Przepis na budżet

Każde działanie zmierzające do osiągnięcia celu organizacji ma swoje odzwierciedlenie w pieniądzu i jego przepływie. Oczywistością będzie stwierdzenie, że ogólny budżet firmy składa się z mniejszych części, które mogą przybierać różną formę. Ta może zależeć od typu organizacji, jej struktury lub choćby preferencji osób zarządzających. Mamy zatem budżety operacyjne, inwestycyjne, produkcji czy sprzedaży. Dla Czytelników FlotyAutoBiznes z pewnością najbardziej interesującym będzie temat budżetowania wydatków flotowych.

Postaram się pokrótce omówić elementy wchodzące w skład wydatków związanych z parkiem maszyn służbowych. Stworzenie budżetu nie jest prostym zadaniem i przy jego konstruowaniu i rozliczaniu warto zwrócić uwagę na wiele elementów. Szczególnie trudne zadanie stanowi przewidywanie zdarzeń teoretycznie nieprzewidywalnych…

Elementy budżetu flotowego

Podstawowym pytaniem poprzedzającym konstruowanie budżetu flotowego, jest jego zakres i oczekiwany poziom szczegółowości. Czytelnicy FlotyAutoBiznes z pewnością znają doskonale kategorie wydatków, które z reguły wchodzą w skład budżetu floty:

· koszty paliwa

· amortyzacja środków transportu;

· koszty napraw i serwisu (utrzymania pojazdów w ruchu);

· ubezpieczenia.

Kolejność wskazanych elementów jest nieprzypadkowa. Zostały one uszeregowane pod względem ich udziału w całościowym koszcie utrzymania parku samochodowego. Założyłem przy tym, że firma nie korzysta z usługi outsourcingu floty, gdyż w takim wypadku całość budżetu można w praktyce sprowadzić do jednej tylko kwoty. Przyjrzyjmy się zatem poszczególnym kategoriom kosztów.

Paliwo

W zależności od struktury użytkowanej floty wydatki związane z paliwem mogą sięgnąć nawet 50 procent całości budżetu. Jako największa pozycja kosztów, wydatki paliwowe mają szczególną cechę polegającą na łącznym występowaniu czynników ułatwiających i utrudniających jej poprawne zaplanowanie.

Z jednej strony mamy zatem wielką niewiadomą w postaci cen paliw, które w swojej zmienności niejednokrotnie dorównują kursom akcji czy walut. Złożoność zjawisk wpływających na kształtowanie się detalicznej ceny paliwa jest tak wielkie, że trudno mówić tu o prognozowaniu, a dużo bardziej adekwatnym terminem wydaje się “zgadywanka”. Właściwie element stały stanowić tutaj może jedynie rabat wynegocjowany z koncernem, choć jeśli na przykład nasza flota nie wyjeździ zadeklarowanych kilometrów i tutaj może dojść element niepewności.

Inną kwestię stanowi zużycie paliwa oraz przebiegi, które przy odpowiedniej organizacji i kontroli, mogą zostać uznane za elementy przewidywalne. W obu przypadkach istotna będzie liczebność próby służącej do oszacowania tych wielkości. Inaczej będzie wyglądać trafność prognozy w przypadku planowania paliwa dla kilku samochodów pokonujących kilkaset kilometrów miesięcznie, a zupełnie inaczej dla kilkuset aut pokonujących miesięcznie tysiące kilometrów. Naturalnie pewien element towarzyszący może stanowić system nagród za niskie spalanie lub kar za nadużycia.

Amortyzacja

Utrata wartości jest drugim co do wielkości kosztem stanowiącym około 30-40 procent budżetu flotowego. W mojej ocenie stanowi również element najłatwiejszy do oszacowania i najbardziej przewidywalny. Wszelkie odchylenia w realizacji budżetu są z reguły konsekwencją działań podejmowanych w trakcie roku budżetowego. Oczywiście nie mam tu na myśli codziennych decyzji operacyjnych, a raczej tych podejmowanych na poziomie taktycznym czy nawet strategicznym. Z czystym sumieniem możemy zatem przyjrzeć się kolejnemu z elementów.

Serwis

Budżetowanie serwisu jest w pewien sposób podobne do opisanego powyżej przypadku paliwa. Wydatki serwisowe są w dużej mierze dość łatwo przewidywalne. Takie pozycje kosztów jak wymiana oleju, klocków hamulcowych czy opon niemal w stu procentach zależą od przebiegów jakie pokonują pojazdy oraz czasu w jakim to się dzieje.

Jednak także i tu znajdzie się miejsce na czynnik nieprzewidywalny. Z jednej strony będzie to człowiek ze swoimi wszystkimi słabościami. Niejednokrotnie bowiem zarządzający flotą, przekonany o tym, że widział już w swoim życiu wiele, jest niemile zaskakiwany kreatywnym podejściem użytkownika samochodu służbowego. Opowieści o dokonaniach tych ostatnich są z resztą jednym z głównych tematów nieformalnej części wielu spotkań branżowych, a nawet łamów czasopism. Zawieść potrafi również eksploatowana przez kierowcę materia. Co gorsze – awarie, które nie zostały przez flotowca “zaplanowane”, okazują się z reguły bardzo kosztowne, a przez to bolesne dla planu budżetowego.

Ubezpieczenia…

…stanowią z reguły kilka procent budżetu floty. Podobnie jak amortyzacja – raz zaplanowane w zasadzie nie ulegają zmianom na przestrzeni roku budżetowego. Dla tej grupy kosztów dużo istotniejsza jest analiza szkodowości floty pod kątem negocjacji stawek ubezpieczeniowych na kolejne lata, ale to już temat na osobny artykuł.

Jak zaplanować?

Większość kosztów floty jest związana z liczbą przejechanych przez nią kilometrów. Paliwo i serwis mogą stanowić nawet 70 procent całości wydatków dotyczących parku maszyn. W związku z powyższym najważniejsze dla właściwego ustalenia kwot będzie precyzyjne zaplanowanie przebiegów. Stanowi ono punkt wyjścia dla przeliczenia pozostałych wartości. Celem takiej konstrukcji jest minimalizacja wpływu czynników niezależnych i trudno przewidywalnych.

Dysponując planowanym przebiegiem oraz średnią wartością zużycia paliwa w podziale na poszczególne modele aut, wyliczenie kwot jest już tylko matematyczną formalnością. Jedyną otwartą kwestią pozostanie koszt paliwa. Ograniczając się jednak do jednej zmiennej można bez problemu przeprowadzić analizę różnych scenariuszy, będąc przygotowanym na różne warianty rozwoju sytuacji.

W przypadku serwisu jeden z kluczowych elementów wyliczeń stanowi określenie normatywnych przebiegów dla poszczególnych elementów kalkulacyjnych. Można w ten sposób uśrednić koszty planowych serwisów, wymiany opon itp. w przeliczeniu na kilometr przebiegu. Dzięki takiemu zabiegowi zaplanowane będą bliskie rzeczywistości, a ewentualne odchylenia przypiszemy po prostu zdarzeniom o charakterze „nadzwyczajnym”.

Jak przewidzieć nieprzewidywalne?

Odpowiedź na ostatnie z pytań z pewnością wielu czytelnikom pozostawi pewien niedosyt. Nie ma bowiem stuprocentowej możliwości przewidzenia wszystkich elementów flotowej układanki. Jestem natomiast przekonany, że dysponując odpowiednią motywacją, poprawną ewidencją i uporządkowanymi danymi źródłowymi osoba odpowiedzialna za budżet floty jest w stanie przewidzieć poziom wydatków z dokładnością na poziomie w pełni akceptowalnym przez przełożonych. Wszystkim Czytelnikom FlotyAutoBiznes, którzy pozostają mimo wszystko nieusatysfakcjonowani powyższym stwierdzeniem, dedykuję zaś myśl amerykańskiego guru zarządzania – Petera Druckera, który powiedział: „Najlepszą metodą przewidywania przyszłości jest jej tworzenie”. Czego sobie i Państwu życzę.

Fot. Panthermedia