Robota dla księgowego

Analizując kwestie użytkowania samochodów prywatnych będących własnością pracowników do celów służbowych, pamiętać trzeba, że każde dodatkowe świadczenie pieniężne dla zatrudnionego traktowane będzie w tym przypadku przez Urząd Skarbowy jako przychód podlegający opodatkowaniu. Nie można zapominać również o tzw. ”ozusowaniu”, czyli opłaceniu składek na ubezpieczenie społeczne ZUS. Dlatego ustawodawca przewidział dwie formy rozliczeń dotyczące ewentualnego zwrotu kosztów przez pracodawcę dla pracownika użytkującego własne auto osobowe, motocykl czy motorower: w formie ryczałtu lub tzw. kilometrówki. Ten ostatni z podanych sposobów to nic innego jak rozliczenie kosztów na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu.

Pamiętać o limitach

Chcąc rozliczać koszty w formie ryczałtu pracodawca podpisuje z pracownikiem umowę cywilnoprawną, w której określa limit miesięczny dotyczący przejechanych kilometrów, a także dane identyfikacyjne dotyczące pojazdu, zasady zwrotu wydatków związanych z użytkowaniem auta oraz zobowiązanie zatrudnionego do korzystania z samochodu w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa.

Do istotnych elementów takiej umowy należy oczywiście określenie terminów jej obowiązywania oraz sposobu rozwiązania tego porozumienia. W dokumencie możemy także określić kwestie rozliczenia dodatkowych kosztów, jak np. opłat związanych z serwisowaniem, ubezpieczeniem auta, itd. Dzieje się to zgodnie z zasadą swobody umów. Pamiętać jednak należy o konieczności określenia miesięcznych limitów przebiegu, właśnie ze względów podatkowych. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r., limity te wynoszą:

– 300 kilometrów dla miast do 100 000 mieszkańców

– 500 kilometrów dla miast 100 000-500 000 mieszkańców

– 700 kilometrów dla miast powyżej 500 000 mieszkańców.

Dodatkowo pracownik co miesiąc musi złożyć pisemne oświadczenie o użytkowaniu pojazdu do celów służbowych. W przypadku choroby lub nieobecności w pracy ryczałt jest zmniejszany o 1/20 za każdy dzień roboczy.

Intensywność korzystania z aut

W przypadku kilometrówki zwrot kosztów następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych – za faktyczną ilość przejechanych kilometrów w oparciu o stawki zależne od pojemności skokowej silnika. Pracodawca potrąca zaliczkę na podatek dochodowy od każdej wypłaty z tego tytułu.

Niewątpliwie wybór formy rozliczenia w przypadku użytkowania pojazdu prywatnego do celów służbowych, jak też podjęcie ewentualnej decyzji co do przekazania pracownikowi samochodu służbowego, powinien wynikać z czystej kalkulacji związanej z intensywnością i koniecznością użytkowania aut. Jeżeli są to przykładowo sporadyczne wyjazdy lokalne można rozważyć miesięczny ryczałt w oparciu o umowę cywilnoprawną zawartą z pracownikiem. W sytuacji dalekich wyjazdów służbowych, także sporadycznych, ale powtarzających się, należy w pierwszym rzędzie skalkulować kilometrówkę.

Natomiast, gdy samochód stanowi podstawowy instrument w działalności gospodarczej pracodawcy, kalkulacja powinna obejmować w pierwszym rzędzie wykorzystywanie pojazdu służbowego, wraz z umową o powierzenie mienia pracownikowi dla zabezpieczenia własnych interesów pracodawcy prowadzącego firmę. Tego typu obliczeń, w zależności od liczby posiadanych samochodów i sytuacji związanych z ich wykorzystywaniem, może dokonać choćby księgowy, przedkładając wariantowe i możliwe symulacje liczbowe na biurko swego szefa.

Uwaga na „skarbówkę”

Tak więc odpowiedź na postawione we wstępie pytanie nie jest jednoznaczna i wymaga odrębnej analizy dla każdej firmy w oparciu o czystą kalkulację finansową. Użytkowanie samochodu służbowego stanowi o tyle prostsze rozwiązanie, że koszty związane z jego eksploatacją stanowią koszty uzyskania przychodów, podlegają one amortyzacji, zmniejszają obciążenia podatkowe. Sytuacje wynikające z możliwości użytkowania pojazdu firmowego do celów prywatnych winna regulować umowa o powierzenie mienia, także ze względów podatkowych i określonych konsekwencji prawnych z tym związanych. A to zawsze wzbudza zainteresowanie służb skarbowych przy okazji kontroli podatkowej przedsiębiorstwa.

Fot. Panthermedia, Sergey Peterman