Tydzień po japońsku

Co więcej, stosowane przez organizacje sposoby na ciągłe doskonalenie procesów powinny odznaczać się elastycznością i podatnością na zmiany dokonujące się z duchem czasu. I to właśnie tytułowe Kaizen Events są jednym z najskuteczniejszych elementów efektywnego wdrażania Kaizen. Efektywnie przeprowadzone warsztaty Kaizen Events stanowią warunek konieczny przeprowadzenia zmiany zgodnie z duchem Kaizen. Organizacja, która nie określa celów, nie planuje, nie przeprowadza zaplanowanych działań będących wynikiem Kaizen Events, nigdy nie będzie mogła określać się mianem szczupłej organizacji, a także nigdy się w nią nie przekształci. Kaizen Events są bardzo dobrym wstępem do rozpoczęcia podróży każdej organizacji do bycia Lean, a podróż tę można nazwać Kaizen.

Siłą są ludzie

Siłą napędową wszystkich zmian Kaizen są ludzie, a Kaizen Events uczą ludzi jak patrzeć i widzieć, jak myśleć i czuć zgodnie z duchem Kaizen. Pozwalają na natychmiastowe i efektywne wdrożenie zgłoszonych przez ludzi sugestii, udoskonaleń. Organizacja musi umieć wykorzystywać ten drzemiący w pracownikach potencjał i pozwalać im, by dzielili się swoimi uwagami, wiedzą i doświadczeniem z resztą załogi. Dzięki Kaizen Events pomysły te nie będą znikały w czeluściach systemu i nie zostaną przegapione znajdujące się w zasięgu ręki szanse na poprawę efektywności.

Czym są Kaizen Events? To kilkudniowe warsztaty na Gemba, oparte na pracy interdyscyplinarnego zespołu. Celem tych warsztatów jest natychmiastowe wdrożenie opracowanych pomysłów ciągłego doskonalenia, a co za tym idzie: poprawa istniejącego procesu poprzez minimalizowanie lub eliminowanie z niego marnotrawstwa. Eventy Kaizen można scharakteryzować następująco:

• zbierają w jednym miejscu operatorów, liderów, menedżerów, inżynierów, specjalistów i właścicieli procesu, dzięki czemu możliwa jest wymiana wiedzy, doświadczeń
• pomagają odwzorować stan obecny
• wymagają zgromadzenia kompleksowych danych o procesie, którego warsztaty dotyczą
• skutkują poprawą analizowanego procesu.

Nie ma złotej recepty na to, jak długo powinny trwać warsztaty, ani jak liczny powinien być zespół, który na czas ich trwania będzie ze sobą współpracował. Wszystko to zależy od złożoności analizowanego problemu oraz od możliwości organizacji. Warto jednak, by w przebiegu Kaizen Events stosować się do poniższych kroków:

• przeszkolenie uczestników warsztatów – nie tylko z ogólnych podstaw Kaizen, ale także narzędzi rozwiązywania problemów, mapowania procesów itp.
• zdefiniowanie problemu, który istnieje w analizowanym procesie
• udokumentowanie obecnej sytuacji, zgromadzenie danych, opisanie stanu obecnego
• opracowanie i zwizualizowanie stanu przyszłego
• zdefiniowanie celów (również praca na wskaźnikach)
• burza mózgów na temat możliwych rozwiązań problemu
• opracowanie i wdrożenie planu Kaizen
• pomiar i zapis danych uzyskanych po wdrożeniu oraz porównanie tych wyników z założonymi celami
• podsumowanie dokumentacji eventu
• opracowanie planu działań, wzmacnianie procesu zmian, ciągła poprawa
• wspólne celebrowanie sukcesu

Nie zapominajmy o tym, że uczestnicy eventu muszą być uprawnieni do wprowadzania zmian i do ich kontynuacji (cykliczne spotkania, harmonogram projektu i statusy działań, mierniki, itp.). To jest właśnie klucz do sukcesu. W przeciwnym razie nowo działający proces lub wprowadzone zmiany będą krótkotrwałe, a ludzie szybko powrócą do starych nawyków.

Gdzie tkwi fenomen?

Realizowanie warsztatów według procedury opisanej powyżej gwarantuje skuteczność Kaizen Events. Moc Kaizen jest w ludziach, a ludzie mają motywację do tego, by osiągać sukcesy. Należy zapewnić im szkolenia, dzięki którym zdobędą narzędzia do tego, by te sukcesy odnosić. Organizacje nie powinny przejmować się tym, że ich pracownicy zostaną „wyrwani” na kilka dni z pracy, bo zaowocuje to wymiernymi korzyściami dla firmy. Dzięki temu pracownicy zrozumieją, że ich pomysły oraz zdanie są szanowane i będą chcieli wcielać je w życie.

Możemy zastanawiać się w czym tkwi fenomen Kaizen Events, a odpowiedź na to pytanie jest prosta: to starannie zaplanowane, przygotowane i zrealizowane działania, więc efektywnie przeprowadzone warsztaty dają natychmiast znakomite i mierzalne rezultaty. W dodatku są formą pośrednią między drobnymi sugestiami zgłaszanymi przez pracowników w ramach istniejącego w organizacji Systemu Sugestii, a złożonymi, kompleksowymi i rozciągniętymi w czasie projektami optymalizacyjnymi. Co więcej, dają naszym pracownikom dużą satysfakcję. Nic tak nie działa na dobre samopoczucie pracowników, jak pełnowymiarowe zaangażowanie ich we wszystkie zaplanowane podczas Kaizen Event działania, w pracę zespołową, a potem uroczyste celebrowanie ich wspólnego sukcesu. Stosowanie się do tej zasady czyni z Kaizen Events potężne i skuteczne narzędzie wprowadzania zmian. Sprzyja także budowaniu w pracownikach świadomości, że nawet najmniejsze zmiany służą rozwojowi przedsiębiorstw i aby być konkurencyjnymi na rynku, trzeba nieustannie wprowadzać te zmiany w życie. A stąd tylko krok do realnego zbudowania kultury ciągłego doskonalenia. Sukces zapewniony!

Pamiętajmy jednak, że Kaizen Events nie rozwiązują wszystkich problemów w organizacji. Fakty są takie, że to dobry początek do rozwiązywania niektórych z nich. Jednak istnieją też takie problemy, do rozwiązania których należy stosować inne metody. W celu efektywnego wykorzystania Kaizen Events ważne jest, aby zrozumieć i poznać typy problemów, które podczas takich warsztatów można rozwiązać. Dzięki odpowiedniemu planowaniu, Kaizen Events mogą przynieść przełomową poprawę w drodze organizacji do bycia „szczupłą organizacją”.

Przede wszystkim zrozumieć Kaizen

Na zakończenie jeszcze jedna niezmiernie istotna kwestia: pamiętajmy o tym, że żadna z organizacji nie przeprowadzi efektywnie warsztatów Kaizen, bez wcześniejszego zrozumienia czym tak naprawdę jest Kaizen i z czym się to wiąże. Bo jeśli ważne z punktu widzenia funkcjonowania organizacji osoby nie posiadają wystarczającej wiedzy z zakresu Kazien/Lean, pojawia się ryzyko, że ich tradycyjny tok rozumowania i sposób myślenia zdominuje wszystkie kroki, przedsięwzięcia i działania. Osoby te muszą posiadać odpowiednią wiedzę, bo dzięki temu będą miały wyobrażenie o tym, co jest tak naprawdę możliwe. W innym wypadku organizacja nie zajdzie zbyt daleko. Po prostu wiedza w zakresie Kaizen/Lean musi zostać przelana z zewnątrz. Nic nie może się mierzyć z prawdziwym doświadczeniem czy wiedzą osób, które osobiście dotknęły i doświadczyły Kaizen. W tym wypadku nieocenione staje się korzystanie z zewnętrznych konsultantów, do czego szczerze zachęcam, a także zorganizowanie w firmie efektywnie działającego Biura Promocji Kaizen, które z tymi konsultantami będzie współpracować.

Rada na podsumowanie? Wyznaczajcie organizacji ambitne cele, przed wami będzie na pewno wiele do zrobienia. Pamiętajcie jednak, że konkurencja nie śpi. Zacznijcie zmiany już teraz!