że jest to środek doraźny. Przepisy jasno określają jakie są ograniczenia, przede wszystkim czasowe, których należy się trzymać – Łączny okres wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego u tego samego pracodawcy nie może przekroczyć 18 miesięcy na przestrzeni 36 kolejnych miesięcy – komentuje Anna Marchewka, National Account Manager OTTO Polska.

– Jedynym wyjątkiem jest zastępowanie przez pracownika tymczasowego nieobecnego pracownika zatrudnionego przez klienta. Wtedy praca wykonywana przez pracownika tymczasowego w sposób ciągły może być wydłużona do 36 miesięcy- dodaje Przemysław Markiewicz

Pracy tymczasowej nie można też stosować do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych, na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika, w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku oraz na stanowisku pracy, na którym, w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, był zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Po upłynięciu okresu trwania umowy pracownik nie zawsze rozstaje się z firmą – Takie działania stają się coraz bardziej praktykowane i obserwujemy je coraz częściej – mówi Przemysław Markiewicz. – Jeśli tylko wewnętrzny poziom zatrudnienia umożliwia firmie przejmowanie pracowników tymczasowych i zatrudnianie ich bezpośrednio u siebie – chętnie korzystają z takiej opcji. Oprócz niewątpliwie dużej zalety zatrudnienia osób sprawdzonych, firma buduje również pozytywny wizerunek pracodawcy umożliwiającego pracownikom rozwój w ramach organizacji.

Marcin Ostrowski, Dyrektor Regionu w Adecco Poland

W pierwszej kolejności jeśli mówimy o zjawisku pracy tymczasowej powinniśmy odpowiedzieć na podstawowe pytanie. Czym różni się pracownik pracujący na umowę o pracę tymczasową od pracownika etatowe?

Odpowiedź jest bardzo prosta – zupełnie niczym. Podjęcie pracy tymczasowej przez kandydatów to przede wszystkim sposób na szybki powrót na rynek. Jeśli chodzi o kwestię prawne ograniczenia w kontekście maksymalnego okresu zatrudnienia pracowników tymczasowych, to należy odwołać się w tym przypadku do przepisów ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Przepis ten zakłada, że pracownik tymczasowy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy może być delegowany przez agencję pracy tymczasową do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy.

Firmy produkcyjne często sięgają po pracowników tymczasowych ze względu na okresowe zwiększenie zamówień. Bywa jednak, że okres, w którym pojawia się zapotrzebowanie na pracowników tymczasowych trwa nieprzerwanie 2 lata, jak ma to miejsce w sektorze motoryzacyjnym. Zatrudniani tymczasowo pracownicy muszą mieć dokładnie takie same kompetencje jak zatrudnieni na stałe, bo realizują te sama zadania, na tej samej linii produkcyjnej, która ze względy na większą ilość zamówień musi wyprodukować większą ilość pojazdów. Ponieważ pracownicy tymczasowi muszą mieć takie same kompetencje jak pracownicy zatrudnieni na stałe, także ich wynagrodzenie jest takie samo. Pracownicy tymczasowi nie są więc pod tym względem w żaden sposób dyskryminowani.

Obecnie każda nowa inwestycja zakłada, że jakaś część biznesu będzie obsługiwana w sposób elastyczny, przy pomocy pracowników tymczasowych. To rozwiązania pozwala zagwarantować przedsiębiorstwom elastyczność finansową, możliwość dopasowania kosztów do bieżących potrzeb zatrudnienia, odciążyć działy personalne – w tym przypadku agencja pracy tymczasowej przejmuje odpowiedzialność za całość prac związanych z procesem rekrutacji, kosztami obsługi kadrowo-płacowej oraz problemu absencji, choroby lub urlopu pracownika tymczasowego.

Powszechnym rozwiązaniem jest zatrudnienie pracowników tymczasowych na tzw. okres próbny, gdzie po przepracowaniu określonego czasu i sprawdzeniu się u pracodawcy zostaje podjęta decyzja o zatrudnieniu nowych pracowników etatowych. Z perspektywy Adecco Poland należy podkreślić, że zjawisko w postaci przechodzenia pracowników tymczasowych na etat jest bardzo spotykanym.

Anna Marchewka, National Account Manager OTTO Polska

Zatrudnienie pracowników tymczasowych niesie ze sobą wiele zalet, w szczególności dla firm produkcyjnych, które zatrudniają duże grupy pracowników. Muszą radzić sobie nie tylko z rotacją pracowników, ale również dostosowywaniem ich ilości do aktualnych potrzeb produkcyjnych. A tylko praca tymczasowa daje możliwość elastycznego i szybkiego reagowania na zmiany produkcyjne.

Pracownicy tymczasowi są niezastąpieni w przypadku okresów nasilonej produkcji, a także do prac powodujących dużą rotację pracowników. Klienci OTTO stosują również to rozwiązanie w przypadku zastępstwa etatowego pracownika, do wykonywania prac nietypowych, które nie są związane z profilem działalności firmy, a także traktują pracę tymczasową jako okres próbny przed zatrudnieniem pracownika na stałe.

Proces zatrudniania pracownika tymczasowego jest dostosowywany do profilu i potrzeb firmy. W pierwszej kolejności wspólnie analizujemy bieżącą sytuację w firmie i na lokalnym rynku pracy. Identyfikujemy potrzeby i proponujemy rozwiązania. OTTO swoim zasięgiem obejmuje teren całej Polski. Znamy możliwości jakie oferują lokalne rynki pracy i sposoby pozyskiwania odpowiednich pracowników. Dysponujemy bazą, która niemal od razu pozwala nam zaproponować gotowy zespół pracowników, a w przypadku gdy lokalny rynek pracy nie jest w stanie zaproponować rozwiązań, oferujemy pracowników z innych regionów Polski, a także ze Wschodu Europy.

Agencja pracy, poprzez zatrudnienie pracownika tymczasowego w firmie klienta, pozostaje pomimo wykonywania przez niego obowiązków w innym miejscu pracy, formalnym pracodawcą. Dlatego też odpowiada za wyrządzone przez niego ewentualne szkody. Agencja jest zobowiązana do naprawienia szkody firmie na zasadach i w granicach obowiązujących pracownika zgodnie z przepisami o odpowiedzialności materialnej pracowników. Agencja posiada jednocześnie prawo dochodzenia od pracownika tymczasowego zwrotu równowartości odszkodowania, które zostało wypłacone firmie.

Proces zatrudniania pracowników tymczasowych jest uzależniony od profilu kandydatów, ich ilości oraz warunków zatrudnienia jakie oferuje firma. OTTO nie tylko przeprowadza proces rekrutacji pracowników tymczasowych, ale również przygotowuje ich do podjęcia zatrudnienia poprzez szkolenia, przekazywania pełnego zakresu informacji na temat zatrudnienia, obowiązków, pracodawcy. Jako formalny pracodawca czujemy się przez cały okres zatrudnienia odpowiedzialni za pracowników, dlatego też jesteśmy na bieżąco do ich dyspozycji.

Przemysław Markiewicz, Commercial Manager Randstad Polska

Dlaczego warto pomyśleć o zatrudnianiu w firmie produkcyjnej pracowników tymczasowych? Parafrazując słowa Terencjusza „Quot homines, tot sententiae” można by rzec „Ile firm, tyle powodów”. I faktycznie powodów, dla których firmy decydują się na zatrudnienie pracowników tymczasowych, może być wiele.

Dla większości firm produkcyjnych podstawowym dylematem jest zawsze znalezienie złotego środka pomiędzy jakością a elastycznością produkcji. Stały zespół to potencjalnie wyższa jakość wynikająca ze stabilności i większego doświadczenia. Ale z drugiej strony to zdecydowanie mniejsza elastyczność w dopasowywaniu się do zmian rynkowych, potrzeb partnerów biznesowych czy też sezonowości występującej w danej branży. Dlatego też coraz więcej firm, szczególnie tych produkcyjnych, decyduje się na wdrożenie pracy tymczasowej w swoich przedsiębiorstwach gdyż zyskują dzięki temu rozwiązaniu możliwość łatwiejszego zarządzania zasobami ludzkimi w odniesieniu do potrzeb produkcji i dostosowywania się do dynamiki rynkowej.

Formuła zatrudnienia w oparciu o pracę tymczasową niesie dla firm szereg korzyści. Do najczęściej wymienianych należą zwiększenie elastyczności zasobów ludzkich wobec potrzeb produkcyjnych, minimalizacja ryzyka kosztowego po stronie pracodawcy i przeniesienie go na agencję pracy tymczasowej (np. koszt wcześniejszego wypowiedzenia umów, zwolnienia grupowe), przeniesienie działań na agencje pracy tymczasowej a tym samym odciążenie własnego zespołu i zamianę kosztów stałych na koszty zmienne.

Jeśli ponadto pracodawca podejmie decyzję o współpracy z agencją, która w ramach swoich usług jest również w stanie pełnić funkcje doradcze i optymalizacyjne – wtedy można mówić o dodatkowych korzyściach finansowych wynikających np. z wdrożenia Dedykowanych Programów Oszczędnościowych.

Nawiązując do powodów korzystania z pracy tymczasowej, branżami, które najchętniej korzystają z pracy tymczasowej są te, które charakteryzują się sezonowością. Sezonowość jednak powinniśmy postrzegać nie tylko jako krótki okres czasu. W niektórych branżach sezon może być tożsamy z okresem trwania pewnego projektu. Oczywiście możliwe jest też zastosowanie własnego zatrudnienia na czas określony (na okres sezonu/projektu) jednakże nie gwarantuje to pełnej elastyczności ani nie chroni pracodawcę przed ewentualnymi ryzykami finansowymi w przypadku konieczności dokonywania zmian w zaplanowanym zatrudnieniu.

Artur Ragan rzecznik prasowy Work Express

Praca tymczasowa jest korzystna w firmie produkcyjnej właściwie w każdej sytuacji i z wielu powodów. Najważniejsze korzyści to obniżka kosztów podstawowej działalności, spadek kosztów obsługi administracyjnej, uelastycznienie zatrudnienia, wykluczenie ryzyka braków personalnych, gwarancja bezpieczeństwa, przekazanie odpowiedzialności za pracowników tymczasowych i likwidacja problemu nadgodzin.

Dla pracodawcy procedura zatrudnienia ogranicza się ona do precyzyjnego określenia potrzeb (wypełnienie jednego kwestionariusza z pomocą specjalisty Work Express), wybrania osób przedstawionych do zatrudnienia, zapewnienia szkolenia BHP i zaopatrzenia w odzież roboczą (oraz przyjęcia faktury za usługę). W trakcie realizacji zlecenia pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom czasowym warunków pracy takich jak stałym oraz do prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Od strony pracownika rzecz jest nieco bardziej złożona; początek to rozmowa telefoniczna w odpowiedzi na aplikację. Podczas rozmowy omawiane są oferta pracy, warunki pracy i stawka wynagrodzenia. Następuje też wstępna weryfikacja predyspozycji kandydata. Jeśli przebieg rozmowy telefonicznej jest pomyślny, kolejna jest rozmowa kwalifikacyjna w oddziale oraz podpisanie umowy.

Proces rekrutacyjny trwa od kilku godzin do tygodnia i w całości jest po stronie agencji. W razie potrzeby kandydatów na pracowników produkcji poddaje się testom manualnym, badaniom psychologicznym a niekiedy organizujemy dla nich prawdziwe Assessment Centers, czyli badania przeprowadzane w grupach pracowników, którzy mają np. do wykonania szereg zadań wymagających współdziałania lub postępowania zgodnie z pisemnymi instrukcjami.

Możemy dać swoim klientom szereg gwarancji, między innymi prawo rezygnacji z pracowników, którzy nie spełniają wymagań, w całym okresie ich zatrudnienia, prawo do pracownika zastępczego w razie nieplanowanej absencji, określony czas reakcji na nieobecność pracownika w trakcie trwania projektu, po utworzeniu grupy rezerwowej, wynoszący 48 godzin od momentu zgłoszenia oraz ubezpieczenie w zakresie odpowiedzialności cywilnej.

Niemal co miesiąc jakaś liczba pracowników tymczasowych jest zatrudniana na stałe przez naszych klientów. To charakterystyczne dla przedsiębiorstw produkcyjnych, w których pracownicy musza wykazać się wysokim poziomem kwalifikacji I doświadczeniem przy taśmie produkcyjnej. Z czasem ludzie ci nabywają umiejętności, które czynią ich bardzo cennymi dla pracodawcy i ich utrata (a już szczególnie na rzecz konkurencji) może być dla firmy wręcz niebezpieczna. Okres zatrudnienia tymczasowego jest więc swoistym okresem próbnym i sprawdzianem jakości pracy.