Proces wyboru firmy CFM

Kiedy w twojej firmie zapadnie decyzja, że kolejne samochody nie będą kupowane ze środków własnych, lecz mają zostać wynajmowane, nie załamuj rąk i nie bombarduj tej decyzji. Zmierz się z tematem, poświęć czas, a rozwiązania, jakie wypracujesz, będą procentowały w najbliższych latach, także z punktu widzenia pracy menedżera flotowego i zakupowego.

Dziesiątki pytań

Nie wszyscy wiedzą, od czego tak naprawdę należy zacząć licząc na korzystną ofertę na wynajem długoterminowy. Proponuję na początek wybór rodzaju samochodu, którego potrzebuje twoja firma. Piszę nie bez powodu „rodzaju”, gdyż na tym etapie nie powinniśmy skupiać się na konkretnej marce. Zweryfikuj, jakich pojazdów potrzebują pracownicy. Czy powinny to być auta mające na celu określić status osoby zajmującej konkretne stanowisko (benefitowe)? Wykorzystywane na co dzień przez handlowców dystrybuujących próbki produktów wśród klientów? Użytkowane przez serwisantów odwiedzających klientów z paletą niezbędnych narzędzi? Jeżdżące niemal tylko po drogach leśnych? Tego typu pytań naturalnie można zadać więcej. Zresztą niejednokrotnie nasze przedsiębiorstwo będzie wykorzystywało wiele typów pojazdów.

Prestiż, komfort a użyteczność

Dla każdej wymienionej powyżej funkcji powinny zostać określone niezbędne wymagania. I tak przy samochodach benefitowych skupimy się najpewniej na prestiżu marki, komforcie podróżowania, mocy silnika i palecie niezbędnego wyposażenia. Przy innych typach aut kluczowe będzie, aby produkty czy narzędzia znalazły wystarczające miejsce w przestrzeni bagażowej czy ładunkowej pojazdu. Niezwykle ważne, aby rodzaj napędu czy zawieszenia pozwalał dojechać do miejsc, gdzie nasi klienci operują, zapewniał niezbędny poziom bezpieczeństwa i posiadał wyposażenie dające gwarancję komfortowego poruszania się po danych odcinkach (klimatyzacja, radio, czujniki parkowania, w górach napęd na cztery koła, itp.).

Koncert życzeń

Jeśli zdefiniowaliśmy idealny samochód lub samochody pozwólmy się wykazać importerom poszczególnych marek. Dokonajmy oczywiście wcześniej selekcji producentów – nie sposób dokładnie przeanalizować oferty wszystkich podmiotów, poza tym część z nich odrzucimy bowiem już na samym początku. Nie każda firma bowiem chce być identyfikowana z danym pojazdem, niekiedy pewną rolę odgrywają kwestie narodowe (np. niektóre przedsiębiorstwa francuskie kupują tylko rodzime środki lokomocji), w kolejnym przypadku nie będzie nam pasować zbyt mała liczba serwisów, itp. Wybierzmy więc tylko tych, których marki dopuszczamy jako potencjalne pojazdy dla naszej floty.

Przedstawmy im nasz „koncert” życzeń prosząc, aby zbudowali pojazdy według naszych wymagań. Jasno należy zasygnalizować, że atrakcyjność cen pojazdu, części i robocizny, będą miały kluczowy wpływ na podjętą decyzję.

Matryca decyzyjna

Określmy również jakie elementy w procesie decyzyjnym będą miały kluczowe znaczenie. Rekomenduję, aby zwrócić uwagę na ekonomiczność (spalanie, koszty ubezpieczenia, częstotliwość przeglądów i ich koszty), utratę wartości (cena zakupu vs. wartość końcowa przy odsprzedaży środka lokomocji, np. wg Eurotaksu), poziom bezpieczeństwa, awaryjności oraz wizerunek wśród pracowników (to może mieć duży wpływ na efekt motywacyjny dla naszych firmowych użytkowników).

Bazując na powyższych ustaleniach tworzymy tzw. matrycę decyzyjną. Dla każdego elementu (finanse, bezpieczeństwo, awaryjność, postrzeganie i inne, które uznasz za istotne) należy przypisać odpowiednie wagi procentowe. Jeśli podejdziesz do całego rynku nie eliminując dużej ilości producentów, w każdej kategorii może się okazać, że masz wybór między kilkoma modelami, a dla każdego kilka wersji napędowych i wyposażeniowych, co może powodować konieczność decydowania nawet między kilkudziesięcioma propozycjami. Teoretycznie brzmi jak bajka, ale w praktyce w niniejszym artykule musimy zaprzeczyć jednemu z narodowych powiedzeń, bo jednak od bogactwa głowa może boleć.

Stereotypy na bok

Może szanownych Czytelników zdziwi, dlaczego do tego czasu nie wybraliśmy paliwa jakim zasilane będą nasze pojazdy, jako jednego z kluczowych elementów wyboru pojazdu. Uważam, że decyzja powinna być podjęta głównie w oparciu o obiektywne, analizy finansowe co nam się tak naprawdę opłaca a nie o stereotypy, typu „jak do firmy to tylko Diesel”. Bo przecież część kierowców wykonuje stosunkowo niewielkie przebiegi po terenach miejskich, a wtedy doskonałym rozwiązaniem będzie samochód napędzany benzyną.

Powyższa matryca decyzyjna pozwoli stworzyć ranking rozważanych propozycji. Mając ją przygotowaną, proponuję skupić się na tak zwanej short liście. I tu proponuję pozostawić do dalszego rozważania kolejnych 5-6 pozycji. Analizowanie większej liczby elementów decyzyjnych zaciemni wybór i może znacząco go utrudnić.

Poczta pantoflowa lub konferencja

I dopiero w tym momencie czas, aby do gry zaprosić firmy wynajmu długoterminowego. Ale uwaga, tutaj również trzeba dokonać wstępnej selekcji, by na koniec móc wybrać 2-3 podmioty, z którymi powinniśmy związać się na dłużej. Nie rekomenduję korzystania z usług tylko jednego dostawcy. Decydując się na to rozwiązanie, przy zamówieniu kolejnej partii samochodów nie będziesz w stanie określić atrakcyjności przedstawionej oferty. A chyba nie chcesz przy każdym zamówieniu przechodzić przez ten cały proces, który omawiamy w niniejszym tekście?

Na pewno niełatwo wybrać podmioty CFM, które warto poprosić o przesłanie oferty, szczególnie przy niewielkiej znajomości rynku. Oczywiście teoretycznie można skopiować listę podmiotów zrzeszonych w Polskim Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów (jest ich kilkanaście, a z większych firm nienależących do związku, trzeba jeszcze pamiętać między innymi o Masterlease). Ja jednak rekomenduję skorzystanie z tzw. „poczty pantoflowej”, czyli rozmów z innymi flotowcami, jakie mają zdanie na temat swoich dostawców. Jeśli ktoś nie ma znajomości – nie ma problemu – na konferencjach branżowych – w tym także organizowanych przez FlotęAutoBiznes, można porozmawiać z fachowcami, choćby podczas sesji networkingowych.

Naturalnie bardzo ważnym elementem wyboru firm CFM jest treść zapytania ofertowego. Czym precyzyjniej określimy wymagania, tym łatwiej będzie nam porównać oferty – zmierzamy do porównania „jabłka do jabłka”.

Krótsza umowa, częstsze koszty

Zacznijmy od określenia okresu wynajmu – możemy oczywiście przyjąć dwa, aby uzyskać odpowiedź, na jaki czas najlepiej wziąć pojazdy – np. 36 miesięcy vs. 48 miesięcy. Pamiętajmy jednak, że im więcej razy dochodzi do wymiany samochodów, tym częściej zachodzą procesy logistyczne z tym związane, jak i ponoszone są koszty „przywrócenia auta do zdrowia” (uszkodzenia wpływające na utratę wartości).

Nie mniej istotny będzie przebieg, jaki spodziewamy się, że samochody wygenerują w okresie o jaki pytamy. Tu proponuję bazować na swoim doświadczeniu lub też dotychczasowej historii pojazdów w firmie, w której pracujemy. Jeśli to nowa firma, a my jesteśmy krótko w branży, trzeba dokonać szczegółowej analizy, po co pracownikowi auto, gdzie będzie jeździł, itp., a potem usystematyzować wyniki analizy.

Sprawiedliwe zapisy

Należy również domagać się równej stawki zwrotu pieniędzy za niewykorzystany przebieg w stosunku do stawki jaką trzeba zapłacić jeśli pojazd przejedzie więcej niż przewidziano w kontrakcie. Warto poprosić o matrycę rekalkulacyjną do każdej oferty – bardzo często rzeczywisty przebieg w okresie trzech czy czterech lat znacząco odbiega od wstępnych założeń.

W takim przypadku firmy wynajmu długoterminowego, nie chcąc bazować jedynie na stawkach za kilometry poniżej/powyżej ustalonego przebiegu, dokonują tzw. rekalkulacji czyli w trakcie kontraktu zmieniają jego podstawowe parametry – przebieg i okres. Nie mając wzorców pokazujących jak będą się zmieniały raty w zależności od okresu i przebiegu, nie będziesz w stanie ani zaplanować kosztów ani ocenić rzetelność propozycji rekalkulacji swojego dostawcy. Matryca może również pomóc określić koszty przedterminowego zakończenia kontraktu jeśli np. samochód wybrany przez członka zarządu mającego dużą rodzinę nie będzie odpowiednim dla nowego VIP-a, wiodącego życie singla.

Takie same umowy

Zalecam wybrać dostawcę, który przedstawił najlepszą ofertę pilnując, by porównywane propozycje ustalano przy tych samych parametrach. Warto podpisać długoletni kontrakt, jednak nie na wyłączność, który pozwoli zamawiać na bazie podpisanego porozumienia kolejne samochody w przypadku kolejnego zapotrzebowania na pojazdy. I tutaj bardzo ważna, czasem lekceważona kwestia. Proponuję z podmiotami CFM, które zajęły w naszym wewnętrznym ranku miejsca dwa i trzy, zawarcie umów na kontrakty ramowe na identycznych warunkach, co z usługodawcą wiodącym.

W ten sposób, przy każdym zapotrzebowaniu na środki lokomocji, zapytanie o jedną sztukę czy też o setki aut, będziesz mógł kierować do wszystkich swoich partnerów niemal jednym kliknięciem myszki. Mając takie same zapisy w kontraktach ramowych, wybór kolejnych, najlepszych ofert będzie czystą formalnością, gdyż po twojej stronie pozostanie jedynie skupić się na porównaniu wysokości rat.

Stwórzmy konkurencję

Współpraca z większą liczbą podmiotów CFM niż jeden, pozwoli również porównywać jakość świadczonych przez nich usług i wymagać równania pozostałych do przedsiębiorstwa działającego na najwyższym poziomie. Dostawcy nie chcą być postrzegani jako najgorsi, gdyż przy którymś z kolejnych zapytań o nowe samochody może ono już do nich nie trafić, zatem powinni dołożyć wszelkich starań, by ich postępowanie i warunki umowy postrzegano jako wzorcowe.

fot. Shutterstock

W negocjacjach z CFM należy domagać się równej stawki zwrotu pieniędzy za niewykorzystany przebieg w stosunku do stawki jaką trzeba zapłacić jeśli pojazd przejedzie więcej niż przewidziano w kontrakcie.

Panthermedia

Z podmiotami CFM, które zajęły w naszym wewnętrznym ranku miejsca dwa i trzy, warto podpisać umowy na kontrakty ramowe na identycznych warunkach, co z usługodawcą wiodącym.

wybicia

Każdemu elementowi wpływającemu na wybór pojazdu należy przypisać odpowiednie wagi procentowe.

Im więcej razy dochodzi do wymiany samochodów, tym częściej zachodzą procesy logistyczne z tym związane i ponoszone są koszty „przywrócenia auta do pełnego zdrowia”.