Korzystanie z wywiadowni zabezpiecza przed nieuczciwymi kontrahentami

W 2009 roku, po raz pierwszy od 7 lat liczba upadłości ogłaszanych przez polskie sądy zaczęła rosnąć. Wg raportu Coface Poland w pierwszym 2009 r. zbankrutowało 309 firm, co oznacza 53 proc. wzrost w stosunku do roku ubiegłego.
Także kondycja firm z branży transportowej uległa znacznemu pogorszeniu, m.in. ze względu na ograniczenie transakcji zagranicznych, dużą konkurencję na zbyt ciasnym rynku krajowym, spadek liczby zleceń przewozowych spowodowany kryzysem, wysokie ceny paliwa, wzrost kosztów działalności przy jednoczesnych niskich cenach usług, czy restrykcyjną działalność banków oraz innych firm finansujących czy leasingowych. Wszyscy przedsiębiorcy w tym sektorze doskonale znają te problemy, a wielu z nich odczuwa ich skutki w postaci znacznie pogarszającej się sytuacji finansowej firm. Potwierdzeniem złej sytuacji firm z branży TSL jest fakt, że w ciągu pierwszego półrocza 2009 r. upadło o 440 proc. więcej firm z tego sektora niż w analogicznym okresie roku ubiegłego!

Po pierwsze profilaktyka
Ponad 80 proc. wszystkich transakcji handlowych B2B jest obecnie finansowanych kredytem kupieckim, czyli z odroczonym terminem płatności. Rynek i konkurencja wymuszają na przedsiębiorcach oferowanie coraz korzystniejszych warunków współpracy i wydłużania terminów płatności, a to pociąga za sobą wzrost ryzyka handlowego czyli opóźnienia w zapłacie lub jej braku. Menedżerowie ekspansywnie działających firm stoją zawsze przed dylematem: zwiększać sprzedaż kosztem wzrostu ryzyka, czy ograniczać ryzyko kosztem sprzedaży. Problemem staje się jednak dokonanie oceny i kontrola tego ryzyka w portfelu kilkudziesięciu, czy nawet kilkuset nowych i starych klientów, a następnie skuteczne odzyskanie zaległych należności. W obecnych warunkach, kiedy w wielu przedsiębiorstwach drastycznie zmalała liczba zleceń przewozowych, tym bardziej należy zminimalizować ryzyko transakcji oraz zapewnić terminowy i możliwie jak najpełniejszy spływ należności za usługi, które zostały wykonane.
Zasada, która mówi, że lepiej się zabezpieczać niż później szukać ratunku, powinna obowiązywać wszystkie przedsiębiorstwa, ponieważ zawarcie kilku nietrafnych transakcji, a czasami nawet jednorazowy błąd w doborze kontrahenta może oznaczać kłopoty finansowe zagrażające bytowi firmy. Generalnie, niezależnie od branży i wielkości firmy, warto wiedzieć z kim prowadzi się interesy. Warto sprawdzać wiarygodność potencjalnego partnera handlowego badając jego sytuację prawną, wypłacalność, doświadczenia płatnicze. W szybkim pozyskiwaniu takich danych specjalizują się wywiadownie handlowe.
– Sprawdzanie partnerów gospodarczych jest standardem w realiach gospodarki wolnorynkowej i zapewniam, że żaden przedsiębiorca nie nawiąże trwałych kontaktów handlowych z firmą w Polsce, zanim nie „prześwietli” jej poprzez wywiadownię gospodarczą. To jest standard właściwych zachowań menedżera i warto aby i u nas nastąpiła w tym zakresie zmiana. Należy pamiętać, że windykacja to jest częstokroć ostatnie ogniwo nieostrożnego prowadzenia biznesu i z reguły kosztowne. Należy przy tym pamiętać, kiedy będziemy się bronili przed sprawdzeniem swojego klienta, że koszt takiej weryfikacji stanowi równowartość obiadu w przeciętnej restauracji, a my rozmawiamy z klientem o kontrakcie na dużo większe kwoty. Wart� o się uczyć od lepszych – mówi Andrzej Nowicki, dyrektor sprzedaży i marketingu spółki CRIF.
Ważne jest aby przedsiębiorcy zaczęli traktować informację gospodarczą, jako jeden z ważnych czynników sukcesu i pomyślnego rozwoju swoich firm.

Dotrzeć do informacji
Przedsiębiorstwa zajmujące się transportem i logistyką mają bardzo wielu podwykonawców i klientów końcowych, także zupełnie nowych przy sporadycznych transakcjach przewozowych. Charakterystyczna dla branży jest także presja czasu, ponieważ decyzje o zleceniu często trzeba podejmować bardzo szybko. Jak zatem szybko zweryfikować tak dużą liczbę podmiotów? Jak np. zadbać o to, aby rysująca się bardzo obiecująco transakcja o dużej wartości z zagranicznym odbiorcą, poznanym podczas targów albo na giełdzie towarów nie okazała się niewypałem? Jednym ze sposobów jest sprawdzanie wiarygodności kontrahenta przez wywiadownie gospodarcze. Każda z nich zna mnóstwo takich przypadków, kiedy – na szczęście dzięki zapobiegliwości przedsiębiorców sprawdzających klienta – okazywało się, że odbiorca nie widniał nawet w rejestrze przedsiębiorstw albo był w stanie upadłości! Wywiadownie pomagają wykryć nie tylko oszustów czy bankrutów, ale także przedsiębiorstwa z problemami finansowymi, o niejasnych powiązaniach, a także mające w zwyczaju celowe opóźnianie płatności. Współpraca z takimi kontrahentami wiele firm kosztowała utratę płynności, a część doprowadziła do upadłości.
Pierwsze wywiadownie powstały w XIX wieku, a obecnie firmy na świecie już standardowo wykorzystują ich usługi, aby czerpać informacje o rzetelności partnerów handlowych. Teoretycznie większość danych dostarczanych przez wywiadownię można uzyskać samodzielnie, ale nakłady czasu i środków koniecznych do ich pozyskania, a następnie opracowania, tak aby można było na ich podstawie podejmować decyzje, są zwykle zbyt wysokie. Wywiadownia zrobi to szybciej i taniej. Wykonując zlecenie sporządzenia raportu handlowego, w profesjonalny sposób zbiera legalnymi metodami dane, które nie stanowią tajemnicy handlowej i są dostępne w oficjalnych źródłach. Dzięki stałej popularyzacji tej usługi także coraz więcej firm, o których przygotowywany jest raport udostępnia swoje dane rozumiejąc, że jest to w ich interesie. Dzięki bezpłatnemu istnieniu w bazie danych wywiadowni korzystają z kredytu kupieckiego swoich partnerów oraz otrzymują nowe propozycje współpracy. Można zatem powiedzieć, że wywiadownia działa w interesie obu stron – zarówno firmy zlecającej sporządzanie raportu, jak i tej o której raport pojawi się w bazie wywiadowni. W większości przypadków wywiadownie nie informują badanej firmy, kto się nią interesuje. Jednak część zleceniodawców nie zamierza ukrywać, że to na ich potrzeby wykonywane jest badan� ie. Przyjmują, że to normalna procedura i wręcz sami mówią potencjalnym partnerom lub klientom, że będą poddani analizie.

Z dostępnych źródeł
Wywiadownia pozyskuje informacje o badanej firmie z dostępnych oficjalnie źródeł. Są nimi przede wszystkim rejestry, sądy, urzędy, giełdy długów, rankingi, statystyki, publikacje w mediach oraz wewnętrzne bazy danych wywiadowni, które rejestrują informacje negatywne o firmach np. windykacje. Ważnym źródłem danych jest też sama firma badana oraz jej kontrahenci. Zebrane w ten sposób informacje są przetwarzane i analizowane przez specjalistów, którzy oceniają wiarygodność firmy, jej dyscyplinę płatniczą oraz przyznają maksymalny pułap kredytu kupieckiego. Tak przygotowany raport trafia do klienta.
Pamiętajmy jednak, że pomimo wszelkich działań profilaktycznych partner może stać się niewypłacalny lub mieć przejściowe trudności z wypełnianiem swoich zobowiązań w trakcie współpracy. Dlatego wywiadownie zalecają sprawdzanie nie tylko nowych kontrahentów, ale i okresowe badanie kondycji stałych partnerów handlowych lub objęcie ich ciągłym monitoringiem. Dzięki usłudze monitorowania jednej firmy lub wybranego portfela swoich kontrahentów klient otrzymuje dodatkowo informacje o zachodzących istotnych zmianach, w tym np. o pojawieniu się nowych danych finansowych lub o zdarzeniach negatywnych (np. wniosek o upadłość).

Kontrahent pod lupą
Nie ma ograniczeń co do wielkości sprawdzanej firmy czy branży, w której działa. Wywiadownia jest w stanie przygotowywać raporty zarówno o małych, jak i bardzo dużych firmach. Może też przygotować analizę całej branży. Duże wywiadownie sieciowe bez problemu sprawdzą firmy z całego świata.
Na życzenie klienta wywiadownia przygotuje również raport z wizytacji w badanej firmie. Daje on możliwość weryfikacji na miejscu rzeczywistego istnienia przedsiębiorstwa, rodzaju deklarowanej przez kontrahenta działalności, wielkości firmy i danych dotyczących między innymi jej otoczenia, lokalizacji, powierzchni, zakresu oferowanych usług, środków transportu, urządzeń, towarów, jak i innych uzgodnionych z klientem informacji. Zamawiając raport o nieruchomościach można też sprawdzić posiadane przez firmę nieruchomości poprzez wgląd w księgi wieczyste.

Wzrost zainteresowania
Zainteresowanie usługami wywiadowni w Polsce w ostatnich latach systematycznie wzrasta. Widać to wyraźnie zwłaszcza od czasu wejścia naszego kraju do Unii Europejskiej. Po pierwsze polscy przedsiębiorcy powoli przejmują zachodnie standardy zarządzania ryzykiem biznesowym. Wielu z nich boleśnie odczuło już bowiem skutki braku rzetelnych informacji na temat nowego kontrahenta, a jednocześnie zauważyli, że sami są sprawdzani przez wywiadownie w momencie kiedy podejmują nowe kontakty handlowe. Po drugie wstąpienie Polski do struktur unijnych, a ściślej likwidacja barier celnych i innych administracyjnych regulatorów wymiany handlowej oraz nawiązywanie kontaktów biznesowych zaowocowało swobodnym handlem i zwiększonym zainteresowaniem usługami wywiadowni. Wreszcie po trzecie, panujący od roku kryzys poważnie osłabił wzajemne zaufanie przedsiębiorców i skutecznie przypomniał o znaczeniu profilaktyki. Wywiadownia Coface Poland tylko w ostatnim roku zanotowała wzrost liczby przygotowywanych raportów o firmach krajowych o 15 proc., a o zagranicznych o 20 proc.
W Polsce działa kilka międzynarodowych wywiadowni sieciowych (takich jak Coface) oraz kilkanaście podmiotów krajowych. Wywiadownia sieciowa, dzięki swoim międzynarodowym powiązaniom może sprawdzić partnera handlowego praktycznie na całym świecie. Wywiadownie krajowe ograniczają się do terytorium Polski.
Warto sprawdzić jak długo wywiadownia działa na polskim rynku, a tym samym jakie ma doświadczenie i bazę danych o firmach oraz ile osób zatrudnia, co wiąże się z jej możliwościami szybkiego pozyskania informacji z różnych miejsc w kraju. Istotne są także inne usługi z zakresu zarządzania należnościami, które świadczy np. windykacja należności.

Kiedy korzystać z wywiadowni
1. Przed podjęciem współpracy z nowym kontrahentem:
• jako element wspomagający negocjacje handlowe,
• w celu rozpoznania sytuacji nowego kontrahenta (aktualna sytuacja finansowa, zwyczaje płatnicze, skala i możliwości współpracy, historia, referencje),
• w celu weryfikacji danych organizacyjno-prawnych przed podpisaniem kontraktu,
• przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu kredytu kupieckiego.
2. W trakcie trwania współpracy:
• jako element nadzoru nad kontraktami obarczonymi dużym ryzykiem,
• przy zmianie limitu kredytowego lub warunków kontraktu,
• przy rozważaniu decyzji o zwiększeniu zakresu współpracy,
• przed podjęciem decyzji o sposobie działań windykacyjnych.

Zawartość merytoryczna raportu
• dane rejestrowe firmy (forma prawna, adresy działalności, kapitał, struktura własności, prawo reprezentacji, kierownictwo, przedmiot działalności, powiązania kierownictwa z innymi firmami),
• informacje o sytuacji finansowej badanej firmy (nt. niewypłacalności, dyscypliny płatniczej, doświadczeń windykacyjnych; dane bilansowe, wskaźniki ekonomiczne wraz z komentarzem),
• inne informacje (zatrudnienie, firmy związane, kierunki importu i eksportu, inwestycje rozpoczęte, itd.),
• oceny oraz rekomendowana wielkość kredytu kupieckiego. Coface Poland przyznaje ocenę wg autorskiego systemu @rating score, który pozwala ocenić prawdopodobieństwo niewypłacalności danej firmy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.