ROI to opcja

Blisko 4 mln dolarów – tyle średnio wydały w 2015 r. firmy na wdrożenie systemu ERP. To sporo, choć do rekordowego 2012 r., gdy wartość wdrożenia przekroczyła 7 mln dolarów, daleko. Nie koszty wdrożeń są jednak najważniejsze. W sytuacji, gdy 46 proc. badanych uznaje, że korzyści z wdrożenia są o połowę niższe niż zakładano, temat zwrotu z inwestycji w IT nabiera szczególnego znaczenia. Co jest podstawą takiej opinii i w jaki sposób liczyć ROI?

Liczby nie są oczywiste

Defro to jeden z największych producentów kotłów centralnego ogrzewania. Kilka lat temu firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Impuls wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem, dostarczonego przez firmę BPSC. Od tamtej pory spółka zwiększyła swoje obroty kilkukrotnie. Dla dostawcy systemu to doskonała wiadomość i referencja – w takiej sytuacji nietrudno o wniosek: „to system informatyczny umożliwił tak szybki rozwój”. I choć przedstawiciele Defro przyznają, że faktycznie jest w tym sporo prawdy, do „zwalutowania” konkretnych korzyści nastawieni są sceptycznie.

– W momencie wdrażania systemu Impuls zatrudnialiśmy blisko 250 osób, teraz 550, asortyment kotłów CO wzrósł w tym czasie z 46 indeksów wyrobu gotowego do blisko 1000. Prowadzenie działalności na taką skalę bez zaawansowanego systemu informatycznego byłoby niemożliwe. Bez wątpienia jednym z motorów napędowych wzrostu, z jakim mamy do czynienia w ostatnich latach była informatyzacja. Trudno jednak dokładnie policzyć, w jakim stopniu ERP wpłynął na zwiększenie przychodów – zwraca uwagę Wojciech Różalski, dyrektor zarządzający Defro.

W labiryncie kalkulacji

Jego zdaniem, wdrożenie ERP pozwoliło na uporządkowanie procesów w firmie, zdecydowanie ułatwiło implementację certyfikacji ISO, pozwoliło też zintegrować zespoły dzięki łatwiejszemu dostępowi do informacji. Trudno to jednak przeliczyć na konkretne pieniądze. Podobne wnioski wyłaniają się z lektury najnowszego raportu Panorama Consulting. Wynika z niego, że wśród najczęściej wymienianych korzyści z wdrożenia ERP respondenci wymieniają: lepszy dostęp do informacji (14 proc. odpowiedzi), lepszą jakość danych oraz wyższą efektywność (po 11 proc.), a także lepszy poziom integracji (10 proc.). Na redukcję kosztów operacyjnych, pracowniczych wskazało 4 proc. respondentów. Nieco więcej, bo 7 proc. badanych wskazało na redukcję kosztów IT.

– ROI zawsze warto policzyć, ale konieczność wdrożenia systemu ERP wynika niekiedy z innych powodów niż tylko finansowe. Myślę tu np. o sprzedaży firmy, czy potrzebach związanych z analizą danych. W małych przedsiębiorstwach, w których mamy kilka maszyn, w ogóle moim zdaniem nie ma sensu liczyć ROI, a skupić należy się nad innymi elementami, które warunkują decyzję o wyborze rozwiązania – zauważa Konrad Krychowiak, kierownik działu IT w firmie Guala Closures DGS Poland, produkującej zakrywki do szklanych opakowań.

W przypadku DGS-u, największą korzyścią z wdrożenia systemu było usystematyzowanie i poprawienie dystrybucji oraz spójności danych pomiędzy różnymi systemami oraz umożliwienie analizy tych informacji.

Aby wyliczyć ROI, firmy posługują się zazwyczaj dwiema metodami. Najprostszym rozwiązaniem jest policzenie, w jakim czasie zwraca się inwestycja w system. Im dłuższy jest ten czas, tym inwestycja staje się bardziej ryzykowna i mniej atrakcyjna. Podobnie, im większa inwestycja początkowa, tym dłuższy czas zwrotu z inwestycji. Według danych Panorama Consulting tylko w co 4 przypadku koszt wdrożenia zwrócił się w ciągu pierwszych dwóch lat. Dlatego Wojciech Różalski z DEFRO zaleca na początku wdrożenie standardowych modułów systemu, dopiero wówczas, gdy firma dobrze pozna jego możliwości, warto pomyśleć o rozbudowie.

Według innej i bardziej czasochłonnej metody, ROI wylicza się rozważając alternatywne metody inwestycji. Przychody generowane po wdrożeniu systemu ERP porównuje się z innymi rozwiązaniami, które w tym czasie firma mogła zastosować – choćby bankowego depozytu, czy inwestycji w park maszynowy. Ta metoda też jednak ma swoje ograniczenia.

Złotówki w ogniu krytyki

Zdaniem praktyków, liczenie ROI wyrażone w złotówkach ma sens tylko wtedy, gdy firma nie rozwija się szybko. Stosunkowo łatwo znaleźć wówczas punkt odniesienia. Weźmy np. pod uwagę przypadek firmy, która realizuje przykładowo 1800 transakcji dziennie i zatrudnia do obsługi tego procesu, opartego na papierowej dokumentacji 20 osób. Wówczas można pokusić się o wyliczenie, o ile po wdrożeniu ERP zredukowano wydatki dzięki automatyzacji. – W firmach stabilnych, które nie notują znacznego zwiększenia obrotów, można porównać, które procesy usprawniły się po wdrożeniu systemu ERP. Dość łatwo stwierdzić np. czy zmniejszają się stany magazynowe a jeśli tak, o ile. Wówczas można pokusić się o konkretne wyliczenie oszczędności. W firmach, które rozwijają się bardzo szybko – tak jak Defro – trudno jest odwzorować, jakie faktycznie ERP przyniosło korzyści. Oczywiście, łatwo stwierdzić co się zmieniło na lepsze, trudno jednak to przekuć na liczby – zwraca uwagę Sławomir Kuźniak z firmy BPSC, która ma na swoim koncie ponad 700 zrealizowanych wdrożeń systemu ERP.

Mimo to, część dostawców przekonuje, że jest w stanie ROI wyliczyć i jeszcze przed wdrożeniem oszacować mierzalne, wyrażone w złotówkach korzyści z zastosowania systemu ERP. – Jeżeli dostawca twierdzi, że wdrożenie systemu pozwoli zaoszczędzić określoną sumę pieniędzy, to powinien to wprost zadeklarować w umowie. Jeśli tego nie zrobi, to ROI jest czystą teorią nie mającą nic wspólnego z rzeczywistością – zwraca uwagę Wojciech Różalski, dyrektor zarządzający Defro.

Jego zdaniem wyliczenie ROI jest możliwe przy założeniu, że firma na przestrzeni analizowanych np. 5 lat nie będzie inwestowała w park maszynowy, nie będzie wprowadzała nowych produktów ani zwiększała zatrudnienia. Wówczas można byłoby policzyć co się w tym czasie zmieniło i miarodajnie wyliczyć wartość dodaną. W praktyce takiej firmy nie ma, wyliczanie ROI nie ma więc jego zdaniem żadnego uzasadnienia.

Trzecia droga

Zamiast liczyć ROI, można spróbować – analizując efekty wdrożenia systemu – udzielić odpowiedzi na pytanie: „Tak/Nie” a nie „Ile”. W ten sposób można zidentyfikować obszary, które usprawniono dzięki wdrożeniu systemu ERP i zidentyfikować, w jakim stopniu cele zostały zrealizowane. Przykładem może być zmniejszenie zapasów dzięki lepszemu planowaniu i kontroli, wyższa wydajność produkcji dzięki zmniejszeniu przestojów i awarii, obniżenie kosztów zakupu materiałów, czy zwiększenie efektywności pracy dzięki lepszej alokacji zasobów. Jeśli takie cele stawiano przed wdrożeniem, to po implementacji systemu można stwierdzić czy to się udało, i w jakim stopniu.

Można też inaczej – zamiast koncentrować się na wyliczaniu stopy zwrotu z inwestycji w ERP możemy rozważyć alternatywny scenariusz – „co by było, gdyby systemu ERP nie było”. W przypadku Defro odpowiedź na to pytanie jest prosta: bez systemu ERP firma nie byłaby w tym miejscu, w którym znajduje się obecnie. – Nasz rozwój był uzależniony od wdrożenia systemu. Trudno mi wyobrazić sobie realizację pewnych procesów – począwszy od zamówień i sprzedaży – bez ERP. Zarządzanie produkcją, finansami, księgowością, obsługą magazynu w oparciu o oprogramowanie rozproszone i Excel, byłoby niemożliwe – zwraca uwagę Wojciech Różalski z Defro. W takiej sytuacji można pokusić się o wyliczenie – ile kosztowałoby zarządzanie przedsiębiorstwem zatrudniającym 600 osób i posiadającym blisko 1000 indeksów wyrobu gotowego. I porównać je z obecną sytuacją.

Do podobnych wniosków skłania także opinia Konrada Krychowiaka. – Nie wyobrażam sobie raportowania i prowadzenia tak dużego przedsiębiorstwa jak DGS bez ERP opartego o relacyjną bazę danych. Bez systemu nawet prosta analiza czegokolwiek byłaby niemożliwa. ERP to również fundament do budowy rozwiązań komplementarnych, np. etykietowania towarów w oparciu o dane z ERP – tłumaczy Konrad Krychowiak z Guala Closures DGS Poland.