Wzorcowe wdrażanie WMS w przedsiębiorstwie

Systemy WMS pozwalają przedsiębiorstwom podnieść efektywność i jakość pracy ich magazynów. Aby w pełni korzystać z możliwości, jakie oferują programy WMS, niezbędne jest właściwe przeprowadzenie procesu wdrożenia. Jakość wdrożenia i podejmowane podczas niego decyzje, mają niebagatelny wpływ na późniejsze rezultaty i satysfakcję z użytkowania systemu. Dla powodzenia w uruchomieniu systemu, niezbędna jest świadomość klienta, że jego zaangażowanie jest niezbędnym składnikiem udanego wdrożenia. Dostawca systemu nie jest w stanie wykonać całej pracy samodzielnie. Sukces przy wdrożeniu systemu WMS wymaga ścisłej współpracy, otwartości i szczerości po obu stronach.

Jakie etapy i wyzwania czekają firmę, która zdecyduje się wprowadzić u siebie nowy system magazynowy?

Analiza przedwdrożeniowa

Wdrożenie systemu WMS powinna poprzedzać szczegółowa analiza procesów magazynowych i wskazanie obszarów, które wymagają poprawy. Zidentyfikowanie i scharakteryzowanie wąskich gardeł jest konieczne, aby stwierdzić, czy wdrożenie programu WMS może realnie przyczynić się do rozwiązania istniejących problemów. Na tym etapie przydatne jest określenie mierzalnych celów wdrożenia, np. skrócenie średniego czasu zbiórki, mniej błędów w realizacji zamówień czy osiągnięcie jak największej zgodności stanów magazynowych.

Rezultatem analizy przedwdrożeniowej jest stworzenie koncepcji wdrożenia określającej szczegółowo to, w jaki sposób system będzie działać i jak będzie spełniać stawiane przed nim cele. Na tym etapie dostawca systemu wspólnie z klientem wypracowują również szczegółowy harmonogram projektu.

Mapa procesów

Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada opracowanej wcześniej mapy procesów w obszarze magazynu, stworzenie jej będzie jednym z pierwszych etapów wdrożenia systemu WMS. Ze względu na to, że wszystkie procesy muszą być później wiernie odwzorowane w programie, warto jest je przy okazji upraszczać, a nie komplikować i mnożyć wyjątki.

Jest to również dobry moment na zastanowienie się, czy obecny przebieg procesów w magazynie rzeczywiście jest optymalny. Być może rosnąca z czasem liczba obsługiwanych artykułów wymaga zastosowania innego modelu kompletacji, a duża część zbiórek zaczęła charakteryzować się podobnym przekrojem asortymentowym, co z kolei przemawia za wprowadzeniem metody multipickingu.

Czas

Jednym z najważniejszych składników udanego wdrożenia systemu klasy WMS jest właściwie zaplanowany czas. Osoby zarządzające wdrożeniem po stronie klienta, zawsze interesuje to, ile czasu będą musiały poświęcić temu zadaniu. Możliwie precyzyjny harmonogram projektu jest niewątpliwie tym, czego należy oczekiwać ze strony dostawcy systemu. Problem natomiast często pojawia się wtedy, gdy trzeba ustalić zakres odpowiedzialności za terminowe realizowanie przyjętych ustaleń. Należy w tym miejscu podkreślić, że implementacja systemu WMS stanowi zespół naczyń połączonych – realizowanie kolejnych kroków jest możliwe tylko przy ścisłej współpracy i dyscyplinie obydwu stron. Opóźnienie jednej czynności, będzie determinowało opóźnienie kolejnych.

Oczekiwanie na efekty wdrożenia, również często wymaga uzbrojenia się w cierpliwość. Nie można zapominać, że pierwsze miesiące od uruchomienia systemu to czas, w którym pracownicy doskonalą umiejętności jego obsługi. Często kształtuje się wówczas także nowa organizacja pracy i struktura magazynu. Aby osiągnąć maksymalne efekty z wdrożenia, należy stale monitorować funkcjonowanie systemu, zbierać i oceniać dostarczane przez niego informacje oraz wyciągać wnioski.

W kontekście czasu należy wspomnieć również o tym, że wraz z jego upływem, mogą zmienić się potrzeby i priorytety – tak w magazynie, jak i w całej firmie. Wyjście naprzeciw tym zmianom będzie niejednokrotnie oznaczało konieczność wprowadzenia modyfikacji do posiadanej wersji systemu WMS. Tak pojmowane wdrożenie jest zatem procesem ciągłego doskonalenia organizacji.

Budżet

Budżet wdrożenia jest kolejnym newralgicznym obszarem, który często budzi konflikty pomiędzy klientem a dostawcą. Przedsiębiorstwo musi założyć realistyczny budżet, który powinien być oparty o informacje uzyskane od potencjalnych dostawców WMS. Precyzja i uczciwość w informowaniu o kosztach ze strony firmy informatycznej, pozwala uniknąć nieporozumień i sporów na dalszych etapach wdrożenia.

Przy planowaniu wydatków koniecznie należy uwzględnić koszty infrastruktury towarzyszącej, w tym na przykład dodatkowych licencji baz danych czy planowanych urządzeń. W szacowaniu tych środków niezwykle przydatna jest pomoc dostawcy systemu WMS.

Do planowania budżetu należy podejść w sposób elastyczny, mając na uwadze fakt, że nawet przy pełnej szczerości i najlepszej woli ze strony dostawcy systemu, mogą pojawić się dodatkowe, nieprzewidziane wcześniej koszty. Dlatego budżet wdrożenia powinien zawierać pewien margines bezpieczeństwa.

Budowa zespołu wdrożeniowego

Przedsiębiorstwo wdrażające u siebie system WMS powinno powołać kierownika projektu i zespół, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie po jego stronie. Do zadań kierownika projektu należy między innymi:

• planowanie i nadawanie priorytetu działaniom;
• przypisywanie zadań, delegowanie odpowiedzialności;
• monitorowanie postępu prac;
• raportowanie zarządowi;
• zarządzanie ryzykiem i działania naprawcze;
• budowa zespołu wdrożeniowego.

Jeżeli klient nie posiada osoby o odpowiedniej wiedzy i doświadczeniu, kierownikiem projektu można uczynić zewnętrznego eksperta. Jednak jeżeli wdrażany system ma rzeczywiście usprawnić działanie magazynu, kontrakt ekspertem należy oprzeć na efektach merytorycznych wdrożenia, a nie wyłącznie na efektywności kosztowej.

Kierownik projektu powinien być również odpowiedzialny za komunikację z dostawcą systemu. Pozwoli to uniknąć chaosu komunikacyjnego, który pojawia się, gdy z firmą informatyczną kontaktuje się wiele osób ze strony przedsiębiorstwa, bez wcześniejszego uzgodnienia między sobą wspólnego stanowiska na dany temat.

Istotne jest, aby w skład zespołu wdrożeniowego weszli ci pracownicy, którzy posiadają najlepszą wiedzę o procesach w magazynie.

Ważnym elementem jest też powołanie w firmie zespołu akceptacyjnego, który będzie zaangażowany w testy oprogramowania i finalnie wyda opinię o dopuszczeniu do pracy otrzymanej od dostawcy wersji systemu.

Integracja z innymi systemami

Integracja systemów w obrębie przedsiębiorstwa powinna przynosić efekt synergii. Na etapie poprzedzającym wdrożenie, warto zastanowić się nad tym, z jakimi innymi systemami (obecnymi i planowanymi) oraz w jakim zakresie oprogramowanie WMS powinno się komunikować.

System WMS najczęściej jest integrowany z oprogramowaniem typu:

• systemy ERP (Enterprise Resource Planning) – połączenie WMS z systemem transakcyjnym umożliwia finansowe rozliczanie składowanych artykułów;
• systemy realizacji produkcji (MES – Manufacturing Execution System) – zapewnienie efektywnej logistyki produkcji, w tym zaopatrzenia stanowisk (gniazd) produkcyjnych, synchronizacja BOM-ów;
• systemy zarządzania transportem (TMS – Transportation Management System) – integracja zapewnia ciągłość śledzenia towarów w łańcuchu dostaw, łatwiejszą kontrolę produktów ADR.

Wykonanie interfejsu pomiędzy poszczególnymi systemami informatycznymi wymaga współpracy między dostarczającymi je firmami. Przed wdrożeniem konkretnego programu WMS dobrze jest sprawdzić, jakie doświadczenie w integracji z innymi aplikacjami posiada jego dostawca.

Testowanie systemu

Testowanie powinno odbywać się zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy systemu. Dobrą praktyką jest powołanie przez klienta zespołu akceptacyjnego, odpowiedzialnego za testy po jego stronie. Korzystne jest utworzenie wspólnego zespołu testerów, co pozwoli przyspieszyć testowanie i ułatwi współpracę.

Podczas testowania systemu WMS wyodrębnić można cztery fazy:

• testy podstawowe – sprawdzanie podstawowych funkcji systemu (przeprowadzane przez dostawcę),
• testy integracyjne – wykonywane w celu wykrycia błędów w interfejsach (przeprowadzane przez dostawcę),
• testy u klienta – sprawdzanie działania systemu przez klienta,
• test akceptacyjny – potwierdzający wykonanie systemu w odpowiedniej jakości.

Testy przeprowadzane przez klienta sprowadzają się do wytypowania grupy pracowników, którzy będą przez określony czas korzystać z nowego rozwiązania, dzieląc się swoimi spostrzeżeniami i dostarczając danych pozwalających na jego ewaluację.

Czas trwania testów zależy m.in. od skali wdrożenia i zakresu funkcji programu WMS. W zależności od wielkości projektu, mogą one zająć od kilku do kilkunastu tygodni.

Przygotowanie infrastruktury

Oprogramowanie WMS wymaga infrastruktury o odpowiednich parametrach. Składają się na nią między innymi serwer, lokalna sieć internetowa czy terminale magazynierów.

Praca w programie WMS wymaga także wykorzystania lokalnej sieci komputerowej (LAN) służącej komunikacji między terminalami magazynierów i systemem. Magazyny, ze względu na swój rozmiar, wyposażenie, a także potrzebę szybkiej pracy mobilnej, wymagają zazwyczaj łącznego zastosowania lokalnej sieci przewodowej i bezprzewodowej (WLAN). W szczególności instalacja sieci bezprzewodowej może okazać się sporym wyzwaniem. Należy bowiem pamiętać, że na rozchodzenie się fal radiowych wpływa wiele czynników, w tym między innymi:

• występowanie materiałów pochłaniających fale radiowe, takich jak ołów, papier czy płyny;
• stopień zapełnienia regałów;
• odbicia fal – betonowe ściany i przedmioty z metalu odbijają większość fali radiowej;
• urządzenia działające na tej samej częstotliwości, co sieć bezprzewodowa (telefony, kamery przemysłowe);
• przedmioty emitujące promieniowanie mikrofalowe (urządzenia elektrotermiczne);
• inne sieci radiowe działające w pobliżu.

Wszystko to powoduje, że magazyn może stanowić wyjątkowo niewdzięczne środowisko dla sieci WLAN. Dlatego, aby uniknąć ewentualnych utrudnień w przyszłym korzystaniu z aplikacji, budowę sieci lokalnej warto powierzyć dostawcy systemu WMS albo firmie legitymującej się doświadczeniem w wykonaniu instalacji dla podobnej skali obiektów.

Wybierając wykonawcę, warto także zweryfikować, czy posiada on certyfikaty producentów urządzeń sieciowych, co powinno gwarantować odpowiedni standard ich montażu. Korzystną opcją jest, gdy firma wykonawcza zapewnia także usługi serwisowe. Zapobiega to konieczności angażowania kolejnych podmiotów w celu konserwacji i ewentualnej rozbudowy sieci.

W kwestii wyboru terminali magazynowych i innych urządzeń wskazane jest, aby dostawca systemu WMS zaproponował albo przynajmniej zaopiniował wykorzystanie konkretnych modeli. Narzędzia te muszą nie tylko być kompatybilne z samym programem WMS, ale też dostosowane do warunków panujących w danym magazynie (temperatura, wilgotność, zanieczyszczenia).

Zarządzanie zmianą

Bardzo ważnym zadaniem firmy dostarczającej system WMS jest umiejętność zarządzania zmianą i reagowanie na nowe okoliczności. W trakcie wdrażania systemu zmianie może ulec sytuacja i priorytety przedsiębiorstwa, mogą również pojawić się dodatkowe wyzwania techniczne. Zmiany często są determinowane przez klientów, którzy żądają zastosowania konkretnych rozwiązań. Dostawca systemu powinien być przygotowany na takie okoliczności, dysponować wiedzą i zasobami, które pozwolą na szybkie wprowadzenie modyfikacji i uniknięcie opóźnień w realizacji projektu.

Przygotowanie pracowników

Wdrożenie powinno być poprzedzone akcją informacyjną, mającą na celu zapoznanie pracowników, a w szczególności przyszłych kluczowych użytkowników systemu, z przyczynami wdrożenia i oczekiwanymi korzyściami z nowego systemu. Pozwoli to wyeliminować ewentualne obawy związane ze zmianą, które często negatywnie odbijają się na późniejszej pracy z systemem i na końcowych rezultatach wdrożenia.

Do procesu wyboru systemu WMS dobrze jest włączyć kluczowych użytkowników systemu, których praca ulegnie zmianie w wyniku wdrożenia. Możliwość uczestniczenia w wyborze rozwiązania pozwoli łatwiej uzyskać ich akceptację. Nie można również zapomnieć o tym, aby wszystkim przyszłym użytkownikom systemu zapewnić szkolenia o odpowiednim zakresie i jakości.

Uzgodnienie serwisu

Bardzo istotnym elementem wdrożenia jest uzgodnienie warunków serwisu dla nowego systemu. Aplikacje WMS, ze względu na swój wpływ na funkcjonowanie magazynu, a także często całodobową pracę obiektu, wymagają przeważnie wsparcia w trybie 24/7. Ważne jest, aby umowa serwisowa gwarantowała odpowiednio krótki czas reakcji i usunięcia ewentualnych problemów. Klient powinien dysponować możliwością wyboru zakresu świadczenia serwisu – od zapewnienia sprawności oprogramowania WMS, przez wsparcie systemów towarzyszących, aż po kompleksową opiekę nad sprzętem i infrastrukturą IT. Zlecenie całości opieki serwisowej jednej firmie upraszcza procedury związane z awariami, a także eliminuje ewentualne przerzucanie się odpowiedzialnością. Warto wreszcie pamiętać, że od sprawnego i nieprzerwanego serwisu, bardzo często zależy ciągłość działalności operacyjnej klienta. Jest on więc krytycznym elementem biznesowym.

Migracja danych

Wybór sposobu, w jaki dane o indeksach i stanach magazynowych zostaną przetransferowane do nowego systemu WMS, zależy od tego, gdzie te dane aktualnie się znajdują. Jeżeli firma korzysta z systemu ERP i zawartego w nim modułu gospodarki magazynowej, wtedy najpewniej na etapie wdrożenia oba systemy zostaną powiązane interfejsem pozwalającym na sprawne przenoszenie potrzebnych informacji. Warto w tym miejscu jednak pamiętać, że systemy te mogą różnić się w interpretacji i szczegółowości niektórych informacji, takich jak np. struktury opakowań artykułów, ewidencja towarów uszkodzonych czy zwrotów.

W sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo korzysta z innego, niezależnego systemu magazynowego, który zamierza wymienić na nowy, do transferu wykorzystane zostaną zapewne ich funkcje importu i eksportu danych.

Asysta

Uruchomienie systemu to ostatni i jednocześnie najbardziej newralgiczny moment wdrożenia. W chwili startu systemu wychodzi na jaw, czy właściwie zadbano o wszystkie detale na wcześniejszych etapach. Jednak nawet wtedy, gdy dochowano pełnej staranności, skala zmian wprowadzanych wraz z nowym systemem WMS przeważnie jest na tyle duża, że pierwsze dni pracy wymagają wsparcia ze strony dostawcy programu. Pożądaną sytuacją jest, aby asystowały w tym osoby, które uczestniczyły we wcześniej prowadzonych pracach wdrożeniowych. Będą one najlepiej znały specyfikę danego magazynu i uruchamianą wersję systemu.

Wdrożenie systemu magazynowego to spore wyzwanie zarówno dla kadry zarządzającej, jak i szeregowych pracowników magazynu. Z racji tego, że oprogramowanie WMS jest silnie powiązane z procesami i charakterem całego przedsiębiorstwa, jego wdrożenie jest zawsze w pewnym sensie zadaniem niepowtarzalnym. Dlatego też warto zawczasu solidnie się do niego przygotować, aby uniknąć potencjalnych zagrożeń i późniejszego rozczarowania.

Komentarze

Tomasz Radziszewski, menedżer ds. rozwoju i wdrożeń, Spedimex Sp. z o.o.
Najważniejszym wyzwaniem związanym z wdrażaniem systemów klasy WMS jest bardzo precyzyjne określenie potrzeb, jakie powinno spełniać tworzone narzędzie. To, co oczywiste dla logistyków, nie zawsze musi przekładać się na efekt prac programistów. I odwrotnie. Dlatego tak istotnym elementem jest faza planowania. O końcowym efekcie często decydują niuanse, które dzięki wspólnej analizie znacząco wpływają na efektywność i jakość docelowych procesów.
Precyzyjna analiza jest niezbędna, zważywszy, że procesy logistyczne stają się w większym stopniu skomplikowane i niestandardowe, a tym samym wymagają dużej indywidualizacji. Na szczęście, dzisiejsza technologia umożliwia kreowanie nawet najbardziej wyszukanych funkcjonalności. Równolegle, logistyka coraz częściej i odważniej posiłkuje się zaawansowanymi rozwiązaniami z obszaru automatyki. Decydując się na konkretny system, należy pamiętać, że w przyszłości możemy stanąć przed potrzebą automatyzacji. WMS powinien być na tyle elastyczny, aby wspierać różne scenariusze rozwoju biznesu.
Współpraca z firmą wdrożeniową, posiadającą kompetencje z zakresu IT oraz logistyki, gotową do udzielenia wsparcia w relatywnie krótkim czasie, pozwala czuć się pewniej i oferować usługi ściśle dopasowane do potrzeb konkretnych klientów.
Alternatywą dla zewnętrznej firmy jest rozwijanie oprogramowania własnymi zasobami, za pośrednictwem dedykowanych działów wsparcia, łączących kompetencje z zakresu IT i procesów logistycznych. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość natychmiastowego reagowania na pojawiające się potrzeby rozszerzeń systemowych lub modyfikacji we wdrożonych wcześniej mechanizmach.

Małgorzata Dzięgielewska-Streubel, Business Development Manager Warehousing, Ekol Polska
Wdrożenie systemu informatycznego nigdy nie jest proste. Aby okazało się sukcesem, należy zadbać m.in. o zrównoważony trójkąt – zakres, czas i pieniądze. Biorąc pod uwagę, jaką inwestycją jest zmiana oprogramowania, a szczególnie decyzja o wyborze systemu magazynowego (WMS), należy odpowiedzieć sobie na pytanie – jakie korzyści ten program nam przyniesie.
Niejednokrotnie zdarzają się podstawowe pomyłki podczas wdrożenia, dlatego należy zadbać o prawidłowe planowanie oraz zrozumienie potrzeb między klientem wewnętrznym oraz dostawcą oprogramowania. Częstą barierą staje się niechęć pracowników do planowanych zmian. Faza przygotowań powinna objąć konsultacje, dzięki którym każdy członek zespołu zrozumie potrzeby oraz najważniejsze cele projektu. Zadaniem niezwykle pracochłonnym, ale niezmiernie istotnym przy zmianie oprogramowania jest mapowanie procesu oraz określenie funkcjonalności. Wdrożenie systemu WMS to inwestycja na kilka, a nawet kilkanaście lat, dlatego należy się zastanowić nad tym, jakie system ma możliwości rozwoju i jakie wyzwania mogą się pojawić przed naszą firmą. Najlepszym przykładem jest automatyka, jak również robotyka w obsłudze logistycznej, gdzie należy pochylić się nad integracją między WMS, a systemem obsługującym maszyny. Kluczowym elementem jest dostępność konsultantów, którzy wspierając wdrożenie stają się bazą wiedzy, a następnie wsparciem w kolejnych latach. Konkurencja w obszarze IT jest ogromna i składane obietnice wielokrotnie nie mają pokrycia w realnym życiu. Dlatego zanim dokonamy wyboru przeprowadźmy warsztaty, na których będziemy mogli dogłębnie dokonać rewizji możliwości proponowanego WMS.
I tu warto zatrzymać się i zastanowić nad własnym rozwiązaniem – niejednokrotnie WMS napisany przez własny zespół sprawdza się najlepiej. Takie rozwiązanie jest ogromną przewagą konkurencyjną z uwagi na elastyczne podejście oraz możliwość natychmiastowego reagowania. Moje doświadczenie w tym obszarze mówi, że mając własny WMS, możemy przygotować rozwiązania szyte na miarę, innowacyjne, jak również odpowiadające na potrzeby rynku i konkretnych zapytań klientów. Zmniejsza to koszty wdrożeń, jak również jest typowo proklienckie, co w dobie nowych trendów i szybko zmieniającego się środowiska logistycznego staje się nieprzeciętnym atutem. W Ekol mamy własny Dział Badań i Rozwoju, gdzie ponad 120 osób dysponujących rocznym budżetem 6 mln euro pracuje nad nowymi rozwiązaniami, ale również rozwija WMS.