ROZLICZENIA POST-PAID W SYSTEMIE VIATOLL – CZY TO SIĘ OPŁACA?

– Czym się rożni płatność w trybie pre-paid od post-paid?

Każda firma ma do wyboru dwie metody rozliczania opłat drogowych: z góry (pre-paid) lub z dołu (post-paid). Pre-paid to inaczej przedpłata. Polega na ładowaniu swojego konta w systemie viaTOLL ustaloną kwotą. Można tego dokonać w punktach obsługi przy pomocy karty paliwowej, kredytowej lub gotówki. Kiedy pojazd porusza się po płatnych drogach, urządzenie viaBOX nalicza opłaty. Ich wartość jest odliczana od kwoty zgromadzonej na rachunku.

Drugą metodą płatności, dziś bardzo popularną, jest post-paid, czyli płatność z dołu na podstawie faktury. Jak to działa? Kiedy pojazd porusza się po płatnych drogach, urządzenie viaBOX nalicza opłaty. Dwa razy w miesiącu kwoty są sumowane. Na tej podstawie wystawiana jest faktura. Najbardziej opłaca się korzystać z metody post-paid za pośrednictwem operatora karty paliwowej, ponieważ nie wymaga on gwarancji finansowych w takiej wysokości, jak podczas zgłoszenia w punkcie viaTOLL.

– Dlaczego bardziej opłaca się skorzystać z rozliczeń post-paid?

W systemie post-paid właściciel floty rozlicza opłaty drogowe poprzez zbiorcze faktury. Jeśli korzysta przy tym z pośrednictwa operatora karty paliwowej, termin płatności faktur wynosi nawet 30 dni. Pozwala więc wcześniej przygotować się na wydatki związane z e-mytem.

Rozliczanie poprzez fakturę rozwiązuje problem naliczania kar za brak środków na koncie viaTOLL, ponieważ opłaty naliczane są z dołu. Kierowca nie musi gromadzić kwitów za doładowania urządzeń viaBOX, co bardzo ułatwia pracę księgowości. Tym samym tryb płatności post-paid zupełnie zdejmuje z kierowcy odpowiedzialność za stan konta viaTOLL.

Dodatkową zaletą jest łatwa kontrola wydatków przy rozliczeniach post-paid. Jeśli korzystamy z pośrednictwa operatora kart paliwowych, udostępnia on za darmo internetowe aplikacje do zarządzania płatnościami z tytułu opłat drogowych.

– Ile kosztuje założenie konta post-paid?

Przewoźnik może założyć konto post-paid bezpośrednio w viaTOLL lub za pośrednictwem operatora kart paliwowych. Niezależnie od tego, czy posiada już rachunek pre-paid czy nie. Samo założenie konta i jego prowadzenie jest bezpłatne, jednak w wybranych sytuacjach pociąga za sobą konieczność przedstawienia zabezpieczenia finansowego.

W przypadku rejestracji post-paid w punkcie obsługi viaTOLL wysokość tego zabezpieczenia jest sporym obciążeniem. Na przykład dla floty 20 pojazdów wynosi ponad 20 tys. zł.

Metodą ograniczenia tego kosztu jest skorzystanie z pośrednictwa operatora kart paliwowych, jak DKV, Shell czy Eurowag. Emitenci kart oferują pełną obsługę rachunku viaTOLL (zamawianie urządzeń viaBOX, fakturowanie, załatwianie formalności), a jednocześnie zapewniają korzystne warunki finansowe uruchomienia konta post-paid.

Na przykład DKV Euro Service nie wymaga od swoich klientów żadnego zabezpieczenia finansowego w celu założenia rachunku post-paid. Jednocześnie przewoźnik nie musi się decydować na korzystanie z innych usług DKV (powiązanych z kartą paliwową), może podpisać umowę tylko w celu rozliczania kosztów viaTOLL. Prowizja pobierana przez operatora kart za fakturowanie transakcji e-myta stanowi dla firmy transportowej znikomy koszt – jej średnia wysokość to 2 złotych miesięcznie na pojazd.

– Jak wliczać w koszty uzyskania przychodu opłaty pre-paid, a jak post-paid?

W przypadku systemu pre-paid, przedpłaty mają charakter zaliczek i mogą być włączane do kosztów podatkowych dopiero po otrzymaniu noty z systemu viaTOLL, odnoszącej się do opłat za konkretne przejazdy. Czyli dopiero po pełnym wykorzystaniu kwoty, którą naładowane zostało urządzenie viaBOX.

Natomiast w przypadku płatności post-paid mamy do czynienia z fakturami, które od razu zaliczane w są koszty. Przy pośrednictwie operatora karty paliwowej klient otrzymuje fakturę raz na dwa tygodnie. Obejmuje ona zestawienie przejazdów viaTOLL rzeczywiście zrealizowanych w danym okresie, a więc stanowi koszt bezpośredni. Termin płatności wynosi 21-30 dni.