Prywatne jazdy po nowemu

Nowelizuje ona ustawę o PIT w zakresie opodatkowania pracowników, którzy korzystają z pojazdów służbowych dla celów prywatnych. Celem Ministerstwa Finansów jest ułatwienie obliczenia przychodu pracownika z tego tytułu oraz odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy. Nowelizacja umożliwia obliczenie przychodu w sposób ryczałtowy. Wysokość zależy od pojemności silnika pojazdu służbowego oraz liczby dni, w których kierowca użytkował auto[1].

Rozbieżne wartości świadczenia

W 2013 roku opodatkowano korzystanie z pojazdu służbowego dla celów prywatnych. Na mocy nowelizacji art. 11 ust.1 oraz art. 12 ust. 2 ustawy o PIT, bezpłatne użytkowanie przez pracownika z pojazdu służbowego zostało uznane za świadczenie w naturze. W związku z tym jest uznawane przychód, który zwiększa podstawę opodatkowania, czyli całkowitą kwotę brutto jaką pracownik zarobił w roku podatkowym. Izby Skarbowe przyjęły, że wysokość otrzymanego świadczenia w naturze powinno być obliczone jako koszt czynszu najmu takiego samego pojazdu po cenach rynkowych.

Takie rozwiązanie doprowadziło do znacznych rozbieżności pomiędzy wartością świadczenia w naturze obliczoną przez firmę, a kwotą przychodu ustaloną przez organy skarbowe. Często wynikały z faktu, że duże przedsiębiorstwa potrafią wynegocjować znacznie niższe stawki czynszu najmu pojazdów niż przeciętne stawki rynkowe podawane przez wynajmujących, a które przyjmowały Izby Skarbowe.

Brak definicji

Ponadto Izby Skarbowe często przyjmowały stawkę czynszu najmu obowiązującą w miastach wojewódzkich, mimo że siedziba firmy znajdowała się w pobliżu miasta powiatowego, gdzie czynsz byłby odpowiednio niższy. Ustawodawca nie uregulował definicji korzystania z pojazdu w celach prywatnych przez co Izby Skarbowe miały dużą swobodę w ustalaniu, kiedy pracownik otrzymuje świadczenie z tego tytułu. Nie wprowadzono również zasady obliczania kwoty przychodu w zależności od liczby dni, w których kierowca korzystał z pojazdu w celach prywatnych, co wydawało się najbardziej sprawiedliwe.

Firmy miały więc problemy z udowodnieniem faktycznej liczby dni, w których pracownik korzystał z pojazdów służbowych. Jeżeli pracownik był przedstawicielem handlowych i na mocy umowy powierzono mu pojazd służbowy na stałe – 7 dni w tygodniu, to jego roczny przychód mógł zwiększyć się nawet o 100 procent, ponieważ czynsz najmu pojazdu służbowego klasy C lub D przekraczał 100 zł dziennie.

Będzie sprawiedliwiej?

Gdy użytkownik jest kierownikiem rejonu czy dyrektorem regionalnym i do jego zadań należy wizytacja oddziałów firmy, sklepów i kontrahentów również w weekendy, przyjęcie, że korzysta z pojazdu w celach prywatnych również w soboty i niedziele było bardzo niekorzystne. Brak jednolitych zasad obliczania podatku była krzywdząca dla pracownika, który musiał zapłacić wyższy podatek dochodowy, choć faktycznie nie otrzymał pieniędzy od pracodawcy, a musiał zapłacić podatek od wyższego przychodu.

Dlatego firmy posiadające duże floty pojazdów składały liczne wnioski o wydanie interpretacji podatkowych w wyniku czego ujawniły się liczne różnice poglądów pomiędzy poszczególnymi Izbami Skarbowymi, a wiele spraw trafiło na wokandy Sądów Administracyjnych. Ministerstwo Finansów podjęło więc decyzję o wprowadzeniu szczegółowych zasad obliczenia przychodu w sposób ryczałtowy, który wprowadza dwie stawki ryczałtowe oraz wyklucza konieczność badania cen najmu podobnych pojazdów i arbitralnego ustalenia wysokości przychodu przez urzędy skarbowe.

Nowe zasady

Nowelizacja ustawy o PIT, która wchodzi w życie 1 stycznia 2015 roku wprowadza zasadę ryczałtowego obliczania wysokości przychodu. Nadal nie wprowadzono ustawowej definicji korzystania z pojazdu służbowego w celach prywatnych, co umożliwia swobodę interpretacji przez organy skarbowe. Ustawodawca dodał nowe przepisy po obowiązującym art. 12 ust. 2 ustawy o PIT, które ustalają następującą stawki uzyskanego przychodu (art. 12 ust. 2a).

1. 250 zł miesięcznie, dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3, co przy stawce 18 procent oznacza dla pracownika 45 zł zryczałtowanego podatku

2. 400 zł miesięcznie, dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3, co przy stawce 18 procent oznacza dla pracownika 72 zł zryczałtowanego podatku

Ponadto (zgodnie z art. 12 ust. 2b) ustalono sposób obliczenia przychodu za każdy dzień korzystania z pojazdu w celach prywatnych jako 1/30 miesięcznej stawki, to jest odpowiednio:

1. 84 zł dziennie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3

2. 134 zł dziennie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3

Przyjęte rozwiązanie wyklucza konieczność szacowania przychodu w zależności od marki pojazdu, modelu, rodzaju silnika, przebiegu oraz stanu technicznego co było istotne przy ustalaniu przeciętnego czynszu najmu. Ponadto pracownik otrzymuje taki sam przychód niezależnie czy pojazd jest nowy czy był używany przez kilka lat. Dlatego firma posiadająca flotę pojazdów o pojemności do 1600 cm3 będzie mogła odprowadzać znacznie mniejsze zaliczki na podatek PIT dla pracowników.

Ponadto nowelizacja sprawia, że korzystna będzie wymiana używanych pojazdów na nowe, które mają silniki o pojemności do 1600 cm3, lecz posiadają turbodoładowanie (np. TDI, TFSI).

Ważna dokumentacja

Dla celów dowodowych zalecam następujące zasady ewidencji, które pozwolą wykluczyć uznanie korzystania z pojazdu jako korzystanie w celu prywatnym:

1. Jako dowód odbycia przez pracownika podróży w celach służbowych może służyć wydruk mapy sporządzonej przez nadajnik GPS pojazdu, jeżeli miejsce podróży nie jest miejscem zameldowania lub zamieszkania pracownika.
2. Jeżeli pracownik otrzymuje pojazd służbowy w celu odbycia podróży służbowej od poniedziałku do piątku należy przygotować umowę powierzenia pojazdu oraz wręczyć mu odpowiednie polecenie służbowe na piśmie np. spotkanie z kontrahentem X w mieście Y w dniach od A do Z.
3. Jeżeli pracownik ma korzystać z pojazdu również w weekend np. prowadzi negocjacje w soboty lub niedziele, firma powinna wręczyć mu odpowiednie polecenie służbowe na piśmie a drugi egzemplarz powinien zostać dołączony do akt – umowy powierzenia pojazdu służbowego oraz delegacji.
4. Przy zwrocie pojazdu przez pracownika, korzystającego z auta w celach prywatnych należy sporządzić oświadczenie firmy, że użyczyła pojazdu w danym okresie oraz oświadczeni pracownika, że we wskazanych dniach wykorzystywał pojazd w celach prywatnych.
5. Firma powinna prowadzić ewidencję wykorzystywania pojazdu służbowego przez poszczególnych pracowników np. w formie tabeli, która wskazuje ilość dni oraz kwotę przychodu jaką uzyskał pracownik z tytułu nieodpłatnego korzystania.

Fot. GM

[1] Uzasadnienie do projektu Ustawy o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej, druk sejmowy nr 2606/2014 s.6-8 dostępny na stronie internetowej Sejmu: http://www.sejm.gov.pl/Sejm7.nsf/druk.xsp?nr=2606