Powrót pracowników do biur – jak podołać wyzwaniom

Stopniowe znoszenie obostrzeń w życiu publicznym sprawia, że coraz więcej firm przywraca standardową działalność biznesową, a co za tym idzie – otwiera swoje siedziby dla pracowników. Konieczność zapewnienia bezpieczeństwa wymaga jednak dopasowania dotychczasowych zasad funkcjonowania biura do nowych okoliczności, co może wiązać się z trudnościami natury logistycznej i komunikacyjnej.

Potencjalne wyzwanie stanowi również utrzymanie wysokiej jakości współpracy w sytuacji, gdy część pracowników pracuje z biura, a niektórzy wciąż zdalnie wykonują swoje obowiązki. Jak zauważają eksperci Hays, nadanie priorytetu kwestii bezpieczeństwa oraz zadbanie o klarowną i regularną komunikację z pracownikami, są niezbędne do skutecznego przeprowadzenia firmy przez kolejny etap zmian.

Powrót do normalności – chociaż wyczekiwany przez firmy i znaczną grupę pracowników – będzie procesem stopniowym oraz rozłożonym w czasie. Wciąż bowiem obowiązują zalecenia dotyczące zachowania dystansu społecznego, których celem jest zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa w miejscu zatrudnienia. Niezbędne jest zatem nie tylko dopasowanie przestrzeni pracy do nowych okoliczności, ale często również zmiana procesów organizujących pracę firmy, co pozwoli ograniczyć kontakt osób zatrudnionych w różnych działach, a tym samym zminimalizuje ryzyko.

Rozwiązania na dziś

Jak zauważają eksperci Hays, powrót do nowej normalności dla pracodawców często oznacza wprowadzenie istotnych zmian w zasadach korzystania z biur. Zdarza się, że reorganizacja dotyczy redukcji liczby biurek, które mogą być użytkowane w tym samym czasie, lub tymczasowego zawieszenia tzw. hot desków, co skutkuje przypisaniem danego biurka do pracownika. Nowe zasady to również wprowadzenie ograniczeń liczby osób, które jednocześnie mogą przebywać w określonych pomieszczeniach, a także jasne wytyczne dotyczące higienicznego i bezpiecznego korzystania z przestrzeni wspólnych – pokojów spotkań, kuchni i toalet.

Wdrożenie nowych ograniczeń sprawia jednak, że biura często nie są w stanie pomieścić wszystkich pracowników, którzy standardowo z nich korzystają. Prowadzi to do sytuacji, w której część zatrudnionych wraca do siedziby firmy, podczas gdy inni wciąż zdalnie wykonują swoje zawodowe obowiązki. Organizacje przyjmują różnorodne strategie w tym zakresie. Podczas gdy jedni pracodawcy na początkowym etapie procesu stawiają na dobrowolność powrotów do biura, inni wprowadzają grafik, określający kto i w jaki dzień powinien pojawić się w pracy. Zdarza się również, że w firmach funkcjonuje obowiązek uprzedniej rezerwacji stanowiska pracy na dany dzień.

Pojawiają się również praktyki dzielenia zespołów na dwie grupy, które wymiennie pracują z biura. Ograniczenie bezpośredniego kontaktu pomiędzy grupami ma na celu zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa, a także zagwarantowanie firmie dostępu do wszystkich niezbędnych kompetencji na wypadek wystąpienia zachorowań w zespole. Jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce w jednej z grup, to druga będzie w stanie tymczasowo przejąć odpowiedzialność za określone aktywności w firmie, co pozwoli zachować ciągłość biznesową.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Wybór rozwiązania zazwyczaj jest dyktowany charakterem prowadzonej działalności oraz faktem, czy w firmie sprawdziła się powszechna praca zdalna. Są organizacje, które w obliczu pozytywnych doświadczeń, nie będą dążyły do jak najszybszego powrotu pracowników do standardowej formy świadczenia pracy. Na rynku pojawiają się nawet deklaracje planowanego zmniejszenia powierzchni biur i wdrożenia pracy zdalnej jako dominującej formy wykonywania służbowych obowiązków w firmie. Jednocześnie nie brakuje pracodawców, dla których przywrócenie standardowej formy pracy jest warunkiem wznowienia biznesowej działalności. Tym samym zależy im na sprawnym powrocie do normalności i jak najlepszym wykorzystaniu obecnego potencjału.

Agnieszka Kolenda, dyrektor w Hays Poland podkreśla jednak, że bez względu na obrany kierunek, priorytet należy nadawać eliminacji ryzyka. – Zdrowie i bezpieczeństwo pracowników powinny być kluczowe we wszystkich podejmowanych decyzjach, określających nowe zasady funkcjonowania w miejscu pracy. Pracownicy, którzy wracają do biura, muszą mieć pewność, że pracodawca podjął wszelkie możliwe środki, aby dostosować miejsce pracy do aktualnych zagrożeń. W tym celu niezbędna jest jasna komunikacja, prowadzona zarówno przed otwarciem biura, jak i na miejscu. Pracownicy powinni dokładnie wiedzieć, kiedy i na jakich zasadach mogą wrócić do pracy, kiedy oczekiwana jest ich obecność oraz jakie rozwiązania wprowadzono, aby pogodzić bezpieczeństwo z potrzebami biznesowymi firmy – wyjaśnia Agnieszka Kolenda.

Warto jednak pamiętać, że doświadczenia zebrane przez pracowników w ostatnich miesiącach są bardzo różnorodne. Podczas gdy okres izolacji połączony z pracą zdalną dla jednych był przede wszystkim cenną nauką na przyszłość, to dla innych mógł stanowić źródło stresu, obaw o zdrowie i trudności wynikających, np. z konieczności pogodzenia pełnoetatowej pracy i opieki nad dziećmi. Stąd też w każdej organizacji są pracownicy, którzy entuzjastycznie zareagują na plan wznowienia bezpośredniej współpracy, jak również osoby posiadające istotne obawy związane z powrotem do biura. Powody mogą być różne, natomiast w każdym przypadku pracodawca powinien wysłuchać potrzeb pracowników i uwzględnić je w kolejnych etapach powrotu do normalności.

Nowy model pracy

Nowe zasady określające sposób korzystania z przestrzeni biurowej to dodatkowe wyzwania w zakresie skutecznego zarządzania ludźmi. Częściowy powrót do normalności może bowiem prowadzić do sytuacji, w której część zespołu na stałe powróciła do biura, a niektórzy jego członkowie wciąż pracują zdalnie. Wymaga to ponownego dostosowania modelu pracy do nowych okoliczności, tak aby na zmianie nie ucierpiało zaangażowanie pracowników oraz morale zespołu.

Organizacja pracy w tzw. hybrydowych zespołach – składających się zarówno z osób przebywających w biurze, jak i wykonujących obowiązki zdalnie – będzie nowością dla wielu firm. Zadbanie o motywację pracowników i utrzymanie dotychczasowego poziomu produktywności może być niemożliwe bez odpowiedniego wsparcia kadry zarządzającej. Rolą menedżerów jest takie dopasowanie modelu współpracy do nowych okoliczności, aby każdy z członków zespołu poczuł się uwzględniony w prowadzonych projektach i zyskał poczucie wpływu na podejmowane decyzje. Skuteczne przeprowadzenie pracowników przez kolejną zmianę będzie przede wszystkim wymagać otwartości na potrzeby obu grup. Nikt bowiem nie powinien odczuć, że decyzja o kontynuowaniu pracy zdalnej lub powrocie do biura negatywnie wpłynęła na jego możliwość udziału w projektach czy stan wiedzy.

– Co prawda z niektórymi pracownikami wciąż możemy nie mieć bezpośredniego kontaktu, jednak nie oznacza to, że są oni nieobecni w pracy. Należy pamiętać o osobach pracujących z domu i uwzględniać je we wszelkiej komunikacji. Dobrą praktyką jest podtrzymanie tradycji wypracowanych w okresie powszechnej pracy zdalnej. Po powrocie części pracowników do biura, nadal warto organizować regularne, wirtualne spotkania zespołowe, podczas których każdy ze współpracowników może omówić bieżące sprawy, ale także zadać istotne pytania lub podzielić się wątpliwościami. Dzięki temu menedżer zyskuje pewność, że każdy dysponuje pełnym oglądem sytuacji i może jak najlepiej wykonywać swoje obowiązki. Z kolei osoby pracujące z domu nie czują się wyłączone z życia zespołu, co pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie – wyjaśnia Agnieszka Kolenda z Hays Poland.

Stopniowy powrót pracowników do biur i konieczność zadbania o ich bezpieczeństwo jest dla firm wyzwaniem nie tylko logistycznym, ale zwłaszcza komunikacyjnym. Zatrudnieni powinni dokładnie rozumieć, na jakich zasadach mogą korzystać z przestrzeni biurowej oraz czy ich obecność jest oczekiwana przez pracodawcę. Tylko wtedy możliwe będzie maksymalne ograniczenie ryzyka, a także zadbanie o motywację i dobrostan wszystkich pracowników.