Procedura uzyskania certyfikatu AEO

Prawo unijne określa mianem AEO każdego uczestnika łańcucha dostaw towarów niewspólnotowych, który spełnił szereg kryteriów weryfikowanych przed przyznaniem tytułu „upoważnionego przedsiębiorcy”. Kryteria oceny odnoszą się pośrednio do wymagań międzynarodowych standardów w zakresie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001, Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji ISO 27001, Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Łańcucha Dostaw ISO 28000.

Kryteria otrzymania AEO

Uzyskanie świadectwa jest możliwe pod warunkiem spełnienia warunków i kryteriów określonych w art. 5a ust. 2 Wspólnotowego Kodeksu Celnego, które można sklasyfikować w czterech kategoriach.

Pierwsza dotyczy przestrzegania wymogów celnych. Wnioskodawca musi udokumentować, iż ani on, ani osoby nim kierujące lub reprezentujące go w sprawach celnych, jak również osoby odpowiedzialne w przedsiębiorstwie za sprawy celne nie dopuściły się poważnego lub powtarzającego naruszenia przepisów celnych w ciągu ostatnich trzech lat.

Druga kategoria wymagań dotyczy posiadania odpowiedniego systemu zarządzania ewidencjami handlowymi. Wnioskodawca musi wykazać, iż dysponuje systemem księgowym, który jest zgodny z zasadami rachunkowości, systemem logistycznym oraz strukturą administracyjną przystającą do wielkości i rodzaju prowadzonej działalności, a także systemem kontroli wewnętrznej zdolnym do wykrywania transakcji nielegalnych lub nieprawidłowych, oraz odpowiednimi środkami i procedurami ochrony systemów informatycznych zabezpieczającymi przed nieuprawnionym dostępem i utratą danych.

Trzecia kategoria wymagań dotyczy wypłacalności, rozumianej jako dobrej sytuacji finansowej umożliwiającej terminowe regulowanie zobowiązań stosownie do rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca musi udokumentować swoją wypłacalność na przestrzeni ostatnich trzech lat. Jeśli wnioskodawca istnieje na rynku krócej niż 3 lata, jego wypłacalność ocenia się na podstawie dostępnych rejestrów oraz informacji.

Czwarta kategoria wymagań dotyczy standardów bezpieczeństwa i ochrony. Przedsiębiorca musi wykazać, iż ma udokumentowane procedury dotyczące kontroli bezpieczeństwa dostępu do budynków, jednostek cargo (towarów) zlokalizowanych na terenie przedsiębiorstwa, jak i środków przewozowych oraz rekrutacji pracowników zatrudnionych na stanowiskach wrażliwych pod względem bezpieczeństwa oraz doboru partnerów biznesowych, w celu zabezpieczenia międzynarodowego łańcucha dostaw.

Postępowanie audytowe

Spełnienie przedmiotowych kryteriów wymaga od przedsiębiorcy funkcjonowania na odpowiednim poziomie systemu zarządzania organizacją i przygotowania administracji, personelu oraz ewidencji elektronicznych lub tradycyjnych, co niejednokrotnie może wiązać się ze zmianami organizacyjnymi i nakładami finansowymi.

Przepisy wspólnotowe ogólnie określają organy właściwe do prowadzenia postępowania i wydawania świadectw upoważnionego przedsiębiorcy oraz ich cofnięcia, ograniczają się jedynie do wskazania właściwości kraju, w którym składa się wniosek. Jednocześnie pozostawiono w kompetencji państw członkowskich szczegółowe określenie organów celnych właściwych do wydania świadectw upoważnionego przedsiębiorcy oraz prowadzenia postępowania audytowego.

Najistotniejszy element przepisów krajowych stanowi kwestionariusz postępowania audytowego, zawierający zestawienie wymagań związanych z międzynarodowymi standardami i dobrymi praktykami, na które przedsiębiorca powinien twierdząco odpowiedzieć w celu uzyskania pozytywnej opinii. Wnikliwa samoocena dokonana przez organizację jest punktem wyjścia w procesie certyfikacji AEO. Wewnętrzne wytyczne wskazujące tryb postępowania w danym zakresie stanowią klucz do pozytywnego przejścia audytu. Informacje umieszczone w kwestionariuszu dla organu celnego stanowią odzwierciedlenie stanu faktycznego odnośnie procedur i instrukcji funkcjonujących u wnioskodawcy, a także rozwiązań organizacyjnych wdrożonych w badanej jednostce. Oprócz odpowiedzi na szereg pytań zawartych w kwestionariuszu przedsiębiorca musi opracować i przedstawić ścieżkę audytu. W małych firmach jest to w miarę proste, problem zaczyna się w przedsiębiorstwach produkcyjnych o skomplikowanej strukturze.

Podczas postępowania audytowego weryfikacji podlegają przedstawione przez przedsiębiorcę informacje oraz dokumenty związane z funkcjonowaniem organizacji w środowisku biznesowym. Postępowanie audytowe może trwać 120 dni, istnieje jednak możliwość przedłużenia go o kolejne 60 dni. Audyt opiera się na założeniu, że przed przystąpieniem do certyfikacji przedsiębiorca dokonał wnikliwej samooceny i podjął działania zmierzające do zapewnienia, że poprzez swoją działalność spełnia kryteria AEO. Odpowiednie przygotowanie do certyfikacji jest elementarnym czynnikiem wpływającym na skuteczność oraz efektywność tego procesu.

Postępowanie prowadzone przez organy celne jest bezpłatne, ale nie bezkosztowe. Nakłady finansowe oraz czasookres trwania audytu uzależnione są od rozmiarów działalności przedsiębiorcy i stopnia przygotowania. Inne nakłady poniesie mała agencja celna, a inne duże przedsiębiorstwo posiadające oddziały na terenie całego kraju. Przygotowanie przedsiębiorcy do spełnienia wymaganych kryteriów może wiązać się z koniecznością wprowadzenia zmian organizacyjnych czy też podniesienia standardów w zakresie bezpieczeństwa fizycznego oraz informatycznego.

Postępowanie audytowe przeprowadzane jest w siedzibie i miejscu wykonywania działalności biznesowej przez wnioskodawcę w terminie wcześniej uzgodnionym. Podczas postępowania audytowego przeprowadzana jest analiza ryzyka w kontekście identyfikowania zagrożeń i oceny prawdopodobieństwa ich spełnienia. Kluczowym elementem jest odpowiednie zidentyfikowanie skutków utraty danych/informacji i jej wpływ na dalszą działalność biznesową. Przeprowadzenie analizy ryzyka determinuje potrzebę wskazania ryzyk, które będą musiały być minimalizowane w przyszłości. Wskazanie zarówno ryzyk nieakceptowanych, jak i tych, które są możliwe do zaakceptowania przez organy Służby Celnej, jest wymagane do dalszego prowadzenia audytu.

W trakcie prowadzonego postępowania audytowego organ celny jest zobowiązany do poinformowania przedsiębiorstwa o stwierdzonych zagrożeniach odnośnie spełnienia warunków i kryteriów, oraz zalecenia podjęcia określonych działań naprawczych umożliwiających w konsekwencji spełnienie danego warunku czy też kryterium.

Badanie spełnienia warunków i kryteriów determinujących uzyskanie świadectwa AEO odbywa się z uwzględnieniem szczególnych cech przedsiębiorców, w tym rozmiaru prowadzonej działalności, tak aby szansę miały zarówno duże firmy, jak i mniejsi przedsiębiorcy.

Korzyści

Według przedsiębiorstw, które dotychczas wnioskowały o status upoważnionego przedsiębiorcy, audyt przeprowadzany przez organy celne przyczyniał się do usprawnienia procesów zachodzących w organizacjach oraz do poprawy bezpieczeństwa i komunikacji pomiędzy partnerami w łańcuchu dostaw.

Organy celne zgodnie ze strategią działania „Służba Celna 2015+” prowadzą, jeszcze przed złożeniem wniosku o AEO, konsultacje na temat wypełniania kwestionariusza postępowania audytowego oraz kompletowania dokumentów niezbędnych do przyjęcia wniosku i potwierdzających spełnienie warunków i kryteriów upoważnionego przedsiębiorcy.