Odpowiadaj na oferty albo licz się z konsekwencjami
Dokonywanie zakupów jest jedną z najbardziej podstawowych dziedzin działalności każdej firmy. Dobra realizacja procesu zakupowego pozwala na prowadzenie ciągłej, płynnej działalności. W ostatnich latach przykłada się coraz większą wagę do procesu zakupowego. Wiele firm wprowadza
Takie działania przynoszą niejednokrotnie znaczne oszczędności. Wysyłając kolejne zapytania ofertowe, możemy znajdować lepszych i tańszych dostawców, jednak istnieje pewne niebezpieczeństwo nawiązywania kolejnych kontaktów.
W celu znalezienia optymalnego dostawcy branżyści starają się skonfrontować jak najwięcej ofert na poszczególny asortyment. Jest to działanie jak najbardziej słuszne i odpowiedzialne, jednak źle przeprowadzone może prowadzić do zaskakujących konsekwencji.
Zapytanie ofertowe
Złożenie zapytania ofertowego oznacza wyrażenie chęci i gotowość do nawiązania współpracy w przedmiocie danego zamówienia. Z punktu widzenia kodeksu cywilnego art. 68 (Ustawa z dnia 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) brak niezwłocznej odpowiedzi na złożoną ofertę może zostać odczytany i uznany za zgodę na jej realizację i przyjęcie oferty. Brak informacji zwrotnej od branżysty, niezależnie, czy byłaby pozytywna czy negatywna, może pociągnąć za sobą zobowiązanie do dokonania zakupu. Kiedy dochodzi do takiej sytuacji? Na szczęście nie zawsze. Nie każdy brak odpowiedzi na ofertę może być rozumiany jako zgoda na zakup.
Trzy warunki
Aby były przesłanki do uznania oferty za wiążącą, muszą zostać spełnione trzy warunki. Po pierwsze adresatem oferty jest przedsiębiorca, czyli osoba prowadząca działalność gospodarczą. Po drugie oferta dotyczy zawarcia umowy w ramach działalności prowadzonej przez adresata oferty. Po trzecie osoba, która składa ofertę, i jej adresat muszą pozostawać w stałych stosunkach gospodarczych.
Tylko spełnienie wszystkich trzech warunków sprawia, iż w przypadku braku odpowiedzi ofertę uznaje się za zaakceptowaną. Aby uniknąć problemów, jakie mogą spotkać opieszałe przedsiębiorstwo, należy zawsze odpowiadać na złożone oferty. Teoretycznie zagrożenie jest niewielkie, ponieważ opisane zasady dotyczą przedsiębiorstw, z którymi firma utrzymuje stałe stosunki handlowe.
Nie ma w prawie definicji, która określa, czym dokładnie są, a czym nie są „stałe stosunki handlowe”, jak długo muszą trwać lub jaką wartość stanowić.
Nie ma też wyjaśnienia terminu „niezwłoczne udzielenie odpowiedzi”, co utrudnia interpretację przepisów. Co prawda Sąd Apelacyjny w Katowicach (w wyroku z 18 marca 2004 r., sygn. akt I Aca 1238/03) uznał, że incydentalne umowy danego typu, zawierane między stronami co jakiś czas, nie mieszczą się w pojęciu „stałych stosunków”, jednak dla bezpieczeństwa przedsiębiorstwa, jak i dobrego obyczaju, warto niezależnie od decyzji o wyborze dostawcy odpowiadać wszystkim firmom składającym oferty. Takie postępowanie uchroni nas od niebezpieczeństwa zakupu niechcianych towarów i wykreuje obraz firmy otwartej i odpowiedzialnej, dbającej o dobre relacje z potencjalnymi dostawcami.
Dodatkowo ustawa, o której mowa, jednoznacznie określa zmiany umów z dotychczasowymi kontrahentami. Jeśli więc od podmiotu gospodarczego, z którym pozostajemy w stałych stosunkach gospodarczych, otrzymujemy ofertę zmiany zawartej już umowy, to kontrahentowi należy udzielić odpowiedzi. W przeciwnym razie może to być potraktowane jako milcząca zmiany postanowień umowy.
Milczenie jest zgodą?
Milczące potwierdzenie jest terminem szeroko stosowanym i mającym odniesienie do wielu aspektów ofertowania. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa często strategiczne jest potwierdzenie terminu dostawy. Brak potwierdzenia może być również interpretowany przez firmę jako przyjęcie warunków zamówienia łącznie z wyznaczonym terminem. W celu zapobiegnięcia powstawaniu nieporozumień przedsiębiorstwa często opracowują własne regulaminy współpracy z dostawcami, które doprecyzowują ewentualne niejasności.
