Funkcjonowanie spółek kapitałowych na odległość
Ogłoszenie stanu epidemii i wprowadzenie ograniczeń w przemieszczaniu spowodowało, że ustawodawca zdecydował się na nowelizację przepisów Ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (dalej jako: k.s.h.) na mocy art. 27 Ustawy o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu COVID-19[1], które weszły w życie 31 marca 2020 roku.
Ich celem jest uniknięcie paraliżu decyzyjnego i zapewnienie ciągłości funkcjonowania kolegialnych organów spółek kapitałowych, poprzez umożliwienie podejmowania decyzji bez konieczności osobistego stawiennictwa ich członków. Nowe rozwiązania znajdą zastosowanie nie tylko w czasie epidemii, ale także gdy członek organu kolegialnego z różnych powodów nie będzie miał możliwości osobistego udziału w posiedzeniu/zgromadzeniu.
Posiedzenia organów kolegialnych
Dotychczas głosowanie nad uchwałami przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość było dopuszczalne tylko i wyłącznie, gdy było to przewidziane w umowie spółki/statucie. Obecnie zasadą stał się zdalny udział w posiedzeniach/zgromadzeniach organów spółki, chyba że umowa spółki/statut wprost tego zabrania.
Jeżeli umowa spółki/statut nie reguluje wyżej wskazanych kwestii to nie ma przeszkód, aby zastosować nowe przepisy k.s.h. O udziale w posiedzeniu/zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość/środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący zgromadzenie.
Wprowadzono obowiązek określenia w formie regulaminu szczegółowych zasad zdalnego udziału w zgromadzeniu. Regulamin może określać wyłącznie takie wymogi i ograniczenia, które są niezbędne do identyfikacji wspólników bądź akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Dokument uchwala rada nadzorcza, a w przypadku jej braku – wspólnicy. Zwołanie posiedzenia/zgromadzenia może nastąpić przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. Udział w posiedzeniu/zgromadzeniu powinien obejmować:
Sposoby oddawania głosów
Istnieje kilka sposobów oddawania głosów na odległość:
Głosowanie pisemne
Do przeprowadzenia głosowania pisemnego konieczna jest zgoda wszystkich uprawnionych do głosowania. Następnie, w zakreślonym terminie, odbywa się przesyłanie głosów w formie pisemnej. Uchwała zapada przy zachowaniu wymogów odpowiedniego kworum i większości.
Głosowanie obiegowe
Głosy zbierane są w ten sposób, że członek organu po podpisaniu uchwały, odsyła ją do kolejnej osoby i tak do uzyskania ostatniego podpisu.
Udział pełnomocnika
Głos można oddać przez pełnomocnika, udzielając stosownego umocowania w formie pisemnej. Do pełnomocnictwa można dołączyć stosowną instrukcję dotyczącą głosowania.
Przedłużenie mandatu mimo upływu kadencji
Mandat to uprawnienie do wykonywania praw i pełnienia obowiązków przez członka organu spółki, zaś kadencja oznacza okres na jaki uprawnienie to przyznano. Przepisy k.s.h. przewidują instytucje, w ramach których mandat członka organu spółki kapitałowej trwa nadal pomimo upływu kadencji.
Mandat członka zarządu spółki kapitałowej trwa do czasu odbycia się zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy jego kadencji. Mandat ulega automatycznemu wydłużeniu z mocy prawa do momentu odbycia zgromadzenia.
Zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h. ostatni członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością składając rezygnację ma obowiązek zwołać zgromadzenie wspólników. Jego mandat wygasa z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie. Zwołujący ma jednak prawo do odwołania zgromadzenia wspólników, czego konsekwencją będzie brak wygaśnięcia mandatu pomimo złożenia rezygnacji. Powyższe rozwiązania zapewniają ciągłość działania spółek i zabezpieczają przed sytuacjami, w których stanowiska w organach pozostałyby nieobsadzone.
[1] Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 568 z późn. zm.).
