Udział w zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika
W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością uprawnienia wspólnika mogą być realizowane nie tylko osobiście, ale również przez pełnomocnika. Dotyczy to w szczególności udziału w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu.
Kodeks spółek handlowych wymaga, aby pełnomocnictwo zostało udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Chodzi zatem o tzw. formę pisemną zwykłą. Do jej zachowania wystarczy, aby dokument pełnomocnictwa został podpisany przez wspólnika. Oczywiście nie ma przeciwwskazań, aby właściwe umocowanie wynikało z dokumentu sporządzonego w innej formie szczególnej, to jest najczęściej pisemnej z podpisem notarialnie lub urzędowo poświadczonym, czy też w ramach aktu notarialnego.
Choć nie zostało to wyraźnie zastrzeżone, należy przyjąć, że na zgromadzeniu wspólników pełnomocnik powinien co najmniej okazać oryginał pełnomocnictwa, zaś kopia tego dokumentu powinna zostać dołączona do księgi protokołów.
Zakres pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo uprawniające do udziału w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu może mieć charakter szczególny lub rodzajowy. W pierwszym przypadku treść dokumentu wyraźnie ograniczy zakres reprezentacji np. do konkretnego zgromadzenia wspólników lub konkretnych spraw. Pełnomocnictwo rodzajowe będzie natomiast bardziej ogólne i wskazujące na rodzaj czynności, jakie może podejmować pełnomocnik. Daje to możliwość upoważnienia określonej osoby np. do stałego zastępowania na wszelkich zgromadzeniach wspólników danej spółki.
Udzielając pełnomocnictwa trzeba uważać na jego treść, aby przypadkiem nie powstały wątpliwości co do tego, czy pełnomocnik może nie tylko uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników, ale również wykonywać prawo głosu. Zgodnie z orzecznictwem wyłączona jest natomiast możliwość reprezentacji wspólnika na zgromadzeniu na podstawie tzw. pełnomocnictwa ogólnego. Reguluje to Kodeks cywilny zawierający umocowanie do dokonywania tzw. czynności zwykłego zarządu.
Osoba pełnomocnika
Kodeks spółek handlowych nie stawia żadnych szczególnych wymogów co do osoby pełnomocnika. Wobec odpowiedniego stosowania przepisów Kodeksu cywilnego, ważne aby posiadała ona co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że pełnomocnikiem może być nawet małoletni powyżej 13 roku życia.
Przepisy zakazują natomiast, aby w roli pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników występował członek zarządu lub pracownik spółki. Powoduje to, że w braku możliwości osobistego udziału w zgromadzeniu trzeba szukać pełnomocnika albo wśród innych wspólników albo osób niezaangażowanych bezpośrednio w sprawy spółki.
Ograniczenia i wsparcie
Choć jest to rzadko spotykane, należy pamiętać, że pewne ograniczenia w zakresie reprezentacji wspólnika przez pełnomocnika może zawierać również umowa spółki. Wymagana jest zatem odpowiednia weryfikacja w każdej indywidualnej sprawie. W żadnym przypadku jednak umowa spółki nie może wyłączać, całkowicie wykluczać, uprawnienia wyznaczonej osoby do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywania prawa głosu przez pełnomocników.
Pełnomocnik może nie tylko zastępować wspólnika, gdy ten jest nieobecny, ale również może uczestniczyć razem ze wspólnikiem w zgromadzeniu i wesprzeć go w ten sposób merytorycznie. Udział wykwalifikowanego pełnomocnika może być szczególnie uzasadniony, gdy przedmiotem obrad mają być trudne sprawy np. dotyczące zmian umowy spółki ograniczających uprawnienia wspólników lub wymagające umiejętności negocjacyjnych i fachowej wiedzy w zakresie prawnych aspektów funkcjonowania spółki. Dodatkowo ewentualne podważenie uchwał podjętych przez zgromadzenie wspólników może wymagać dopełnienia pewnych warunków formalnych już w toku obrad. W przeciwnym razie wspólnik może np. utracić uprawnienie do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały.
