Realia wyprzedzają przepisy

Kosztami* uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów**. Kosztami uzyskania przychodów są zatem zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Muszą one dotyczyć całokształtu działalności podatnika. Ważne by zostały poniesione w sposób racjonalny, w celu uzyskania przychodów, a także dla zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby przyniosło (przynosiło) one przychody również w przyszłości.

W ramach wyjątków, za koszty uzyskania przychodu nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika***:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu lub w pełnej wysokości (tzw. „kilometrówka”), jeżeli podróż służbowa pracownika nie jest udokumentowana delegacją służbową;

b) w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Tak więc wydatki poniesione z tytułu używania przez pracownika samochodu na rzecz podatnika (pracodawcy) mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu jedynie w zakresie zwrotu przysługującego pracownikowi w ramach, tzw. kilometrówki, albo ryczałtu (jazdy lokalne). W zakresie wykraczającym poza tak ustaloną kwotę wydatki te nie będą stanowić kosztu podatkowego.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Przebieg pojazdu (z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego) powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu auta, prowadzonej przez pracownika według obowiązującego wzoru i potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca****. Ewidencja przebiegu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej samochód, numer rejestracyjny auta, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Jedynie prowadzenie ewidencji w powyższy sposób powoduje, że wydatek poniesiony na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Właściwa definicja

Ocena tego, czy możliwe jest zaliczenie wydatków ponoszonych za przejazd autostradami oraz opłat za parkowanie do kosztów uzyskania przez firmę jej przychodu zależy więc przede wszystkim od ustalenia czym są koszty używania samochodu***. W przepisach jednak brak legalnej definicji tego określenia. Opinie są podzielone co do tego, czy koszty stanowią jedynie koszty eksploatacyjne (paliwo, wymiana żarówki, itp.), czy też wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania auta dla potrzeb pracodawcy, w tym te za przejazd autostradą, pod warunkiem ich udokumentowania zgodnego z przepisami.

Jednak zgodnie z orzeczeniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 8 kwietnia 2011 r. (sygn. akt I SA/Po 913/10) kosztami używania samochodu są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika – podmiotu gospodarczego. Czyli: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądy techniczne, opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą. Naturalnie pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania. Koszt używania nie jest pojęciem tożsamym z kosztem eksploatacyjnym, tylko ma szersze zastosowanie*****.

Niekorzystnie dla podatnika

Podsumowując, do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej zalicza się wszystkie wydatki poniesione w związku z korzystaniem z cudzej rzeczy, w tym także opłaty za przejazd płatną autostradą oraz opłaty parkingowe. Zaliczanie w poczet kosztów podatkowych wydatków poniesionych przez pracowników korzystających z prywatnych samochodów na przejazd autostradami czy opłaty parkingowe, w zakresie w jakim wykraczają one poza obowiązujące w przepisach limity, z dużym prawdopodobieństwem zostanie zakwestionowane przez organ podatkowy. Zgodnie z obecną interpretacją ustawy o CIT brakuje bowiem podstaw do zaliczania wydatków związanych z używaniem samochodów przez pracowników ponad limit wynikający z prowadzonej ewidencji jako kosztów uzyskania przychodów.

Tak więc wraz z rozwojem infrastruktury drogowej, obejmującym rozbudowę sieci autostrad w Polsce, powyżej opisany stan może okazać się bardzo niekorzystny dla podatnika, a ponadto nieprzystający do realiów.

* Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz.U. Nr 21, poz. 86), zwana dalej ustawą o CIT

** z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT

*** art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT

**** art. 16 ust. 5 ustawy o CIT

***** W analogiczny sposób wypowiedział się również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 9 listopada 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 626/10) i Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 5 lutego 2010 r. (sygn. akt III SA/Wa 1502/09).

fot. Mercedes