Jak wybrać reprezentanta we Francji?

– Do naszej kancelarii coraz częściej trafiają przewoźnicy z prośbą o pilną, doraźną pomoc. Na pytanie „czy macie państwo reprezentanta we Francji?” odpowiadają najczęściej „współpracujemy z pewną firmą, lecz trudno się do niej dodzwonić” lub też „on się na tym nie zna, potrzebujemy fachowej pomocy” – mówi Artur Jarosz, współwłaściciel Groupe Espro. Co więc należy uczynić, by wybór partnera w kraju nad Sekwaną był od razu efektywny?

Zasady wyboru reprezentanta

Zadania i odpowiedzialność reprezentanta we Francji są ściśle określone przez przepisy. Przedstawiciel przewoźnika musi reprezentować firmę w kontaktach z organami kontroli oraz  przechowywać dokumentację przedsiębiorcy. Nie wystarczy znaleźć na Facebooku osoby mieszkającej w Paryżu czy Lyonie i poprosić ją świadczenie takiej usługi. Tego rodzaju działania wymagają specjalistycznej wiedzy oraz umiejętności rozmowy i negocjacji z służbami kontrolnymi.

Na rynku nie brakuje firm świadczących usługi jedynie w stopniu podstawowym. Gdy pojawia się poważniejszy problem – albo uciekają od odpowiedzialności, albo za każdą dodatkową czynność nakazują sobie dopłacić kolejne kwoty. Niezwykle przydatna jest także sztuka dyplomacji oraz znajomość zasad działania służb kontrolnych. Do tego ostatniego, jak nietrudno się domyślić, konieczne jest wieloletnie praktyczne doświadczenie a nie teoretyczna wiedza pozyskana z Internetu.

– Podstawą naszego sukcesu są praktyczna wiedza i doświadczenie. Przez ponad 10 lat funkcjonowania uchroniliśmy klientów od kar na około 2 mln euro. Przed wprowadzeniem tzw. Loi Macron do branży transportowej obsługiwaliśmy ogromne przedsiębiorstwa przemysłowe, budowlane itp. delegujące setki pracowników do Francji, co zresztą czynimy do dziś – mówi Artur Jarosz, współwłaściciel Groupe Espro.

Kolejną kwestią jest czas. Każdy przewoźnik powinien wymagać od reprezentanta szybkiej interwencji, szczególnie w sprawach, „których rozwiązanie nie może czekać”. Zatem również tę kwestię warto omówić przed podpisaniem umowy i szukać reprezentanta gotowego pomóc właśnie wtedy, gdy jest ona pilnie potrzebna.

Specjalista inaczej traktowany

Tak jak już było powiedziane wcześniej najistotniejszą rolę odgrywa doświadczenie w kontaktach z organami uprawnionymi do kontroli. Sama znajomość języka francuskiego nie wystarczy. Właściwa postawa reprezentanta ma kluczowe znaczenie. W tym miejscu musimy napisać na temat kwestii, o której rzadko się wspomina.

– Francuscy kontrolerzy traktują zupełnie inaczej przedsiębiorców, czyli potencjalnych płatników, a inaczej obeznanych z prawem reprezentantów. Właśnie w trudnych, skomplikowanych, sprawach trafiają do nas klienci o których wspominamy na samym początku. Przewoźnicy, którzy w Internecie szukają reprezentanta po haśle „najtańszy reprezentant na rynku” zawsze płacą podwójnie. W pierwszej kolejności temu właśnie najtańszemu reprezentantowi, przydatnemu jedynie podczas pierwszej kontroli a następnie ekspertowi mającemu ratować sytuację i wchodzić w rolę negocjatora wynajętego na czas kontroli. Bez sensu prawda?! – tłumaczy Artur Jarosz z Groupe Espro.

Zdarzenia losowe – wielki problem

Wypadki, usterki auta, potrzeba wizyty u lekarza czy pobyt w szpitalu – z zasady reprezentant nie zapewnia usług tego typu. Kierowca pozostaje więc bez wsparcia podczas napotykanych trudności. Niewielu Francuzów zna język angielski (a tym bardziej język polski), zatem wsparcie ze strony pracodawcy okazuje się niewystarczające.

Często zachodzi także potrzeba sprawnej komunikacji z francuskim kontrahentem np. na załadunku oraz kwestii dotyczących zdarzeń losowych (kradzież, uszczerbek na mieniu, konflikt, etc). W takich sprawach wymagana jest dyplomacja i skuteczność. – Nasz reprezentant zapewnia asystę podczas pobytu we Francji i pomoc podczas wszelkich nieprzewidzianych zdarzeń losowych. Wesprze podczas rozmowy z lekarzem, policją i w procedurze z wymaganą dokumentacją. Pomoże również w kontaktach z francuskim kontrahentem oraz zapewni rozwiązanie wszelkich problemów we Francji – dodaje Artur Jarosz, współwłaściciel Groupe Espro.

Poniżej przedstawiamy przykład Groupe Espro, firmy oferującej szerszy zakres usług – w ramach ceny standardowo przyjętej na rynku do podstawowego zakresu obsługi.

• Przedstawicielstwo przewoźnika we Francji (standardowe usługi reprezentanta).
• Interwencje podczas kontroli kierowców na terenie Francji (tachografy, przekroczenia prędkości, kabotaż, itp.).
• Interwencje w razie awarii, wypadku lub zdarzenia losowego.
• Pomoc językowa u odbiorcy we Francji.
• Odwołania od mandatów i grzywien.
• Wsparcie przy korzystaniu z platformy SIPSI.
• Obsługę administracyjno-prawną w delegowaniu pracowników.
• Pomoc w ewentualnych sprawach spornych np. uszkodzenia pojazdu lub towaru podczas załadunku.
• Całodobowe wsparcie konsultanta (24/7).

W ramach jednego pakietu, który obejmuje wszystkie powyższe usługi, Groupe Espro świadczy również usługę Asysty administracyjno-prawnej COVID-19. Przygotowano ją specjalnie na okres pandemiczny i stanowi istotną pomoc w codziennych działaniach.

Co można mieć w ramach dodatkowej oferty dla przewoźników?

• Bieżące informacje na temat najnowszych przepisów, zmieniających się przez pandemię COVID-19.
• Aktualne formularze i oświadczenia, otrzymywane na maila i pomoc w ich wypełnianiu.
• Obowiązujące wytyczne dla przewoźników w zakresie przemieszczania się kierowców, bieżących restrykcjach, itd.

Osobom zainteresowanym ułatwiamy kontakt

Telefon: +22 203 41 44, +48 728 889 237

E-mail: contact@groupespro.com