Wynajętym autem na wakacje

Kwestia użytkowania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych jest regulowana w tzw. polityce flotowej każdej firmy. We współczesnych firmach można się spotkać z dwojakim podejściem w tym zakresie. Jednym z nich jest założenie, że auto wchodzące w skład floty firmowej jest traktowane wyłącznie jako narzędzie pracy. Wówczas może być wykorzystywane przez pracowników tylko do celów służbowych. Takie podejście stanowi już jednak dzisiaj rzadkość. Znacznie częściej natomiast samochód służbowy jest traktowany jako bonus – element dodatkowej gratyfikacji dla pracownika za wykonywaną przez niego pracę.

Decyzja co do zakresu prywatnego użytkowania auta przez pracowników jest podejmowana przez każdą z firm wewnętrznie i powinna zostać uregulowana w specjalnym dokumencie, tzw. polityce flotowej – mówi Artur Sulewski, ekspert Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów (PZWLP). – Dobrze zaprojektowana polityka flotowa umożliwia firmie wykorzystać flotę w sposób najbardziej efektywny i pozwala zoptymalizować koszty związane z jej zarządzaniem oraz eksploatacją.

Zakres prywatnego użytkowanie auta zależy często od zajmowanego przez pracownika stanowiska i może przewidywać np. tylko dojazd pracownika samochodem z domu do pracy i z miejsca pracy do domu, pełne wykorzystanie do celów prywatnych, ale tylko w dni pracujące lub wreszcie prywatne poruszanie się samochodem firmowym bez żadnych ograniczeń, także w weekendy, na zakupy, czy wakacyjny urlop. Obecnie coraz częściej można się spotkać z rozwiązaniem, w którym firmy umożliwiają swoim pracownikom korzystanie z samochodów służbowych w celach prywatnych, bez żadnych ograniczeń, pokrywając częściowo lub nawet całkowicie koszty z tym związane. Wyjechanie autem służbowym na wakacje zależy więc od polityki flotowej firmy użytkującej flotę oraz zakresu w jakim konkretny pracownik może używać samochodu firmowego prywatnie.

Koszty eksploatacji 

Kwestie związane z kosztami eksploatacji samochodu firmowego podczas wakacyjnego urlopu, takie jak na przykład koszty paliwa, czy płynu do spryskiwaczy, powinny być również precyzyjnie uregulowane w polityce flotowej firmy. Obecnie spotkać się można z kilkoma rozwiązaniami w tym zakresie. Firma może pokrywać w całości wszystkie koszty związane z eksploatacją pojazdu w trakcie urlopu, niekiedy pracodawca pokrywa jedynie część wydatków związanych z użytkowaniem auta przez pracownika na urlopie, może się jednak również okazać, że wszelkie koszty będzie musiał pokryć pracownik.

Rozwiązaniem rekomendowanym przez wyspecjalizowane firmy zarządzające flotami samochodowymi (CFM) jest wprowadzenie kart paliwowych. Gwarantują one przejrzystość kosztów związanych z tankowaniem służbowego auta oraz usprawniają rozliczenia w tym zakresie.

Odpowiedzialność w przypadku awarii lub kolizji

Zamierzając wykorzystać samochód służbowy podczas urlopu wakacyjnego, należy zapoznać się z odpowiedzialnością użytkownika pojazdu firmowego za ewentualne szkody powstałe z winy kierowcy.

Najczęściej polityki flotowe firm mówią o tym, że koszty naprawy samochodu pokrywane są z polisy ubezpieczeniowej – wyjaśnia Artur Sulewski, ekspert PZWLP. – W wyjątkowych sytuacjach firma ubezpieczeniowa może jednak odmówić wypłaty odszkodowania. Dotyczy to okoliczności takich jak ucieczka kierowcy z miejsca wypadku, czy prowadzenie pojazdu w stanie nietrzeźwości. Warunki, w których ubezpieczyciel może nie wypłacić odszkodowania, przez co firma poniesie dodatkowe koszty, powinny być znane pracownikowi i powinien mieć on świadomość, kiedy może zostać zobowiązany do pokrycia kosztów we własnym zakresie.

Pracownik może zostać obciążony kosztami napraw samochodu służbowego także wtedy, kiedy pojazd uległ poważnej awarii ewidentnie z winy nieprawidłowej eksploatacji przez użytkownika. Dotyczy to na przykład takich sytuacji jak zatarcie silnika z powodu jazdy bez oleju.

Prawo do korzystania z pojazdu

Zgodnie z przepisami polskiego prawa drogowego, wyjazd autem służbowym za granicę wymaga uzyskania przez pracownika zgody od właściciela pojazdu. Jeśli firma posiada flotę własną, wówczas pracownik musi uzyskać zgodę od upoważnionej do tego osoby w miejscu jego zatrudnienia. Jeśli natomiast samochody są leasingowane bądź wynajmowane, to zgoda taka powinna pochodzić od leasingodawcy, czyli prawnego właściciela pojazdu. W przypadku samochodów leasingowanych lub wynajmowanych od firm CFM uzyskanie formalnej zgody nie wymaga od użytkownika auta spełnienia wielu formalności – zazwyczaj zapotrzebowanie na taki dokument wystarczy zgłosić firmie CFM telefonicznie.

Jeżeli auto nie jest zarejestrowane na nazwisko osoby, która je prowadzi, to organy kontroli ruchu drogowego mogą sprawdzić, czy kierujący ma prawo do jego użytkowania – wyjaśnia Artur Sulewski. – O ile w Polsce policja raczej nie pyta o takie uprawnienia, zwłaszcza w przypadku samochodów z wynajmu długoterminowego, to może się to już zdarzyć na przejściach granicznych lub na terytoriach Ukrainy, Rumunii czy Bułgarii, jak również w krajach Europy Zachodniej. W przypadku podróżowania firmowym samochodem za granicą konieczne jest zatem posiadanie nie tylko dowodu rejestracyjnego, ale również dokumentu świadczącego o naszym prawie do korzystania z pojazdu. Brak odpowiedniego zaświadczenia w tym zakresie może w wielu krajach powodować problemy podczas kontroli drogowej, a nawet skutkować zakazem przekroczenia granicy.

Zakres ubezpieczenia

Ważną kwestią w przypadku wyjazdu zagranicznego samochodem firmowym jest również sprawdzenie zakresu terytorialnego ubezpieczenia AC i pakietu assistance. W przypadku wynajmu długoterminowego, wspólnym interesem firmy – klienta, jak i dostawcy usług CFM, jest wybór takich usług, które maksymalnie zabezpieczą firmową flotę.

Warto sprawdzić czy w przypadku awarii auta, bądź nieprzewidzianego zdarzenia na drodze, na przykład kolizji, użytkownik nie będzie pozostawiony poza granicami kraju sam sobie – radzi Artur Sulewski, ekspert PZWLP. – Kierowca powinien upewnić się, czy w takich sytuacjach otrzyma odpowiednie wsparcie w postaci usług serwisowych, samochodu zastępczego, czy zapewnienia powrotu do kraju, na przykład samolotem.

Samochody firmowe coraz rzadziej stanowią w Polsce wyłącznie narzędzie pracy. Firmy umożliwiają już bardzo często swoim pracownikom korzystanie z aut flotowych także w celach prywatnych. Zakres prywatnego wykorzystania przez pracownika samochodu służbowego zależy od polityki flotowej firmy oraz stanowiska zajmowanego przez pracownika, ale często jest on bardzo szeroki i dopuszcza nawet możliwość wyjazdu autem firmowym na urlop. Przed wyjazdem samochodem służbowym na wakacje warto jednak zapoznać się ze szczegółowymi prawami, obowiązkami oraz odpowiedzialnością, jaka spoczywa w takiej sytuacji na użytkowniku pojazdu.