Procesowe podejście do optymalizacji kosztów transportu

W dzisiejszych realiach trwałych zaburzeń łańcuchów dostaw, występujących w szczególności w obszarze globalnych sieci dystrybucji, niezwykle ważne staje się przeformułowanie strategii ujęcia operacji logistycznych na potrzeby analizy kosztów transportu. W miejsce tradycyjnego podejścia, skupiającego się na wykorzystaniu zakontraktowanej ceny za pojedynczą dostawę wprowadzić należy analitykę kosztów transportowych, bazującą na efektywności procesu logistycznego.

Globalna pandemia Covid-19 w stopniu dotąd niespotykanym doprowadziła do trwałych zaburzeń w niemal każdym aspekcie działania operacji łańcucha dostaw. Wpłynęła zarówno na stronę podażową, poprzez zmuszenie rządów wielu rozwiniętych gospodarek do wprowadzenia daleko idących ograniczeń w możliwości prowadzenia aktywności gospodarczej, oraz popytową, zniekształcając trendy konsumpcyjne w przypadku wielu kategorii dóbr.
Szacuje się, że epidemia Covid-19 spowodowała trzy razy większe straty ekonomiczne mierzone poprzez spadek PKB, w porównaniu z ostatnim globalnym kryzysem finansowym z roku 2008.

Wiele problemów

Pomimo, że epidemię koronawirusa można bez wątpienia uznać za kluczowy czynnik pogorszenia warunków funkcjonowania łańcuchów dostaw, to należy mieć na uwadze, że współistnieje ona z innymi problemami, których skala na przestrzeni ostatnich lat dynamicznie rośnie. Są to m.in.:
Katastrofy naturalne – powódź, która dotknęła Niemcy w lipcu 2021 roku, w szczególności silnie rozwinięty land Nadrenia Północna-Westfalia, spowodowała straty, które szacuje się na kwotę przekraczającą 12 miliardów euro, a więc więcej niż w przypadku poprzedniej dużej powodzi, która nawiedziła Niemcy w 2008 roku. Przetrwanie wielu firm uzależnione było od pomocy rządu i lokalnych władz.
Bariery handlowe – cła importowe o wartości około 60 miliardów dolarów, nałożone przez Stany Zjednoczone na samochody i części samochodowe sprowadzane z Europy, negatywnie oddziałują na budowaną od dekad stabilność łańcucha dostaw w branży.
Konflikty społeczne i protesty – strajk w kopalni miedzi Escondida w Chile spowodował spadek globalnych mocy produkcyjnych w tej branży o 5%.
Konflikty zbrojne i terroryzm – pełne reperkusje wojny na Ukrainie są nadal trudne do przewidzenia, przede wszystkim ze względu na możliwe zmiany na globalnym rynku surowców. Patrząc zaś w niedaleką przeszłość możemy zauważyć, że ewakuacja wojsk amerykańskich i ludności cywilnej z Afganistanu spowodowała tymczasowe braki w dostępności samolotów do przewozu ciężkich ładunków w regionie.
Cyberprzestępczość – szacuje się, że WanaCry, będący atakiem typu ransomware, doprowadził do łącznych strat finansowych wynoszących 4 miliardy dolarów.
Elementem łańcucha dostaw, który w szczególności odczuł negatywny wpływ pandemii na globalny tranzyt towarów i ludzi jest niewątpliwie branża transportowa.
Wśród bezpośrednich skutków, trwale wpisanych w dzisiejsze realia funkcjonowania operacji logistycznych wymienić należy:
Niespotykany wcześniej wzrost kosztów transportu
Wzrastający popyt konsumpcyjny, ograniczenia wpływające na dostępność i mobilność siły roboczej i duże opóźnienia w załadunku towarów w portach, doprowadziły do znaczących wzrostów cen za usługi transportowe. Zmiany te oddziałują w szczególności na rynek zamówień on spot, który charakteryzuje obecnie silna pozycja negocjacyjna przewoźników, w związku ze zwiększonym zapotrzebowaniem producentów na natychmiastową realizację pilnych zamówień klientów.
Przeciążenie portów przeładunkowych powodujące bardzo duże opóźnienia w terminowej wysyłce towarów
Wielotygodniowe oczekiwanie na załadunek i wypłynięcie statków z portów doprowadziło do zwiększenia niewykorzystanych mocy do poziomu 4,6% całkowitej ładowności globalnej floty obsługującej fracht morski.
Problemy z dostępnością wystarczającej liczby zawodowych kierowców
Zarówno wzrost popytu konsumpcyjnego następującego po stopniowym znoszeniu ograniczeń w przemieszczaniu się ludności i prowadzeniu działalności gospodarczej oraz wzrost absencji pracowników ze względów zdrowotnych spowodowały pogłębiające się problemy z terminową obsługą zamówień. Utrudnione warunki pracy i niepewność co do kształtowania się restrykcji w międzynarodowym tranzycie towarów, skłoniły wielu kierowców do zmiany wykonywanej dotąd profesji. Wojna na Ukranie spowodowała zaś, że wielu kierowców z tego kraju wróciło do niego aby bronić ojczyzny.

Analiza kosztów transportowych w oparciu o efektywność procesu logistycznego

W obliczu tak istotnych zmian, które trwale wpłynęły na warunki działalności firmy, niezbędnym staje się podjęcie działań dostosowawczych. Kluczowym aspektem z tym związanym jest zrozumienie, że adaptacja jedynie pojedynczych obszarów operacyjnych jest działaniem niewystarczającym, a skuteczną odpowiedzią na zaistniałe zakłócenia jest kompleksowy przegląd i przeformułowanie strategii całego ogniwa łańcucha dostaw.
Istotą podejścia, które ma na celu redukcję kosztów transportu w oparciu o poprawę efektywności procesu logistycznego, jest całościowe spojrzenie na elementy składowe sieci dystrybucji – począwszy od momentu dostępności wyrobu gotowego, a skończywszy na dostawie do klienta. Ponadto przedmiotowego przeglądu dokonuje się w sposób integralny, uwzględniając przy tym wzajemne zależności występujące między badanymi obszarami operacyjnymi, a nie odrębnie dla każdego z nich. W ten sposób można wypracować zaktualizowaną strategię, skoncentrowaną na optymalizacji kosztowej transportu. Do kluczowych zagadnień, które podlegają szczegółowemu badaniu zaliczyć należy:
Strategię transportową.
Zaprojektowanie optymalnej sieci dystrybucji.
Optymalizację kosztową w zakresie handlu i wynikających z niego obciążeń podatkowych.
Strategię zakontraktowania przewoźników (ang. 3PL Third Party Logistics), wybór i długoterminową współpracę w oparciu o wyniki.
Strategię podziału operacji na te wykonywane we własnym zakresie (ang. insource) i te dostarczane przez zewnętrznych kontrahentów (ang. outsource).
Strategię wdrożeniową i adaptacyjną firmy w kontekście wprowadzanych zmian.
Poniżej przedstawię porównanie charakterystyki tradycyjnego modelu opartego o koszt pojedynczej dostawy z podejściem opartym o efektywność procesu logistycznego w kontekście optymalizacji kosztów transportowych. Z punktu widzenia przejrzystości analitycznej, zasilenie procesu decyzyjnego w zakresie minimalizacji kosztów transportu wyłącznie jedną zmienną, jaką jest cena za realizację pojedynczej dostawy, wydaje się być na pozór uzasadnionym rozwiązaniem. Jednakże trzeba mieć na uwadze, że niesie to ze sobą znaczące ryzyko pominięcia czynników, które diametralnie wpływają na zasadność dokonanego wyboru.

Szybkość transportu (ang. transit time)

Terminowość dostaw jest jedną z najistotniejszych miar, służących określeniu jakości obsługi zamówień klientów. Na sprawność realizacji dostawy od fabryki do miejsca docelowego nie wpływa jedynie czas faktycznego przemieszczania ładunku. Uwzględnić należy również czas oczekiwania w centrach przeładunkowych i na rozładunek w magazynie, ograniczenia dotyczące czasu pracy kierowców itp. Szczególnie w przypadku występowania kar handlowych za nieterminowe dostawy warto rozważyć wybór nieco droższego przewoźnika, który jest niezawodny z punktu widzenia terminowości realizacji dostaw.

Stopień integracji w zakresie zakontraktowanych usług transportowych

Kierowanie się najniższą ceną z wysokim prawdopodobieństwem może doprowadzić do utraty efektu skali, wynikającego z możliwości redukcji kosztów w przeliczeniu na pojedynczą dostawę pod warunkiem zakontraktowania określonego przewoźnika na większą liczbę połączeń. Ma to bezpośredni związek z polityką rabatową stosowaną przez firmy logistyczne.

Wybór przewoźnika w oparciu o spełnienie warunków przewozowych

W zależności od specyfiki branżowej i kategorii przewożonych dóbr, wymagane jest spełnienie określonych warunków przewozu towarów w celu zapewnienia środków bezpieczeństwa podczas transportu. Pominięcie tego czynnika w ramach analizy kosztowej może skutkować zakontraktowaniem opcji transportowej nacechowanej nadmiernym poziomem realizacji tych wymogów. W efekcie sztucznie zawyża to cenę tych usług.

Przeprowadzenie właściwej procedury przetargowej

Co prawda wybór najtańszej opcji transportowej z łatwo dostępnych wariantów może na pozór wydawać się najkorzystniejszym rozwiązaniem ze względu na oszczędność czasu, jednak nie gwarantuje to optymalizacji kosztowej. Wynika to z faktu, że dzięki przeprowadzeniu procedury przetargowej uzyskuje się z jednej strony szerszy zakres ofert, a z drugiej możliwość wynegocjowania korzystniejszej ceny.

Dodatkowe zabezpieczenie krytycznych połączeń logistycznych

Szczególnie w dzisiejszych realiach, które cechują się znaczącymi zaburzeniami w światowym tranzycie towarów, w interesie każdej firmy działającej na rynku globalnym leży zakontraktowanie tzw. „opcji bezpieczeństwa” do obsługi najbardziej krytycznych, obarczonych największymi problemami w terminowej obsłudze zamówień połączeń logistycznych. Wybór najtańszej oferty nie tylko nie daje takiego zabezpieczenia, ale zmusza firmę do czasochłonnego i nieefektywnego kosztowo poszukiwania rozwiązań typu on spot.

Uwzględnienie powiązanych kosztów realizacji usług transportowych

Jednym z czynników, które najmocniej wpływają na finalną cenę realizacji usług transportowych jest tzw. dodatek przestojowy (ang. demurrage). Jest on należny przewoźnikowi w związku z nieprzewidzianym w kontrakcie czasem oczekiwania na załadunek bądź rozładunek z winy zlecającego transport. Brak uwzględnienia tego składnika w perspektywie całego okresu współpracy z przewoźnikiem może drastycznie zwiększyć koszty transportowe.

Zrównoważenie obciążenia węzłów sieci dystrybucji

Podejmowanie decyzji o wyborze ofert transportowych w oderwaniu od ich wpływu na obciążenie poszczególnych centrów dystrybucji może doprowadzić do osiągnięcia limitu wykorzystania ich mocy logistycznych i magazynowych. W rezultacie nie tylko znacząco zwiększa to koszty operacyjne, ale również ma bezpośrednie przełożenie
na zahamowanie sprawnej obsługi załadunków i rozładunków. Zwiększa to w sposób niekontrolowany koszty przestoju.

Controlling kosztów logistycznych

Rezygnacja z analityki kosztowej wszystkich elementów procesu logistycznego na rzecz jedynie zakontraktowanych cen transportów uniemożliwia efektywny monitoring i eliminację największych strat występujących w sieci dystrybucji. Powoduje to również brak przejrzystości związany ze wskazaniem właściwego centrum kosztowego do ich pokrycia i brak możliwości wprowadzenia działań naprawczych.

Długoterminowe relacje budujące jakość współpracy

Podejście bazujące na wyborze najniższej ceny transportowej prowadzi zwykle do reaktywnej polityki zmiany zakontraktowanych przewoźników. Oznacza to w praktyce, że problematycznym staje się zbudowanie solidnych fundamentów współpracy, ciągłe doskonalenie operacyjne i automatyzacja w tych obszarach procesu realizacji dostawy, w których jest to możliwe.

Pomiar średniego wykorzystania przestrzeni ładunkowej (ang. Truck Fill Rate)

Podobnie jak w przypadku innych czynników wpływających na koszty transportowe, również w podejściu zorientowanym jedynie na cenę nie uwzględnia się oszczędności wynikających z maksymalizacji wykorzystania średniej przestrzeni ładunkowej. Zważywszy na wysoki potencjał uzyskania efektu synergii, szczególnie dla wysoko-wolumenowych połączeń logistycznych, przynosi to ewidentną stratę z punktu widzenia optymalizacji kosztów transportu.

Elastyczność transportu wobec zmian popytu

Działalność wielu branż cechuje sezonowość sprzedaży. Oznacza to wyższy popyt w dających się przewidzieć okresach w ciągu roku. Niestety oparcie wyboru oferty transportowej o najniższą cenę nie tylko nie pozwala zweryfikować poziomu elastyczności przewoźnika na określony wzrost zapotrzebowania na jego usługi, ale również nie daje gwarancji, że wyższy popyt nie przełoży się diametralnie na cenę pojedynczego transportu.
Wyróżnikiem podejścia opartego o efektywność procesu logistycznego jest to, że uwzględnia wszystkie wyżej wyszczególnione czynniki i występujące między nimi relacje.
Reasumując, kompleksowe ujęcie analizy kosztów transportu dąży do znalezienia optymalnej równowagi między wszystkimi zmiennymi decyzyjnymi. Można w ten sposób uzyskać maksymalizację sprawności funkcjonowania łańcucha dostaw. Wykorzystuje się w tym celu różnorakie narzędzia, w tym ocenę efektywności działania operacji logistycznych, obserwację możliwości adaptacji sieci dystrybucji do dynamiki otoczenia biznesowego oraz systemy i technologię IT. Do głównych charakterystyk takiego podejścia należą:
Rozumienie transportu jako proaktywnych działań opartych o planowanie, realizację przyjętych założeń i wdrożenie procesów kontrolnych.
Międzydziałowa współpraca dotycząca wyboru dostawców usług logistycznych.
Wdrożenie ciągłego monitorowania jakości wykonanych zadań przez zakontraktowanych przewoźników.
Uzyskanie zadowalającego poziomu wymiany informacji pomiędzy źródłową i docelową lokalizacją wysyłki towaru.
Zapewnienie magazynom zdolności obsługi różnego rodzaju załadunków i rozładunków.
Codzienny przegląd sprawności działania procesów logistycznych przy wykorzystaniu dostępnych systemów i technologii.

Podsumowanie

W warunkach trwałych i silnych zaburzeń łańcuchów dostaw transformacja firmy w zakresie procesowego ujęcia analizy kosztów transportu jest jednym z podstawowych sposobów na uzyskanie znaczących oszczędności w ramach prowadzonej działalności operacyjnej. Poza korzyściami czysto finansowymi umożliwia ona również zbudowanie solidnych fundamentów współpracy pomiędzy wszystkimi interesariuszami zaangażowanymi w proces logistyczny. Należy jednak pamiętać, że podejście to wymaga wykazania się inicjatywą, dyscypliną i aspiracją do ciągłego doskonalenia przez każdą ze stron, które współdziałają w tym zakresie. Ponadto, podejmowanie właściwych decyzji wymaga nieustannego zasilania modelu analitycznego aktualnymi danymi przy wykorzystaniu systemów i technologii informacyjnych. Mając jednak na uwadze długofalowe korzyści, przeformułowanie strategii firmy na procesowe ujęcie operacji logistycznych z pewnością stanowi jeden z najistotniejszych elementów kształtowania konkurencyjności prowadzonego biznesu.