Mieliśmy precyzyjnie rozpisany plan

Grupa Muszkieterów, największa sieć franczyzowa w Polsce, zrzeszająca właścicieli supermarketów spożywczych Intermarche oraz typu „dom i ogród” Bricomarche, otworzyła wiosną 2015 roku w podpoznańskim Swadzimiu nowe centrum logistyczno-dystrybucyjne. Co skłoniło Grupę do otwarcia nowego magazynu?

Potrzeba powstania nowego centrum logistycznego w Grupie wynikała nie z potrzeby istnienia nowego magazynu w innej części kraju, lecz z tego, że formuła starej lokalizacji w Poznaniu przy ul. Janikowskiej już się wyczerpała. Był to obiekt przejęty po mleczarni i spełniał swoje zadania w początkowej fazie tworzenia sieci Intermarche w Polsce. W miarę rozwoju sieci handlowej obiekt przestał spełniać funkcje jakościowe zarówno co do powierzchni magazynowej, jaki powiększającej się kadry biurowej.

Dlaczego na lokalizację nowego centrum magazynowego wybrano Swadzim?

Każda firma planując centrum dystrybucji, a zwłaszcza sieć handlowa, bierze pod uwagę wielkość przepływów. Planując nowy obiekt wzięliśmy pod uwagę zarówno obecne przepływy, jak i te planowane w najbliższej przyszłości. Proszę pamiętać, że nasz plan zakłada posiadanie do końca 2020 roku 500 sklepów Intermarche i 300 Bricomarche. Tak więc na podstawie analiz istniejących sklepów i tych planowanych wyszło nam, że najlepszy punkt lokalizacyjny dla centrum dystrybucyjnego, uwzględniający zarówno odległości od tych sklepów jak, i wielkość dostarczanych wolumenów towarów, będzie w promieniu 50 km od poprzedniego magazynu znajdującego się w Poznaniu.

Jak długo trwał proces budowy centrum?

Cały projekt od pomysłu powstania centrum dystrybucyjnego do jego uruchomienia trwał trzy lata. W pierwszym roku powstawała koncepcja, w drugim roku ogłosiliśmy przetarg i skonfigurowaliśmy magazyn, a w kolejnym trwała już realizacja przemyślanej koncepcji.

Proszę powiedzieć, jakie są różnice miedzy starym obiektem magazynowym a nowym?

Nowe centrum dystrybucyjne jest prawie dwa razy większe od starego magazynu i jeszcze raz tak wysokie. Centrum zajmuje powierzchnię 82 tysięcy metrów kwadratowych, z czego 75 tysięcy zajmuje część magazynowa, która może pomieścić 66 tysięcy miejsc paletowych. Centrum przystosowane jest do składowania towarów w temperaturze kontrolowanej oraz dysponuje dojrzewalnią bananów. W starym magazynie wysokość składowania w połowie magazynu wynosiła zaledwie 6 metrów, a w nowym 12 metrów. Nowy magazyn ma 120 ramp i będzie w nim pracować prawie 500 osób. Dodatkowo w nowym biurowcu przeznaczonym na centralę Grupy Muszkieterów w Polsce znajdzie miejsce pracy kolejne 500 pracowników.

Centrum jest własnością Grupy Muszkieterów czy korzystacie z wynajmu?

Ponieważ nie wiemy, jak szybko nasza sieć będzie się rozrastała, dlatego najlepszym wariantem był wynajem długoterminowy. Otrzymaliśmy cztery propozycje lokalizacji w okolicach Poznania. Najlepszą ofertę złożyła nam firma Goodman, której w rozliczeniu przekazaliśmy stary magazyn, który był naszą własnością w Poznaniu. Kolejnym atutem było sąsiedztwo Sadów, gdzie znajdował się nasz drugi obiekt magazynowy, co ułatwiło konsolidację składowania towarów do dystrybucji. W umowie z deweloperem zapisaliśmy dokładny termin, kiedy chcemy wejść do centrum, bo dla sieci jest bardzo istotne, aby przeprowadzka nie przypadała na szczyty handlowe. I zgodnie z planem do części przemysłowej weszliśmy w grudniu 2014 roku, a do części spożywczej w połowie stycznia 2015 roku.

W jaki sposób przebiegała realizacja tej gigantycznej budowy?

Deweloper, firma Goodman zaproponował, aby co tydzień odbywały się spotkania z generalnym wykonawcą na placu budowy, tak by móc uzgadniać niezbędne szczegóły wyłaniające się w trakcie budowy. Jednocześnie w trakcie procesu inwestycyjnego prowadziliśmy przetargi na wyposażenie centrum. Musieliśmy tak zgrać wejście firm do wnętrza magazynu, aby zdążyły z instalacjami przed uruchomieniem centrum.

Czy powołaliście specjalny zespół do koordynacji wszystkich prac związanych z budową centrum?

Zespół projektowy składał się z kilkunastu osób, które miałem za zadanie koordynować. Do ścisłego trzonu zespołu należeli prócz mnie: Maciej Musielak, kierownik działu projektów i procesów oraz Jan Berlak, dyrektor techniczny. W takim trzyosobowym składzie spotykaliśmy się co tydzień od momentu negocjacji z deweloperem i sukcesywnie, na bieżąco dokooptowaliśmy nowe osoby zgodnie z potrzebami.

Z reguły dopiero przy odpaleniu projektu okazuje się, że o czymś zapomniano. Czy podobnie było w przypadku wodowania tego projektu?

Nie, wszystko zadziałało jak w przysłowiowym szwajcarskim zegarku. Myślę, że był to rezultat pracy zespołu koordynacyjnego, który czuwał nad tym projektem i zaangażowania wszystkich uczestniczących w projekcie.

Realizacja inwestycji to dopiero początek. W jaki sposób podeszliście do wypełnienia magazynu i przeniesienia towarów ze starej lokalizacji w Poznaniu?

Sam proces przeniesienia magazynu odbywał się na przestrzeni pięciu tygodni i trwał dokładnie pięć weekendów. Ludzie w piątek o godz. 22:00 kończyli pracę nad przygotowaniem towarów do przerzucenia do nowej lokalizacji podczas weekendu, tak by w poniedziałek rano wszystko było już gotowe, czyli nadane nowe adresy w magazynie do pic kingu by voice. Wszystko to odbywało się jednocześnie z prowadzeniem bieżącej dystrybucji do sklepów Muszkieterów, które normalnie jeszcze w sobotę składają zamówienia. Do sklepów dystrybucja odbywała się ze starego magazynu, a tylko niewielka partia towarów była dokładana z nowego magazynu. Towar przeznaczony do nowego magazynu musiał być wprowadzony do systemu informatycznego w niedzielę, bo w przeciwnym razie w poniedziałek rano nie byłby widoczny w systemie. Na szczęście nowy magazyn wykorzystuje ten sam system informacyjny, ale w nowym zmienił się adres, ponieważ centrum dystrybucyjne jest już zupełnie inaczej skonfigurowane.

Przerzucane towary były inwentaryzowane fizycznie i w systemie informatycznym w starej lokalizacji i transportowane do nowego magazynu. Wieczorami wchodziła kolejna ekipa i sprawdzała, czy wszystko się zgadza. Ponieważ w Grupie prowadzimy inwentaryzację ciągłą, więc nie było większych niezgodności. Palety były foliowane, a ciężarówki plombowane. W ciągu weekendu przerzucaliśmy kilka tysięcy tak przygotowanych palet. W ten sposób z tygodnia na tydzień przesuwała się masa towarów do nowego centrum dystrybucyjnego. Gdy wolumen towarów przenoszonych do nowej lokalizacji przekroczył połowę, ciężarówki, którymi rozwożono towar do sklepów, musiały jeździć w pętli między obiema lokalizacjami, by zrealizować zamówienia sklepów. Wszystko odbywało się tak sprawnie, że niektóre sklepy nawet nie wiedziały, że aktualnie odbywa się przenoszenie magazynu, mimo że wszystkich wcześniej informowaliśmy o mogących pojawić się trudnościach. W sumie do nowego magazynu przenieśliśmy około 30 000 palet.

Czemu zawdzięczacie taką sprawność?

Myślę, że ogromnemu zaangażowaniu wszystkich pracowników pracujących przy przenoszeniu magazynu. Dotychczas nie widziałem w swoje karierze logistycznej, żeby ludzie podeszli do projektu tak odpowiedzialnie. Pracownicy przyjeżdżali wieczorami w sobotę i niedzielę, aby sprawdzić, czy wszystko jest gotowe. Mieli bowiem świadomość, że jeśli jakieś ogniowo nawali, to położy przedsięwzięcie. Inna rzecz, że mieliśmy precyzyjny plan, rozpisany dzień po dniu – ile towarów i jakich musimy przewieźć w dany weekend i to należało przenieść do systemu informatycznego oraz spiąć z transportem. Do tego należało zaplanować odpowiednią liczbę wózków widłowych, kontenerów, zaplanować ilość samochodów i uwzględnić ewentualne awarie i zastępstwa na okoliczność sytuacji kryzysowych.

Z usług jakich firm transportowych korzystaliście przy tej operacji?

Były to firmy, z których usług korzystamy do normalnych operacji. Wybraliśmy trzy i firmy te wiedziały, że będą uczestniczyły w operacji przenoszenia magazynu weekendy. Weekendy wybraliśmy z tego względu, że w niedzielę nie prowadzi się dystrybucji w magazynie i można korzystać z ramp, a w alejkach można się swobodnie poruszać. Nasz kierownik transportu – Maciej Pawłowicz – rozpisał im dokładny plan, co do minuty.