Budowa magazynu z perspektywy menedżera logistyki

Jednym z głównych wyzwań stojących przed logistyką jest optymalizowanie kosztów w łańcuchu dostaw oraz praca nad jego jakością. Jesteśmy oceniani na podstawie dwóch kryteriów. Jednym z nich są koszty. Koszty bezpośrednie wynikają z dystrybucji, obsługi magazynowej i struktury, natomiast koszty pośrednie z zapasów magazynowych, pracy nad dostępnością produktów i ze strat logistycznych. Ocenia się nas za to, czy dobrze regulujemy zapasy magazynowe, czy produkty są dostępne, czy nie, czy mamy straty logistyczne i jakie one są. Nie ma takich magazynów, które nie przynosiłyby pewnych nieuniknionych strat (np. przeterminowany produkt, uszkodzenia podczas procesu itp.).

Drugim kryterium oceny dla logistyki jest jakość i jej trzy główne wyznaczniki: bezbłędność, terminowość i elastyczność. Klient powinien otrzymać tyle towaru, ile zamówił i ma dostać go na czas. Powinniśmy zapewniać również elastyczność w dostawach i np. realizować specjalne zamówienia, takie chociażby jak napoje, które w znacznej mierze zależą od pogody.

Jeżeli nie spełnimy tych kryteriów, klient w sklepie nie otrzyma towaru, po który przyszedł, zrezygnuje z zakupów, a w konsekwencji odejdzie do konkurencji.

Budowa modelu logistycznego

To, jaki model logistyczny stworzymy, zależy od kilku czynników. Zacząć należy od analizy istniejącej sieci, przyjrzenia się strategii jej rozwoju. Istotne jest to: gdzie, jakie sklepy i w jakim tempie planujemy budować. Nie ma obecnie w Polsce sieci, która pracowałaby bez magazynów centralnych. Czasami sieć dysponuje jednym głównym centrum, czasami korzysta z kilku centrów dystrybucyjnych. Nasza sieć obecnie ma dwa magazyny dla Intermarche i jeden dla Bricomarche.

Znając strategię rozwoju sieci, wybieramy model, ustalamy, ile i jakich magazynów potrzebujemy, biorąc pod uwagę przede wszystkim czynnik kosztowy całości łańcucha dostaw: koszty dystrybucji, koszty magazynowania, utrzymania stanów magazynowych i inne.

Po podjęciu decyzji o tym, że centrum dystrybucyjne ma powstać, pojawiają się kolejne wyzwania – musimy przeanalizować lokalizację, konfigurację magazynu i dokonać analizy ekonomicznej.

Lokalizacja

W wyborze lokalizacji magazynu niezwykle istotna jest znajomość strategii rozwoju firmy. Jeżeli dzisiaj zdecydujemy o lokalizacji, to będzie ona determinowała na co najmniej kilka lat działanie sieci. Decyzja o tym, że zbudujemy magazyn w Swadzimiu zapadła w 2013 r. – 2 lata przed uruchomieniem, teraz jesteśmy dopiero w trzecim roku użytkowania, a ma on nam służyć jeszcze 7 lat. Wynika z tego, że zasadniczo 12 lat wcześniej trzeba podjąć decyzję o tym, w którym miejscu najlepiej ulokować centrum dystrybucji. Nie da się przewidzieć wszystkiego, decyzje obarczone są bardzo dużym ryzykiem, bo rynek jest bardzo dynamiczny.

Gdy już zdecydowaliśmy się na konkretny region, wybieramy w nim najbardziej korzystną lokalizację. Szukając dla nas idealnego miejsca na Śląsku, wskazano centrum Zabrza. Nie jest to dobre miejsce na budowę centrum dystrybucji – wyznaczyliśmy więc promieniem okręg, który poszerzył nam obszar, wskazał dogodny teren, miejsce z odpowiednią infrastrukturą, parki logistyczne itp. Z analiz wynikało, że pod względem infrastruktury odpowiednie są dla nas 3 lokalizacje na Śląsku: Gliwice, Chorzów i Mysłowice.

Ostateczną decyzję podjęliśmy po analizie kolejnego ważnego czynnika – rynku pracy. Czasami w odległości 30-40 km od siebie rynek pracy całkowicie się od siebie różni. Wystarczy, że w Gliwicach znajdowała się duża fabryka i strefa ekonomiczna dla sektora samochodowego, a w Mysłowicach jej nie było. Trzeba się liczyć z tym, że w Gliwicach trudniej będzie z dostępnością ludzi do pracy, a koszty siły roboczej będą wyższe, niż w Mysłowicach.

Współpracujemy z francuską firmą, która budowała model przebudowy sieci we Francji z 37 magazynów do 20. Dostarczamy im wszystkie możliwe dane, informacje o przepływach itp. Na ich podstawie podzielono Polskę, wybierając lokalizacje najbardziej optymalne pod względem kosztów dystrybucji. Nie zawsze jest to matematyczny środek, to model bardziej skomplikowany – mamy sklepy, do których dojeżdżamy 5 razy w tygodniu z pełnym samochodem i takie, które odwiedzamy raz w tygodniu z towarem wypełniającym pół samochodu.

Konfiguracja magazynu

Ustalenie właściwej konfiguracji magazynu stanowi kolejne duże wyzwanie dla menedżera logistyki. Jak ją zaprojektować, żeby się nie okazało, że za kilka lat powierzchnia będzie albo za mała, albo za duża? Weźmy pod uwagę też fakt, że w przypadku sieci często są to magazyny o złożonej konfiguracji, składające się z różnych stref magazynowych, o różnych temperaturach kontrolowanych.

Musimy dobrze znać gamę produktów. Handlujemy tym, co producenci wyprodukują… a producenci powiększają gamę swoich produktów, zmieniają ją, uatrakcyjniają. Dla nas każdy produkt to osobna jednostka magazynowa, dla której musimy znaleźć miejsce składowania i odpowiednio wpasować ścieżkę dystrybucji. Jeżeli zwiększy się udział wyrobów czekoladowych, musimy je wpasować w odpowiednią część, jeżeli udział mrożonek w sprzedaży wzrośnie, podobnie.

W naszym magazynie w Swadzimiu mamy cztery strefy magazynowe: największą część – magazyn suchy, chłodnię (z temp. kontrolowaną do +4 stopni), strefę warzyw i owoców (z temp. +8-9 stopni) i mroźnię (z temp. – 20 stopni). Planując budowę magazynu, należy wszystko odpowiednio skonfigurować i przeanalizować, ile miejsca na ile produktów będziemy potrzebować. Pod uwagę trzeba wziąć to, jaką gamą produktów dzisiaj obsługujemy, a jaką być może będziemy musieli obsługiwać za kilka lat. Dysponując bardzo nowoczesnym system informatycznym do zarządzania magazynem, możemy dokonać szczegółowych analiz. Współpracujemy również w tym zakresie z handlowcami, którzy znają dobrze strategię rozwoju sprzedaży i dynamikę rynku. Co kwartał śledzimy, jakie zmiany zachodzą w poszczególnych sektorach, gamie produktów.

Konfigurując magazyn, należy zbadać również przepływy naszych towarów. Ustalić ,które produkty, jak długo mogą u nas przebywać, ile mamy punktów odbioru, ile samochodów będzie dziennie obsługiwanych. Wszystkie dane i wskaźniki należy odpowiednio zanalizować i dokonać symulacji, aby uniknąć np. takiej sytuacji, że dysponując miejscem do składowania, zabraknie nam wystarczającej liczby ramp załadunkowych, aby wszystko sprawnie obsłużyć.

Ważny jest też stan zaawansowania naszych systemów. Jeszcze kilka lat temu trzeba było mieć towar zmagazynowany, na zapas. Dzisiaj coraz częściej jesteśmy z producentami skoordynowani na szybkie, skonfigurowane pod zamówienia sklepów dostawy. Kilka lat temu lead time był zupełnie inny, teraz przyspiesza. Za kilka lat może się okazać, że na tej samej powierzchni magazynowej obsłużyć będzie można więcej towaru.

Odpowiednio zaprojektowane strefy magazynowe to trzeci element decydujący o dobrej konfiguracji magazynu. Doświadczenie, analizy i praktyczna wiedza pomogły nam podzielić cały magazyn, 53-tysięczną powierzchnię, na wszystkie potrzebne strefy.

Budować czy wynająć?

Decyzja o tym, czy samemu budować magazyn, czy wynajmować od dewelopera i na jaki okres, to decyzja zdeterminowana stopniem rozwoju sieci. Rozwijamy się, czy mamy już stałą siatkę i nie planujemy znaczących zmian sieci sklepów? Handlujemy tylko standardowymi towarami, czy będziemy rozszerzać asortyment? Przy podjęciu decyzji, wszystko to ma znaczenie.

Nasza sieć rozwija się, więc zarówno magazyn w Mysłowicach, jak i ten w Swadzimiu wynajmujemy od deweloperów. Magazyn w Mysłowicach uruchomiliśmy w 2009 r., a teraz wiemy już, że potrzebujemy innej konfiguracji i powierzchni, więc po 10 latach przeniesiemy się do kolejnego lub rozbudujemy istniejący. W naszym przypadku, sieci rozwijającej się, decyzja jest łatwa: chcemy od dewelopera magazynu szytego na miarę.

Zmiany w handlu, asortymencie, lokalizacji sklepów są tak dynamiczne, że trudno jest ryzykować, budując swój własny obiekt. Korzystniej jest podpisać umowę wynajmu. Wszystko zależy od momentu, w jakim znajduje się dana sieć. Ustabilizowane sieci decydują się często na budowę własnych obiektów, dobudowując ewentualnie po latach kolejne magazyny albo utrzymując stałą liczbę referencji w ofercie.

Oba rozwiązania są akceptowane i nie ma gorszego – wszystko zależy od strategii grupy, do której trzeba się dopasować.

Najbardziej obawiałem się, jako osoba koordynująca cały proces budowy i przenoszenia magazynu, że skupiając w bardzo wąskim 3-osobowym zespole wszystkie informacje, podczas godziny „O” okaże się, że zapomnieliśmy. o jakimś elemencie z pozoru małym, ale niosącym w sobie duże konsekwencje. Na szczęście tak się nie stało.

Współpraca z partnerem

Na rynku działa przynamniej kilka bardzo profesjonalnych firm deweloperskich, wyspecjalizowanych w budowie magazynów logistycznych. Przystępując do części przetargowej, trzeba bardzo szczegółowo przygotować nasze założenia i określić wszystkie potrzeby. Co zrobić, żeby się powiodło?

Po pierwsze, trzeba mieć po swojej stronie kompetentny zespół projektowy. Dział logistyki od strony najemcy musi dobrze znać swoje potrzeby. Najtrudniej jest współpracować z klientem, który nie wie, czego chce, bo nigdy nie będzie zadowolony. Deweloper wybuduje magazyn taki, jakiego oczekujemy albo taki, jakiego chcieli inni klienci lub jaki mu będzie wygodniej. Będzie się zbliżał do uniwersalnego modelu, jeśli nie przekażemy mu naszych dokładnie sprecyzowanych potrzeb. I to już nie będzie BTS.

Niewymagający klient, który potrzebuje magazynu tylko np. do składowania jednorodnego towaru na powierzchni 3 tys. m2 przez 3 lata zaakceptuje prosty, uniwersalny model obiektu.

Niedoszacowania na etapie powstawania projektu grożą wysokimi dodatkowymi kosztami. Jeśli zbudujemy za duży magazyn, będziemy przepłacać za powierzchnię, nie korzystając z niej. Jeśli zaplanujemy za mało miejsca albo źle zaprojektujemy np. położenie drzwi i w następstwie tego ograniczymy powierzchnię, to może się okazać, że będziemy musieli wozić towar dłuższą trasą. To są drobne rzeczy, ale jak przemnożymy je przez liczbę roboczogodzin pracowników, przez liczbę dodatkowych ruchów w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca, roku, to suma może okazać się bardzo wysoka.

Poza tym projektując magazyn, warto przygotować przestrzeń do ewentualnych zmian, aby możliwe było np. uruchomienie dodatkowych ramp załadunkowych, jeśli zajdzie taka konieczność , czy kolejnej strefy temperaturowej.

Stały nadzór nad budową

Dzięki systematycznemu nadzorowaniu budowy możemy nie tylko regularnie sprawdzać jej postępy, ale też to, czy na pewno realizowane są nasze założenia i potrzeby. Podczas budowy pojawiają się zawsze nowe pomysły na ulepszenia, czasami chcemy np. zmienić położenie gniazdka elektrycznego – jeśli jesteśmy na miejscu i wcześnie zareagujemy, to często bezkosztowo możemy te zmiany wprowadzić. Przy zlecaniu prac dodatkowych, których nie było w projekcie, polecam uważne pilnowanie dodatkowych kosztów i sprawdzenie, czy nie wybieramy najdroższej opcji.

Budowę wystarczy odwiedzać raz w tygodniu. Nasz zespół projektowy, przedstawiciel dewelopera i generalny wykonawca spotykaliśmy się regularnie i razem sprawdzaliśmy postęp prac.

Przeprowadzka

Planując przeniesienie magazynu do nowej lokalizacji, półtora roku wcześniej rozpisaliśmy dzień po dniu cały proces. Nie zamykając dostaw do sklepów, przez pięć weekendów przenosiliśmy cały magazyn. Wymagało to wielopłaszczyznowej koordynacji i bardzo dużego zaangażowania wielu osób.

Jednym z istotnych zadań było przeprowadzenie przetargów na wyposażenie nowego obiektu. Przenosiliśmy działalność, więc mieliśmy doświadczenie, wiedzieliśmy jakich potrzebujemy regałów, wózków, czy drobniejszego sprzętu. Musieliśmy dokładnie ustalić, w którym momencie jaki element ma być wykonany, kiedy który przetarg zakończony, żeby np. producent regałów miał czas na ich wyprodukowanie i montaż. Równie ważne były ustalenia i koordynacja terminów m.in. z firmami transportowymi.

Przeprowadzka to wielopoziomowe planowanie, przenoszenia nie tylko towaru, ale również ludzi i sprzętu potrzebnego w magazynie.

Komentarze

Robert Dobrzycki, Chief Executive Officer Europe, Panattoni Europe

Wzorową współpracę na linii deweloper – menedżer logistyki można opisać jednym zdaniem odnoszącym się do komunikacji pomiędzy podmiotami. Komunikacja ta powinna być otwarta, wzajemna i przede wszystkim transparentna, co do potrzeb jednej strony i możliwości drugiej. Oczywiście sam proces jest o wiele bardziej skomplikowany – użytkownik powierzchni BTS już od samego początku ma pewną wizję powierzchni szytej na miarę. A współpraca z nim rozpoczyna się na etapie analizy potrzeb lokalizacyjnych i wolumenu, jaki miałby być składowany czy obsługiwany przez logistyka. Lokalizacja będzie obejmować głównie położenie tego obiektu, dostęp do ciągów komunikacyjnych, infrastruktury i opcjonalnie komunikację miejską zapewniającą dotarcie pracowników do danego obiektu. I w tym przypadku jak najlepsze zrozumienie przez dewelopera potrzeb klienta jest kluczem do wstępnego porozumienia, które umożliwi właściwą odpowiedź na oczekiwania zamawiającego. Następnie można mówić o specyfikacji i zapotrzebowaniu technicznym – w przypadku produktów spożywczych, farmaceutyków, produktów przemysłowych wymagania będą inne, jak i inne będą wymagania co do ich transportu. Współpraca oczywiście odbywa się etapowo, ale tak naprawdę wzorowość jej polega nie na tym, jak przebiega, co po sobie następuje, ale na tym, jak wygląda komunikacja pomiędzy podmiotami. Zamawiający musi umieć komunikować o całym wachlarzu potrzeb, a siłą dewelopera będzie zrozumienie tego przekazu i przełożenie go na koncepcję, którą wpasuje w realia konkretnej inwestycji, przewidując również zagrożenia i komunikując o nich.

 Michał Śniadała, Associate Director, Dział Powierzchni Magazynowych i Przemysłowych, Savills

Współpraca na linii klient – deweloper zależy od typu powierzchni, na której prowadzona będzie działalność operacyjna. Nawet szyte na miarę magazyny, typu BTS, są zwykle prostsze od powierzchni produkcyjnych. W wielu przypadkach to modyfikacje standardowych projektów. Można wybierać spośród puli sprawdzonych rozwiązań, łącząc je i dopasowując do konkretnych potrzeb. Czyni to cały proces szybszym i bardziej przystępnym cenowo od inwestycji produkcyjnych, które zwykle muszą być w niemal całości zaprojektowane od zera.
We współpracy kluczowa jest komunikacja i zrozumienie. Jasne przedstawienie oczekiwań ze strony klienta, skupienie się na priorytetach, omówienie projektu od ogółu do szczegółu i wiedza o możliwych do zrealizowania rozwiązaniach i ich opłacalności, to tylko niektóre z elementów wpływających na poprawny obieg informacji. Menedżer logistyki lub plant manager muszą posiadać wizję tego, jak obiekt ma funkcjonować. Przekucie tego na konkretne wymagania wobec dewelopera to zadanie, w którym pomóc mogą wyspecjalizowani doradcy z zakresu nieruchomości komercyjnych. Naszą rolą jest przygotować odpowiednio najemcę do negocjacji z deweloperem i doprowadzić do jak najkorzystniejszego dla klienta kształtu umowy najmu, czyli tym samym również odpowiedniego doboru specyfikacji magazynu.
Ważne, by oczekiwania sprecyzować na samym początku, aby nie dopuścić do powstawania konfliktów i nieprzewidzianych wydatków związanych z potrzebą modyfikacji już zrealizowanego obiektu. Sytuacje takie zdarzają się zwykle podczas odbioru budynku lub pierwszych dni jego funkcjonowania. Komunikacja powinna uwzględniać wszystkie osoby kluczowe dla projektu, również działy HR i administracji.

 Olga Brusik, Senior Leasing Manager, 7R Logistic

Stworzenie idealnego obiektu BTS możliwe jest tylko przy ścisłej współpracy oraz bardzo dobrej komunikacji dewelopera i przyszłego najemcy. Jednym z najważniejszych czynników przemawiających na korzyść obiektów „szytych na miarę” jest możliwość bardzo dokładnego dopasowania przestrzeni do specyfiki prowadzonej działalności. Kluczowe jest wypracowanie rozwiązań, które umożliwią racjonalne zagospodarowanie powierzchni użytkowej, maksymalne wykorzystanie przestrzeni składowania, optymalizację procesów produkcji i składowania towarów oraz efektywne wykorzystanie wszystkich rozwiązań technicznych zainstalowanych w obiekcie. To czynniki, które wpływają na rosnącą od kilku lat popularność obiektów typu BTS.
W 7R Logistic w ubiegłym roku rozpoczęliśmy realizację dwóch obiektów typu BTS o łącznej powierzchni ponad 26 000 m2. Pierwszy z budynków, który oddaliśmy do użytku w I kwartale 2017 r., powstał dla firmy Velvet Care, tuż obok zakładu produkcyjnego spółki w Kluczach. Dzięki takiemu sąsiedztwu magazyn idealnie współdziała z fabryką klienta. Jego budowa trwała zaledwie 5 miesięcy i budynek został oddany do użytku przed terminem.
Z kolei w II kwartale tego roku planujemy oddanie do użytku obiektu o powierzchni 5 700 m2 dla firmy Teekanne, jednego z największych producentów herbaty w Europie. Będzie to główny zakład produkcyjny firmy. Oprócz części produkcyjnej, w obiekcie znajdzie się również powierzchnia magazynowa, a także zaplecze socjalne dla pracowników. Budynek zostanie zrealizowany zgodnie ze standardami obowiązującymi w zakładach produkcyjnych firmy zlokalizowanych w całej Europie i powstanie na terenie Parku Logistycznego Kraków Kokotów – Brzegi.

Piotr Wąs, dyrektor zarządzający, SpaceFactory

W SpaceFactory, zarówno wtedy, gdy w projekcie magazynowym BTS występujemy jako doradca inwestora/dewelopera lub najemcy, jak i wtedy ,gdy mamy dostarczyć magazyn na zlecenie użytkownika, działając jako projektant i generalny wykonawca, ogromny nacisk kładziemy na wypracowanie partnerskich relacji. A ściśle wiąże się z tym na dobra komunikacja między wszystkim stronami zaangażowanymi w proces. Bliska, partnerska współpraca ułatwia rozpoznanie rzeczywistych potrzeb zamawiającego magazyn oraz umożliwia zoptymalizowanie projektu zarówno po stronie rozwiązań technicznych jak i w obszarze kosztów. Oparta na partnerskich relacjach współpraca pozwala na osiągnięcie celu, jakim jest satysfakcja użytkownika wynikająca z zakończonego sukcesem projektu budowy magazynu w formule BTS, dostarczonego w ramach przyjętego budżetu, zgodnie z ustaloną na potrzeby projektu specyfikacją techniczną i w założonym terminie.

Radosław T. Krochta, prezes Zarządu MLP Group S.A.

Głównym celem inwestycji realizowanych w systemie BTS jest dopasowanie budynku, w tym m.in. liczby doków, wielkości placów manewrowych, wreszcie całego wyposażenia i standardu budynku oraz całej infrastruktury do indywidualnych potrzeb przyszłego najemcy. Współpraca dewelopera i inwestora w początkowej fazie polega zatem na wzajemnym zrozumieniu potrzeb i oczekiwań. Ze swojej strony musimy dobrze ocenić specyfikę działalności przedsiębiorstwa, formy i częstotliwości prowadzonej logistyki. Chodzi o przewidzenie maksymalnie wszystkich problemów, z jakimi w przyszłości może mieć do czynienia firma i odpowiednio dostosować do nich przygotowywane powierzchnie magazynowe już na etapie projektowym.
MLP Group poza rolą dewelopera oferuje także usługi konsultanta, dostarczając wszechstronnych rozwiązań w zakresie optymalizacji powierzchni magazynowo-produkcyjnej. Mamy w tym zakresie bardzo duże doświadczenie zdobyte przy realizacji inwestycji dla wielu międzynarodowych i krajowych przedsiębiorstw produkcyjnych oraz dystrybucyjnych. Każdy projekt BTS jest jednak inny. Doświadczenie jest bardzo ważne. Na tej podstawie przedstawiamy i sugerujemy możliwe rozwiązania, ale za każdym ostateczne decyzje podejmujemy wspólnie z przyszłym najemcą. To szczególnie cenią nasi partnerzy.