Prywatnym autem, służbowo, bez umowy – odpowiadamy na pytanie Czytelniczki

Podróże lokalne

W przypadku podróży (jazd) lokalnych znajduje zastosowanie art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (dalej jako “u.t.d.”) oraz rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej jako “rozporządzenie MI”). Zgodnie z rozumowaniem a contrario przepisu § 1 ust. 2 wydanego na podstawie delegacji z art. 34a ust. 2 u.t.d. rozporządzenia MI, jazdami lokalnymi określa się przejazdy w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. W odniesieniu do podróży lokalnych art. 34a ust. 1 u.t.d. stanowi, iż na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Warunki zwrotu kosztów w sprawie używania pojazdów dla celów służbowych w ramach podróży lokalnych doprecyzowuje wymienione rozporządzenie MI. W myśl art. 34a ust. 1 u.t.d. oraz § 1 ust. 1 powyższego rozporządzenia MI konieczną przesłanką zwrotu kosztów w przypadku jazd lokalnych jest zawarcie odpowiedniej umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem o używanie samochodu do celów służbowych.

Na podstawie § 4 wymienionego rozporządzenia MI, koszty używania pojazdu do celów służbowych są zwracane w formie miesięcznego ryczałtu. Kwota ta jest obliczana poprzez pomnożenie stawki za 1 kilometr przebiegu przez miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, który ustala pracodawca z uwzględnieniem liczby mieszkańców danej gminy lub miasta, w którym pracuje pracownik (limit ten nie może być większy niż wskazany w § 3 rozporządzenia MI). Z kolei stawki za 1 kilometr przebiegu nie mogą być wyższe niż stawki przewidziane w § 2 przedmiotowego rozporządzenia MI, których wysokość różni się w zależności od rodzaju pojazdu, a w przypadku samochodów osobowych dodatkowo od pojemności silnika skokowego.

Podróże zamiejscowe

W odniesieniu do podróży zamiejscowych (poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika), uregulowanie zwrotu kosztów z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych jest odmienne w zależności od typu pracodawcy, o czym stanowi art. 775 § 2 i § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej jako “KP”). Zatrudnienie w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej Zgodnie z art. 775 § 2 KP w przypadku zatrudnienia w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej w zakresie zwrotu kosztów przejazdów dla celów służbowych na obszarze kraju lub poza jego granicami zastosowanie znajduje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej jako “rozporządzenie MPiPS”) wydane na podstawie delegacji z art. 775 § 2 KP.

Zatrudnienie u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej Na podstawie art. 775 § 3 KP, w przypadku zatrudnienia u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określane są w postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, albo jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania – w umowie o pracę.

W myśl art. 775 § 5 KP, jeżeli postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie określają warunków wypłacania należności z tytułu podróży zamiejscowych, zastosowanie znajduje wyżej wymienione rozporządzenie MPIPS. Przedmiotowe rozporządzenie MPiPS reguluje warunki zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym dla celów służbowych zarówno w odniesieniu do podróży krajowych, jak i zagranicznych. Przepis § 3 ust. 3 wskazanego rozporządzenia MPiPS podaje, iż pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas, zgodnie z § 3 ust. 4 rozp. MPIPS na zwrot kosztów przejazdu składa się iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, nie wyższą niż stawki określone w wyżej wymienionym rozporządzeniu MI wydanym na podstawie art. 34a ust. 2 u.t.d.

Podsumowanie

Mając na uwadze powyższe, zawarcie umowy cywilnoprawnej w przedmiocie używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych jest konieczną przesłanką zwrotu kosztów przejazdu tylko w przypadku jazd lokalnych. W zakresie podróży zamiejscowych nie ma potrzeby zawierania odrębnej umowy o używanie auta prywatnego do podróży służbowych, konieczne jest jednak wyrażenie zgody przez pracodawcę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy.

W związku z powyższym, pracodawca nie może odmówić zwrotu kosztów poniesionych w związku z używaniem prywatnego auta do celów służbowych w zakresie podróży zamiejscowych (zarówno krajowych, jak i zagranicznych) na podstawie niezawarcia odpowiedniej umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem, jeżeli wyraził uprzednio zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy.

fot. Tomasz Czarnecki