Przetarg poza szarą strefą

Jeżeli już przebrnie się przez etap załatwiania formalności i uruchomi się machinę przetargową to należy czuwać nad jej prawidłowym przebiegiem. Na tym etapie priorytetem jest zapewnienie szczelności systemu obiegu informacji, aby nie wpadły w niepowołane ręce. Każda informacja wykorzystana przez nieuczciwego pracownik w zamian za dodatkowy zastrzyk finansowy od firmy, która za wszelką cenę chce wygrać przetarg, spowoduje klęskę przedsięwzięcia. Jego pomyślny przebieg może również zaprzepaścić ograniczony zasięg dotarcia z informacją do potencjalnych usługodawców. Po zebraniu wszystkich ofert i ich czasochłonnej analizie okaże się, czy przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, czy może fiaskiem spowodowanym zmową cen. Czy tak musi przebiegać każdy przetarg?

Blokada wycieku informacji

Antidotum na oszustwa podczas przetargów może być działająca od półtora roku na rynku Platforma TC eBid, która funkcjonuje w 44 krajach, w 24 wersjach językowych. W czym tkwi jej fenomen? Do tej pory wszystkie czynności związane z przetargiem wykonywane były metodą rzemieślniczą przez rzesze ludzi, co zwiększało prawdopodobieństwo wycieku informacji do firm, które chciały za wszelką cenę wygrać przetarg. Prowadzenie przetargu poprzez platformę TC eBid likwiduje takie ryzyko, ponieważ wszystkie czynności z nim związane wykonuje jedna osoba. Inną patologią trapiącą proces przetargowy była również zmowa cen wśród firm biorących w nim udział. Często kontaktowały się one między sobą i ustalały ceny na określonym, oczywiście zawyżonym, poziomie.

Zmowa cen

Dumping cen podczas procedur przetargowych wydawał się zjawiskiem nie do wykrzewienia. Platforma TC eBid zlikwidowała go poprzez utajenie informacji do czasu zakończenia przetargu. Zarówno użytkownik, który go ogłosił, jak i firmy biorące w nim udział nie widzą swoich ofert, aż do dnia jego wygaśnięcia. Po zakończonym przetargu klient otrzymuje wyniki w formie arkusza porównawczego, a do firm, które złożyły ofertę trafia komunikat i informacja o miejscu, na którym się znalazły.

Prosta obsługa

Intuicyjny i przejrzysty system w trzech krokach pozwala na określenie podstawowych parametrów przetargu. Użytkownik TC eBid po uruchomieniu programu i wypełnieniu formularza automatycznie otrzymuje dostęp do wszystkich użytkowników giełdy transportowej TC Truck&Cargo. Platforma umożliwia również zamieszczanie za pomocą załącznika dodatkowych informacji, których nie zawiera formularz. Jeżeli użytkownik popełni błędy podczas jego wypełniania system automatycznie podświetli rubryki, które należy poprawić. Po zatwierdzeniu formularz trafia do pracowników TimoCom, którzy weryfikują poprawność zamieszczonych w nim danych. Dopiero po ich akceptacji przetarg zostaje ogłoszony na platformie. Oferta widoczna jest dla wszystkich użytkowników giełdy transportowej TC Truck&Cargo przez określony czas, który może trwać maksymalnie 20 dni.

– Załadowca wygodnie, online, bezpiecznie i prosto, bo zaledwie w trzech krokach wystawia ofertę transport na przetarg precyzując swoje wymagania odnośnie przewoźnika. Usługodawcy są regularnie informowani o nowych przetargach dotyczących transportu na terenie całej Europy, do których bezpłatnie składają swoje oferty. Cały proces przetargowy rejestrowany jest elektronicznie, dokumentowany w przejrzysty i intuicyjny sposób w postaci tabeli Excel. Korzyść dla wszystkich, to odejście od skomplikowanych tabel, nieaktualnych danych adresowych i długich rozmów telefonicznych. Nie ma też konieczności porządkowania ofert otrzymanych w różnych formach. – Platforma dostarcza gotową tabelę, z której szybko można wyczytać wyniki przetargu – wyjaśnia Dariusz Korbut, przedstawiciel TimoCom w Polsce.

Nieograniczony zasięg

Przeprowadzanie procedury przetargowej ma zazwyczaj ograniczony zasięg. Informacja o przetargu trafia do firm, które znajdują się w bazie przedsiębiorstwa. Zwiększenie liczby potencjalnie zainteresowanych ofertą wiąże się z czasochłonnym przeszukiwaniem stron internetowych potencjalnych oferentów. Po kilku godzinach przebijania się przez centrale telefoniczne, sekretariaty i walkę słowną o maila osób, które zajmują się składaniem ofert przetargowych, zawęża się pole przetargowe. Szczytem marzeń jest zdobycie międzynarodowego kontrahenta. Nawet jeżeli uda się do niego dotrzeć, to trzeba taką firmę sprawdzić, aby nie powierzyć ładunków nierzetelnemu przewoźnikowi.

Informacja o przetargu zorganizowanym poprzez platformę TC eBid trafia do wszystkich użytkowników giełdy ładunków TimoCom, których profil spełnia wymagania określone w ofercie. Zasięg dotarcia z informacją o przetargu zwiększa się do 30 000 usługodawców w kraju i za granicą. Poprzez platformę można również przeprowadzić zamkniętą procedurę przetargową dla grona wyselekcjonowanych usługodawców. Nie będzie on wtedy widoczny na giełdzie transportowej, a zaproszenie otrzymają tylko wybrani usługodawcy. Prawdopodobieństwo zaproszenia nierzetelnej firmy do wzięcia w nim udziału jest minimalne, ponieważ każde przedsiębiorstwo przed dołączeniem do użytkowników giełdy TC Truck&Cargo jest dokładnie weryfikowane. Ponadto platforma jest udostępniana wyłącznie firmom, które działają na rynku nie krócej niż sześć miesięcy. Możliwość złożenia oferty w przetargu przeprowadzanym na platformie nie jest ograniczona tylko dla użytkowników giełdy transportowej. Jeżeli firma posiada własną bazę usługodawców, którzy nie korzystają z TC Truck&Cargo, to można ich również zaprosić do wzięcia udziału w przetargu. Takie przedsiębiorstwo jest dopuszczone do przetargu za darmo. Oznacza to nieograniczone możliwości doboru usługodawców.

– Do tej pory wiadomość o przetargu udostępniana była za pomocą mediów lokalnych, poczty pantoflowej bądź informacji skierowanej do znanej grupy usługodawców. TC eBid umożliwia załadowcom kontakt do 30 000 sprawdzonych usługodawców z całej Europy. Firmy załadowcze mogą zaprosić do przetargów zarówno nowych jak i dotychczasowych usługodawców. Powstaje więc znakomita możliwość pozyskania nowych partnerów biznesowych – dodaje Dariusz Korbut.

Zakończony przetarg na platformie TC eBid daje gwarancję, że uczestnicy byli pozbawieni możliwości dumpingowania cen. Ponadto nie trzeba spędzać wielu godzin na analizie ofert, ponieważ otrzymuje się gotowe zestawienie zbiorcze najlepszych propozycji, utworzone na podstawie kryteriów określonych w przetargu. Platforma nie zobowiązuje do sfinalizowania umowy ze zwycięzcą przetargu. Jej wyniki mogą służyć do utworzenia kolejnego etapu przetargu – negocjacji oraz pozwala zorganizować dogrywkę dla wyselekcjonowanych kandydatów w przetargu. Użytkownik TC eBid ma również dostęp do europejskiego indeksu firm transportowych TC Profile oraz zintegrowanego modułu kalkulacyjnego tras TC eMap. Ponadto dział posprzedażowy TimoCom nieustannie przeprowadza wywiad wśród klientów na temat funkcjonowania platformy. Opinie klientów są inspiracją do wprowadzanych usprawnień. Od początku tego roku procedura zamieszczania na platformie przetargu została uproszczona z siedmiu do trzech kroków.

Dariusz Korbut

przedstawiciel TimoCom w Polsce

Dzięki swojemu zasięgowi platforma TC eBid udostępnia informacje o przetargu na stałą współpracę przewoźnikom w całej Europie. Ci z kolei zgłaszają swoje propozycje cenowe. Załadowca może wyłonić najbardziej korzystną ofertę. Gdyby np. załadowca zlecał pięć ofert tygodniowo przez okres jednego roku i na każdej z nich dzięki TC eBid zaoszczędził tylko 50zł, to na koniec roku w jego kasie zostaje aż 13 tys. zł. Dodatkowo ma komfort polegający z szybkim znalezieniem przewoźnika w sytuacji podbramkowej.

Dorota Bzowska

Specjalista ds. eksportu Libra Sofa

Decydując się na korzystanie z platformy przetargowej TC eBid, głównym celem naszej firmy było nawiązanie współpracy z firmami z branży logistycznej, z którymi moglibyśmy podjąć współpracę w zakresie usług transportowych. Dzięki procedurze przetargowej, możliwości wystawiania frachtów i nieograniczonego dostępu do ofert przestrzeni ładunkowych jak i frachtów, możemy pochwalić się już pierwszymi nawiązanymi kontaktami oraz szybko rosnącym zainteresowaniem naszymi frachtami. Dzięki miłej i profesjonalnej obsłudze TC eBid® szybko i skutecznie docieramy do naszych potencjalnych partnerów zarówno z Polski jak i z zagranicy oraz precyzyjniej wykonujemy nasze obowiązki.