Proces wyboru, wdrażania i eksploatowania systemu IT w magazynie.

1. UWARUNKOWANIA ZEWNĘTRZNE

Pierwszą rzeczą, która należy rozważyć przed wprowadzeniem jakiegokolwiek systemu magazynowego są uwarunkowania zewnętrzne, czyli wpływ „logistycznego” otoczenia magazynu na system zarządzania. Dzieje się jednak tak, że zazwyczaj firmy pomijają tę fazę lub ją minimalizują, co może się okazać brzemiennym w konsekwencję błędem. Nie ulega bowiem wątpliwości, że uwarunkowania zewnętrzne (zewnętrzne w stosunku do magazynu a nie do firmy) mają ogromny wpływ na przyszły kształt systemu zarządzania magazynem.

Osoby decydujące o przyszłości firmy na wstępie powinny odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego chcą sięgnąć po nowoczesne rozwiązania wspomagające zarządzania magazynem. Z pewnością nie, dlatego żeby wszystko zostało po staremu. Wprowadzenie systemu zarządzania magazynem to z całą pewnością jakościowa zmiana w firmie. Stąd niezbędne jest określenia nadrzędnych celów logistyki. Aby je móc sformułować, trzeba na przykład wiedzieć, czy klient ma być obsługiwany najdalej w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania zlecenia, czy może w ciągu 36 lub 48 godzin, czy być może wcale mu na tym nie zależy a dużo ważniejsze jest dla niego bardzo punktualne dostarczenie zamówienia w określonym dniu.

Podobnych strategicznych rozstrzygnięć jest oczywiście wiele i mogą być one specyficzne dla każdego przedsiębiorstwa. Ogarnięcie wszystkich ważnych uwarunkowań ma istotny wpływ na przyszły kształt systemu zarządzania magazynem.

Następnym ważnym punktem jest analiza struktury i wielkości przepływów towarów w łańcuchu dostaw. Analiza taka, przeprowadzona na szczeblu osób zarządzających całą firmą, pozwala przewidywać, jakie będą przyszłe zewnętrzne przepływy, co do ich wielkości i struktury. Informacje dotyczące obecnego stanu przepływów zewnętrznych i prognozowanych zmian są niezbędne do prawidłowego wyboru systemu zarządzania magazynem.

Należy także rozpatrzyć wpływ działania procesów obsługiwanych przez systemy ERP a mogących mieć wpływ na zarządzanie magazynem np. takich jak:

• zarządzanie zamówieniami klientów,
• zarządzanie zaopatrzeniem,
• zarządzanie zapasem w łańcuchu dostaw,
• etc.

Powyższe procesy obsługiwane przez, nadrzędny w stosunku do magazynu, system zarządzania (na ogół jest to system klasy ERP), narzucają często ograniczenia, które muszą być uwzględnione przez system zarządzania magazynem. Jako przykład posłużyć może problematyka zarządzania serią lub odwzorowanie magazynów logicznych (wirtualnych) w obu systemach ERP i magazynowym. Zadanie tak sformułowane jest trudne i dlatego wymaga na ogół wsparcia specjalistów.

Często pomijanym, a ważnym elementem z zakresu otoczenia magazynu, jest opracowanie syntetycznych wskaźników oraz normatywów dla tych wskaźników służących do oceny pracy magazynu. Chodzi tu głównie o wskaźniki i normatywy potrzebne do oceny pracy magazynu przez kierownictwo firmy. Wskaźniki te powinny definiować m.in.:

· jakość obsługi klienta,

· wydajność pracy magazynu,

· koszty na odpowiednio wysokim stopniu agregacji dopasowanym do potrzeb kierownictwa wyższego szczebla,

· etc.

Przyszły system zarządzania magazynem, który nie będzie dostarczał odpowiednich danych celem opracowywania raportów i statystyk służących ocenie pracy magazynu przez kierownictwo firmy, traci na wartości. Jakość pracy działu logistyki podlega wówczas bardzo nieprecyzyjnym i wręcz mylącym ocenom opierającym się na wyrywkowych obserwacjach nie zawsze kompetentnych pracowników.

Inną istotną rzeczą, jest także dokładna klasyfikacja odbiorców, ustalenie podziału terytorialnego, kategoryzacja produktów. Są to rzeczy, które w wielu firmach są dobrze rozpracowane. Pamiętać jednak należy, że komputerowe systemy zarządzania otwierają nowe możliwości w stosunku do starego sposobu zarządzania, dlatego zasadna jest weryfikacja wyżej wspomnianych obszarów.

2. ANALIZA I KONCEPCJA

Ostatnio często nadużywanym określeniem jest audyt, który stał się nawet modnym słowem kluczem. Osobiście, wolę używać wyrazu „analiza”, które bardziej tłumaczy istotę tego procesu, ponieważ audyt to tak naprawdę uproszczona analiza. Generalnie jego zadaniem jest przeanalizowanie procesów magazynowych, co pozwala odpowiedzieć na pytanie, jaki system jest najwłaściwszy dla obsługi zaplanowanych procesów logistycznych.

Analizie podlegają procesy logistyczne: od przyjęcia do magazynu, poprzez składowanie i kompletację towarów, konfekcjonowanie (co-packing), pakowanie i wysyłkę przy uwzględnieniu różnych kanałów dystrybucji. Są one analizowane są zarówno pod względem przepływu materiałów, jak i towarzyszącego mu przepływu informacji.

Przeprowadzeniem analizy / audytu powinno się wynająć firmę zewnętrzna, która chłodnym okiem spojrzy na procesy logistyczne. Analiza powinna uwzględniać także prognozy i rozwój, gdyż system, jaki powstanie, nie może odnosić się tylko do sytuacji obecnej, ale i prawidłowo działać przez kilka następnych lat. Pamiętać należy szczególnie o zmianach, co od wielkości i struktury dostaw, zamówień klientów, wysyłek i zapasu. Podstawowe znaczenie mają również zmiany w charakterystyce artykułów.

Dobra analiza uwzględniająca prognozy zmian umożliwia opracowanie liczbowych podstaw przyszłego projektowania. Liczbowe podstawy projektowania w syntetyczny sposób jednoznacznie określają wielkości, strukturę oraz rozkłady dostaw, zamówień, zapasu i artykułów.

Posiadając dane z audytu można przystąpić do opracowania techniczno-organizacyjnych wariantów rozwiązań zwymiarowanych technicznie oraz oszacowanych pod względem nakładów inwestycyjnych, czyli do tworzenia koncepcji systemu przepływu materiałów. Sprowadza się ona na ogół do wyznaczenia podstawowych procesów magazynowych i przepływów (przyjęcie i kontrola wejściowa, składowanie, kompletacja, wysyłka), wyznaczenie funkcjonalności poszczególnych stref magazynowych, wstępnego określenia ich wyposażenia oraz wielkości.

Dysponując fachowo przygotowaną koncepcją logistyczną, można przystąpić do sporządzenia specyfikacji funkcjonalnej systemu zarządzania magazynem, która stanowi szczegółowy opis wymagań dla tego systemu. Jest, więc dokumentem o kapitalnym znaczeniu dla wyboru właściwego systemu zarządzania.

Precyzując, sama specyfikacja funkcjonalna jest uporządkowanym opisem wszystkich funkcji, jakie realizować musi system, niezbędnych do efektywnego zarządzania procesami magazynowymi od przyjęcia dostaw do magazynu do wysyłki zamówień klientów.

Konsekwencją przygotowania specyfikacji funkcjonalnej jest stworzenie specyfikacji sprzętu komputerowego – serwer, sieć radiowa, terminale radiowe (ręczne i wózkowe), stacje robocze, drukarki, pozostałe peryferia.

Wszystkie powyższe elementy stanowią podstawę do stworzenia koncepcji systemu zarządzania magazynem. Często popełnianym błędem jest nakładanie nowego systemu, albo na istniejąca strukturę logistyczną albo w ogóle w oderwaniu od analizy, prognoz itd. Pomijana nawet bywa faza samej koncepcji logistycznej magazynu i organizacji pracy.

Na styku dwóch faz tworzenia koncepcji logistycznej magazynu i koncepcji systemu zarządzania magazynem, może dochodzić do nieporozumień. Zwłaszcza wtedy, kiedy zajmują się nimi dwie odrębne firmy i jedna z nich zajmuje się wyłącznie stroną czysto logistyczną, a druga traktuje swoje zadanie wyłącznie, jako uruchomienie systemu informatycznego.

Warunkiem sukcesu jest to, aby firma logistyczna uwzględniała przy projektowaniu wymogi zarządzania systemem klasy WMS, a z kolei firma informatyczna powinna dobrze rozumieć procesy logistyczne i fakt, że wdrożenie systemu zarządzania ma owocować osiągnięciem określonej jakości i wydajności procesów logistycznych, a nie tylko poprawnym pod względem formalnym uruchomieniem systemu IT.

Można uniknąć takiego zagrożenia angażując do tych dwóch etapów jedną firmę, która przygotuje projekty logistyczny i zarządzania. Ma swoje plusy i minusy. Na ogół jednak korzystanie z jednej firmy jest tańsze, gdyż unika się w ten sposób kosztów prac integracyjnych. Wdrażanie i odpowiedzialność w takim przypadku są na ogół prostsze.

3. PROJEKT I WDROŻENIE

Kolejny etap to szczegółowy projekt systemu zarządzania i jego wdrożenie.

Podobnie jak w fazie koncepcji, tak i projektowania powstaje projekt systemu przepływu materiałów i projekt systemu zarządzania magazynem.

Koncepcje mają pewien stopień ogólności w przeciwieństwie do projektów, które sięgają bardzo głęboko, aż do każdego stanowiska pracy. Specyfikacja szczegółowa systemu określa jednoznacznie działanie systemu w sposób umożliwiający parametryzację standardu i wykonanie niezbędnych rozszerzeń programowych a następnie implementację i wdrożenie systemu zarządzania.

Specyfikacja zawiera m.in. dokładny opis wszystkich funkcji i algorytmów niezbędnych do zarządzania pracą magazynu, struktury baz danych (o produktach, klientach, odbiorcach, jednostkach itp.), zasady i technikę wymiany informacji przy pomocy interfejsów, opis funkcji dyspozytorskich (zarządzanie i administracja systemem), szczegółową konfiguracje sprzętu komputerowego wraz z peryferiami. Specyfikacja szczegółowa wykonywana jest na ogół we współpracy z konkretną firmą wdrożeniową, a jej jakość przy dużych wdrożeniach ma zasadnicze znaczenie dla późniejszego funkcjonowania magazynu.

Projekt systemu przepływu materiałów zawiera weryfikację stref funkcjonalnych, szczegółowe zdefiniowanie procesów pracy oraz wyznaczenie ilości pracowników dla każdej strefy i stanowiska pracy, ostateczny dobór wyposażenia technicznego z dokładnym zwymiarowaniem niezbędnego sprzętu, wyznaczenie maksymalnych wydajności dla poszczególnych stref i stanowisk pracy, określenie szczegółowych zasad organizacji pracy.

Jednak projekt wykonuje się głównie dla dużych wdrożeń. Często przy mniejszych przedsięwzięciach wystarczy stworzyć dokładniejszą koncepcję, która głębiej sięga w procesy. Dzieje się tak szczególnie wtedy, kiedy przeważają standardowe rozwiązania.

Następnym krokiem jest wykonanie i samo wdrożenie, które powinna wykonać firma zewnętrzna.

Wykonanie systemu IT polega przede wszystkim na parametryzacji standardu (jaki powinna posiadać każda profesjonalna firma oferująca system), programowaniu rozszerzeń specyficznych dla klienta i konfiguracji logistycznej systemu. Należy zwrócić uwagę, że o ile samo programowanie rozszerzeń czy parametryzacja standardu, odbywają się na ogół bez udziału klienta, o tyle konfiguracja logistyczna systemu powinna się odbywać z dużym jego zaangażowaniem.

Pod pojęciem konfiguracji logistycznej rozumiane jest odwzorowanie w „pustym” jeszcze systemie zarządzania konkretnego magazynu, dla którego odbywa się wdrożenie. Konfiguracja logistyczna obejmuje na ogół: odwzorowanie fizycznej struktury magazynu (obszary, strefy, bufory, lokacje), odwzorowanie preferowanych dla poszczególnych artykułów stref składowania, odwzorowanie struktury transportowej (źródła, cele, bufory zdawczo-odbiorcze, drogi transportowe, wózki), definicje magazynów logicznych (np.: magazyn sprzedaży, zwrotów, opakowań, towarów uszkodzonych itp.), kompletne wprowadzenie niezbędnych danych stałych i parametrów (dane o artykułach, kontrahentach, jednostkach ładunkowych, wymaganiach, co do pakowania i wysyłki, itp.).

Dopiero po żmudnym procesie konfiguracji logistycznej i wprowadzeniu do systemu istotnych danych stałych, możemy mówić o tym, że system jest gotowy do instalacji w magazynie i uruchomiania. Zwykle ta cześć realizacji kończy się testami, które powinny potwierdzić poprawność działania systemu w środowisku symulacyjnym na danych testowych, a tym samym gotowość systemu do instalacji i uruchomienia w magazynie.

Następnie rozpoczyna się faza uruchamiania systemu i interfejsów, wstępnie dla dostaw i wydań testowych, ale wykonywanych w rzeczywistych warunkach pracy magazynu i na rzeczywistych strumieniach materiałowych. W tej fazie rozpoczyna się także szkolenie liderów i pracowników magazynowych.

Po wyszkoleniu załogi magazynu oraz osiągnięciu stabilności systemu przy pracy na zleceniach testowych następuje faza, w której magazyn zaczyna pracować samodzielnie, ale jeszcze pod nadzorem firmy wdrażającej, dochodząc do zakładanej w koncepcji wydajności procesów magazynowych. Z powodu stopnia skomplikowania proces ten może trwać od kilku tygodni przy prostych systemach nawet do kilkunastu przy bardziej skomplikowanych operacjach. Wiele zależy chociażby od tego, w jakim tempie pracownicy uczą się obsługi nowego sprzętu, jak szybko kierownik i liderzy są w stanie pojąć funkcjonowanie nowego systemu.

Przejście ze starego na nowy system zarządzania wymaga szczegółowego planu włączania poszczególnych funkcji systemu i stopniowego obejmowania nimi coraz większego strumienia materiałów przepływających przez magazyn.

Rola firmy wdrożeniowej przy stworzeniu precyzyjnego planu płynnego przejścia od starego do nowego systemu zarządzania ma w tym wypadku kluczowe znaczenie. Brak takiego planu lub jego powierzchowny charakter są częstą przyczyną załamania się całego wdrożenia.

Przedsiębiorstwo musi być przygotowane na to, że okres uczenia się nowego systemu i spowoduje okresowy spadek wydajności, który może być zrównoważony jedynie przez dodatkowe zatrudnienie lub nadgodziny, o czym zwykle nie mówi się przed wdrożeniem. Dlatego tak ważny jest dobry plan stopniowego, możliwie najszybszego, ale jednocześnie bezpiecznego przejścia na nowy system zarządzania.

W tym czasie firma nie może być zdana wyłącznie na siebie, gdyż jest to najtrudniejszy okres. Podczas każdego wdrożenia ujawniają się jeszcze mniejsze lub większe usterki systemu. Ponieważ w praktycznie nie wdraża się bardziej złożonych systemów, które byłyby w stu procentach zgodne z posiadanym standardem obowiązuje reguła, że im więcej rozszerzeń, tym więcej usterek i tym trudniej przeprowadzić wdrożenie.

Zakończony proces wdrażania systemu nie oznacza, że jest on z tą chwilą w pełni wydajny. Dopiero po pewnym okresie dochodzi się do zakładanej wydajności i obsługa magazynu zaczyna całkowicie samodzielnie pracować. Nadzór firmy wdrożeniowej jest nadal konieczny i niezbędny, chociaż zazwyczaj w końcowej fazie odbywa się zdalnie.