Wymiana na lepszy model

Decyzja oparta jest na wymaganiach stawianych nowym samochodom przez Fleet Managerów. Wszystkim decydentom procesu wymiany floty towarzyszyć powinien jeden wspólny cel: zakup aut o najniższym całkowitym koszcie użytkowania (TCO), spełniających jednocześnie nasze wymagania, oczekiwaną jakość oraz posiadających niezbędne wsparcie posprzedażne.

Konserwatyzm nie popłaca

Cel ten można osiągnąć w drodze optymalizacji procesu wyboru, który ze względu na poziom skomplikowania wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia w wielu obszarach (techniczny, analityczny, negocjacyjny, finansowo-podatkowy, zarządzanie projektami i kierowanie zespołami). Tak więc musi być prowadzony przez zespół projektowy a nie indywidualnego specjalistę.

Proces pozyskiwania pojazdów flotowych obejmuje analizę w dwóch obszarach:

– wybór modelu, napędu i dostawcy

– sposób finansowania ich pozyskania.

W pierwszej kolejności powinniśmy sprawdzić, czy dotychczas użytkowane modele samochodów będą nadal spełniać nasze obecne, ale przede wszystkim przyszłe potrzeby biznesowe. Trzeba również przeanalizować, czy zapewnią odpowiedni poziom bezpieczeństwa dla korzystających z nich pracowników. Często ten etap jest jednak pomijany i kupujemy nadal to czym jeździmy od dawna.

Ważne decyzje

To błąd, wszak biznes podlega ciągłym zmianom. Jeżeli do tej pory wszystkie pojazdy były np. w wersji kombi (przedstawiciele wozili gabarytowe przedmioty), warto sobie zadać pytanie, czy nadal jest to konieczne, w przypadku, gdy pracownicy działu marketingu przewożą jedynie ulotki i drobne gadżety, a menedżerowie niższego szczebla tylko dokumenty? Następna kwestia dotyczy klimatyzacji, kiedyś nierzadko pomijanej na liście wyposażenia. Tymczasem według obecnych kryteriów, wielu decydentów o zakupach nie widzi możliwości zakupu pojazdu, bez tego elementu, podnoszącego komfort jazdy jak i prezencję przed klientem.

Kolejny krok stanowi identyfikacja odpowiedniego napędu. Najczęściej decydujemy się na jedno rozwiązanie. Czy to najlepsza decyzja? Dlaczego nie kupować samochody na olej napędowy dla przedstawicieli handlowych, którzy jeżdżą bardzo dużo, a z napędem benzynowym dla kadry menedżerskiej, kierowniczej notującej najczęściej niższe przebiegi?

Inne bardzo ważne pytanie dotyczy cyklu wymiany naszych samochodów flotowych, czyli jak długo będziemy je użytkować (ilość kilometrów/lata)?

TCO jest najważniejsze

Gorąco rekomenduję, aby na ten etap poświęcić jak najwięcej czasu, gdyż błędne określenie naszych potrzeb zawsze doprowadzi do błędnego zakupu. Wszystkie te powyższe decyzje powinniśmy podejmować na podstawie szczegółowych analiz kosztowych, a nie dlatego „bo mi się tak wydaje” albo „ale przecież jest to oczywiste”.

Tutaj niezbędną metodologię stanowi wspomniana analiza TCO – wszystkich kosztów użytkowania. Musimy zdefiniować jakie wydatki ponosi firma przez cały okres eksploatacji pojazdu flotowego. Nie tylko cenę zakupu, ale również wszystkie koszty eksploatacji (paliwo, przeglądy, koszt elementów szybko-zużywających się i ich wymiany, ubezpieczenie, itp.), usterkowość i straty jakie ponosi nasz pracownik czekając na naprawę i cena za wynajem samochodu zastępczego.

I na końcu coś co dopiero ostatnio zaczynamy uwzględniać, a wiec wartość rezydualna czyli ile złotówek dostaniemy za pojazd po jego wycofaniu. Nierzadko wybór „tańszego” pojazdu (niższa cena) jest „droższy” – kwota za jaką go sprzedaliśmy była znacznie niższa niż konkurenta. Wielokrotnie podnoszone są co prawda argumenty, że trudno dziś ocenić ile dany model będzie wart na rynku za 3-4 lata. To tylko częściowa prawda, a poza tym… mamy na to „lekarstwo” – gwarantowany odkup przez dostawcę.

Metoda finansowania

Ale gdzie są negocjacje i zakupy? Dopiero wtedy jak już wiemy co chcemy kupić możemy przejść do etapu zbierania ofert, negocjacji i wyboru dostawcy. Budowa zapytania do sprzedawców jest prosta – przecież już wcześniej metodologią TCO zespół projektowy zdefiniował wszystkie elementy kosztowe, a my właśnie o nie prosimy dostawców. Kluczowy element na tym etapie stanowi ich sprowadzenie do jednego wspólnego miernika np. koszty za przejechanie 1 lub 100 000 kilometrów. W ten sposób bardzo łatwo porównamy wszystkie otrzymane oferty, co ułatwi podjęcie transparentnej decyzji.

Teraz pozostają już tylko negocjacje, ale ten etap to już indywidualne umiejętności kupców i ich wiedza o rynku i dostawcach. Trzeba również podjąć decyzję, w jaki sposób będziemy finansowali pozyskanie pojazdów:

– zakup własny za gotówkę

– zakup własny w ramach kredytu bankowego

– leasing

– full serwis leasing

To strategiczna decyzja firmy, która powinna być podjęta przez zarząd i służby finansowe. Nie można zostawiać jej Fleet Managerowi czy kierownikowi Działu Zakupów. Ja oczywiście jestem za leasingiem lub full serwis leasingiem tzn. „wyprowadzeniem” z firmy procesu, który nie jest dla nas kluczowy, a przez to uwolnienie zasobów. Ponadto istotnym elementem jest przeniesienie wszelkich możliwych ryzyk do firmy zewnętrznej.

Fot. Fotolia