System we flotowej służbie

Wybierając samochód menedżer odpowiadający za administrację floty ma możliwość obiektywnego porównania TCO. Na koszty systemów IT wpływ ma kilka, często dość szczegółowych elementów. – Wycena każdego wdrożenia ma charakter indywidualny, ale można wyodrębnić czynniki wpływające na końcowy koszt. To liczba pojazdów i stanowisk jednoczesnego dostępu, liczba zakupionych modułów dodatkowych, przewidywanych dni szkoleniowych, przygotowanie ewentualnych integracji bądź zasileń bazy danymi z niestandardowych systemów. Niekiedy w przypadku zaawansowanych wdrożeń koniecznie jest wykonania dodatkowego audytu, nie jest to jednak częsty przypadek – mówi Marek Zwierzchowski, wiceprezes firmy PasCom.

Za co płacimy

I zaraz dodaje: – Potencjalni użytkownicy często obawiają się wszelkich dodatkowych kosztów, dlatego nasze systemy są bardzo dobrze udokumentowane i zawierają zawsze aktualną instrukcję obsługi. Udostępniamy również kilkanaście krótkich filmów szkoleniowych. To wszystko pozwala na ograniczenie opłat za wdrożenie do minimum. Przy niewielkiej flocie często ogranicza się ono jedynie do konsultacji.

– Podstawa wyceny standardowego systemu zależy od wielości floty oraz ilości operatorów równolegle pracujących w systemie. Dodatkowe koszty to ceny opcji, którymi zamawiający jest zainteresowany. Dla przykładu, nie wszyscy potrzebują podłączenia do systemu finansowego, rozksięgowania kosztów międzyokresowych RMK, zarządzania szkoleniami, rezerwacji pojazdów dyspozycyjnych, wersji internetowej, mobilnej. Tego typu elementy można zresztą dokupić również później, podczas eksploatacji systemu – dodaje Bogdan Piotrowski, prezes firmy VirtualCarmen Software.

Preferencje klientów

Ważny element wyceny stanowi informacja, czy klient potrzebuje w miarę standardowych rozwiązań, czy też bardziej skomplikowanych. W przypadku Softry standardowe moduły to na przykład:

– administracja (pojazdami, użytkownikami, wyposażeniem, kartami paliwowymi, oponami, ubezpieczeniami, szkodami, wykroczeniami drogowymi itp., przypomnienia automatyczne i definiowane przez użytkownika), – eksploatacja (nadzór nad przebiegami, przeglądami, badaniami technicznymi i innymi terminami, rozliczenia paliw, limitów itp.) – rozliczanie kosztów (import kosztów z systemów koncernów paliwowych, sieci serwisowych, firm oponiarskich, ubezpieczeniowych, leasingowych, CFM, analizy kosztów, raportowanie) A dodatkowe moduły to między innymi integracja z systemem: finansowo-księgowym (np. Symfonia, SAP, Ksenofont), kadrowo-płacowym (np. SAP HR, TETA), lokalizacji pojazdów GPS (np. CMA, Data System, Finder/AutoGuard, Frame Logic, Satis). Ale także wysyłanie powiadomień w SMS, zarządzanie pojazdami pulowymi, czy internetowe aplikacje do wprowadzania danych.

Nabywcy produktów i usług Softry najczęściej wybierają takie elementy jak instalacja systemu (zdalna lub w siedzibie klienta), przeniesienie danych ze starego systemu lub z arkuszy Excel, dostosowanie dokumentów do wzorów klienta (np. protokoły, umowy, wzory pism, maili), integracja z systemami klienta (finansowo- księgowymi, kadrowymi, GPS) i systemami obiegu dokumentów/innymi nietypowymi systemami. Firmy oferują szkolenia w swojej siedzibie, u klienta lub zdalnie przez internet. Najbardziej optymalne jest przeszkolenie kadry w przedsiębiorstwie, choć niesie za sobą koszty dojazdu trenera. Tańszą formą jest szkolenie na żywo przez internet. Koszty generuje również infrastruktura informatyczna.

– W celu ich obniżenia oferujemy system na różne platformy bazodanowe takie jak Oracle, MSSQL, Postgresql. Coraz większą popularność zyskuje outsourcing – powierzenie oprogramowania w ręce jego dostawcy. Klient unika wtedy inwestycji w serwery, zmniejsza się zatrudnienie informatyków, koszty rozłożone są na stałe raty, a usługodawca odpowiada za całość – zarówno za program jak i infrastrukturę IT – mówi Wojciech Lewandowski, właściciel firmy Softra Systemy Informatyczne.

Co daje gwarancja?

Standardem jest 12 miesięczna gwarancja na sprawne działanie programu zawierająca określony czas reakcji na zgłoszone problemy, pomoc techniczną w okresie wdrożenia oraz dostęp do poprawionych, zmodyfikowanych wersji. – Po jej upływie jest możliwość zawarcia umowy nadzoru autorskiego, przedłużającej gwarancję, zapewniającej stały dostęp do najnowszych wersji programu oraz, zależnie od preferencji użytkownika, skrócony czas reakcji na zgłaszane uwagi. W przypadku obu rozwiązań ewentualne usterki w działaniu aplikacji usuwane są nieodpłatnie. Wycena indywidualnych zmian w systemie zależy od tego, czy określona modyfikacja będzie przydatna szerszej grupie użytkowników i czy może być ujęta w wewnętrznych planach rozwojowych systemu – mówi Marek Zwierzchowski z PasComu.

Softra w ramach gwarancji zapewnia sprawne działanie systemu. – Poza nią oferujemy klientom także wsparcie serwisowe – pomoc użytkownikom w codziennej pracy, aktualizacje oprogramowania zgodnie ze zmieniającymi się przepisami i rozwojem programu (nowe funkcje, udogodnienia) – dodaje W. Lewandowski.

Koszty aktualizacji

– Najlepszym sposobem na otrzymywanie aktualizacji systemu jest wykupienie opieki serwisowej systemu. Taka opieka w zależności od jej wersji, to np. nowe wersje systemu, helpdesk w dni robocze – mówi B. Piotrowski z VirtualCarmen Software.

– Jeżeli została zawarta umowa nadzoru autorskiego, wszelkie aktualizacje dostępne są w ramach tej umowy. Roczny koszt nadzoru wynosi 20-25 procent wartości licencji. Koszt zależny jest także od dodatkowych usług wymaganych przez użytkownika. Można także zakupić samą aktualizację po upływie gwarancji. Cena stanowi efekt różnicy pomiędzy bieżącą a posiadaną wersją, czyli okresu jaki minął od ostatniej aktualizacji – mówi Marek Zwierzchowski z PasComu.

Trzy lata pracy

– Prace nad najbardziej skomplikowanym rozwiązaniem trwały trzy lata. W tym czasie powstał ogromny system służący do zarządzania ponad 1000 pojazdów i maszyn roboczych, obsługi operacyjnej kilku tysięcy pracowników obsługujących te maszyny w ruchu ciągłym. Zawiera moduły harmonogramów pracowników i maszyn, warsztatów, dyspozytorni warsztatowych i eksploatacyjnych, zamówień na usługi transportowe oraz planowania ich realizacji. System został podłączony (wymiana w czasie rzeczywistym) do systemu SAP w zakresie magazynów części, kadr, płac, kontrolingu i rachunkowości (razem około 50 interfejsów). Z systemem 24 godziny na dobę pracuje około 100 osób – opowiada B. Piotrowski z VirtualCarmen Software.

– Mamy wielu klientów, którzy od kilku lat praktycznie co chwile zgłaszają nam do realizacji swoje nowe pomysły. Obecnie realizujemy szereg dużych projektów wdrożeniowych m.in. dla czołowej firmy ubezpieczeniowej posiadającej dużą flotę pojazdów, dużego banku, jednego z czołowych importerów samochodowych oraz dla kilku dużych wypożyczalni samochodów i firmy CFM. Poza Fleet Managerami, użytkownikami naszych systemów są także sieci wypożyczalni samochodów oraz firmy z branży CFM. Przy tej grupie klientów bywają systemy, w których czas wdrożenia sięgać będzie nawet do 6 miesięcy – mówi Wojciech Lewandowski z Softry.

(Nie)Tylko dla dużych flot

W opinii wielu ekspertów, wyspecjalizowane systemy IT do zarządzania flotą są odpowiednio wykorzystywane przez przedsiębiorstwa użytkujące co najmniej 50, a nawet 100 aut. Nasi rozmówcy nie do końca się z tym zgadzają. – Wszystko zależy, czego oczekujemy od systemu. Uporządkowanie polityki flotowej ma znaczenie przy każdej ilości pojazdów. Gdy liczba samochodów rośnie, szczególną rolę zaczynają odgrywać narzędzia analityczne, a powyżej 30-50 pojazdów dedykowany system IT jest już bardzo przydatny, a jego wdrożeni e zwraca się w krótkim czasie – mówi M. Zwierzchowski z PasComu.

Zdaniem Wojciecha Lewandowskiego z Softry, Excel jest jak kartka papieru. – Nie kontroluje danych, które się w nim zapisuje, ma kłopot z tworzeniem raportów przekrojowych, szczególnie w dłuższych okresach czasu. Zazwyczaj już po przekroczeniu liczby kilkunastu pojazdów wykorzystywanie Excela, papieru i kalendarza staje się coraz trudniejsze. Wszystko zależy oczywiście od tego jak bardzo chcemy kontrolować informacje i na ile musimy z nich korzystać przygotowując np. raporty dla księgowości, zarządu, itp. Po przekroczeniu progu 20 pojazdów zastosowanie systemu zaoszczędza sporo czasu – tłumaczy W. Lewandowski.

– Jeżeli osoba prowadząca niedużą firmę ma wizję rzeczywistej analizy kosztów i nawyk pracy organicznej, to taki system jak nasz jest wskazany. Gdyby jednak oczekiwania firmy posiadającej kilkanaście pojazdów sprowadzały się do prostej ewidencji i chwilowych zainteresowań analizami kosztów – wystarczy Excel i proste analizy finansowe. W takich przedsiębiorstwach zazwyczaj brakuje dedykowanego pracownika do obsługi takiego systemu a nauczenie się jego efektywnego wykorzystywania przez przypadkową osobę w krótkim czasie stanowi wielką trudność – analizuje B. Piotrowski z VirtualCarmen Software.

Paliwowa konkurencja (?)

Niektóre firmy korzystają z dedykowanych systemów przygotowywanych we własnym zakresie. Inne wspierają się aplikacjami tworzonymi na przykład przez koncerny paliwowe.

– Programy oferowane przez jeden z koncernów paliwowych są bardzo dobrym rozwiązaniem dla firm mających kilka pojazdów. W średnich i dużych flotach królują od lat oprogramowania polskich producentów. Są dobrze dostosowane do lokalnych warunków, szybko aktualizowane, współpracują z obecnymi na rynku systemami finansowymi i GPS – mówi W. Lewandowski z Softry. Jak twierdzi Marek Zwierzchowski z PasComu, systemy proponowane przez koncerny paliwowe są jedynie uzupełnieniem bardziej zaawansowanych aplikacji. – Koncerny paliwowe, dostawcy GPS, czy firmy wynajmu długoterminowego, dysponują jedynie wycinkiem danych np. fakturami za paliwo, przebiegiem pojazdów, itp. Programy do zarządzania flotami to narzędzia wyspecjalizowane, umocowane w zasobach przedsiębiorstwa, zorientowane na łączenie danych z różnych źródeł. Dopiero komplet informacji pozwala na wiarygodne analizy i wnioskowanie. Niezwykle ważne jest też bezpieczeństwo danych – opowiada M. Zwierzchowski.

– Nigdy nie traktowaliśmy koncernów paliwowych jako konkurencji. Jednym z ważniejszych zadań naszego systemu jest dopełnienie procesu zakupu paliwa w firmie, czyli pomoc w rozliczeniu faktur z koncernów paliwowych oraz zaksięgowaniu ich do systemu finansowego. W ten sposób faktury z tych podmiotów, mimo swojej wielkości, są najszybciej i najdokładniej rozksięgowanymi tego typu dokumentami w przedsiębiorstwie. System finansowy powinien zajmować się globalna analizą firmy czy holdingu, wymiarów kontrolingowych oraz kont księgowych. Zadaniem Carmena jest pilnowanie szczegółów, których nigdy w systemie finansowym nie będzie (np. liczniki, spalanie, rozliczanie obciążeń, ewidencja) – argumentuje prezes VirtualCarmen Software.

Cena a jakość

Odwiecznym tematem w rozmowach z usługodawcami, nie tylko systemów IT, jest świadomość zakupowa klientów oraz ich nastawienie względem relacji ceny z jakością.

– Świadomość użytkowników jest coraz większa i cieszy nas fakt, że przy wyborze systemu coraz częściej zmierzamy do modelu niemieckiego, gdzie najważniejszym kryterium nie stanowi najniższa cena, ale jej stosunek do jakości. Wysokość kosztu jako główny element wyboru to ślepa uliczka, czego najlepszym dowodem były problemy wykonawców autostrad – mówi Marek Zwierzchowski, wiceprezes firmy PasCom.

Jednym z ważniejszych kryteriów zakupu przez większe podmioty jest ocena potrzeb i potencjalnych korzyści. – Ważny element stanowi też ocena systemu przez środowisko flotowców z innych firm, w tym przedsiębiorstw z branży, segmentu, do którego należy zainteresowany podmiot. To menedżerowie potrafią rzetelnie ocenić współpracę z nami: aktualizacje, pomoc w rozwiązywaniu problemów, nowe wersje systemu… Małe firmy zazwyczaj kierują się ceną systemu – mówi B. Piotrowski z VirtualCarmen Software.

– Musimy dokonać wyraźnego podziału na klientów ze sfery budżetowej i innych. Wśród tej pierwszej grupy o wyborze programu decyduje prawie wyłącznie cena. W przypadku pozostałych podmiotów koszty oczywiście nadal stanowią bardzo ważny element, ale decyduje funkcjonalność systemu, sprawny serwis, wsparcie zapewniane użytkownikom, otwartość na dostosowanie aplikacji do potrzeb klienta. Inwestycja w system ma zwykle długofalowe skutki i zakupienie niewygodnego programu o małych możliwościach i słabym wsparciu serwisowym doskwiera przez długi czas – podsumowuje Wojciech Lewandowski, właściciel Softry.

Zapytanie ofertowe

Na co trzeba zwrócić uwagę przed i podczas składania zapytania ofertowego do firmy dystrybuującej system IT do zarządzania flotą? (źródło: wypowiedzi z firm PasCom i Softra)

– szacunkowa liczba aktywnych pojazdów/sprzętu obsługiwanych w systemie

– inne zasoby podlegające zarządzaniu (np. wyposażenie, sprzęt indywidualny, telefony komórkowe itp.)

– struktura pojazdów/sprzętu (np. pojazdy osobowe, dostawcze, ciężarowe, sprzęt budowlany, wózki widłowe)

– koncerny paliwowe/serwisy/dostawcy usług, z którymi chcemy zautomatyzować wymianę danych

– rodzaje dokumentów rejestrowanych w systemie (np. karty drogowe, raporty pracy sprzętu, rozliczenia okresowe, karty ewidencji wyjazdów, umowy itp.)

– przewidywana ilość stanowisk/użytkowników aplikacji

– struktura przedsiębiorstwa – pojedyncza firma, czy także firmy zależne

– przewidywane integracje (ERP, GPS, FK, mapy, itp.) dostawcy, z którymi powinna nastąpić integracja

– niekiedy potrzebne jest wykonanie audytu w siedzibie klienta

– opinie o dostawcy wydana przez użytkowników (najlepiej z podobnej branży) w zakresie funkcjonowania serwisu – stabilność dostawcy i jego chęć współdziałania z klientem w zakresie dostosowania systemu do potrzeb klienta

– obejrzenie pokazu możliwości systemu w tracie organizowanych pokazów

Fot. Fotolia