Rozliczanie projektów unijnych: Dotacja przyznana i co dalej?

Zarządzanie projektami unijnymi należy rozpatrywać jako proces całościowy, począwszy od identyfikacji potrzeb inwestycyjnych firmy transportowej, poprzez wybór optymalnego programu operacyjnego i złożenie w ramach niego wniosku aplikacyjnego, po finalny jego etap – rozliczanie projektu. Analizując proces zarządzania projektem, który otrzymał dofinansowanie w ramach dotacji unijnych, etap rozliczania jest najdłuższy.

Audyt przygotowania do wdrożenia

Po euforii otrzymania wsparcia finansowego, należy dokładnie przeanalizować zapisy umowy i wynikające z nich zobowiązania. Efektywna współpraca firmy konsultingowej z beneficjentami programów operacyjnych rozpoczyna się od przeprowadzenia wstępnego audytu przygotowania danej spółki do wdrożenia zapisów wynikających z umowy o dofinansowanie. Jest to skuteczne narzędzie efektywnego i bezpiecznego zarządzania.

Celem audytu wewnętrznego jest zweryfikowanie stanu przygotowania do wdrożenia zobowiązań beneficjenta wynikających z umowy o dofinansowanie oraz uzyskania potwierdzenia, że projekt jest (lub może być) realizowany prawidłowo. Weryfikuje on m.in:

· możliwość udokumentowania zapisów z etapu aplikacyjnego,

· możliwość osiągnięcia wskaźników projektu,

· możliwość udokumentowania wypełnienia kryteriów merytorycznych, za które beneficjent otrzymał punkty podczas oceny dokumentów aplikacyjnych przez instytucję wdrożeniową.

Audyt ma również na celu zdefiniowanie obszarów ryzyka (zarówno tych wewnętrznych jak i zewnętrznych) związanych z realizacją przedsięwzięcia, które pozwolą na podjęcie działań naprawczych lub korygujących. Decyzja o przyznaniu dotacji nie jest równoznaczna z prawidłowym jej rozliczeniem i wypłatą dofinansowania w zakontraktowanej kwocie. Umowa o dofinansowanie jest zatem promesą zrefundowania wydatków pod pewnymi warunkami. Analiza umów o dofinansowanie dla wybranych programów operacyjnych, zarówno tych krajowych jak i regionalnych pozwala na zdefiniowanie wspólnych (powtarzających) się obszarów, które zawierają umowy. Zakres stosowania obowiązków pojawia się w umowach w zależności od rodzaju podmiotu, projektu jak również dokumentów programowych dla danego programu pomocowego.

Poprawność dokonywania zamówień …

… w ramach projektu weryfikuje się zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych z 29 stycznia 2004 r., w przypadku gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy. W innym przypadku beneficjenci mają obowiązek (pod rygorem niezatwierdzenia danego zamówienia podczas kontroli) ponoszenia wszystkich wydatków objętych projektem oraz do zachowania zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Zobowiązani są także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego, jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową o dofinansowanie. Należy również pamiętać, że na etapie składania wniosku o płatność beneficjent ma jedynie obowiązek przedłożenia dowodów dokonania płatności w ramach poszczególnych zamówień. Dopiero kontrola na miejscu projektu bada zachowanie zasad konkurencyjności, efektywności, jawności i przejrzystości zgodnie z zapisami Kodeksu cywilnego oraz dokumentów wewnętrznych beneficjenta, które regulują kwestie zakupów.

Zagadnienie związane z obowiązkami, konsekwencjami ale i też ryzykami związanymi z tematem dokonywania zamówień należy odnieść do odpowiednich przepisów prawnych oraz wytycznych i dokumentów programowych. Niestety wytyczne programowe nigdzie nie uszczegóławiają wyżej przedstawionych zasad, co na gruncie postępowania przetargowego rodzi szeroki obszar niejednoznacznych interpretacji, niejasności, nadużyć, czy też niedomówień w dokumentacji z postępowania przetargowego. Brak jasno sprecyzowanych wytycznych w odniesieniu do np. przejrzystego opisu przedmiotu zamówienia powoduje wysokie ryzyko, iż w ocenie kontrolerów doszło do naruszeń istoty konkurencyjności.

Sprawozdawczość

Obowiązek sprawozdawczości gwarantuje cykliczne monitorowanie przez właściwą instytucję wdrożenia założonych celów projektu, w tym m.in.: bieżącą ewaluację wskaźników projektu. Jednym z celów sprawozdawczości jest też bieżące badanie jednego z ważniejszych zobowiązań beneficjentów w zakresie niedokonywania w ramach projektu zasadniczych modyfikacji. Zachowanie zasad trwałości projektu odnosi się bezpośrednio do zachowania trwałości i niezmienności instytucjo–prawnej beneficjenta. Trwałość projektu definiowana jest, jako zdolność instytucjonalna i organizacyjna beneficjenta do realizacji projektu i zapewnienia środków, które zagwarantują stabilność projektu w okresie jego realizacji oraz w okresie trwałości. Pięcioletnia trwałość projektu odnosi się zarówno do podmiotu jak i przedmiotu projektu.

Ewidencjowanie wydatków i przychodów w ramach projektu konieczne jest w celu zachowania i udokumentowania przejrzystości i kwalifikowalności wydatków. Obowiązek ten ma za zadanie spełniać 3 funkcje: sprawozdawczą, podatkową oraz kontrolną w odniesieniu do wydatków zaprojektowanych w harmonogramie rzeczowo–finansowym. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego, umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem. Sposoby zachowania i dokumentowania wydatków i przychodów w ramach projektu określa bezpośrednio polityka rachunkowości danego przedsiębiorstwa. Obowiązek ewidencjowania wydatków ma istotne znaczenie w przypadku kwalifikowalności podatku VAT w projekcie.

Udokumentowanie wydatków

Istnieje również konieczność udokumentowania poniesionych wydatków w celu zatwierdzenia przez właściwą instytucję poniesionych kosztów, a następnie wypłaty transzy dotacji. Umowy o dofinansowanie enumeratywnie wymieniają dokumenty niezbędne w celu złożenia wniosku o płatność końcową lub pośrednią. Warunki wypłaty dofinansowania określają rodzaje poniesionych wydatków oraz obligatoryjne dla nich załączniki do wniosku o płatność. Należy pamiętać, że warunkiem zatwierdzenia pierwszego wniosku o płatność pośrednią bądź zaliczkową jest przedłożenie przez beneficjenta dokumentów księgowych oraz posiadanie pełnej dokumentacji środowiskowej (w tym prawomocnego pozwolenia na budowę jeśli dotyczy projektu inwestycyjnego). Dopiero spełnienie tych dwóch warunków jednocześnie daje gwarancję akceptacji i wypłaty dotacji. Na szczególną uwagę zasługują wydatki osobowe oraz ogólne. Specyfika tej kategorii kosztów powoduje trudności beneficjentów podczas rozliczania projektu.

Monitoring osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników

Nie wolno zapominać o konieczności osiągnięcia docelowej wielkości wskaźników produktu i rezultatu (w tym wskaźników ekologicznych) przy prawie beneficjenta do wprowadzania zmian w projekcie. Monitoring osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników jest kluczową kwestią podczas kontroli końcowej projektu. Mierzalne efekty projektu bardzo często decydowały o uszeregowaniu projektu na liście rankingowej, ich zarządzanie jest jednym z ważniejszych obowiązków beneficjenta. W sytuacji zmiany zakresu rzeczowego projektu (co w przypadku niestabilnej sytuacji ekonomicznej bądź zmiany koncepcji procesowej jest częstym zjawiskiem) lub w przypadku konieczności zmodyfikowania pewnych rozwiązań w projekcie, należy dokonać wewnętrznej analizy w zakresie zbadania czy zakres tych zmian nie będzie łamał lub naruszał zasady trwałości projektu. Planowane zmiany w projekcie mogą wymagać konieczność aktualizacji załączników do umowy o dofinansowanie. Dbałość o zachowanie spójności dokumentów projektowych (operacyjnych) zminimalizuje problemy, które mogą wystąpić podczas kontroli i wykrytych podczas nich nieprawidłowości.

Oprócz samego monitoringu istnieje konieczność archiwizacji w celu kontroli i przechowywania dokumentów w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych związanych z realizacją projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 10 lat od dnia wejścia w życie umowy o dofinansowanie.

Promocja i wizualizacja projektu

Biorąc pod uwagę przedstawiony wachlarz obszarów związanych z obowiązkami w zakresie prawidłowego rozliczenia dotacji, beneficjenci powinni rozważyć możliwość współpracy z firmą doradczą w zakresie rozliczania projektów w celu efektywnego i terminowego wypełnienia zapisów umowy o dofinansowanie. Optymalne zarządzanie projektem unijnym zależy w dużym stopniu od wiedzy i doświadczenia w zakresie umiejętnego wykorzystania zapisów poszczególnych dokumentów programowych. Znajomość zapisów programowych pozwala na wykorzystanie praw beneficjenta, wynikających z przysługujących mu np. środków ochrony prawnej.

Jolanta Kałuska

Jolanta Kałuska jest Project Manager, PNO Consultants specjalizującej się w pozyskiwaniu funduszy unijnych dla firm.