Rola zakupów w firmach produkcyjnych

Polskie przedsiębiorstwa zaczynają powoli to doceniać i profesjonalizować funkcję zakupową, choć na większą skalę dzieje się tak dopiero od kilkunastu lat. Wpływ zakupów na wynik finansowy zmienia się diametralnie w zależności od branży, w której działa dana firma. W bankowości czy usługach IT, gdzie zakupy stanowią 10-20% kosztów, ten wpływ nie jest duży. Natomiast w firmach produkcyjnych odpowiednie zarządzanie zakupami jest w dużym stopniu warunkiem przetrwania na rynku, gdyż stanowią one nawet 80-90% łącznej sumy kosztów.

Środowisko biznesowe

Polskie firmy produkcyjne w szczególny sposób muszą dbać o efektywny proces zakupowy, gdyż konkurują one zarówno z firmami europejskimi (postrzeganymi często jako producenci marek premium), jak i tymi z krajów nisko kosztowych. Dodatkowo ostra konkurencja i nadpodaż w wielu branżach produkcyjnych zmuszają producentów do obniżania cen, a marża zysku operacyjnego na poziomie 5% jest już w tym sektorze postrzegana jako dobry wynik.

Przy tak dużej presji na utrzymanie niskich cen, firmy produkcyjne zmuszone są poświęcać dużo wysiłku na działania w celu obniżenia kosztów zakupowych. Na potrzeby prowadzonych projektów zakupowych PROFITI opracowało macierz zakupową. Gdy na jej podstawie analizuje się dźwignie zakupowe stosowane przez firmy produkcyjne, widać, że większość z nich prowadzi tylko podstawowe działania, takie jak negocjacje warunków, cen i terminów, łączenie wydatków zakupowych (np. ograniczanie ilości liczby dostawców w ramach jednego asortymentu) czy planowanie zakupów. Zdarza się jednak, że nawet niewielkie firmy stosują coraz bardziej zaawansowane dźwignie, które dają pole do prawdziwych oszczędności i możliwości budowania trwałej przewagi kosztowej nad konkurencją w branży.

Zaawansowane dźwignie zakupowe

Zaawansowane dźwignie zakupowe mogą zapewnić firmie ponadprzeciętną rentowność, a nawet zbudować trwałe bariery wejścia dla konkurencji, która nie jest w stanie ich powielić. Ważnym elementem sukcesu takich firm jak RyanAir czy Apple, było zbudowanie niezwykle sprawnego, szczupłego i zwinnego łańcucha dostaw. Z oczywistych względów próba skopiowania całej logistyki i zakupów tych firm przez polskie przedsiębiorstwa byłaby nierozważna – każdy łańcuch dostaw trzeba zbudować według specyfiki swojej branży i na potrzeby rynku dostawców. Niemniej jednak, warto podpatrywać dobre praktyki zakupowe w różnych firmach i starać się selektywnie zastosować je u siebie.

Zarządzanie złożonością produktu

„Kupiec wiodący” – ekspert danej kategorii zakupowej blisko współpracujący z przedstawicielem biznesu, tzw. „klientem wewnętrznym”, może mieć znaczny wpływ na racjonalizację, zmianę specyfikacji kupowanej usługi/produktu. Jako przykład służyć może zakup innego rodzaju surowca np. mięsa przez wiodącego producenta mięsnych wyrobów gotowych. Po wnikliwej analizie serii pilotażowych prób produkcyjnych, zainicjowanych przez specjalistów z obszaru zakupów, okazało się, że ten sam efekt można uzyskać poprzez zastosowanie tańszych zamienników produktowych o podobnych, wysokich właściwościach smakowych oraz energetycznych. Przykłady udanej współpracy takowych „tandemów zakupowych” spotyka się coraz częściej w polskim środowisku biznesowym, zakupy są coraz bliżej kluczowych obszarów działalności, z mocnym głosem doradczym, a nierzadko również silnym „przełożeniem” na organizację.

Wspólna poprawa procesów

Wiele firm produkcyjnych ciągle traktuje współpracę z dostawcą jako grę o sumie zerowej, myśląc: „zyskam na warunkach zakupowych, tylko jeśli dostawca pogorszy swoją sytuację oddając część marży”. To nie musi być prawda. Wspólna poprawa procesu logistycznego pomiędzy dostawcą a klientem pozwala wygenerować dodatkową marżę, którą w przejrzysty sposób mogą podzielić się obie strony. Jedna z firm produkcyjnych w branży motoryzacyjnej wprowadziła automaty na tzw. normalia, czyli drobne części eksploatacyjne maszyn i urządzeń. Dzięki temu obniżyła nie tylko koszty dostaw (kontrahent dba o poziomy zapasów w automatach i kumuluje dostawy różnych normaliów w jednej przesyłce), ale również zużycie (każde pobranie odbywa się z wykorzystaniem indywidualnych kart i jest rejestrowane) i koszty rozliczeń faktur.

Zakupy z użyciem e-narzędzi

W dobie postępującej e-rewolucji firmy produkcyjne coraz częściej sięgają po wykorzystanie elektronicznych narzędzi zakupowych. Proces zakupowy od momentu analizy rynku i zebrania ofert z rynku, po negocjacje oraz rozliczenie i ocenę dostawcy może bardzo efektywnie przebiegać drogą elektroniczną. Dla przykładu, zakup folii stretch dla jednego z dużych przedsiębiorstw produkcyjnych na zaspokojenie dwuletnich potrzeb przebiegł online sprawnie i skutecznie, zapewniając znaczny poziom oszczędności w stosunku do planowanego budżetu oraz pierwszych ofert rynkowych na poziomie 15% oszczędności w skali roku. W przypadku wielu standardowych, powtarzalnych usług/dóbr, firmy produkcyjne m.in.: SAP SRM, Ariba, Marketplanet, Open Nexus, iValua, decydują się na wsparcie tego typu platform w codziennych zakupach – nie tylko mniej kluczowych pozycji dla swojego biznesu.

Partnerstwo z dostawcą

W kolejnych edycjach Europejskiego Sondażu Społecznego badającego m.in. poziom zaufania społecznego w poszczególnych krajach unijnych, Polacy niezmiennie wypadają poniżej średniej. Przekłada się to niestety na niski poziom zaufania biznesowego – rodzimym firmom trudno jest rozmawiać z kontrahentami o długoterminowej współpracy czy wspólnych inwestycjach mających na celu trwałą obniżkę kosztów, lecz wymagających związania się z dostawcą na dłuższy okres. Przykładem partnerstwa z dostawcą jest współpraca PLL LOT z jednym z producentów słodyczy, który dostosował linię produkcyjną batoników, aby wyprodukować tzw. „paluszki” – batony o około połowę lżejsze od standardowego rozmiaru. Pozwoliło to znacznie obniżyć koszty zakupu batoników przez PLL LOT, a jednocześnie stworzyć kultowy produkt, który następnie wszedł do masowej sprzedaży.

Dzielenie się zyskiem

Nieco bardziej zaawansowana dźwignia pozwala uzależnić przychód dostawcy z danej transakcji od skuteczności zastosowanego przez niego rozwiązania – produktu lub usługi. Świetnym przykładem jest przeprowadzony w 2006 roku proces wyboru dostawcy katalizatorów dla GK ORLEN, w którym oprócz ceny dostarczanego produktu wzięto również pod uwagę uzyski otrzymywane wskutek zastosowania danego produktu. Analiza opłacalności danej instalacji uwzględniała oczywiście koszt zakupu, ale jego wpływ na całkowity rachunek wyniku zastosowania produktu danego dostawcy okazał się mniejszy, niż powszechnie uważał dział zakupów oraz dział produkcji. Kluczowym elementem kalkulacji okazała się wartość dodatkowo generowanych produktów przez wybranego dostawcę.

Skuteczne programy oszczędnościowe

Zastosowanie trzech, czterech dźwigni usprawniających zakupy w danej kategorii zakupowej może prowadzić do znacznych, powtarzalnych oszczędności w ujęciu rocznym. Z doświadczenia PROFITI wynika, że dobrze prowadzone kompleksowe programy oszczędnościowe pozwalają obniżyć koszty zakupowe o 3-5% całości wydatków, w tym 6-9% kosztów, które mogą być przedmiotem usprawnień ze względu na brak przeszkód ich szybkiej poprawy (np. brak długoterminowych umów, kary za zmianę aktualnych warunków itp.).

Firmy produkcyjne zazwyczaj mają marżę na poziomie 5-10% i wysoki udział kosztów zakupowych w łącznych kosztach, dlatego wdrożenie takich programów oszczędnościowych ma ogromny wpływ na zysk. Jeden z klientów PROFITI – wiodący producent dań gotowych – dzięki wdrożeniu takiego programu podniósł roczny zysk operacyjny aż trzykrotnie.