Szkolenia kontra podatki

Zacznijmy od analizy związanej ze szkoleniami z doskonalenia jazdy organizowanymi przez pracodawcę i by sprawa była w pełni jasna, nie mamy tutaj na myśli zajęć związanych ze szkoleniem okresowym, regulowanych odrębnymi przepisami. Nie pozostawia wątpliwości, także dla organów podatkowych, że finansowanie szkoleń pracowniczych, o których mowa w Kodeksie pracy, będzie stanowiło dla pracodawcy koszt podatkowy.

Zachęta buduje efekty

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że to właśnie Kodeks pracy zobowiązuje pracodawców do wspierania pracowników w procesie podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Czy szkolenie z doskonalenia jazd samochodem może być uznane za podnoszenie kwalifikacji zawodowych? Niewykluczone. Jak wskazuje bowiem art. 103¹ pojęcie to ma bardzo szeroki zakres i oznacza zdobywanie wiedzy i umiejętności bądź ich uzupełnianie przez pracownika. A przecież zgodnie z powyższymi regulacjami, podnoszenie kwalifikacji musi nastąpić z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.

Koszty podatkowe

Zasadniczo, aby wydatki stanowiły koszt uzyskania przychodu, muszą spełniać warunki przewidziane w ustawie podatkowej (odpowiednio w ustawie CIT i PIT). Zgodnie z powołanymi regulacjami, do kosztów można zaliczyć wszelkie wydatki dokonywane w prowadzonej działalności gospodarczej, w tym również wydatki na szkolenia pracownicze tak długo jak prowadzą one do powstania przychodu jak i zabezpieczenia/zachowania źródła przychodów. W związku z powyższym, w omawianym przypadku, podstawowym kryterium oceny poniesionych wydatków powinna być relacja występująca pomiędzy zakresem obowiązków służbowych, a charakterem odbywanego szkolenia. Wykazanie istnienia takiego związku, co do zasady, daje pracodawcy możliwość zaliczenia wydatków na szkolenie do kosztów podatkowych. W przypadku kierowców pojazdów ciężarowych na pewno nie będzie z tym problemów.

Kierowcy zawodowi

Generalna zasada wskazuje, że wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika nieodpłatnie, stanowi jego przychód ze stosunku pracy. Teoretycznie więc finansowanie przez pracodawcę szkolenia też powinny taki przychód stanowić.

Jednakże, art. 21 ustawy PIT przewiduje zwolnienie z opodatkowania, które w naszym przypadku mogłoby znaleźć zastosowanie. Mianowicie, zgodnie z ust. 1 pkt 90 tego przepisu, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych, zgodnie z odrębnymi przepisami, przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. Zwolnienie to nie obejmuje wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z całości lub części dnia pracy. Weźmy na przykład zawodowych kierowców (kierowców TIR-ów, karetek pogotowia itp.). W ich przypadku nie ma wątpliwości, że szkolenie w zakresie doskonalenia prowadzenia pojazdu jest związane z wykonywaną przez nich pracą, a tym samym powinno korzystać ze zwolnienia.

Handlowcy, menedżerowie, prezesi

A co z kierowcami niezawodowymi (tj. np. prezesem, dyrektorem, handlowcem) którzy w swojej codziennej pracy korzystają z samochodu służbowego? Tutaj sytuacja wydaje się bardziej złożona. Czy w ich przypadku można twierdzić, że doskonalenie z jazd jest podnoszeniem kwalifikacji zawodowych? Otóż naszym zdaniem jak najbardziej tak.

Jeśli bowiem w zakres obowiązków pracownika – poza realizacją założeń polityki sprzedaży – wpisane jest również prowadzenie bądź obsługa pojazdów służbowych, za które pracownik sam odpowiada w oparciu o przepisy dotyczące mienia powierzonego, zasadniczo można rozważać czy powołane powyżej zwolnienie nie mogłoby mieć zastosowania. Dodatkowo inwestycja w szkolenie zatrudnionego z zakresu doskonalenia jazdy może przyczynić się do zabezpieczenia przychodu przedsiębiorstwa. Nie ulega wątpliwości, że pracownik jeżdżący sprawnie, eksploatuje samochód w mniejszym stopniu, a także potrafi zapobiegać niebezpiecznym sytuacjom na drogach. W konsekwencji chroni nie tylko siebie, przyczyniając się do zminimalizowania ryzyka nieobecności w pracy związanej ze skutkami kolizji lub wypadku, ale również w pewien sposób zabezpiecza pojazd przed potencjalnymi uszkodzeniami.

Przy tak sformułowanych obowiązkach służbowych wartość sfinansowanego przez pracodawcę szkolenia z doskonalenia jazdy mogłaby zostać zwolniona z opodatkowania. Niemniej jednak doradzamy, by w takim przypadku zabezpieczyć się odpowiednią interpretacją prawa podatkowego. Naszym zdaniem dobrze napisany wniosek powinien pozwolić na uzyskanie pozytywnego rozstrzygnięcia, zatem warto podjąć takowe działanie.

Premia od klienta

Oprócz wskazanych powyżej sytuacji, zdarzają się także takie w których koszty szkolenia organizowanego przez podmiot trzeci, nie są ponoszone przez pracodawcę ale właśnie przez ten podmiot. Może to mieć miejsce, gdy dane zajęcia służą budowaniu relacji biznesowych i stanowią niejako prezent dla pracownika kontrahenta. W konsekwencji szkolenie, np. z doskonalenia jazdy samochodem, będzie dla uczestnika darmowe. Przykładem tego typu sytuacji są zajęcia finansowane przez jeden z koncernów paliwowych dla przedsiębiorstw kupujących najwięcej paliwa. Także niektóre towarzystwa ubezpieczeniowe finansują lub partycypują w kosztach poprawiania umiejętności kierowców firmowych.

Nie oznacza to jednak, że na organizatorze i na uczestniku nie będą ciążyły żadne obowiązki względem fiskusa. Zasadniczo bowiem, po stronie uczestnika powstanie przychód podlegający opodatkowaniu, zaś organizator, choć z całą pewnością jest to dosyć niezręczne, zostanie zobligowany do wystawienia uczestnikowi informacji PIT-8C. Oczywiście mogą zaistnieć pewne okoliczności przemawiające za stwierdzeniem, że w danym, konkretnym przypadku taki obowiązek nie występuje, ale tutaj każdy przypadek powinien być analizowany odrębnie. W tym zakresie należy w szczególności zbadać podstawę do przyznania pracownikowi kontrahenta konkretnego świadczenia, jakie dokumenty temu towarzyszą, jakie procedury wewnętrzne w zakresie przyjmowania prezentów funkcjonują w danej spółce itp.

Nagroda w konkursie

Szkolenie z jazd może być również przedmiotem wygranej w konkursie, na przykład związanym z ekologicznym prowadzeniem pojazdu. W takim jednak przypadku z perspektywy obowiązków podatkowych uczestnika kluczowe znaczenie będzie miała wartość takiej wygranej, a także warunki przeprowadzenia samego konkursu. Zgodnie ze zwolnieniem przedmiotowym zawartym w art. 21 ust. 1 pkt. 68 ustawy PIT, wolna od podatku jest wartość wygranych w konkursach i grach organizowanych i emitowanych przez środki masowego przekazu oraz konkursach z dziedziny nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa i sportu – jeżeli ich jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 760 złotych.

Głównym celem konkursu jest wyłonienie najlepszych osób w danej dziedzinie. Ponadto, aby konkurs odpowiadał swojej istocie, powinien w nim wystąpić element rywalizacji. Dla zastosowania zwolnienia wystarczy, aby konkurs został ogłoszony w środkach masowego przekazu. Przepisy podatkowe wyraźnie stanowią, że jednorazowa wartość nagrody nie może przekraczać 760 zł. Zwolnienie będzie zatem przysługiwać, jeżeli pojedyncze wygrane są niższe niż 760 zł, choćby nawet ich łączna wysokość w ciągu roku podatkowego przekroczyła tę kwotę. W sytuacji gdy przewidziane powyżej warunki co do wartości wygranej, ogłoszenia konkursu czy też jego tematyki nie będą spełnione, nagroda będzie opodatkowana 10 procentowym podatkiem (a nie progresywnie, tj. do 32 procent).