Zarządzanie kosztami przedsiębiorstwa

Potencjał ekonomiczny Polski został ściśle określony i stanowi konkretny procent gospodarki światowej. Globalizacja powoduje, że polskie przedsiębiorstwa zmuszone są dokonywać analizy nie tylko otoczenia na rynku krajowym, ale brać pod uwagę trendy, które pojawiają się zagranicą. Mimo tego polskie firmy w dużej części realizują model zarządzania przedsiębiorstwem, który wypracowały w początkowej fazie transformacji. Obserwacja przedsiębiorstw w zakresie formy prowadzenia działalności, sposobów doboru właściwych metod zatrudniania, przepływu informacji w firmie, a także organizacji przepływów finansowych, bardzo często doprowadza do wniosków, iż takie przedsiębiorstwa na dłuższą metę nie mają szans na przetrwanie w coraz bardziej konkurencyjnej gospodarce.

Podatek jako koszt

Z mojej wieloletniej praktyki wynika, iż największym problemem firm jest niezrozumienie jak ważnym elementem w firmie jest zarządzanie kosztem. Kosztem rozumianym nie tylko jako zakupione towary i usługi, ale kosztem rozumianym jako przymusowe nieodpłatne świadczenie na rzecz skarbu państwa jakim jest podatek. Wysokość kosztu przedsiębiorstwa kształtuje także właściwy sposób używania wszelkich narzędzi finansowych, jakie są w jego posiadaniu. W latach 2004-2008 rynek usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych uległ w Polsce podwojeniu. Tak szybki wzrost spowodował w przedsiębiorstwach zwykle dość znaczne zwiększenie kosztów, które miało charakter najczęściej bardzo chaotyczny i niekontrolowany. Załamanie rynku w latach 2009-2010 doprowadziło do upadku wielu – zwłaszcza mniejszych – firm. W roku 2010 rynek zaczął się pomału odbudowywać, a firmy po części wyciągnęły wnioski. Doświadczenia te należałoby sklasyfikować i omówić.

Analiza zyskowności

W trakcie rozwoju działalności gospodarczej firmy nastawione są na maksymalizację zysku, wynikającą bezpośrednio ze wzrostu sprzedaży towarów i usług. Bardzo dużo czasu poświęca się rozwijaniu rynku klientów poprzez poszukiwanie zleceń i podpisywanie kontraktów, zapominając o właściwej i szczegółowej analizie zyskowności. Nowoczesne przedsiębiorstwo winno być zarządzane jednak w taki sposób, by w jego strukturze równorzędną rolę odgrywały zarówno procesy związane z uzyskiwaniem przychodów jak i związane z ograniczeniem kosztów, a także właściwy dobór struktury przedsiębiorstwa pod względem zmniejszenia obciążeń podatkowych. Kolejną istotną kwestią zarządzania przedsiębiorstwem jest odpowiednia struktura zatrudnienia, rozumianego także jako podwykonawstwo. Elementem łączącym wszystko w spójną całość powinien być system przepływu informacji i zarządzania dokumentami w firmie. Stosowane w tym zakresie systemy do obiegu informacji najczęściej nie spełniają podstawowych potrzeb właściwego zarządzania przedsiębiorstwem.

Rentowność i bezpieczeństwo

Celem cyklu artykułów, które ukażą się w najbliższych numerach dwumiesięcznika Truck&Business Polska, będzie wskazanie jakie elementy przedsiębiorstwo powinno rozważać, aby móc myśleć o zwiększeniu rentowności i bezpieczeństwa stałego funkcjonowania na rynku. Metodologia ograniczania kosztów w przedsiębiorstwach pozostawia wiele do życzenia, a dobór struktury przedsiębiorstw pod kątem optymalizacji obciążeń podatkowych jest często pomijany.

Planując strukturę każdego przedsiębiorstwa z prawno-podatkowego punktu widzenia, należy rozważyć w pierwszej kolejności skalę prowadzonej działalności gospodarczej. Wybór prowadzenia działalności samodzielnie, w formie spółki osobowej, czy spółki kapitałowej wiąże się z różnym zakresem odpowiedzialności za zobowiązania powstałe w trakcie działalności. Różne są w tym zakresie możliwości wyboru formy opodatkowania, same stawki podatkowe, a także efektywny sposób opodatkowania dochodów. Może się też zdarzyć, że ze względu na strukturę prowadzenia działalności, przedsiębiorca zobowiązany będzie do zapłaty podatku za granicą – nie tylko VAT, ale również dochodowego, co może być korzystne podatkowo.

Zarządzanie pieniądzem w czasie

Szybki wzrost przedsiębiorstw może skutkować dojściem do momentu, w którym tylko i wyłącznie zmiana formy prawnej lub sposobu zarządzania może pozwolić firmie na dalszy rozwój. W takich sytuacjach trzeba skorzystać ze specjalistów, którzy wprowadzając odpowiedni system zarządzenia, dobierając właściwą formę prawną i organizacyjną przedsiębiorstwa, a także wskazując możliwość pozyskiwania informacji wewnątrz przedsiębiorstwa są w stanie szybko i skutecznie zredukować koszty. Usługi tego typu nie są tanie, jednakże w ostatecznym rozrachunku skorzystanie z nich poprawia wynik finansowy przedsiębiorstwa. Dobrze zarządzane przedsiębiorstwa starają się współpracować ze specjalistami na bieżąco rozkładając koszty w czasie, co przeciwdziała trudnościom w okresach kryzysowych.

W zależności od doboru formy prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorstwo jest zmuszone zbudować odpowiednią strukturę pozyskiwania informacji. Prowadzenie rozliczeń metodą tradycyjną za pomocą kartki i zeszytu prowadzić będzie najczęściej do dużych kłopotów. Prędzej czy później przypadki życiowe, problemy osobiste lub zwykła choroba spowodują, że przedsiębiorstwo wymknie się w takich wypadkach spod kontroli. Chcielibyśmy pokazać, że funkcjonowanie przedsiębiorstwa powinno być oparte na racjonalnych zasadach uniezależnionych od emocji ludzkich. Wsparciem mogą być w tym zakresie narzędzia informatyczne, odpowiednia struktura zarządzania, zasady obiegu informacji oraz kontrola kosztów. Wszystko to razem powinno poprawiać efektywność przedsiębiorstwa.

Zarządzanie pieniądzem w czasie jest elementem najbardziej niedocenianym w prowadzonej działalności gospodarczej. Właściwa kontrola wpływów i wydatków, wykorzystywanie narzędzi finansowych, dobór form zakupu środków transportu i urządzeń jest elementem nieodzownym, by utrzymać płynność finansową i kontrolę nad przedsiębiorstwem.