Przez współpracę do doskonałości procesów

Kinga Wiśniewska: Volkswagen Group Polska (VGP) współpracuje z CAT LC Polska od marca 2011 roku. Czy doświadczenie CAT LC w obsłudze branży automotive miało znaczenie na początku współpracy między Waszymi firmami?

Szymon Górski: Zdecydowanie tak. Volkswagen Group Polska jest synonimem najwyższej jakości i najwyższa jakość cechuje nasze produkty. Dlatego na partnera wybraliśmy najlepszą na polskim rynku firmę. To właśnie duże doświadczenie CAT LC Polska i zrozumienie potrzeb klienta pozwoliło nam rozmawiać tym samym, zrozumiałym dla obu stron językiem. Dla naszych klientów natomiast moment zmiany operatora wiązał się tylko z jedną odczuwalną zmianą – zmianą na lepsze.

Radosław Rożek: Nasze doświadczenie w branży motoryzacyjnej już od ponad 60 lat pozwala całej Grupie CAT sprawnie realizować oczekiwania tak wymagających klientów. W Polsce obsługujemy tę branżę od ponad 20 lat.

Od początku istnienia polskiej spółki…

RR: Zgadza się. Nasze procesy, produkty, rozwiązania i narzędzia od wielu lat dostosowywane są pod kątem obsługi tej branży. Jestem przekonany, że to właśnie nasze doświadczenie w obsłudze klientów automotive stanowi często podwalinę zaufania i decyduje o powierzeniu nam najbardziej skomplikowanych procesów logistycznych. Branżę automotive charakteryzuje również bardzo wysoka jakość dostaw – mamy i w tym zakresie doświadczenie oraz wypracowane rozwiązania.

Kluczem jest zespół

W jaki sposób współpraca z CAT pomogła VGP sprostać wyzwaniom wynikającym ze wzrostu operacji, obrotów w ostatnich latach?

SG: W czasie naszej wieloletniej współpracy CAT LC Polska, bazując na swoim doświadczeniu, przekonał nas do wdrożenia wielu rozwiązań, które efektywnie stosuje we współpracy z innymi swoimi klientami. Rozwiązania te pozwoliły nam zredukować koszty, ale przede wszystkim zaoszczędzić czas potrzebny do operacji pakowania czy załadunku. W efekcie pozwalają nam one na obsługę znacznie większych wolumenów przy zachowaniu jednocześnie tego samego poziomu zasobów operacyjnych, jak np. trzy lata temu.

RR: Dodam tylko, że osobiście jestem dumny z tego, że CAT LC Polska ma swój wkład w rozwój logistyki części zamiennych dla takiego lidera branży, jakim jest Grupa VW.

W bardzo złożonej organizacji, jak Volkswagen Group Polska, z pewnością musieliście sprostać jeszcze wielu innym wyzwaniom logistycznym. Co jest kluczem do sukcesu tak prężnie działającej logistyki?

SG: Kluczem tym jest zespół. Logistyka każdego dnia staje przed wyzwaniami, każdego dnia musi obsłużyć więcej i szybciej, jednocześnie dysponując takimi samymi, ograniczonymi zasobami. Żeby temu sprostać, trzeba zbudować bardzo dobry zespół. Nam w Volkswagen Group Polska to się udało. I nie będę ukrywał, że dzisiejsze sukcesy naszej logistyki, to przede wszystkim zasługa najlepszych menedżerów i ich zespołów, z jakimi przyszło mi współpracować. Nasza logistyka to cztery zespoły: Centrum Dystrybucji prowadzone przez Karolinę Smorawińską, Zespół Logistyki Samochodów prowadzony przez Natalię Dominiak, Zespół Wsparcia Logistyki prowadzony przez Katarzynę Trzebińską oraz Zespół Zapewnienia Jakości prowadzony przez Magdalenę Torge.

Proces obsługi systemu magazynowego szyty na miarę

Po kilku latach współpracy z CAT LC przyszedł czas na kolejne zadania. VGP zdecydował się na powierzenie CAT LC obsługi magazynu dystrybucyjnego kół wymiennych wszystkich marek Grupy w Duchnicach. Projekt z pewnością nie byłby możliwy do zrealizowania, gdyby CAT LC nie dostosował się do wysokich wymogów VGP. Jakie zadania postawiliście przed operatorem?

SG: Jakość. Ilość. Czas. Zdecydowaliśmy się powierzyć CAT LC zupełnie nowy obszar tj. pełną obsługę kompletnych kół: przyjęcie, magazynowanie, kompletację oraz dystrybucję. Oczekiwaliśmy zapewnienia bardzo wysokiej jakości przy wymagającym reżimie czasowym dla obsługi tego konkretnego asortymentu. Dodatkowym wyzwaniem w tym obszarze biznesu jest sezonowość determinująca dwie skrajne skale operacji. Z tego zadania CAT LC Polska również w pełni się wywiązuje.

CAT LC Polska wyróżnia się budowaniem procesów na potrzeby każdego klienta. Czy przejęcie obsługi magazynu kół wymiennych VGP wymagało od Was wdrożenia nowych procesów? Jak przebiegają operacje w magazynie w najgorętszych okresach związanych z sezonową wymianą opon?

RR: Rzeczywiście, przejęcie obsługi magazynu kół Volkswagen Group Polska wymagało od nas dostosowania wielu procesów. Na szczególną uwagę zasługuje tutaj ogromna zmienność wolumenów. Poza sezonem składujemy kilka tysięcy kół, ale w sezonie liczba składowanych jednostek dochodzi do 20 tysięcy. Wymaga to ogromnej elastyczności zarówno w odniesieniu do zadysponowanej powierzchni magazynowej, jak i zasobów ludzkich i sprzętowych. Dodatkowo wymagania dotyczące obsługi magazynu, raportowania ruchów magazynowych i stanów magazynowych wiązały się z „uszyciem” procesu obsługi magazynowej dla VGP od samego początku. Zainwestowaliśmy między innymi w dedykowany system obsługi magazynowej (WMS) wspomagany procesem skanowania na każdym etapie procesu. Dostosowaliśmy także model składowania, aby zapewnić elastyczność operacji w trakcie wzrostu wolumenów i poprawić produktywność obsługi składowanych kół. Tak więc w tych najgorętszych okresach jesteśmy odpowiednio przygotowani do realizacji usługi – jeden sezon zimowy mamy już za sobą.

Modyfikacja systemu ERP ułatwi śledzenie przesyłek kluczowemu klientowi

Na tym nie kończą się nowe zadania. Współpraca pomiędzy Waszymi firmami nadal się rozwija. Pojawiło się kolejne wyzwanie. CAT LC pod koniec ubiegłego roku wygrał przetarg na obsługę dystrybucji części zamiennych oraz operacji załadunkowych w centralnym magazynie części zamiennych VGP w Komornikach. Obsługi jakich ładunków dotyczył przetarg? Dlaczego zdecydowaliście się na powierzenie tak dużej części procesu zewnętrznemu operatorowi? Prowadzenie procesów operacji załadunkowych i dystrybucyjnych jest skomplikowane i wymaga zaufania.

SG: Tak, w wyniku przetargu, w którym postawiliśmy jeszcze wyższe wymagania, ponownie powierzyliśmy CAT LC Polska całą naszą dystrybucję. Duża liczba modeli samochodów, które są oferowane w naszym portfolio, warunkuje ogromną ilość indeksów, z którymi pracujemy na co dzień. W skali roku to ponad 150 tysięcy unikatowych numerów katalogowych części i akcesoriów. Taka liczba indeksów przekłada się na dużą różnorodność ładunków transportowych, które to właśnie CAT LC Polska musi na czas i z zapewnieniem najwyższej jakości dowieźć do naszych partnerów w całej Polsce. Wysyłamy od pojedynczej śrubki, przez typowe materiały eksploatacyjne, aż po całe sekcje np. poszycia samochodów. Wszystkie zamówione w danym dniu do godziny 16:30 przez naszych partnerów części muszą być dostarczone, niezależnie od miejsca w kraju, najpóźniej do godziny 7:30 następnego dnia. Odpowiadając Pani na drugą część pytania – nie mieliśmy najmniejszych wątpliwości, podpisując kolejny rozszerzony kontrakt z CAT LC Polska. Przekazując proces załadunku, zyskaliśmy zasoby i czas na obsługę zwiększającego się wolumenu. CAT natomiast w elastyczny sposób może zarządzać procesem załadunku, uzyskując przez to wcześniejszą gotowość do odjazdu kompletnych ciężarówek. Kolejnym elementem tej zmiany jest przejęcie przez CAT LC Polska odpowiedzialności za zabezpieczenie na czas transportu przewożonych ładunków jeszcze przed ich załadunkiem. Oczywiście, za tak skutecznym przejęciem dodatkowych procesów stoją nasze wieloletnie relacje operacyjne. To właśnie one, oparte na ogromnym doświadczeniu obu partnerów, są fundamentem wzajemnego zaufania.

RR: Przy tym pytaniu chciałbym podziękować właśnie za to zaufanie, którym obdarzył nas VGP. Wymagania przetargowe i oczekiwany serwis były naprawdę z najwyższej półki. Tym bardziej jesteśmy zadowoleni, mogąc wspierać VGP w realizacji tego skomplikowanego procesu.

Na czym będą polegały prowadzone przez CAT LC operacje? Czy wpłyną na funkcjonowanie całej organizacji sieci dystrybucji, w tym na dostawy nocne? W jakich aspektach w nowym procesie dystrybucyjnym dla VGP, będziecie wychodzić poza kanony obsługi dostaw części zamiennych do sieci dealerów VGP w Polsce?

RR: Przede wszystkim warto podkreślić, że proces obsługi części zamiennych VGP przez naszą firmę rozpoczyna się już w magazynie klienta. Nasz zespół – 11 wykwalifikowanych pracowników – jest odpowiedzialny za obsługę wolumenu przygotowanego do wysyłki przez VGP. Do naszych zadań należy między innymi kontrola jakościowa towaru, odpowiednia segregacja, proces załadunkowy i zabezpieczenie towaru na samochodach. Odpowiadamy również za obsługę przesyłek zwrotnych i opakowań w magazynie VGP. Następnym etapem jest oczywiście dystrybucja części zamiennych, gdzie terminowość dostaw wyznacza kanony dla branży motoryzacyjnej. Poza dostawami do godziny 6:00 czy 7:00 rano realizujemy również dostawy tego samego dnia. Dystrybucja części zamiennych VGP jest aktualnie najszybszą dystrybucją nocną w Polsce, podkreślając bardzo późne godziny wydania towaru z magazynu. Sieć CAT LC jest najszybszą siecią dystrybucji nocnej na rynku. Dla zapewnienia odpowiedniej kontroli i prawidłowego zarządzania informacją, również rozwiązania dotyczące właśnie komunikacji i przepływu informacji są dostosowane do całości procesu. Poza procesem skanowania i zaawansowanym systemem śledzenia przesyłek (również przesyłek zwrotnych i opakowań), dostosowaliśmy model zarządzania informacją. W tym celu wyznaczeni pracownicy w Dziale Obsługi Klienta rozpoczynają swoją pracę już w nocy.

Tak więc proces zaczyna się od magazynu VGP, koncentrując się na dostawach nocnych i dostawach tego samego dnia wraz z odpowiednio przygotowanym procesem zarządzania danymi oraz informacjami. Odpowiadając na drugą część pytania – oczywiście ten projekt modernizuje całą sieć dystrybucji. Na dzień dzisiejszy nasza sieć dystrybucji krajowej to ponad 500 samochodów dziennie, 12 obiektów przeładunkowo-magazynowych oraz około 200 pracowników dedykowanych tylko do obsługi tych obiektów. [Firma zatrudnia blisko 350 osób] Po wprowadzeniu zupełnie nowych samochodów, nasze trasy uległy znacznym modyfikacjom, zmodernizowaliśmy je, uzupełniliśmy też niezbędne zasoby ludzkie i sprzętowe, jak również przeorganizowaliśmy systemy zmianowe w poszczególnych obiektach CAT LC. Przed wdrożeniem projektu przygotowaliśmy też różne rozwiązania w postaci narzędzi wspierających zabezpieczenie towaru podczas transportu, jak na przykład zbiorcze opakowania na zderzaki czy dedykowane kosze na szyby. Dokonaliśmy także modyfikacji w naszym systemie ERP, co znacznie ułatwi śledzenie przesyłek naszemu kluczowemu klientowi. Szereg zmian już zostało wprowadzonych i jestem przekonany, że kolejne będą realizowane w miarę rozwoju naszej współpracy z VGP. Jak już Pan Szymon wcześniej wspomniał – nieustannie uczymy się, kreując nowe bądź rozwijając obecne rozwiązania, żeby sprostać rosnącym potrzebom i wymaganiom naszego klienta – VGP. Dzięki temu możemy także dzielić się nimi z innymi klientami.

Pracujemy z klientami, by tworzyć przełomowe trendy w branży

Jak przebiega wdrażanie projektu? Czy podobnie, jak przy innych zadaniach, przygotowaliście specjalne zespoły do zaplanowania optymalnych procesów? Jak prowadzić tak skomplikowane procesy?

RR: W zasadzie w części operacyjnej projekt został już wdrożony w pełni. Największym wyzwaniem było znalezienie i przeszkolenie doświadczonych i wykwalifikowanych pracowników do wsparcia procesu w magazynie VGP. Zarówno zasoby ludzkie, sprzętowe, jak i środki transportu zostały dostarczone zgodnie z zakładanymi kamieniami milowymi projektu. Już od ośmiu lat CAT LC Polska rozwija swój model zarządzania projektami – mamy dedykowaną i uszytą na potrzeby CAT metodykę zarządzania projektami z dedykowanymi zasobami w Biurze Projektów. Przed rozpoczęciem prac projektowych wyłoniliśmy komitet sterujący projektem, którego mam przyjemność bycia członkiem. Wyznaczyliśmy również kierownika projektu – została nim osoba chyba najbliższa naszemu klientowi – nasz doskonały i doświadczony menedżer ds. obsługi kluczowych klientów dedykowany właśnie dla VGP, Pani Ewa Karbowiak. Oczywiście kierownik projektu i komitet sterujący to zaledwie niewielka część zasobów projektowych – główne skrzypce w projekcie grał zespół projektowy składający się z kierowników, specjalistów i pracowników zarówno po stronie CAT LC, jak i po stronie VGP. I właśnie tym osobom chciałbym szczególnie gorąco podziękować za zaangażowanie i doskonałą realizację zadań. To w dużej mierze dzięki temu zespołowi tak sprawnie osiągaliśmy kolejne cele projektu, realizując jego ambitne kamienie milowe. Uważam, że zaangażowanie i współpraca pomiędzy naszymi firmami były kluczowym czynnikiem sukcesu realizacji tego projektu. Poza zasobami i metodyką oczywiście całość zarządzania projektem wspierana była przez aplikacje IT oraz wewnętrzne procedury projektowe. Projekt został zaszeregowany jako strategiczny, wobec czego odpowiednie zasoby i narzędzia zostały asygnowane już długo przed jego rozpoczęciem.

To, o czym Panowie mówili, dotyczy najbliższej przyszłości. A jak rysują się pespektywy na późniejszy czas. Stawiacie przed sobą już kolejne wyzwania?

SG: Wyzwań w branży automotive jest obecnie mnóstwo. Sama branża przechodzi ogromną zmianę, koncertując się na produkcji samochodów elektrycznych. W tym wypadku jednym z wyzwań dla logistyki może być obsługa magazynowania i transportu nowych typów baterii opartych o zupełnie nowe technologie produkcji. Najważniejsze jednak pytanie, które stoi przed nami dzisiaj, to pytanie o to, na jak długo obecny model dystrybucji wystarczy dla zaspokojenia naszych potrzeb. Musimy odpowiedzieć sobie czy w obecnym modelu są jeszcze obszary, które możemy zoptymalizować? Kiedy obecny model przestanie być wystarczający? Kiedy powinniśmy rozpocząć wdrażanie nowego? I odpowiedzieć na bardzo istotne pytanie o to, jak nowy model dystrybucji powinien wyglądać? Na wszystkie te pytania będziemy jako partnerzy z pewnością wspólnie szukać odpowiedzi.

RR: W pełni zgadzam się z Panem Szymonem. W zasadzie to już nie najbliższa przyszłość, a teraźniejszość w naszej współpracy. [Śmiech] Pozwolę sobie na stwierdzenie, że nasza współpraca to naprawdę wzór partnerstwa pomiędzy operatorem logistycznym i klientem. Jest wiele obszarów, które, wierzę, możemy jeszcze wspólnie usprawnić z korzyścią przede wszystkim dla końcowych klientów VGP. Patrząc na wyzwania dyktowane przez nasz rynek w kontekście zasobów ludzkich, rosnących kosztów prowadzenia działalności przewozowej czy ogromnego problemu z dostępnością kierowców – jestem przekonany, że wiarygodny i rzetelny operator logistyczny – będący partnerem – staje się jednym z kluczowych czynników przewagi konkurencyjnej i gwarancji jakości usług nie tylko dla branży motoryzacyjnej. Dynamiczny rozwój technologii i rozwiązań IT będzie wpływał również na odpowiedzialność operatorów logistycznych. Patrząc w przyszłość kilkanaście, a może nawet kilka lat, wzrost udziału samochodów z napędem elektrycznym, technologia druku 3D czy pełna autonomiczność pojazdów i inne zmiany spowodują, że klienci będą zlecać obsługę coraz większej części procesów operatorom logistycznym. I mówiąc to, nie myślę tylko o częściach związanych z procesami operacyjnymi, ale również o obszarach związanych z technologią produkcji, wymiany informacji, zarządzaniu zleceniami, systemach wspierających IT, jak również komunikacji z finalnymi odbiorcami. W CAT LC nieustannie pracujemy wspólnie z naszymi klientami nad tym, aby tworzyć nowe, przełomowe trendy w branży, a nie jedynie dostosowywać procesy do nowych wyzwań.