Prywatne do celów służbowych cz. 1

Ryczałt

Jedną z form refundowania pracownikom kosztów związanych z używaniem prywatnych samochodów na potrzeby pracodawcy jest ryczałt. Jego zasady reguluje obowiązujące od 2002 roku Rozporządzenie Ministra Infrastruktury[2]. Ryczałt rozliczany jest w okresach miesięcznych i dotyczy tzw. jazd lokalnych. W przepisach brakuje definicji jazd lokalnych. Przyjmuje się jednak, że dotyczą one miasta lub gminy, na obszarze których znajduje się miejsce pracy pracownika. Pokrywane przez pracodawcę koszty określa się według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Nie mogą być one wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2) dla motocykla – 0,2302 zł,

3) dla motoroweru – 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit został uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony i co do zasady nie może przekroczyć:

1) 300 km – do 100 000 mieszkańców,

2) 500 km – ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców,

3) 700 km – ponad 500 000 mieszkańców.

Kwotę ryczałtu stanowi iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Warunkiem wypłaty jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o tym, że w danym miesiącu używał pojazdu do celów służbowych. Oświadczenie powinno zawierać określone w przepisach dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz wskazywać liczbę dni, w których pracownik był nieobecny w miejscu pracy (biorąc pod uwagę dany miesiąc). A także liczbę dni, gdy pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności. Ta sama zasada dotyczy każdego dnia roboczego, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Wypłacany pracownikom ryczałt stanowi jego przychód ze stosunku pracy. Podlega zatem opodatkowaniu podatkiem PIT (za wyjątkiem ryczałtów wypłacanych m. in. leśnikom oraz listonoszom). Nie jest jednak uwzględniany przy obliczaniu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne[3].

Kilometrówka

Kilometrówka, to druga po ryczałcie najpopularniejsza forma rozliczeń z pracownikami z tytułu korzystania przez nich z samochodów prywatnych na cele pracodawcy. Jej nazwa wzięła się stąd, że świadczenie wypłacane pracownikom ustalone zostaje w oparciu o przejechaną liczbę kilometrów. Najczęściej stosowana jest przy podróżach służbowych, choć może dotyczyć także jazd lokalnych.

Różnicę przedsiębiorca zauważy w opodatkowaniu. Kilometrówka wypłacona za jazdy lokalne to przychód pracownika. Kilometrówka stanowiąca rozliczenie podróży służbowej jest zwolniona z podatku PIT, jeśli przyznana przez pracodawcę kwota nie przewyższa stawek wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

ciąg dalszy nastąpi

[1] art. 34a ust. 1 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2013 roku, poz. 1414)

[2] Rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: „rozporządzenie Ministra Infrastruktury”)

[3] § 2 ust. 1 pkt 13 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 roku, poz. 2236).