Warto wybrać system SOZ. Firmy optymalizują procesy rozwiązaniem IT COMP-WIN

Obok skutecznego ewidencjonowania zleceń, planowania transportu i zarządzania jego kosztami, na pierwszym miejscu trzeba wymienić skuteczną komunikację z podwykonawcami, jakimi dla większości przedsiębiorstw są firmy transportowe realizujące usługi przewozu towarów. W systemie SOZ moduł komunikacji i wymiany danych z przewoźnikami kieruje zlecenia bezpośrednio do firm transportowych oraz w sposób automatyczny pozyskuje informację zwrotną o przyjęciu tych zleceń przez przewoźników. Dzięki udostępnieniu części systemu właśnie przewoźnikom, zyskujemy natychmiastowy dostęp do informacji o środku transportu dedykowanym do konkretnego zlecenia, o danych personalnych kierowcy, o dacie i godzinie planowanego podstawienia środka transportowego itp. Informacja ta dostępna jest zarówno pracownikom magazynu jak również osobom obsługującym bramy wjazdowe. W ten sposób optymalizujemy proces przygotowania przewozu towaru i skracamy przepływ wiedzy nt. planowanych wjazdów na teren zakładu. Nie angażujemy w naszej firmie osób odpowiedzialnych za transport, ponieważ dane wpisuje podwykonawca.

Ten sam moduł komunikacji w połączeniu z zarządzaniem cennikami kosztowymi daje obu stronom – zlecającemu i wykonawcy – dostęp do rzeczywistych danych o kosztach transportu. Dodatkowo, pozwala na przesyłanie szeregu innych komunikatów i na wymianę licznych dokumentów elektronicznych: zleceń transportowych, listów przewozowych, dokumentów WZ potwierdzonych przez odbiorców itp. Po zakończeniu procesu transportowego, system SOZ wysyła komunikat do przewoźnika o możliwości zafakturowania usługi z precyzyjnym określeniem wartości jakie na dokumencie powinny się znaleźć. Wystawienie przez podwykonawcę faktury skutkuje po stronie zlecającego automatycznym zaalokowaniem jej do zamówień, które obejmuje rozliczenie, co z kolei zwiastuje koniec żmudnego opisywania faktur, odnajdowania ustalonych warunków cenowych czy szukania w firmie osób odpowiedzialnych za usługę.

Kolejnym nowatorskim elementem systemu SOZ, zaprojektowanym z myślą o firmach, które zamawiają bardzo duże ilości usług transportowych, jest moduł zarządzania aukcjami i przetargami. Po szczegółowym zdefiniowaniu parametrów potrzebnych środków transportu, kierunków wywozu towarów, wolumenu i częstotliwości zleceń, organizujemy przetarg kierując zaproszenie do wzięcia w nim udziału do bazy firm będących już w naszej bazie danych. System SOZ w całości kontroluje proces odpowiedzi firm, decyzje o wyborze najlepszych ofert oraz pozwala na automatyczne utworzenie kontraktów i cenników kosztowych. Po zakończonym przetargu/aukcji mamy gotowy zestaw danych niezbędnych do zarządzania spedycją.

Na uwagę zasługuje również moduł zarządzania zdarzeniami. Jest to zbiór mechanizmów pozwalających na podejmowanie określonych akcji – m.in. wysłanie wiadomości e-mail, wysłanie komunikatu SMS, zapis w bazie danych, wysłanie dokumentu drogą elektroniczną – w odpowiedzi na zaistnienie w systemie jakiegoś zjawiska bądź braku spodziewanego zjawiska w określonym czasie. Dwa przykłady: 1) jeżeli w ciągu 60 minut od momentu wysłania przez nas zlecenia do przewoźnika nie dostaniemy informacji zwrotnej, system SOZ wysyła e-mail do kierownika działu logistyki z informacją o konieczności zmiany podwykonawcy, 2) potwierdzenie załadunku i wyjazd transportu z terenu zakładu może zainicjować wysłanie informacji do klientów o planowanej dostawie towarów z podaniem terminu realizacji dostawy.

To oczywiście tylko niewielki fragment z całej gamy możliwości systemu SOZ. Firmy zainteresowane współpracą zachęcamy do kontaktu.