Najczęściej wymieniane dokumenty elektroniczne

Analizie poddano 58 firm, w których funkcjonuje 80 interfejsów wdrożonych przez Quantum software . Interfejsy te wymieniają dane z 40 zewnętrznymi systemami informatycznymi, w oparciu o 54 typy elektronicznych telegramów. Wśród badanych przedsiębiorstw, 54 proc stanowiły firmy zajmujące się logistyką i dystrybucją, a pozostałe –produkcją. Badanie pozwoliło wytypować najczęściej wymieniane dokumenty elektroniczne w następujących obszarach: dane katalogowe, dostawy, magazynowanie, produkcja montaż, wysyłki oraz rozliczenia.
Okazuje się, że najwięcej telegramów, czyli dokumentów wymienianych w ramach interfejsu, funkcjonuje w obszarze wysyłek, bo aż 395 telegramów (18 typów). W obszarze dostaw, telegramów jest 264, a magazynowania 251.
Analiza dokumentów elektronicznych w interfejsach systemów logistycznych wdrażanych przez Quantum software pozwoliła utworzyć ranking najliczniejszych grup dokumentów, w którym pierwsze dwa miejsca zajęły dokumenty związane z wydaniami do klienta (187 sztuk), a na trzecim miejscu uplasowały się potwierdzenia przyjęcia od dostawcy (90 sztuk).  Najwięcej wymienianych informacji znalazło się w obszarze wysyłek, a najmniej w rozliczeniach. Warto zaznaczyć, że ponad połowa badanych interfejsów oparta jest na technologii plików tekstowych.

 
Standardy w ruchu interfejsowym

Jednym z najlepiej opisanych standardów elektronicznej wymiany danych jest EDIFACT. Uzyskał on jednak tylko 3 proc. udziału w puli badanych interfejsów. Przyczyną tego może być potrzeba zaangażowania firm pośrednich, co komplikuje proces wymiany danych z podmiotami trzecimi. Ponadto standard ten wymaga specjalnych opłat, co powiększa koszt inwestycji. EDIFACT powstał głównie, jako standard wymiany informacji pomiędzy firmami. Rzadziej stosuje się go wewnątrz organizacji. – Pod względem dążenia do światowych standardów EDIFACT nosi najlepsze znamiona takiego standardu. W jego zaprojektowanie i rozpropagowanie zainwestowano najwięcej środków, jednak w przypadku naszych klientów wykorzystywany jest bardzo rzadko – mówi Marek Jędra, wiceprezes zarządu Quantum software. – Zastanawiając się, dlaczego tak jest, można jedynie przypuszczać, iż może to być związane z faktem, że wymaga on zaangażowania trzeciej firm, co komplikuje cały proces i go podraża. Należy również pamiętać, że standard ten został głównie stworzony do wymiany informacji między firmami. Przedmiotem naszej analizy w przeważającej części były interfejsy pomiędzy systemami tego samego przedsiębiorstwa. Warto dodać, że analiza dokonana została na bazie doświadczeń Quantum. W innych przypadkach dane mogą się znacznie różnić.

Największy ruch interfejsowy

Analiza pozwoliła wyznaczyć obszar największego ruchu w obrębie interfejsów, którym jest organizacja wysyłek. Kompletacja towaru do wysyłki to proces czasochłonny i wymagający największych nakładów finansowych. Prawdopodobnie jest to związane z najważniejszym celem przygotowywania towaru do wysyłki, gdzie wymagane jest możliwie najdokładniejsze potwierdzenie, aby uniknięcia ewentualnych nieporozumień. – Pewne rodzaje informacji wymieniane są nieporównywalnie częściej niż inne. Stąd sugestia, że jeżeli zechcemy się kiedykolwiek zastanawiać nad standardem i rodzajem wymiany informacji w interfejsach systemów logistycznych, to element reprezentowany najliczniej (statystycznie najczęściej występujący) w naszej analizie można by uznać za standard- wyjaśnia Marek Jędra.

Bardzo mały ruch interfejsowy

Okazuje się, że bardzo mały ruch w obrębie interfejsów ma miejsce w procesach wewnątrz magazynowych oraz rozliczeń końcowych. Dlaczego tak jest? Być może procesy wewnętrzne w firmie nie potrzebują współpracy zaawansowanych systemów informatycznych lub też stosunkowo niewiele służb logistycznych przejmuje jeszcze odpowiedzialność za produkcję. Może to również oznaczać, że firmy nie dostrzegają jeszcze potężnego potencjału logistyki produkcji w globalnym łańcuchu dostaw. – W naszej analizie telegramy interfejsowe związane z takimi procesami, jak przekazanie informacji o recepturach, potwierdzenie reklasyfikacji montażu, czy zwrot na produkcję zdarzają się bardzo rzadko. W obszarze produkcji i montażu jedynie w miarę często spotyka się telegramy dotyczące zleceń produkcyjnych i wydań na produkcję, a więc najprostszych czynności na linii magazyn-produkcja. Operacje o charakterze produkcyjnym, jakie mają miejsce na linii magazyny-obszary produkcyjne, nie są wspomagane elektroniczną wymianą informacji z systemami obcymi (głównie ERP). A przecież w dzisiejszych czasach upatruje się duży potencjał oszczędnościowy właśnie w precyzyjnym zarządzaniu, nadzorowaniu i rejestracji, najdrobniejszych nawet czynności logistycznych. Szczególnie duży potencjał redukcji kosztów można osiągnąć w logistyce produkcji. Skoro więc na styku systemów IT nie ma dużego ruchu informacyjnego o procesach z zakresu logistyki produkcji, uważam że firmy nie doceniają jeszcze roli informacji w tych procesach- wyjaśnia Marek Jędra.
Niewielki ruch interfejsowy występuje również w obszarze rozliczeń końcowych. Być może wiele firm uważa jeszcze, że rozliczenie usług logistycznych wymaga indywidualnej wiedzy specjalistycznej personelu. Może boją się zautomatyzowania tych czynności.

Najbardziej powszechne systemy

W większości przedsiębiorstw analizowane interfejsy współpracują z systemami klasy ERP. Stanowią one główną oś, wyznaczającą logikę funkcjonowania przedsiębiorstw. Z systemami ERP wymieniane są zazwyczaj główne informacje procesowe. Coraz więcej przedsiębiorstw używa dedykowanych systemów w obrębie logistyki. Zaważyć można jednak wyraźny podział realizowanych zadań pomiędzy tymi dwoma grupami systemów. W większości przypadków – jak można wnioskować z analizy – szczegółowe informacje logistyczne nie są systemom ERP potrzebne.