Zarządzanie towarem powierzonym

Dokonanie wzajemnych ustaleń i zaakceptowanie oferty przez klienta zwieńczone zostaje zleceniem produkcyjnym. Następna faza obejmuje zakupy komponentów do produkcji (przez klienta lub co-packera w zależności od ustalonej gestii) oraz organizację ich transportu do magazynu usługodawcy. Po przyjęciu dostawy rozpoczyna się produkcja. Zgodnie z przyjętym modelem, gotowe zestawy są buforowane dla osiągnięcia pełnego przekroju i możliwości dystrybucyjnych lub płynnie wydawane. W tym pierwszym przypadku, co-packer odpowiedzialny jest najczęściej również za kompletację, a nawet transport do odbiorców końcowych klienta. W najprostszej formie, gotowe zestawy odbierane są przez samego klienta na jednolitych asortymentowo paletach. Cały proces wieńczy rozliczenie komponentów, w tym wykazanie ewentualnych strat materiałowych. Z reguły, już na etapie zapytania, strony definiują dopuszczalny procent ubytków.

Określenie przedmiotu zlecenia

Szczególnie ważnym etapem procesu co-packingu jest jednoznaczne i bardzo klarowne określenie przedmiotu zlecenia. W tym celu należy precyzyjnie wyszczególnić wszystkie czynności, wskazać technologię lub zapytać co-packera o przedstawienie tej najodpowiedniejszej dla zadania. Na tym etapie bardzo pomocnym narzędziem jest wizualne przedstawienie wszystkich lub najbardziej krytycznych elementów zlecenia oraz wykorzystanie wzorcowania. Przez wzorcowanie rozumiemy formalną akceptację docelowej, fizycznej formy komponentu lub gotowego zestawu i wykorzystanie tego materiału, jako punktu odniesienia do kontroli międzyoperacyjnej. Według spółki euro-pegaz nic tak nie pomaga w zrozumieniu zadania, jak precyzyjne definiowanie wymagań, w czym bardzo pomocne są wizualizacja procesu i wyraźne instrukcje.

Zintegrowane łańcuchy dostaw coraz bardziej wymagają pełnej ich transparencji. Drobne z pozoru zakłócenie na początku procesu potrafi przekształcić się w duży błąd na dalszym etapie.

Należy mieć świadomość, że w skład jednego zestawu potrafi wchodzić od kilku do kilkunastu komponentów – od kartoników zbiorczych, jednostkowych lub wyprasek do drobnych elementów, takich jak żelki czy stickery. Wszystkie te komponenty wchodzą w skład karty produktu i żadnego z nich nie można pominąć na etapie zakupów, transportu, składowania lub użycia w procesie produkcyjnym. W przypadku każdego z komponentów należy dodatkowo uściślić jego cechy, takie jak np. gramaturę kartonu etc. Dane logistyczne stanowią z kolei drogowskaz, w jaki sposób zapakować jednostkowe zestawy w kartonie zbiorczym oraz jak ułożyć kartony zbiorcze na palecie.

Na etapie definiowania terminów powinniśmy określić nie tylko datę rozpoczęcia czy zakończenia akcji, ale również gotowości poszczególnych partii towarów w przypadku produkcji zgodnej z harmonogramem. Co-packing związany jest nierozerwalnie z dynamiką działań marketingowych, stąd częste przyśpieszanie lub opóźnianie działań. W tej sytuacji należy pamiętać o określeniu gwarantowanej dziennej wydajności, jak również zapewnieniu sobie możliwości interwencyjnego jej zwiększenia, najczęściej poprzez zwiększenie obsady, dołożenie trzeciej zmiany, czy pracę w weekendy.

W zakresie gestii zakupowej, strony ustalają za zakup jakich komponentów odpowiedzialny jest co-packer, a za jakich klient. Wyróżniamy tu modele czyste, gdzie wyłączną odpowiedzialność ma jedna ze stron oraz mieszane. Czasami odpowiedzialność po stronie co-packera nie oznacza pełnej suwerenności wyboru. W takim przypadku co-packer kupuje komponenty u dostawcy wskazanego przez klienta lub po jego wcześniejszej akceptacji. Spółka euro-pegaz w każdym wariancie, stanowczo rekomenduje wykorzystywanie wzorcowania w procesie kontroli na wejściu do magazynu. Wykrycie błędów na tym etapie umożliwia, bowiem wdrożenie odpowiednich działań zaradczych, gdy stwierdzone zostają wady.

Co-packing to element szerszych działań logistycznych, nie należy więc zapominać o konieczności ustalenia tak podstawowych kwestii jak: warunki składowania towarów, w tym np. kontrola temperatury, czy określenie prognozy zapotrzebowania na powierzchnię składową przez okres trwania całej akcji. Ta ostatnia zmienna potrafi być często wielkim wyzwaniem z uwagi na okresowe spiętrzenia stoku. W jednej z akcji prowadzonej przez euro-pegaz zapotrzebowanie na powierzchnię składową rośnie w ciągu miesiąca od kilkuset do ponad 10 000 palet. Kontraktowanie tak zmiennej powierzchni składowej to wielkie wyzwanie organizacyjne i kosztowe.

Pogodzenie elastyczności wymaganej w ramach działań co-packingowych z oczekiwaniami nienagannej jakości i estetyki możliwe jest wyłącznie poprzez rozbudowanie funkcji kontrolnych w całym procesie.

W ramach zapewnienia identyfikowalności produktów powinno się jednoznacznie ustalić zasady ich przyjęcia oraz wydania, najczęściej wg  zasady LIFO, FIFO, czy FEFO. Należy przy tym pamiętać, że podczas produkcji magazynowej powstają całkowicie nowe jednostki sprzedażowe z nowym kodem SKU. Dlatego też większość klientów wymaga dodatkowo zapewnienia tzw. traceability, tzn. możliwości skutecznego śledzenia numeru partii/ serii, również na poziomie komponentów i produktów pobranych do produkcji każdego zestawu. Odpowiednie znakowanie numeru partii odbywa się zwyczajowo poprzez nadruk typu ink jet lub też naklejenie odpowiedniej etykiety. W przypadku produktów spożywczych niezbędne jest również dodatkowe przestrzeganie dat przydatności towarów do spożycia.

Kontrola jakości

Usługi wspierające działalność promocyjną bardzo często wykonywane są pod znaczną presją czasową. Gwarancją stabilności i wysokiej jakości procesu jest wówczas wieloetapowa i wielopoziomowa kontrola jakościowa. Kontrola jakościowa komponentów oraz gotowych zestawów opiera się na ich uprzednim wzorcowaniu. euro-pegaz nie zaczyna zlecenia, jeśli na miejscu produkcji nie znajdują się podpisane przez klienta gotowe wzorce zestawów oraz komponentów, za których zakup odpowiada. W trakcie procesu co-packingu można wyróżnić co najmniej dwa kolejne poziomy kontroli jakościowej. Pierwszy to kontrola stanowiskowa na linii produkcyjnej, kolejna związana jest z odbiorem końcowym, który odbywa się często poprzez kierowanie wszystkich gotowych zastawów, wpierw na kwarantannę, a następnie po ich pozytywnym odbiorze przez inspektora jakości, towarom nadany zostaje statusu – dostępny.

Spółka euro-pegaz w każdym wariancie, stanowczo rekomenduje wykorzystywanie wzorcowania w procesie kontroli na wejściu do magazynu.

Pogodzenie elastyczności wymaganej w ramach działań co-packingowych z oczekiwaniami nienagannej jakości i estetyki możliwe jest wyłącznie poprzez rozbudowanie funkcji kontrolnych w całym procesie. W tym celu bardzo pomocne są dokumenty wspierające kontrolę jakościową na różnych etapach procesu, takie jak: karta oceny komponentu, karta technologiczna, check list, raport produkcyjny, certyfikat jakościowy. Karta oceny komponentu, to dokument rejestrujący jakość dostarczonych komponentów. W poszczególnych polach zwraca się uwagę na najczęściej występujące wady, takie jak: niewłaściwa kolorystyka, niezgodna ilość, nieczytelny tekst lub błędne wymiary. Karta technologiczna to wewnętrzny dokumentu, opracowany przez euro-pegaz w celu przełożenia wymogów klienta wskazanych w różnych dokumentach na szczegółowe instrukcje stanowiskowe. Według euro-pegaz wiedza dla pracowników liniowych powinna być maksymalnie skondensowana i praktyczna. W dokumencie wskazywane są m.in. punkty krytyczne, na które należy zwrócić szczególną uwagę. Dokument zawiera też dokładny skład każdego zestawu z karty materiałowej. W tej części poza danymi logistycznymi znajdzie się np. instrukcja wykonania produkcji w rękawiczkach przy kartonikach pokrytych lakierem UV. W celu uniknięcia mieszania się komponentów, przy równoczesnej lub następującej po sobie produkcji różnych zestawów, spółka euro-pegaz opracowała check list. Formularz narzuca standaryzację działań w zakresie przygotowania stanowiska produkcji, w tym jego czystość, dostępność właściwych komponentów lub też umieszczenie wzorcowego zestawu. Proces produkcji wieńczy certyfikat jakościowy. Na jego podstawie ponownie dokonuje się przeglądu poszczególnych aspektów jakościowych, jak również potwierdza się zgodność w tym zakresie w formie oficjalnego dokumentu. Na uwagę zasługuje kompleksowość weryfikacji: od zgodności komponentów, poprzez sposób ułożenia kartonów na palecie, prawidłowość i trwałość oznakowania, do właściwego zamknięcia kartonów zbiorczych.

Zakres zadań transportowych dla projektów co-packingowych obejmuje zdefiniowanie odpowiedzialności stron za przewóz komponentów od dostawców, produktów z fabryk klienta, przerzutów magazynowych lub też dystrybucję do odbiorcy końcowego.

Niektóre realizowane przez spółkę promocje obejmują prawie 100 rodzajów zestawów, a każdy z nich wykorzystuje od kilku do kilkunastu komponentów dostarczanych przez klienta lub co-packera. Tak złożone przedsięwzięcie, wymaga sprawnego raportowania. Raport dostępności, to opracowane przez firmę kilka lat temu zestawienie obliczające maksymalną możliwą produkcję, limitowaną przez najmniej liczny komponent. Raport pokazuje również liczbę palet, jaka powstanie przy maksymalnej produkcji, w celu oszacowania zapotrzebowania na powierzchnię składową. Raport produkcyjny to z kolei raport przekazujący klientowi informację na temat dotychczas wykonanej produkcji. Raporty te możliwe są do wykonania zarówno w tradycyjnej postaci excell, jak również jako reporty systemowe z systemu WMS, w trybie online.

Technologia a transparencja

Zintegrowane łańcuchy dostaw coraz bardziej wymagają pełnej ich transparencji. Drobne z pozoru zakłócenie na początku procesu potrafi przekształcić się w duży błąd na dalszym etapie. – Idealny dostawca to nie tylko sprawny wykonawca, ale partner i pomocny ekspert. Z tego powodu spółka euro-pegaz przechodzi z modelu „trust me” do modelu „show me”- mówi Paweł Trębicki, dyrektor zarządzający spółki euro-pegaz. – Dla tego celu wykorzystujemy nowoczesne technologie, takie jak: ftp (file transfer protocol), umożliwiający przechowywanie i wymianę informacji klient z usługodawcą (certyfikaty, harmonogramy, karty technologiczne); httpService – SharePoint integracja z pakietem MS Office wspiera płynny i szybki przepływ informacji pomiędzy firmami, np. w zakresie zarządzania dokumentami (matryce komunikacyjne, plany dystrybucyjne, plany produkcyjne, wszelkiego rodzaju anonse; Reporting Services, konwertujący język zapytań SQL na przyjazne graficzne narzędzie do udostępniania klientowi raportów systemowych poprzez stronę http://;  SQL Server Integration Services (SSIS) – rozwiązania interfejsowe wymiany informacji (zawartość awiza i jego potwierdzenie, zawartości zleceń produkcyjnych oraz wysyłkowych itp.).

Spółka euro-pegaz powstała w 1991roku, jako prywatne przedsiębiorstwo z polskim kapitałem. Siedziba firmy znajduje się w Warszawie, a centra logistyczne w Osiecznej i Dąbrowie Górniczej. Firma rozwija się w tempie 10-15 proc. rocznie. W roku bieżącym obroty planuje się na poziomie 70 mln zł. Oferta spółki obejmuje pełen zakres usług logistycznych: transport międzynarodowy i krajowy, magazynowanie, kompletację oraz co-packing. Klientami euro-pegaz są następujące branże: kosmetyczna, spożywcza i chemia gospodarstwa domowego, AGD, automotive, medyczna, meblowa. Spółka dysponuje flotą 130 pojazdów. Od 2004 roku posiada certyfikaty jakości ISO 9001, 14001 oraz HACCP, nadane przez BVQI.