Prywatne do celów służbowych cz. 2

Treść umowy

W przypadku jazd lokalnych zwrot pracownikowi poniesionych wydatków następuje wyłącznie na podstawie umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, niezależnie czy jest to ryczałt, czy kilometrówka. Przepisy nie precyzują, co musi się w takiej umowie znaleźć. Nie nakazują też, by miała formę pisemną. Zawierając umową warto jednak określić w niej rodzaj pojazdu, markę, numer rejestracyjny, pojemność silnika.

Dla celów dowodowych umowa powinna zawierać zasady refundacji wydatków (ryczałt czy kilometrówka), wysokość stawki za kilometr, limit kilometrów objęty zwrotem, wskazanie dokumentów będących podstawą rozliczenia i termin ich przedstawiania oraz wzajemnego rozliczania. Zapobiegliwi pracodawcy mogą wprowadzić do umowy skutki podawania danych niezgodnych ze stanem faktycznym, łącznie np. ze wskazaniem, że podanie nieprawdy będzie uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Zawarcie umowy nie jest konieczne, kiedy przedsiębiorca wypłaca kilometrówkę jako zwrot kosztów podróży służbowej. Kodeks pracy nakazuje, aby pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową wypłacono należności na pokrycie kosztów z tą podróżą związanych[1]. Jeśli pracodawca wyrazi zgodę na używanie przez pracowników w tym czasie ich prywatnych pojazdów ma obowiązek wypłacić kilometrówkę[2].

Ewidencja przebiegu

Pracownik otrzymujący zwrot kosztów w postaci kilometrówki zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja powinna zawierać co najmniej[3]:

• dane pracownika używającego pojazd: imię, nazwisko, adres zamieszkania,
• dane pojazdu: numer rejestracyjny, pojemność silnika,
• numer kolejny wpisu,
• dane dotyczące przejazdu: datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 kilometr przebiegu,
• kwotę stanowiącą iloczyn rzeczywiście przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu,
• podpis pracodawcy i jego dane.

Pracownicy mobilni

Pracownik mobilny poruszając się po obszarze oznaczonym jako jego miejsce pracy nie jest w podróży służbowej. Często jednak używa na potrzeby pracodawcy prywatnego pojazdu. Trudno znaleźć przepis, który wprost mówiłby, że zwrot niebędącemu w delegacji pracownikowi mobilnemu kosztów używania jego samochodu podlega zwolnieniu z podatku PIT.

Jak zatem kwalifikować dokonane pracownikom wypłaty? Czy pobierać od nich zaliczki na podatek dochodowy? Przecież wykonując swoje obowiązki pracownik działa na rzecz pracodawcy a zwrot kosztów poniesionych przez pracowników w celu wykonania obowiązków służbowych nie powoduje, że po stronie pracownika ma miejsce przysporzenie majątkowe. A tylko takie może być uznane za przychód.

Pomocna może być analiza uzasadnienia wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13). Wynika z niego, że aby świadczenia uzyskiwane od pracodawcy podlegały opodatkowaniu, muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu. Jako dochód rozumiemy korzyść majątkową, mogącą wystąpić w dwóch postaciach: powiększenie aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo zaoszczędzenie wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi.

W sytuacji, gdy pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione w związku z wykonywaniem pracy (a takimi wydatkami niewątpliwie są wydatki na użytkowanie prywatnych pojazdów przez pracowników mobilnych) i zwrot ten nie stanowi ukrytej formy wynagrodzenia (np. zwrot według stawki 15 zł/km) to do powstania przychodu, w świetle wyroku TK, nie dochodzi. Otrzymując refundację poniesionych kosztów zatrudniony nie uzyskuje realnego przysporzenia, które zwiększa jego majątek i generuje przychód. Skoro nie ma przychodu, to nie ma też podatku PIT ani składek ZUS. Warto jednak, aby pracodawca jako płatnik zabezpieczył się w tym zakresie interpretacją indywidualną, potwierdzającą brak obowiązku pobierania i odprowadzania podatku PIT od przedmiotowych wypłat.

A co z przedsiębiorcami?

W ich przypadku, każde otrzymane od kontrahenta świadczenie za używanie na jego potrzeby samochodu przedsiębiorcy stanowi przychód z działalności gospodarczej. Bez względu na to, czy jest to ryczałt za jazdy lokalne czy kilometrówka. Pewne wyjątki dotyczą kilometrówki wypłacanej jako zwrot kosztów podróży – te mogą korzystać ze zwolnienia do określonej wysokości i pod warunkiem, że przedsiębiorca nie zalicza wydatków związanych z używaniem samochodu do kosztów uzyskania przychodów.[4]

Limity dla firmy

Bez względu na formę prawną przedsiębiorcy (osoba fizyczna, osoba prawna, spółka osobowa) wypłacane przez niego świadczenia z tytułu używania w celach firmowych pojazdów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych mogą stanowić koszt uzyskania tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z kilometrówki określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury[5]. Jeśli wypłacana pracownikom czy kontrahentom kilometrówka przekracza te wartości, nadwyżka nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Dodatkowo, przy rozliczeniu podróży pracownik czy zleceniobiorca ma prawo uzyskać zwrot kosztów za przejazd płatnymi drogami i autostradami, parkingi oraz inne udokumentowane i uzasadnione wydatki. Wydatki te jednak praktycznie nie stanowią dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu. Nie mieszczą się bowiem w limicie ustawowej wysokości kilometrówki, a ta wyznacza wysokość kosztu uzyskania przychodu.[6]

Warto jednak wskazać, że gdyby pracodawca wynajmował pojazd (np. od swojego pracownika) to wskazany wyżej limit kilometrówki jako kosztu uzyskania przychodu nie dotyczyłby czynszu najmu. Mimo że wynajęty pojazd nie stanowi składnika majątku firmy, to płacony czynsz jest wydatkiem innym, niż wynikający z użytkowania pojazdu.[7] Wydatki związane z opłaceniem czynszu za wynajem samochodu osobowego mogą być rozliczane na zasadach ogólnych, a więc ujmowane bezpośrednio w kosztach podatkowych.

Ciekawostki

* Samochód używany przez pracownika do celów służbowych nie musi być jego własnością.

* Limity kilometrówek i ryczałtów dotyczą samochodów osobowych, nie ciężarowych.

* Można umówić się na stawki kilometrówki wyższe niż wynikające z przepisów, ale trzeba pamiętać o skutkach podatkowych takiego rozwiązania.

* Pracownik użytkujący nawet własny pojazd do wykonywania obowiązków służbowych powinien przejść określone badania.

[1] art. 775 § 1 Kodeksu pracy.

[2] Warunki, na jakich odbywa się zwrot wydatków z tytułu podróży służbowej pracownika, określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

[3] art. 23 ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: Ustawa PIT) a także art. 16 ust. 5 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: Ustawa CIT).

[4] art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b oraz art. 21 ust. 13 Ustawy PIT.

[5] art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy PIT, art. 16 ust 1 pkt 30 Ustawy CIT

[6] por. Wyrok NSA z 7 czerwca 2013 r., sygn. II FSK 1945/11.

[7] por. interpretacja ogólna Ministra Finansów z 13 listopada 2013 r., DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.