Procesy kadrowe w rodzinnych firmach produkcyjnych

On wie najlepiej jakich pracowników zatrudnia, zwalnia, decyduje o potrzebnych szkoleniach, dostosowuje wynagrodzenia i premie na każdym stanowisku pracy. Dopiero w miarę wzrostu firmy mogą pojawić się środki na korzystanie z usług profesjonalnych firm doradczych lub stworzenie miejsca pracy dla wykwalifikowanej osoby zajmującej się zasobami ludzkim. Z przyzwyczajenia jednak często nie korzysta się z tej możliwości. Tymczasem zainteresowanie pracą na stanowiskach produkcyjnych spada, a korzyści wynikające z posiadania wykwalifikowanego pracownika rosną.

Cenna wielozadaniowość

Ze względu na to, że małe i średnie przedsiębiorstwa zatrudniają niewielu pracowników, muszą oni często piastować różne funkcje i wykonywać różnorodne czynności, które w dużych firmach wykonują specjaliści. Wymaga to zatrudnienia osób, które łatwo się dostosowują, są elastyczne oraz potrafią wykonywać kilka czynności jednocześnie – np. pakują, produkują, zajmują się za- i rozładunkiem. Pracownicy tacy potrafią się wzajemnie wspomagać i zastępować. Każdy pracownik jest w stanie wykonać wiele czynności niezbędnych do sprawnego działania firmy.

Liczba zatrudnionych sprzyja komunikacji między pracownikami. Wymiana informacji na linii pracownik-właściciel lub kierownik jest sprawna. Informacje są najczęściej przekazywane ustnie, a więc nieformalnie. To upraszcza i ułatwia komunikację, skraca i przyśpiesza obieg informacji w firmie, czyniąc go bardzo skutecznym. Nie jest to możliwe w większych, zinformatyzowanych przedsiębiorstwach, gdzie wszelkie pisemne formy przekazywania informacji znacznie zakłócają i wydłużają kanał komunikacji. Szybsza reakcja na problemy pozwala niemal natychmiast im zapobiegać.

Ten rodzaj komunikacji ma również sporo wad. Przy małej liczbie pracowników bardzo często pracodawca ma trudności z egzekwowaniem wykonywania poleceń. Zbyt bliski związek jest w tym wypadku przeszkodą i powoduje trudności takie, jak np. niezręczność w zwolnieniu pracownika lub niewypłacanie mu premii. Wraz z wielkością firmy zasadniejsza wydaje się być komunikacja formalna, a skuteczność komunikacji ustnej okazuje się mniej skuteczna.

Rekrutacja bez ryzyka

Wbrew pozorom właściciele małych firm mają często spory problem z poszukiwaniem nowych pracowników, choć obecnie radzą sobie i tak lepiej, niż duże organizacje. Z racji rozmiaru firmy operacja ta wiąże się dla nich z dużym ryzykiem, również finansowym. Myślenie o wszystkim i notoryczny brak czasu sprawia, że właściciele małych firm zatrudniają osoby ze swojego najbliższego otoczenia, znajomych lub metodą „z polecenia” przez osoby trzecie. Liczą tym samym na minimalizację ryzyka pomyłki. Zakładają, że osoby znajome można darzyć większym zaufaniem i że będą one bardziej lojalne. Jest w tym odrobina racji, ale takie zachowania często wykluczają zatrudnienie kogoś bardziej wartościowego z punktu widzenia firmy.

Jedną z form szukania nowych pracowników w małych i średnich przedsiębiorstwach są ogłoszenia w popularnej prasie lokalnej lub ogłoszenia zamieszczane w sieci, na lokalnych portalach informacyjnych. Jest to wygodne, mało kosztowne, a przy tym dość efektywne. Podobnie z pozyskiwaniem pracowników z Ukrainy, choć w tym przypadku między innymi ze względu na brak sformalizowania w MŚP wielu procesów, pracownicy ci często z dnia na dzień odchodzą pozostawiając firmę z problemem w niekiedy ważnych dla niej momentach. Dla wielu z takich pracowników rodzinne MŚP okazują się tylko przystanią na drodze poszukiwania lepszych okazji.

Obserwacja lepsza od rozmowy

Rozmowy kwalifikacyjne – jeżeli takowe są praktykowane – trwają krótko, są nieformalne i przeprowadza je właściciel. To on sam podejmuje decyzję o zatrudnieniu, choć często na podstawie wymiany kilku zdań z kandydatem. Zakłada, że obserwacja w pierwszych godzinach czy dniach w pracy będzie najlepszym testem. W kwestii zatrudnienia właściciel konsultuje się czasem ze swymi pracownikami. Tym samym chce zadbać o lepszą atmosferę pracy oraz okazać wagę przykładaną do opinii dotychczasowych pracowników w sprawie zatrudnienia. Mimo na pozór miernej jakości procesu rekrutacji, właściciele małych firm dość poważnie podchodzą do selekcji i wyboru nowych pracowników. Zdają sobie sprawę, że dla sprawnego działania przedsiębiorstwa ważny jest każdy pojedynczy pracownik, a pomyłka to strata czasu i poważny przy tej skali działalności koszt.

Rzadko – np. w kwestiach poszukiwania kandydatów z szczególnymi umiejętnościami lub uprawnieniami – rodzinne MŚP decydują się na pomoc urzędów pracy, które wyszukują odpowiednich kandydatów w swoich bazach. Obecnie ze względu na chłonny rynek pracy ta ścieżka działania ma jednak ograniczone możliwości. W produkcyjnych MŚP, zwłaszcza w przypadku produkcji rolnej, często szuka się pracowników sezonowych lub nieetatowych. Tu również odnotowuje się trudności obserwowane nawet w rejonach uznawanych dotąd za miejsca o wysokim stopniu bezrobocia. Należy jednak podkreślić, że jeżeli pracodawcy zależy na kompetentnym, zaangażowanym i lojalnym zespole, musi on opierać się na pracownikach stałych, zatrudnionych na etat i umowę o pracę.

Z rynku pracy docierają również wyraźne sygnały mówiące o tym, że rządowe programy prospołeczne wpłynęły negatywnie, a co najmniej niekorzystnie, na procesy rekrutacyjne, również w przypadku pracowników sezonowych.

Wyjątkowo trudne zwolnienia

Zwolnienia w małych i średnich firmach są procesem bardzo trudnym, ponieważ przyczyną najczęściej są tutaj czynniki ekonomiczne. Z jednej strony właściciel nie chce zwalniać ludzi w okresie trudności, ponieważ wie, że zwolniony pracownik niemalże od ręki znajdzie inne zatrudnienie i już nie powróci. Z drugiej strony musi to robić, ponieważ obciążenia finansowe związane z każdym zatrudnionym są w okresie dekoniunktury gwoździem do trumny firmy.

Pracodawcy z małych i mikro firm coraz częściej zdają sobie sprawę z wagi i wartości organizowanych szkoleń. Mniejsze firmy mogą budować przewagę konkurencyjną dzięki lepiej wykształconej kadrze. Aby obniżyć koszty, małe firmy mogą wysłać tylko jednego pracownika na szkolenie. Ważne, żeby był to człowiek umiejący przekazać zdobytą wiedzę pozostałym pracownikom. Istotne jest, aby nowy pracownik możliwie jak najszybciej dopasował się w realia firmy, dlatego szkolenie musi być przeprowadzane przez doświadczonego pracownika firmy lub samego właściciela. Niestety szkolenia wprowadzające w MŚP również nie są sformalizowane, a ślad o nich w dokumentacji kadrowej jest często tylko zapisem teoretycznym.

Ograniczone możliwości awansu i sposób wynagradzania w małych firmach stanowią często decydująca barierę do podjęcia tam pracy przez ludzi wartościowych i ambitnych. W kwestii wynagrodzeń nie stosuje się zwykle sformalizowanych rozwiązań. Sam właściciel ustala wysokość wynagrodzenia i to za co, komu i kiedy należy się podwyżka. Składa się na to często bieżąca obserwacja pracowników. Właściciel ma pełen obraz codziennej pracy, ponieważ liczba pracowników jest mała. Nie jest to możliwe w przypadku większych korporacji, gdzie z oczywistych względów kontrola pracowników może odbywać się jedynie okresowo w ramach tzw. OOP (Okresowych Ocen Pracowników).

Rezygnacja z kontroli

W grupie najmniejszych firm zdarza się, że właściciel całkowicie rezygnuje z regularnego kontrolowania pracowników, uważając to za zbędne. Niestety nie jest to dobre rozwiązanie, choć znane z praktyki są przypadki, że to pracownik zwraca większą uwagę na detale funkcjonowania firmy, niż jej właściciel. Jest to postawa pracownika zasługująca na szczególne uznanie.

W małych firmach relacje między szefem, a podwładnymi powodują często rozluźnienie atmosfery i dyscypliny w pracy, przez co właściciele rezygnują z formalnych metod kontroli takich, jak np. listy obecności. Nie sprzyja to dyscyplinie, ponieważ normalnie pomagają one w znacznym stopniu organizować personel czy oceniać i planować wynagrodzenia.

Procesy kadrowe w rodzinnych MŚP w wielu kwestiach stanowią tylko bardzo ograniczoną namiastkę zarządzania kadrami. Uproszczenia tam stosowane niejednokrotnie są uzasadnione wielkością firmy i pomagają w utrzymaniu płynności produkcji – ale z drugiej strony niestety bardzo często zwiększają ryzyko utraty jakości produktu i wiarygodności u klienta, a ponadto hamują czy wręcz uniemożliwiają rozwój firmy. W przypadku rodzinnych, małych firm produkcyjnych w pewnych okolicznościach może okazać się to nawet barierą krytyczną dla dalszego istnienia firmy na rynku.