Jak efektywnie planować obsadę na produkcji?

Planowanie odpowiedniej liczby pracowników w zakładzie produkcyjnym nie może być realizowane w oderwaniu od planowania samej produkcji –  powinno także uwzględniać różne ograniczenia związane z tym procesem. Już z perspektywy planowania  produkcji na poziomie operacyjnym powinniśmy wiedzieć, jaką obsadą dysponujemy. Jak więc efektywnie ją zaplanować?

Planowanie obsady na produkcji – jak zacząć?

Jeśli spojrzymy na planowanie produkcji z perspektywy długofalowej (czy nawet procesu S&OP), zaczynamy od prognoz popytu, mówiących o zapotrzebowaniu na produkty. To na ich podstawie przygotowujemy długofalowy plan produkcyjny, wskazujący na potrzeby w zakresie obsady. Ma nam on odpowiedzieć na 3 zasadnicze pytania:
1.      Czy mamy odpowiednie zasoby – park maszynowy, żeby te prognozy zrealizować?
2.      Czy mamy odpowiednią ilość materiałów, by tak się stało?
3.      Czy mamy odpowiednią dostępność pracowników, aby zrealizować plan?

Wychodząc od prognoz popytu, realizując następnie proces planowania produkcji, jesteśmy w stanie uzyskać informację na temat zapotrzebowania na zdolności produkcyjne, materiały i obsadę. Na tym etapie pojawia się obszar HR, którym zajmują się pracownicy średniego szczebla, odpowiedzialni za nadzór nad produkcją.
Przy planowaniu obsady biorą pod uwagę różne ograniczenia. Wynikają one z przepisów prawa pracy, formy zatrudnienia pracowników, ich kompetencji, odbytych szkoleń, posiadanych uprawnień, a także różnych indywidualnych cech pracownika. Mogą to być też jego prośby dotyczące dyspozycyjności w poszczególnych dniach pracy, wnioski urlopowe, odbiory nadgodzin, zastępstwa i oddelegowania.

System APS – narzędzie do planowania i harmonogramowania produkcji a planowanie obsady

Narzędzia do szczegółowego planowania i harmonogramowania produkcji, takie jak systemy klasy APS, potrafią uwzględnić zasoby ludzkie, traktując je jako zasób w procesie produkcyjnym. Nie biorą jednak pod uwagę bardzo istotnej kwestii – ich dostępności. Gdy mówimy o zasobach maszynowych, mówimy w zasadzie o kalendarzu czasu pracy maszyn, który zazwyczaj jest dość prosty, uzupełniony o zapisy dotyczące utrzymania ruchu. I o ile w przypadku maszyn jesteśmy w stanie bardzo dobrze sobie  z tym poradzić, to w przypadku planowania obsady pojawia się problem. Systemy planowania produkcji wymagają dokładnego kalendarza dostępności zasobów, a stworzenie go dla zasobów ludzkich nie jest już takie łatwe.
W praktyce mistrzowie/brygadziści bardzo często tworzą plany ręcznie, w Excelu. Z perspektywy planowania produkcji albo zakładają, że ludzie nie są dla nich ograniczeniem (co może być dotkliwe w skutkach), albo wykonują przybliżony bilans. W momencie, gdy pojawia  się potrzeba obsadzenia stanowisk produkcji osobami o konkretnych kompetencjach, na drodze staje dodatkowa  przeszkoda – dostępność danego pracownika. W przypadku prostych grafików pracy (jednozmianowych, w stałych godzinach) zwykle nie ma z tym większego problemu. Natomiast w zakładach pracy, gdzie systemy czasu pracy są bardziej skomplikowane, rzadko który system do planowania jest w stanie spojrzeć na ludzi z dokładnością co do jednego człowieka.

Wsparcie dla procesów zarządzania pracownikami

Podstawowymi narzędziami wspomagającymi procesy zarządzania pracownikami produkcyjnymi są:

• plany urlopowe,
• zapotrzebowanie na pracowników,
• matryce kompetencji,
• plany pracy,
• ewidencja czasu pracy (różne źródła danych o czasie pracy np. RCP),
• rozliczanie czasu pracy.

Dostępne są także bardziej zaawansowane narzędzia wspomagające procesy zarządzania pracownikami produkcyjnymi:

• automatyczne planowanie czasu pracy,
• pobieranie danych o czasie pracy z MES/Mobile,
• samoobsługa pracownicza (kiosk pracowniczy, portal pracowniczy).

Niezwykle istotne przy planowaniu czasu pracy jest szybkie wyłapywanie błędów, które mogą wynikać z nieuwzględnienia ograniczeń, o których była mowa wcześniej. Błędy te trudno dostrzec bez stosowania zaawansowanych narzędzi do zarządzania pracownikami.
Ręczne planowanie grafików jest zadaniem bardzo żmudnym i czasochłonnym. Wykorzystanie specjalistycznych narzędzi pozwala nie tylko stworzyć grafik pracy zgodny z przepisami prawa pracy, ale także realizować różne strategie planowania grafików, w zależności od przyjętych kryteriów. Przykładowo kryterium takim może być ciągłość pracy pracownika (planujemy tak, aby pracownik miał zaplanowane wszystkie dni robocze w miesiącu), stawka godzinowa pracownika (np. planujemy tak, aby produkować przy najniższych możliwych kosztach pracowniczych), równomierne rozłożenie godzin w okresie rozliczeniowym, sobót w danym okresie rozliczeniowym, czy uwzględnienie planów urlopowych pracowników. Takie kryteria można dodatkowo parametryzować i dodawać. Można również wyłączać dodatkowe weryfikatory związane z celami biznesowymi lub, na przykład, robić to w zależności od tego, czy pracownik będzie samodzielnie określać swoją dyspozycyjność.

Automatyczne grafiki – parametry

Kolejnym kryterium, które może być uwzględnione w automatycznych grafikach pracy, jest miejsce zamieszkania pracownika. To istotny parametr w sytuacji, gdy zapewniamy pracownikom wspólny transport do zakładu pracy.
Innym przykładowym kryterium może być w pierwszej kolejności planowanie obsady na bazie pracowników etatowych, a dopiero później na pracownikach na umowach cywilno-prawnych, czy pracownikach agencji pracy tymczasowej.
Właściwie stworzony grafik pracy może spełnić nie tylko oczekiwania z produkcji, czy oczekiwania biznesu (np. stworzenie takiego grafiku, aby koszty pracownicze były jak najniższe). Grafik może uwzględniać taki wybór zespołu, który zrealizuje zadania w jak najbardziej optymalny sposób, biorąc pod uwagę wszystkie nasze warunki i ograniczenia.

Automatyczne grafiki – narzędzia

Narzędzia do tworzenia automatycznych grafików pracy wspierają również planowanie urlopów. Pilnują tego, aby np. więcej niż 20% danego zespołu nie przebywało w tym samym czasie na urlopie, albo by na urlopach w tym samym czasie nie przebywały osoby o podobnych kompetencjach. Dodatkowo dział HR lub controlingu może – określając odpowiednio budżet urlopowy na poszczególne miesiące – przekazać informację mistrzowi/brygadziście, w których miesiącach i jakie ilości urlopu byłoby dobrze rozplanować, mając na uwadze sezonowość produkcji.
Zaawansowane narzędzia do automatycznego tworzenia grafików pozwalają na import danych z systemu ewidencji czasu pracy (na przykład na podstawie odczytu z RCP), czy też z systemu MES, służącego do ewidencji produkcji. Posiadają również możliwość wystawienia przez mistrzów/brygadzistów zleceń nadgodzin w zależności od faktycznych potrzeb. Prowadzi to do minimalizacji liczby nadgodzin.

Kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem

Pamiętajmy, że automatyczne planowanie czasu pracy nie może być oderwane od reszty zagadnień związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi na produkcji. Grafik pracy jest tylko jednym z elementów, ale, jak wskazano wcześniej, znacząco wpływa na możliwości optymalizacji kosztów w firmie oraz zwiększenie komfortu pracy pracowników.
Pracując na co dzień z firmami produkcyjnymi, dużo rozmawiamy o ich problemach związanych z procesami produkcyjnymi. Jeszcze parę lat temu dyskusje schodziły na kwestie zaopatrzenia, procesy wytwórcze, czasy przezbrojeń. Od dłuższego czasu, na pytanie o największy problem dla organizacji, otrzymujemy odpowiedź: „pracownicy!”. Przedsiębiorstwa borykają się z brakami kadrowymi lub brakami pracowników o odpowiednich kompetencjach. W tej sytuacji właściwe planowanie czy sterowanie produkcją powinno w pierwszej kolejności uwzględniać właśnie ich.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat sposobów szybkiego i efektywnego tworzenia grafików pracy na produkcji? Zapisz się na bezpłatne webinarium „Jak nie tracić czasu na tworzenie grafików pracy na produkcji?”, 1 kwietnia 2021 r. o godz. 10:00. Link do zapisów: https://bit.ly/3tJWVGF