Wybierz przyjaciela

Programy do zarządzania flotą można podzielić na kilka podstawowych grup, biorąc pod uwagę potrzeby i profil danego przedsiębiorstwa:

– programy lokalizacji pojazdów na mapach cyfrowych za pomocą technologii GPS np. Finder, AutoGuard, itd.,

– programy wspomagające zarządzanie flotami pojazdów, np. Softra, Virtual Carmen,

– programy zarządzania spedycją np. Softrans, PasCom,

– programy dla firm CFM i wypożyczalni pojazdów.

Dopasowanie do potrzeb

Używanie programu do lokalizacji pojazdów pozwala przede wszystkim zaplanować i kontrolować trasy samochodów. Jeśli są one wyposażone w system zbierania danych o zużyciu paliwa, można również kontrolować faktyczne spalanie. Niektóre z systemów zawierają dodatkowe możliwości w zakresie przechowywania informacji i raportowania. Moim zdaniem, dla wielu przedsiębiorstw pewną barierę dla zastosowania tego typu oprogramowania stanowią koszty związane z utrzymaniem takiego systemu.

Dużo szerszy zakres zapisywanych informacji i możliwości tworzenia raportów dają systemy zarządzania flotowego. Mogą one być łączone z systemami GPS. Floty pojazdów występują zarówno w firmach małych i bardzo dużych. Położonych w jednej lokalizacji i wielooddziałowych. Typowo polskich i koncernach międzynarodowych. Zróżnicowanie potencjalnych użytkowników jest bardzo duże, zatem podstawową sprawą jest dopasowanie produktu do specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Jeśli firma jest wielooddziałowa, program powinien szybko pracować w sieciach rozległych. W podmiocie wielonarodowym istotną rolę odgrywa możliwość pracy w różnych językach (szczególnie w języku ojczystym i angielskim). Kupując oprogramowanie warto sprawdzić czy będzie można zapisać strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa – obecną jak i przyszłą.

Raportowanie z uwzględnieniem historii zmian powinno być oczywistością Ważną cechę stanowi elastyczność w nadawaniu uprawnień poszczególnym osobom pracującym z systemem.

Schować podręcznik

Program wspomagający zarządzanie flotą powinien przede wszystkim wprowadzić porządek w danych o autach służbowych i ich użytkownikach. Firma może ponieść znaczne straty finansowe, gdy przeoczony zostanie termin badania technicznego, ubezpieczenia czy przeglądu okresowego np. w czasie trwania gwarancji. Funkcje administracyjne, kontroli eksploatacji i kontroli kosztów to podstawowe możliwości systemów do zarządzania flotą. Przy wyborze, warto przyjrzeć się szczegółowo zakresowi danych przechowywanych przez program.

Tworzony przez nas Flota Commandor umożliwia między innymi przechowywanie danych o pojazdach, ich wyposażeniu, użytkownikach, polisach ubezpieczeniowych, kartach paliwowych, oponach, szkodowości, umowach gwarancyjnych, leasingowych, najmu, serwisowania, itd., wykroczeniach drogowych, umowach z pracownikami, itp. Na podstawie tych informacji można tworzyć automatyczne przypomnienia o nadchodzących terminach przeglądów, badań technicznych, końcu umów itd. Istotne, aby program umożliwił skrócenie czasu rozliczania szkód, zgłoszeń wykroczeń drogowych, wykonywanie raportów administracyjnych. Kupując system warto także sprawdzić, czy takie funkcje jak przeszukiwanie danych i tworzenie z nich zestawień będą wymagały przebijania się przez szereg formularzy. Bo być może wystarczy tylko działanie intuicyjne, bez konieczności przeszukiwania podręcznika..

Kontrola eksploatacji

Wprowadzenie do systemu informacji o przyjętych normach dotyczących spalania paliwa, czy limitów przysługujących pracownikom w zakresie przejazdów prywatnych, umożliwi kontrolę prawidłowości eksploatowania samochodów. Przebiegi aut mogą być pobierane ze stanów licznika podawanych na stacjach benzynowych, z kart drogowych (jeżeli są używane), lub ze stanów licznika „ściąganych” z systemu lokalizacji pojazdów GPS. Dostępne raporty umożliwiają lepszą kontrolę eksploatacji samochodów.

Przy wyborze systemu warto zwrócić uwagę na to ile czasu będziemy mogli zaoszczędzić na pracach związanych z ewidencją i obróbką faktur kosztowych. Wprowadzenie danych do komputera to niezwykle czasochłonna czynność. Dobry program umożliwi zaimportowanie elektronicznych załączników do faktur od jak największej ilości podmiotów zewnętrznych. Zarówno od koncernów paliwowych, autoryzowanych serwisów Fiata, Forda, Toyoty, itd., jak i firm oponiarskich, zarządzających pojazdami, leasingowych, ubezpieczalni oraz innych dostawców produktów i usług.

Fleet manager zaoszczędzi dużo czasu, jeśli program automatycznie przydzieli koszty z faktury do poszczególnych działów. Dlatego system musi pozwalać na zdefiniowanie przydziału pojazdów nie tylko do pracowników, ale także do poszczególnych komórek organizacyjnych, w których oni pracują. Warto zwrócić uwagę, by program umożliwiał wykonywanie wielu analiz finansowych bardziej lub mniej szczegółowych. Także tych absolutnie nietypowych – zdarzają się one rzadko, lecz zajmujących wiele czasu.

Nie jesteś sam

Im większy park aut, tym ważniejszą rolę odgrywa połączenie programu do zarządzania flotą z innymi systemami działającymi w firmie. Zazwyczaj pierwsza „zgłasza się” księgowość. Integracja systemu flotowego z księgowym umniejsza wiele pracy księgowości bez zwiększenia ilości zajęć fleet managerowi. Zatem wybierając oprogramowanie dla siebie, trzeba się zorientować, czy ma on możliwość współpracy z systemem finansowo-księgowym używanym w danej firmie (przykładowe programy księgowe: Symfonia, SAP, SoftLab, Impuls).

Integracja z systemem kadrowym (np. TETA) powoduje, że dane nowych pracowników automatycznie pojawiają się z systemu kadrowego w systemie flotowym. Podobnie jak wszystkie zmiany przynależności służbowej oraz dane o zwolnieniach użytkowników pojazdów, które powinny trafić do fleet managera.

W każdej firmie odpowiedź na pytanie czy integrować system flotowy z systemem lokalizacji pojazdów GPS może być inna. Niekiedy usłyszymy, że aktualnie nie ma takich potrzeb. Jednak nikt nie wie co przyniesie przyszłość, dlatego ważne, aby system do zarządzania flotą miał takie udogodnienie, nie ograniczając fleet managera w wyborze dostawcy systemu GPS.

SMS-owe przypomnienie

Integracja systemu flotowego z pocztą elektroniczną umożliwia wysyłanie komunikatów i przypomnień do użytkowników pojazdów. Może się to dziać automatycznie lub na życzenie fleet managera. Jeśli użytkownicy pojazdów nie mają dostępu do e-maili lub jest on ograniczony, interesujące rozwiązanie może stanowić wysyłanie przypominających SMS-ów.

Przy zakupie oprogramowania warto współdziałać z zakładowymi informatykami. Na faktyczne koszty zakupu systemu składa się kwota, którą zapłacimy producentowi systemu oraz koszty infrastruktury komputerowej niezbędnej do jego uruchomienia.

Każdy system do zarządzania flotą pracuje w oparciu o bazę danych. W przypadku małych firm często stosuje się oprogramowanie oparte o bezpłatne wersje baz danych, dostarczane razem z programem. W przypadku bardzo dużych przedsiębiorstw potrzeba profesjonalnego oprogramowania.

Dużo łatwiej będzie namówić dział zakupów na zakup systemu, jeśli nie będzie się to wiązało z dodatkowymi kosztami rozwoju infrastruktury IT. Oszczędności uzyskujemy, gdy wybrany program może pracować na serwerach, które już są dostępne w firmie. Dlatego właśnie firma Softra oferuje swoim klientom program Flota Commandor w wersjach przeznaczonych na bazy danych MSSQL oraz na bazy Oracle na serwery Windows i Linux. Klient może wybrać taką wersję, która nie będzie wymuszała dodatkowych inwestycji w sprzęt komputerowy.

Uwaga na licencje

Udział informatyków w wyborze systemu programowania może również pomóc fleet managerowi ominąć mielizny, jakie mogą wynikać z warunków licencji. Warto zwrócić uwagę, czy proponowana opłata licencyjna ma charakter jednorazowy (miesięczny, roczny). Czy w cenie licencji producent zapewnia (płatnie, bezpłatnie) aktualizację oprogramowania, pomoc użytkownikom oraz dostosowanie do zmieniających się przepisów? A może wprost jest napisane, jak w przypadku licencji programu dostarczanego przez jeden z koncernów paliwowych, że producent nie gwarantuje poprawności działania programu? Pamiętajmy o zasadzie czytania tego, co napisano małą czcionką.

Nim kupimy program koniecznie trzeba sprawdzić opinię o producencie. Najlepiej u innych użytkowników programów i to takich, którzy mają zbliżoną specyfikę działalności. Lepiej zebrać informacje przed zakupem niż cierpieć na własnej skórze, że do pomocy technicznej nie można się dodzwonić, konsultanci nie potrafią nam pomóc, a na usunięcie problemu czy wykonanie dostosowania do potrzeb firmy będzie trzeba czekać nieskończenie długo.

fot. Fotolia