Wdrożenia ERP mniej kompleksowe

Ponad dwukrotnie zmniejszyła się ich wartość, skrócił się też czas realizacji projektów a firmy znacznie szybciej zaczęły osiągać korzyści z systemów ERP. Powodów takiego stanu rzeczy jest kilka.

Dane firmy konsultingowej nie pozostawiają złudzeń: jeszcze w poprzednich latach przeciętna wartość wdrożeń w 2014 i 2015 roku wynosiła kolejno 4,5 oraz 3,8 mln dolarów. Według danych w ubiegłym roku wartości te spadły do 1,3 mln a czas trwania projektu skrócił się z 21 do niespełna 17 miesięcy. Liczby mówią wprost: firmy rezygnują z realizacji wielkich projektów wdrożeniowych i skupiają się na krótkoterminowych i znacznie tańszych konceptach. Można zaryzykować stwierdzenie, że przedsiębiorstwa produkcyjne inwestują mądrzej niż pozostałe branże. Skąd ta zmiana?

– W Polsce przez wiele lat firmy wspomagane unijnymi funduszami, nie obawiały się wydawać dużych pieniędzy na projekty informatyczne. Dzisiaj najczęściej finansują je z własnych środków więc siłą rzeczy patrzą na nie inaczej. Na zmianę wpływa też większa świadomość menedżerów oczekujących szybkiego rozwiązania biznesowych problemów, a także postęp technologiczny. Dzięki temu dziś można realizować wdrożenia szybciej i taniej niż kilka czy kilkanaście lat temu – przekonuje Adam Stańczyk, Business Solution Owner z BPSC.

Taktyka małych kroków

Jeszcze do niedawna na rynku systemów ERP królowały tradycyjne – kaskadowe czy prototypowe metodyki wdrożeń. Jednak analiza przedwdrożeniowa, przygotowanie systemu, konfiguracja, testy, poprawki, szkolenia to proces żmudny i długotrwały. Obecnie zmiany następują tak szybko, że może się okazać, że kupiony i wdrożony system wykorzystywany jest zaledwie w 20 proc., a pozostałe funkcjonalności nie są potrzebne.

– Coraz popularniejsze stają się tzw. zwinne metodyki (np.: Agile PM, Scrum), które rozwiązują znaczną część problemów związanych z procesem wdrożenia systemu ERP w modelu kaskadowym znacznie szybciej przynosząc konkretną wartość dla klienta – wyjaśnia Stanisław Drosio, Chief Scrum Master z firmy BPSC, która ma swoim koncie ponad 700 zrealizowanych wdrożeń – W praktyce przyjmuje się metodykę polegającą na iteracyjnym wdrażaniu ułożonych wg. potrzeb biznesowych klienta elementów systemu, co ogranicza czas potrzebny do uruchomienia narzędzia, które odpowiada na najważniejsze potrzeby. Podejście takie rozkłada koszty w czasie i pozwala elastycznie rozwijać oprogramowanie przy określonym budżecie i terminie realizacji sterując elastycznie zakresem prac.

Jak twierdzi ekspert BPSC, zwinne metodyki wdrożeń coraz bardziej zyskują na popularności, ponieważ mają jeden główny cel: klient ma szybko otrzymać działający produkt. To założenie idealnie współgra z realiami współczesnego biznesu, gdzie liczy się szybkość i rozwiązania realizujące potrzeby „tu i teraz”.

– Klient inwestując w oprogramowanie ERP w istocie oczekuje przecież konkretnych, określonych korzyści biznesowych, a nie stworzenia systemu informatycznego z długim czasem oczekiwania na jego uruchomienie. Zwinne metodyki adresują ten problem, już po pierwszych tzw. sprintach/timeboxach dając rozwiązanie, które można uruchomić produkcyjnie i z marszu czerpać korzyści z wdrożonego systemu – przekonuje Stanisław Drosio.

Lepsze wyniki dzięki Agile ERP?

Zgodnie z danymi raportu Panorama Consulting w 2016 roku aż 78 proc. przedsiębiorstw odniosło oczekiwane korzyści z wdrożenia systemu ERP a niemal 50 proc. zauważyło je już w ciągu 6 miesięcy od wdrożenia, co stanowi 13 proc. wzrost w stosunku do poprzedniego roku. Warto również podkreślić, że w porównaniu do zeszłego roku, zanotowano 11 proc. spadek w liczbie respondentów, którzy nie odczuli korzyści biznesowych i nie uzyskali ROI.

– Przedsiębiorstwa produkcyjne mają duże doświadczenia w zarządzaniu projektami informatycznymi. W pierwsze systemy ERP zainwestowały jeszcze w latach 90-tych a w ostatnim czasie wymieniają stare oprogramowanie – zauważa Sławomir Kuźniak, dyrektor ds. zarządzania produktem z BPSC.

Firmy te wiedzą jak wygląda podobny proces, już go kiedyś przechodziły więc decydują się na zwinne metodyki wdrożeń, które pozwalają uniknąć wielu problemów popełnionych np. przy poprzednim projekcie.

– W sytuacjach krytycznych, konfliktowych, metodyka ta pozwala stronom – przy relatywnie niskich stratach – na przebudowanie zakresu wdrożenia bez konieczności dochodzenia roszczeń np. na drodze sądowej. Klienci po prostu płacą za czas poświęcony na realizację projektu, co przy podziale na krótkie etapy znacznie zmniejsza koszty w przypadku rezygnacji z danego zakresu i zaniechania dalszych etapów implementacji. Przedsiębiorstwa zamiast rezygnować z całości implementacji decydują się na te rozwiązania, które dostarczają im najwięcej wartości – zauważa Sławomir Kuźniak.

Nie jest też żadną tajemnicą, że niektóre problemy pojawiają się w trakcie realizacji projektu, co często decyduje o finalnym zadowoleniu klienta. Przy zastosowaniu metody Agile klient może na przykład zdecydować o poszerzeniu czy zawężeniu zakresu prac, zmienić plany względem początkowych zamierzeń, objąć informatyzacją nowe procesy biznesowe czy zrezygnować z wcześniej planowanych.

Coraz więcej świadomych decyzji

O ile w przypadku metodyki tradycyjnej liczne modyfikacje znacznie mogłyby wpłynąć na czas realizacji i koszty projektu, to w metodyce zwinnej wprowadzenie ewentualnych zmian nie stworzy już tak poważnego ryzyka. Elastyczność systemów, na którą stawiają w ostatnich latach zarówno klienci, jak i dostawcy jest głównym powodem, dla którego 70 proc. implementacji systemów ERP okrzyknięto sukcesem. Wzrosła również liczba respondentów usatysfakcjonowanych wdrożonym oprogramowaniem, którzy wybraliby je ponownie, gdyby jeszcze raz stanęli przed tą decyzją. Na taki ruch zdecydowałoby się aż 89 proc. z nich.