Rabat to nie wszystko – karty paliwowe w służbie dużych i małych firm

Karta paliwowa daje możliwość płacenia za wiele towarów i usług. Nie tylko są one używane do zatankowania benzyny czy oleju napędowego, ale również uiszczenie należności za myjnie, płyny eksploatacyjne oraz różne inne usługi. Wprowadzenie w Polsce systemu viaTOLL pozwoliło włączyć w jej zakres uiszczanie należności za przejazd drogami płatnymi.

Mniej formalności

Dzięki kartom firma nie musi za każdym razem przekazywać pracownikowi pieniędzy na zakup paliwa i prosić o systematyczne rozliczanie. Przedsiębiorstwo dokonuje „zbiorowego” przelewu na konto koncernu paliwowego – najczęściej raz na dwa tygodnie lub raz na miesiąc – w zależności od cyklu rozliczeniowego. Osoba kierująca pojazdem zaś tylko musi pamiętać pin oraz, jeśli jest wymagany, aktualny przebieg samochodu.

Istnieją jednak także inne rodzaje „plastików”. Przykładowo PKN Orlen oprócz Floty proponuje: BiznesTank i TankBank. Pierwsza z nich to karta rabatowa, przy której płatność następuje podczas każdej transakcji. Dostępna jest ona nawet dla małych firm, posiadających zaledwie jeden samochód. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo kupuje miesięcznie mniej niż 500 litrów paliwa posłużenie się kartą przyspiesza tylko wystawienie faktury, bo rabaty przyznawane są dopiero po przekroczeniu wyznaczonego progu. TankBank to z kolei karta przedpłacona – klient wybiera ile kart i o jakiej wartości chce otrzymać i wpłaca odpowiednią sumę na konto. Dopiero wówczas dostaje zamówione „plastiki”.

7-9 procent oszczędności

Większość kart jest emitowana przez dystrybutorów paliw i obejmuje tylko należące do nich stacje, na przykład PKN Orlen, Lotos, czy Shell. Są jednak wyjątki. W ramach porozumienia Routex karty działające na stacjach obu koncernów wydają BP i Statoil, a poza granicami Polski działają one również w placówkach kilku innych koncernów.

Można również skorzystać z kart DKV Euro Service, honorowanych na terenie Polski nie tylko na stacjach sieci PKN Orlen, Shell, BP, Lotos, Lukoil i Statoil, ale także sprawdzonych obiektach prywatnych (około 150). W tym wypadku ciekawostką jest wskazywanie klientom miejsc, na których tankowanie będzie tańsze. Za pomocą serwisu Nawigator DKV można planować trasy przejazdu na podstawie cen paliwa. To interaktywna mapa, zawierająca aktualne informacje o kosztach zakupu paliwa na stacjach współpracujących z DKV. Po wyborze trasy system wskazuje najbardziej korzystne miejsca pod tym względem – w zadanym promieniu wokół trasy. DKV deklaruje, że pozwala to oszczędzić około 7-9 procent na kosztach paliwa.

Tańsze paliwo

Przedstawiciele koncernów paliwowych podkreślają, że główną ideą kart nie są wbrew pozorom rabaty, ale uproszczone administrowanie fakturami i prostsze sposoby rozliczeń z pracownikami. Jednak przy stale rosnących cenach, ulgi mają niebagatelne znaczenie dla klientów. Co logiczne, im większy potencjał nabywcy, tym rosną szanse na niższe opłaty. Zresztą rabat można nie tylko otrzymać w formie groszy za litr, ale również procentowo od ceny paliwa. Wszystko zależy od „litrażowych osiągnięć” jeśli chodzi o skalę miesięcznych zakupów i… umiejętności negocjacyjnych klienta.

Do tego dochodzi jeszcze wybór rodzaju stacji w ramach jednego koncernu paliwowego. Część z nich bowiem posiada placówki „ekonomiczne”, na których opłata detaliczna jest niższa niż na typowo brandowych obiektach. Odpowiednikiem PKN Orlen stanowi Bliska, Lotosu – Optima, a Statoilu – 123. Tańsze stacje nie stanowią jak na razie większości sieci i raczej się na to nie zapowiada, lecz warto niekiedy prześledzić ich lokalizacje, co szczególnie może być cenne dla małych przedsiębiorstw. Koszt zakupu paliwa jest niższy, ale i dostępność niektórych produktów ograniczona.

Monitoring wydatków

Emitenci kart wciąż rozbudowują i uaktualniają narzędzia zmniejszające ilość pracy osób obsługujących auta służbowe. – Klient zyskuje dostęp do bezpłatnego serwisu internetowego www.kartypaliwowe.pl, w którym przez całą dobę ma okazję monitorować bieżące wydatki, zamawiać oraz blokować karty etc. Każdy raport można pobrać w formie pliku do swojego komputera. Dostęp do serwisu jest bezpłatny. Aplikacja internetowa została zaprojektowana w ten sposób, by zarządzanie kartami było sprawne, szybkie i łatwe – mówi Krystyna Antoniewicz-Sas, menedżer ds. Public Relations w Statoil Poland.

– Z punktu widzenia zarządzania flotą pojazdów istotna jest przede wszystkim możliwość ścisłej kontroli generowanych kosztów. Zapewniamy to dostarczając elektroniczne zestawienia transakcji bezpośrednio do posiadanych przez naszych klientów programów bądź przez przygotowywane raporty – mówi Mariusz Kordecki, kierownik działu klientów biznesowych Lotos Paliwa.

75 raportów

Całodobowy dostęp do serwisów internetowych czynnych przez cały tydzień jest oferowany przez niemal wszystkich emitentów kart. Za pomocą serwisów można nie tylko monitorować zakupy wykonywane przez wszystkich kierowców i otrzymywać informacje o poszczególnych „plastikach”, ale także dokonywać zmian w ich bieżących limitach czy też dokonywać blokady, choćby z powodu kradzieży karty. Aplikacje pozwalają na dokonywanie niemal dowolnie wybranych zestawień i raportów.

Przykładowo aplikacja BP FleetExpert oferuje ponad 75 standardowych raportów – standardowe listy, etykiety, wykresy, podsumowania, grupowanie i przeliczanie danych oraz raporty dostosowywane do indywidualnych potrzeb klienta. Nowe opcje mogą być tworzone i dodawane do systemu bez ograniczeń.

– Możemy dostarczać klientom pliki z transakcjami za każdy okres rozliczeniowy w dowolnym formacie. Przygotowaliśmy formaty zgodne z większością programów do zarządzania flot, tak, aby klienci nie musieli już niczego sami robić z tymi plikami. Oczywiście można też ściągnąć plik i przejrzeć go nawet w Excelu – mówi Arkadiusz Ciesielski z Biura Prasowego PKN Orlen.

E-faktura

W zależności od serwisu można jednak wykorzystywać aplikacje także do znacznie szerszej obsługi flot. BP FleetExpert może przechowywać informacje dotyczące transakcji, pojazdów (także pliki graficzne – skany dokumentów, zdjęcia itp.), akcesoriów do pojazdów, leasingu, ubezpieczeń, napraw (także pliki graficzne), szkód komunikacyjnych (także pliki graficzne), harmonogramu planowanych działań (przeglądy, wizyty serwisowe itp.), kierowców (np. skany dokumentów, zdjęcia). Ale także kosztów telefonów komórkowych, szkoleń kierowców, licencji oraz uprawnień, punktów karnych, historii przydzielania pojazdów, kart, opłat drogowych, kontaktów (także pliki graficzne), przebiegu prywatnego czy dotyczące stacji paliwowych.

Zwykle serwisy te są bezpłatne, ale nie na każdym poziomie. W systemie DKV odpłatna jest np. zaawansowana wersja programu eReporting, sporządzająca wielopoziomowe analizy kosztów. Najnowszym udogodnieniem, które zyskało sobie już setki klientów, jest e-faktura (darmowa).

-Dzięki e-fakturom zmniejszamy zużycie papieru i później konieczność jego magazynowania przez klienta. Gwarantujemy, że w zgodzie z regulacjami podatkowymi będziemy utrzymywać faktury na serwerze przez okres wymagany prawem. Klient posiada zaś informację o nadchodzącej płatności szybciej niż w przypadku tradycyjnej poczty – mówi Arkadiusz Ciesielski z Biura Prasowego PKN Orlen.

Fot. Fotolia

Zasady udzielania rabatów

Arkadiusz Ciesielski, Biuro Prasowe PKN Orlen: – Rodzaj i wielkość ewentualnego rabatu jest ustalana w trakcie indywidualnych rozmów z klientem.

Magdalena Kandefer, rzecznik prasowy BP Europa SE, Oddział w Polsce: – Karty paliwowe z założenia funkcjonują jako karty do bezgotówkowego tankowania, nie zaś w formie źródła rabatu. Ewentualne negocjacje cen paliw rozpatrywane są indywidualnie, w oparciu o wartość miesięcznego zużycia paliwa. Ulgi zaś zostają określone w groszach, a nie procentowo od kosztów, które trzeba ponieść na zakup paliwa.

Krystyna Antoniewicz-Sas, menedżer ds. Public Relations w Statoil Poland: – Oferta cenowa jest częścią negocjacji handlowych, indywidualnych w każdej firmie. Obniżenie ceny jednostkowej może być w ujęciu zarówno wartościowym, jak i procentowym.

Mariusz Kordecki, kierownik działu klientów biznesowych, Lotos Paliwa: – Istnieje kilka możliwości definiowania upustów. Wszystko po to, by spełnić realne potrzeby zakupowe klientów, a nie oferować narzędzia atrakcyjne tylko na pierwszy rzut oka. Pierwsza podstawowa forma to odniesienie ceny dla nabywcy flotowego do ceny obowiązującej na stacji w danym dniu i zaoferowanie upustu kwotowego w groszach na litr zakupionego paliwa. Druga to oparcie proponowanej ceny o ceną hurtową spot Grupy Lotos. Sposoby naliczania ulg zależą od rodzaju kupowanych produktów, miejsca ich zakupu czy formy płatności, ale przede wszystkim od wielkości realizowanych zakupów paliw.

Barbara Ryttel, biuro prasowe DKV Euro Service: – Rabat nie jest zależny od ceny paliwa. Zależy od wielkości tankowania. W naszym interesie jest więc wskazywanie klientom najtańszych stacji. Na tym właśnie polega różnica między emitentem niezależnym, a kartą koncernu paliwowego – w tym drugim przypadku zysk operatora jest tym wyższy im wyższa cena tankowania. Rabaty DKV obejmują tankowanie Diesla. Można wybrać model karty, dodatkowo premiujący tankowanie w ramach sieci 200 wybranych stacji. U najlepszych kontrahentów rabaty często zrównują cenę paliwa ze stawkami hurtowymi. Dodatkową możliwością dla naszych klientów jest tankowanie na stacjach działających w tzw. sieci Bottom-up. To stacje prywatne, umożliwiające tankowanie od razu po cenach 8-10 procent niższych niż te widniejące na dystrybutorze.