Stres w branży TSL

Kluczowe kompetencje w branży TSL?

Wielozadaniowość, presja czasu, wieloetapowe negocjacje z klientami czy przewoźnikami (często wymagające znajomości różnic kulturowych), rosnące wymagania klientów, a także szybko rozwijająca się konkurencja, brak miejsca nawet na drobne błędy popełniane przez pracowników, które mogą powodować poważne konsekwencje, np. najmniejsza pomyłka spedytora w zakresie pomiaru ładunków wiąże się z konsekwencjami finansowymi. Wszystko to sprawia, że praktyka bardzo szybko „weryfikuje” tych pracowników, którzy ze względów osobowościowych nie radzą sobie z opisanym obciążeniem wynikającym ze specyfiki pracy w branży.

Dlatego tak istotna w przypadku pracowników jest umiejętność radzenie sobie ze stresem, a w przypadku kadry zarządzającej skuteczne zarządzanie organizacją tak, aby stres nie miał negatywnego wpływu na wykonywane przez nich zadania.

Czym jest stres?

Pierwszą definicję stresu w 1939 roku zaproponował Hans Sely, publikując artykuł w czasopiśmie „Nature”. Stwierdził, że „stres to niespecyficzna reakcja organizmu na jakiekolwiek wymagania na niego nałożone”. Sely pisał nie tylko o czynnikach negatywnych, które wywołują stres, ale również o pozytywnych, takich jak np. (w branży logistycznej) nowy duży kontrakt, udział w przetargu znaczącym dla firmy, rozwój firmy i rosnące w związku z tym potrzeby dotyczące kompetencji pracowników, czy w ujęciu jednostkowym − awans stanowiskowy, nowa rola zawodowa.

Stres może wywoływać nie tylko sytuacja zagrożenia czy utraty czegoś, ale również szansa, wyzwanie czy nagroda. Z biegiem czasu naukowcy spojrzeli na stres szerzej, uznając, że jest to mechanizm, który zakłóca homeostazę ciała, a reakcję stresową uznali za jedno z wielu przystosowań, które ostatecznie przywracają równowagę organizmu.

Pojawia się jednak pytanie − jeśli stres zaburza naszą równowagę, czy jest nam w ogóle potrzebny? I tak, naukowcy dowiedli, że do działania potrzebny jest optymalny poziom stresu, który daje nam energię, mobilizuje do działania, zwiększa zdolność koncentracji, poprawia uwagę, pamięć i szybkość reagowania, ułatwiając w konsekwencji realizację zadań wymagających i skomplikowanych. Dotyczy to jednak tylko stresu krótkotrwałego, pojawiającego się od czasu do czasu, szczególnie w sytuacjach zwiększonego zapotrzebowania na działanie.

Wiele osób wybiera celowo zawody obarczone dużymi wymaganiami, w tym radzenia sobie ze stresem, gdyż lubi sytuacje, w których adrenalina rośnie, trzeba działać szybko i zdecydowanie, liczą się precyzja i wytrzymałość. Pamiętać jednak należy o jednej podstawowej zasadzie. Gdy stres trwa zbyt długo, a jego poziom przekroczy dopuszczalne granice (dla każdego człowieka inne), jego działanie przestaje być pozytywne, a wręcz przeciwnie − zaczyna upośledzać wiele funkcji organizmu.

Osoby długotrwale doświadczające stresu zaczynają odczuwać jego negatywne skutki. Bóle głowy, zmęczenie, kłopoty z koncentracją, z pamięcią, ze snem, zaburzenia odżywiania, rozdrażnienie, oziębłość seksualna, niekontrolowane wybuchy emocji bądź wręcz przeciwnie − zablokowanie emocjonalne i szereg innych objawów. W długotrwałej perspektywie stres jest jedną z przyczyn depresji, wypalenia zawodowego i według badań prowadzonych od lat − jest również częściowo odpowiedzialny za wiele chorób psychosomatycznych.

Skutki stresu w pracy

Z perspektywy organizacji i efektywności jej działania, stres i jego rosnąca obecność w wielu środowiskach pracy, powoduje wzrost rotacji pracowników, konflikty i trudności we współpracy pracowników, błędy w podejmowanych decyzjach, częstsze korzystanie ze zwolnień lekarskich i ostatecznie spadek efektywności i produktywności pracowników.

Poważnym efektem stresu w pracy jest również syndrom wypalenia zawodowego, który według znanej badaczki tematu Christiny Maslach, w szczególności dotyczy tych stanowisk, które związane są z częstym kontaktem z ludźmi. Dodatkowo, gdy długotrwale wkładamy w coś wysiłek, angażujemy się, ponosimy jakieś koszty (godziny poświęcone pracy, towarzyszące temu zmęczenie i wyczerpanie), a brakuje rezultatów lub ciągle są kwestionowane przez przełożonych, to jesteśmy na prostej drodze do wypalenia zawodowego.

Co najbardziej może zainteresować jednak kadrę kierowniczą i właścicieli firm logistycznych, według badań prowadzonych przez Organizację ds. Badań nad Poprawą Zdrowia (Health Enhancement Research Organization – HERO), stres ma negatywny wpływ na wyniki finansowe firm. Choroby, zwolnienia czy koszty związane z rekrutacją nowych pracowników, to realne i policzalne skutki zarządzania, które nie bierze pod uwagę wpływu warunków pracy na kondycję psycho-fizyczną pracowników. W pełnym wymagań świecie logistyki, zmienności i presji czasu, okazuje się że temat stresu jest niezwykle istotny.

Co stresuje pracowników TSL?

Źródłem stresu może być sama praca i jej charakter. Największego stresu doświadczają pracownicy TSL kontaktujący się z klientami, związani z obszarem spedycji czy zatrudnieni w transporcie (morskim, powietrznym, lądowym), a w szczególności odpowiedzialni za negocjacje z dostawcami, odbiorcami, przewoźnikami.

Pracownicy obawiają się błędów i pomyłek, zmagają się z presją czasu, efektywnością i wymaganiami, które stawia przed nimi rozwijający się i konkurencyjny rynek oraz z rosnącymi potrzebami klientów. Do tego dochodzi potrzeba nieustannego radzenia sobie ze zmianami w przedsiębiorstwach logistycznych, na co wpływają warunki pogodowe, problemy administracyjne (np. zatrzymanie ładunku na granicy), zmiany podatkowe, a nawet polityczne w krajach, z których pochodzą klienci.

Potencjalnych zagrożeń w transporcie jest bardzo dużo. Występują w zasadzie na każdym kroku – podczas jazdy, w pracach załadunkowych i rozładunkowych, w kontakcie z materiałami niebezpiecznymi, szczególnie w sytuacji uszkodzeń opakowań lub wypadków drogowych, utrudnieniach na drogach. Wszystkie te sytuacje generują stres u pracowników, ale również wśród kadry zarządzającej, która odpowiada za tworzenie takich warunków pracy, aby stres nie był czynnikiem negatywnie wpływającym na realizację poszczególnych zadań.

Niezwiązany bezpośrednio ze specyfiką pracy, ale mogący powodować stres, jest system bądź sposób zarządzania funkcjonujący w organizacji. Systemy nieprzejrzyste dla pracowników, nieuwzględniające ich osiągnięć (wysiłku i wkładu w pracę), ani posiadanych kompetencji (brak wdrożonych systemów zarządzania przez kompetencje) powodują, że wielu pracowników traci motywację i doświadcza codziennego stresu. Brak jasnych reguł dotyczących ścieżek rozwoju i kariery, nieuzasadnione nagradzanie jednych pracowników, a pomijanie innych, zadania przekraczające kompetencje, bądź wręcz przeciwnie − niewykorzystujące ich potencjału, mogą w dłuższej perspektywie wzmóc doświadczenie stresu, wynikające pierwotnie jedynie z charakteru samej pracy.

Jak zarządzać firmą w branży TSL, aby niwelować stres i jego skutki?

Budowanie organizacji, która przeciwdziała skutkom stresu nie jest proste i nie istnieją uniwersalne sprawdzone rozwiązania, które sprawdzą się w każdej organizacji. Jeśli jednak miałabym w skrócie poradzić właścicielom firm, na co zwrócić uwagę, gdzie skierować uwagę w budowaniu takiej organizacji, zaczęłabym od następujących kroków, a właściwie punktów koncentracji.

Problemy ze stresem pracowników pogłębia niedostateczne przygotowanie menedżerów do pełnionych przez nich funkcji. Jeśli menedżer nie posiada rozwiniętych umiejętności interpersonalnych, sam doświadcza negatywnych emocji, które często przenosi na innych. Nie radzi sobie z problemami na stanowisku, nie wie, w jaki sposób ma skutecznie dbać o kondycję pracowników i realizację zadań.

Zaczynamy od „góry”

Należy więc zacząć od kadry menedżerskiej. W skrócie − przyjmować „właściwych” i nie bać się wymieniać „niewłaściwych”. Nie bez powodu bestsellerami na rynku publikacji psychologicznych stały się pozycje dotyczące inteligencji emocjonalnej, gdyż to ona, dobrze rozwinięta u menedżera, odpowiada za skuteczne budowanie i zarządzanie relacjami międzyludzkimi, a te − prawidłowo ukształtowane − chronią pracowników przed negatywnymi skutkami stresu.

Celowy dobór menedżerów trzeba prowadzić na bazie stworzonych wcześniej profili kompetencyjnych, w tym profilu cech osobowościowych oraz dbać o rozwój kompetencji zarządzających poprzez odpowiednio dobrane działania rozwojowe. Pamiętajmy, że jedną z głównych przyczyn odejść pracowników z firm nie jest sytuacja w firmie, ale właśnie nieprawidłowe stosunki z przełożonym bądź negatywna ocena jego działań. Szef/ menedżer ma ogromną zdolność wpływania na reakcje, a nawet emocje pracowników.

Wytropić wąskie gardło firmy

Kolejnym krokiem może stać się przegląd procesów funkcjonujących w organizacji, znalezienie wąskich gardeł i wdrożenie usprawnień. Im większe stają się organizacje, tym trudniej jest pracownikom efektywnie realizować zadania, co wpływa na poziom stresu i frustracji.

Wraz z przeglądem i usprawnieniem procesów należy cyklicznie analizować pracę i obciążenie nią na wybranych stanowiskach. Należy obserwować, z jakim stresem, zadaniami i ich rezultatami wiąże się praca, tak aby na stanowiskach potencjalnie najbardziej wyczerpujących wdrażać mechanizmy wsparcia, które chronić będą pracowników przed skutkami długotrwałego stresu.

Niewielkie usprawnienia/zmiany mogą czasem przynieść bardzo pozytywne efekty. Ważne jest również, aby nie kierować się własnym wyobrażeniem o tym, czego potrzebują pracownicy na tych stanowiskach, ale pytać pracowników o zdanie, a ostatecznie uwzględniać ich pomysły na usprawnienia i zmianę sytuacji. Włączanie pracowników w proces zmian w organizacji chroni ich przed stresem, gdyż daje poczucie sprawstwa i kontroli nad sytuacją, podnosi także motywację i zaangażowanie.

Pomoc HR

Przejdźmy do roli działu HR, która w kształtowaniu rozwiązań przeciwdziałającym skutkom stresu w organizacji jest nieoceniona. Właściwy dobór kadr jest nieocenioną podstawą, oczywiście dobór profesjonalny, oparty o rzetelną analizę niezbędnych kompetencji, a także o stworzone na tej podstawie profile kompetencyjne pracowników.

Już na starcie kluczem do sukcesu staje się wybranie tych, którzy potencjalnie najlepiej poradzą sobie na stanowiskach z dużym stresem. Poza tym, pracownicy od początku powinni wiedzieć, z czym wiąże się realizacja określonych zadań, jakie kompetencje są wymagane, a które należy rozwijać, oraz na jakie wsparcie w organizacji mogą liczyć.

To również dział HR odpowiada za treningi i szkolenia dla pracowników, które powinny uwzględniać obszar budowania umiejętności radzenia sobie ze stresem i wysuwać propozycje skierowane do najbardziej obciążonych stresem grup pracowników.

I ostatnią kwestią, co nie oznacza jej najmniejszej wagi, jest ciągła praca nad kulturą organizacji. Wartości i niepisane normy, które funkcjonują w firmie, w dużo większym stopniu wpływają na działania pracowników, niż głoszone publicznie hasła i zachęty. Jeśli tolerujemy nadgodziny i morderczy wyścig szczurów w firmie, jeśli menedżer, któremu obce są reguły pozytywnego wzmacniania pracowników, jest awansowany, to nic dziwnego, że zatrudnieni nie wierzą w wartości „firmy przyjaznej pracownikom”, które są oficjalnie głoszone.

Praca nad opisanymi obszarami budowania mechanizmów przeciwdziałających skutkom stresu nie jest łatwa i czasem warto skorzystać z pomocy ekspertów, którzy podpowiedzą, czasem wydawałoby się oczywiste, rozwiązania.

I na koniec…

Zarządzanie stresem w organizacji wspomaga kreowanie wizerunku firmy jako dobrego pracodawcy. Komunikujemy pracownikom, że ważne jest dla nas ich zdrowie i samopoczucie, że tzw. work life balance nie jest tylko propagandowym hasłem, ale istotną wartością organizacji. Pracownik spełniony w życiu osobistym, zdrowy i wypoczęty, jest najbardziej efektywny i zaangażowany w działania na rzecz firmy.