Proces zarządzania outsourcingiem logistycznym

Przekazanie obsługi łańcucha dostaw zewnętrznemu operatorowi to decyzja strategiczna o bardzo istotnym wpływie na sposób funkcjonowania firmy. Jest to decyzja trudna do odwrócenia. Na outsourcing logistyczny należy patrzeć długofalowo, w perspektywie co najmniej kilku, a najlepiej kilkunastu lat. W cyklu publikowanych artykułów opisany zostanie proces przekazania zarządzania logistyką w ręce zewnętrznego operatora i omówione poszczególne fazy outsourcingu oraz zadania stojące zarówno przed organizacją dokonującą outsourcingu, jak też przed operatorem logistycznym.

Strategia logistyczna

Przekazując codzienne zarządzanie logistyką innej firmie, przedsiębiorstwo po pewnym czasie traci kompetencje w zarządzaniu logistyką na poziomie operacyjnym. Jeśli w pewnym momencie firma zdecydowałaby o ponownym przejęciu zarządzania operacyjnego logistyką mogłoby się okazać, że ze względu na utratę kompetencji w prowadzeniu operacji magazynowych będzie to proces dużo trudniejszy niż proces wydzielenia logistyki na zewnątrz. Pamiętajmy w związku z tym, że na outsourcing logistyczny należy patrzeć długofalowo, w perspektywie co najmniej kilku, a najlepiej kilkunastu lat.

Cele outsourcingu logistycznego

Pierwsze i podstawowe zadanie dla organizacji przed decyzją o skorzystaniu z outsourcingu logistyki to definicja kilku głównych celów, które zamierza osiągnąć poprzez wydzielenie logistyki na zewnątrz firmy. Zazwyczaj pierwszym i podstawowym oczekiwanym celem jest redukcja kosztów. W warunkach konkurencyjnej gospodarki rynkowej trudno jest dyskutować z taką motywacją, tym bardziej, że firmom przechodzącym na outsourcing na ogół udaje się ten cel osiągnąć.
Ale koszty to tylko jedna strona medalu. Rozpoczynając proces outsourcingu, firma powinna odpowiedzieć sobie na kilka innych bardzo istotnych pytań, z których najważniejszym jest pytanie, czy i jak fakt przekazania logistyki innej firmie wpłynie na relacje z klientami i poziom ich obsługi. Nie ma sensu wdawać się w rozważania na temat znaczenia relacji z klientami dla każdego przedsiębiorstwa – jest to kwestia fundamentalna, decydująca o tym, czy dana firma przetrwa na rynku. Właściwie przeprowadzony proces outsourcingu i wybór właściwego operatora logistycznego może dodać skrzydeł sprzedaży i wznieść relacje z klientami na wyższy poziom. Z drugiej strony, niewłaściwie funkcjonująca logistyka może nawet największego gracza na rynku kosztować utratę udziałów w rynku i zaufania klientów.
Kolejną bardzo istotną kwestią jest określenie, w którym momencie zewnętrzna firma powinna przejąć zarządzanie zapasami magazynowymi. Proces outsourcingu można ogólnie podzielić na trzy części: pierwsza to wewnętrzne przygotowania firmy w celu rozpoczęcia dyskusji z operatorami logistycznymi; druga to zaproszenie operatorów do złożenia ofert obsługi logistycznej, negocjacje handlowe i wyłonienie firmy, która finalnie przejmie obsługę logistyczną; ostatnia, trzecia część procesu outsourcingu, to implementacja, czyli praca z jedną wybraną firmą nad uruchomieniem projektu i fizyczne przekazanie zapasów magazynowych pod zarządzanie operatora.
Realizacja każdego etapu wymaga określonego czasu. Część pierwsza jest uzależniona głównie od tego, czy firma zmierzająca do przekazania operacji magazynowych zewnętrznemu partnerowi jest w stanie zebrać wszystkie dane dotyczące swoich zapasów magazynowych za okres minimum kilku miesięcy, czy są zdefiniowane procesy decyzyjne wewnątrz firmy oraz kryteria wyboru zewnętrznego partnera logistycznego. W zależności od stopnia złożoności procesów logistycznych i wielkości organizacji musimy przyjąć, że okres wewnętrznych przygotowań do rozpoczęcia rozmów z operatorami logistycznymi potrwa od jednego do sześciu miesięcy. Etap ten zakończyć powinien przetarg na obsługę logistyczną wraz z kompletem niezbędnych danych, który zostanie przekazany określonej grupie operatorów logistycznych.
Na drugą część procesu, czyli dyskusje i negocjacje z wybraną grupą operatorów logistycznych należy zarezerwować od trzech do sześciu miesięcy. Jest to czas niezbędny na przygotowanie ofert oraz wszystkie inne towarzyszące temu zadaniu czynności: rozmowy handlowe, stopniowe ograniczanie grupy operatorów na poszczególnych etapach przetargu, aż do wyłonienia zwycięzcy przetargu.
Część trzecia, czyli implementacja operacji z wybranym partnerem i fizyczne przekazanie mu pod opiekę zapasów magazynowych, trwa zwyczajowo od czterech do sześciu miesięcy. Oczywiście czas wdrożenia operacji jest wypadkową wielu czynników i przy projektach bardziej złożonych lub o większym wolumenie wdrożenie będzie trwało odpowiednio dłużej.
Podsumowując więc czas na przeprowadzenie wszystkich trzech etapów, musimy założyć, że proces przekazania logistyki zewnętrznej firmie od momentu wewnętrznej inicjacji projektu do zatowarowania magazynu operatora potrwa od siedmiu miesięcy do półtora roku. Zawsze dobrze jest też mieć w zanadrzu rezerwę czasową na wypadek wystąpienia nieoczekiwanych okoliczności.

Istniejące zasoby

Dla firmy decydującej się na przekazanie zarządzania logistyką operatorowi zewnętrznemu ważne jest także ustalenie wielu istotnych kwestii m.in. jak po przeprowadzeniu przejęcia procesów logistycznych zagospodarować istniejącą infrastrukturę logistyczną oraz personel obsługujący nasz łańcuch dostaw. Są to kwestie ważne, a brak odpowiedzi na pytanie np. co zrobić z dotychczasowym budynkiem magazynowym uniemożliwiło już niejeden projekt outsourcingu. Warto wymienić kilka podstawowych zagadnień, z którymi zostaniemy skonfrontowani podczas procesu outsourcingu: personel dotychczas obsługujący nasz magazyn, sam budynek magazynowy, środki trwałe oraz gotowość do integracji naszego systemu ERP z systemem zarządzania magazynem operatora.

Integracja systemów komputerowych

Proces przekazania logistyki zewnętrznej firmie jest bardzo pracochłonny zarówno dla operatora logistycznego, jak i dla jego nowego klienta. Jednym z krytycznych elementów, który na ogół jest również bardzo pracochłonny, jest integracja systemów komputerowych operatora i jego klienta. Jeśli chcemy, żeby współpraca z zewnętrznym operatorem odpowiadała współczesnym standardom, musimy zapewnić odpowiednie zasoby i odpowiedni czas do jej realizacji. Na ogół proces integracji systemów i testy funkcjonalności trwają kilka miesięcy. Pamiętajmy, że sukces całego procesu outsourcingu zależy od tego, jak dobrze uda nam się przeprowadzić integrację systemów. Jeśli – z jakichkolwiek przyczyn – integracja się nie uda lub nie będzie odpowiednio przeprowadzona, ucierpią na tym nasze relacje z klientami, a co za tym idzie pozycja rynkowa. Zapewnienie zasobów działu IT jest absolutnie niezbędne dla projektu.

Proces decyzyjny w outsourcingu logistycznym

Przekazanie obsługi logistycznej firmie zewnętrznej ma wpływ nie tylko na samą logistykę, ale na wiele innych elementów działalności przedsiębiorstwa. W każdej dużej organizacji wiele działów i osób będzie zainteresowanych przebiegiem i ostatecznym rezultatem procesu outsourcingu. Z pewnością będzie to dział sprzedaży i obsługi klienta, sama logistyka, działy personalny i jakości, dział zakupów i IT, czy finansów – trudno wyobrazić sobie realizację jakiegokolwiek projektu w przedsiębiorstwie bez akceptacji CFO. Krótko mówiąc, trudno znaleźć taki dział firmy, której outsourcing logistyczny nie będzie dotyczył. W przypadku organizacji międzynarodowej, funkcjonującej w układzie matrycowym, liczbę uczestników procesu decyzyjnego należy pomnożyć przez liczbę poziomów zarządzania w organizacji. Jest to więc spora grupa zaangażowanych osób mających wpływ na realizację projektu. Statystycznie rzecz biorąc możemy z góry założyć, że część tej grupy będzie w stosunku do naszego projektu przychylna, część nastawiona neutralnie, a część może chcieć go zastopować. Warto więc przeprowadzić rozpoznanie kogo wewnątrz organizacji projekt outsourcingu może dotknąć i tak zorganizować przebieg procesu decyzyjnego wewnątrz firm, aby projekt miał szansę na realizację.

Lokalizacja magazynu

Naczelnym imperatywem przy wyborze lokalizacji magazynu są dwa elementy, które dotyczą praktycznie wszystkich projektów biznesowych: utrzymanie lub polepszenie poziomu obsługi klienta i osiągnięcie właściwego poziomu kosztów.
Skupmy się na obsłudze klienta: obecnie standardem w zaopatrywaniu klientów jest dostawa zamówionych produktów następnego dnia roboczego po złożeniu zamówienia, chociaż w niektórych branżach standardem powoli stają się dostawy w dniu zamówienia. Zagadnienie poziomu obsługi klienta dotyczy również sposobu dystrybucji produktów do klientów końcowych. Wyznacza on kierunek logistyce i wpływa na decyzję o lokalizacji magazynu. Inaczej kształtuje swoją logistykę firma motoryzacyjna zaopatrująca sieć dilerów, inaczej firma prowadząca sprzedaż internetową do klientów indywidualnych, a jeszcze inaczej firma zaopatrująca klientów poprzez van selling.
W klasycznym modelowaniu optymalnego położenia centrum dystrybucyjnego zazwyczaj uwzględnia się zarówno odległości między lokalizacją magazynu, a największymi skupiskami odbiorców, jak też i lokalizacje, z których centrum dystrybucyjne jest zasilane. Do obliczenia właściwej lokalizacji magazynu stosuje się specjalistyczne programy komputerowe, które bilansują wolumen towarowy dostarczany do magazynu z poszczególnych miejsc pochodzenia, z wolumenem dostaw do odbiorców końcowych. Programy wyznaczają tzw. Center of Gravity (CoG), czyli środek ciężkości przepływów naszych produktów. Lokalizacja punktu ciężkości wskazuje optymalną lokalizację magazynu.
Nieco prostsze zadanie przy wyborze lokalizacji magazynu mają firmy zaopatrujące swoich klientów za pośrednictwem firm kurierskich, które z reguły stosują zunifikowane cenniki – ceny dostaw paczek na terenie całej Polski są takie same. Miejsce, w którym znajduje się magazyn wysyłkowy, nie ma więc wpływu na koszt dystrybucji.
Innym zagadnieniem jest dostępność pracowników. Łatwiej jest zatrudnić pracowników w dużych aglomeracjach miejskich niż w regionach słabiej zaludnionych, o charakterze rolniczym. Jest też i ta druga strona medalu dotycząca głównie dużych miast – koszty pracowników w dużych aglomeracjach są znacząco wyższe niż na obszarach rolniczych.
W wyborze lokalizacji może też pomóc operator logistyczny. Większość z nich posiada narzędzia w celu obliczania CoG i może przeprowadzić analizę właściwej lokalizacji magazynu dla nas. Operator logistyczny ma też narzędzia i doświadczenie w obliczaniu właściwej powierzchni magazynowej niezbędnej dla potrzeb danej firmy, posiada rozeznanie na rynku pracy w różnych regionach kraju, może również po prostu dysponować wolną powierzchnią magazynową w miejscu odpowiadającym naszym potrzebom.

Artykuł jest częścią cyklu artykułów publikowanych na blogu:
contractlogistics.pl

.

Romuald Jaworski

Konsultant łańcucha dostaw z ponad 20-letnim doświadczeniem zawodowym w operacjach logistycznych, dystrybutor rozwiązań informatycznych wspierających łańcuch dostaw: aplikacji do planowania i optymalizacji sieci dystrybucyjnych (Log-hub), software`u prognozującego zapasy magazynowe (Nadii) oraz Yard Management System (Innovcode). Autor bloga poświęconego logistyce www.contractlogistics.pl

.

.

KOMENTARZE

Decyzja o outsourcingu logistycznym jest ważnym momentem w rozwoju danej organizacji. Współpraca z zewnętrznym operatorem logistycznym pozwala skoncentrować się na głównej działalności, czyli sprzedaży i jednocześnie przesunąć ciężar odpowiedzialności za operacje logistyczne z zachowaniem pełnej przejrzystości jej kosztów. Operatorzy o wysokiej specjalizacji usług np. dla branży e-commerce, farmaceutycznej czy chemicznej mają know-kow, posiadają wieloletnie doświadczenie w obsłudze projektów i korzystają ze skali i synergii prowadzonych operacji.
Z doświadczeń przetargowych, jakie miałam okazję zebrać na przestrzeni ponad 10 lat pracy po stronie dostawcy usług logistycznych, wynika, że zdecydowanie kluczowa jest gotowość firmy na outsourcing logistyczny i świadomość zmian, które mogą się z tym wiązać. Niejednokrotnie klienci mają potrzebę zmiany dotychczasowego rozwiązania logistycznego, jednak nie zawsze oznacza to, że są gotowi na współpracę z operatorem. Czasami jest to tylko chęć bliżej nieokreślonej zmiany, a po analizie ofert klienci nie decydują się jednak na outsourcing.
Firma organizująca przetarg na usługi logistyczne powinna przede wszystkim jasno określić swoje potrzeby i zdefiniować cele. Kolejnym elementem jest dokumentacja przetargowa, która powinna jasno przedstawiać oczekiwania wobec partnera logistycznego. Jasne kryteria i dobrze przygotowane dane są absolutnie kluczowym aspektem przetargu, co więcej, ułatwiają porównywanie ofert i rozmowy z oferentami na późniejszym jego etapie.
Pełne zrozumienie procesów logistycznych klienta, a także wielowymiarowa analiza danych historycznych i prognoz rozwoju biznesu pozwalają na przygotowanie rzetelnej oferty odpowiadającej rzeczywistym potrzebom klienta.

Każde przedsiębiorstwo zostaje powołane w konkretnym celu np. wytwarzania jakiegoś produktu lub usługi. Oczywiście, aby wytworzyć produkt, potrzebne jest zabezpieczenie szeregu procesów logistycznych. Wszystkie działania związane z szeroko rozumianą logistyką w firmie są działaniami wspierającymi podstawową działalność każdego przedsiębiorstwa produkcyjnego. Klient, nawiązując współpracę z operatorem logistycznym takim jak TSLOGISTIC, oddaje część obowiązków wynikających z konieczności doboru magazynów, modelu dostawy komponentów lub wyboru podwykonawcy usług transportowych na obsłudze dokumentacji. Zakres współpracy ustalany jest indywidualnie po dogłębnym audycie i analizie potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.
Uważam, że podstawą przy podejmowaniu decyzji o skorzystaniu z outsourcingu logistycznego jest określenie zakresu procesów logistycznych w firmie. Jeśli producent ustali jasno te kryteria, będzie miał prostą odpowiedź, które procesy logistyczne w jego przedsiębiorstwie może obsłużyć zewnętrzna firma. Doświadczony zespół TSLOGISTIC udzieli merytorycznego wsparcia w analizie wewnętrznych procesów logistycznych i pomoże jasno określić zakres współpracy z operatorem logistycznym.
Dobre przygotowanie współpracy z elastycznym operatorem logistycznym pozwala osiągnąć szereg korzyści. TSLOGISTIC ma doświadczenie w przygotowywaniu projektów wspierających procesy logistyczne klientów. Wyjście z procesami logistycznymi na zewnątrz przedsiębiorstwa pozwala na większe zaangażowanie w podstawowe procesy produkcyjne np. udoskonalanie procesu produkcyjnego czy rozwijanie kanałów sprzedażowych. Energia i środki finansowe przedsiębiorstwa zostaną w większym stopniu wykorzystane na podstawową działalność. TSLOGISTIC posiada zespół, doświadczenie oraz narzędzia informatyczne, które pozwalają przejąć obsługę logistyczną naszych obecnych i przyszłych klientów niezależnie od zakresu współpracy.

Podstawą współczesnej gospodarki światowej jest logistyka. Właściwie prowadzona może stanowić akcelerator koniunktury, a w skali firmy zwiększyć przychody i wzmocnić relacje z klientami. Niewłaściwie funkcjonująca logistyka może być powodem problemów ekonomicznych. Dlatego ważne jest, aby prowadzona była przez wyspecjalizowanych i kompetentnych operatorów.
Przekazanie zarządzania łańcuchem dostaw zewnętrznemu operatorowi to decyzja strategiczna o bardzo istotnym wpływie na sposób funkcjonowania firmy. Zatem jakiego operatora wybrać? Z pewnością takiego, który zapewnia kompletny serwis magazynowy i transportowy dopasowany do potrzeb firmy zlecającej usługę, np. usługę door-to-door w systemie intermodalnym; świadczy usługi całodobowo przez siedem dni w tygodniu; posiada system zarządzania stanami magazynowymi, magazyny wyposażone w CCTV, kontrolę dostępu oraz wyspecjalizowaną ochronę; zapewnia usługi dodatkowe np. co-packing, kontrolę jakości, usługi celne; posiada centrum logistyczne ulokowane w strategicznym położeniu, np. na skrzyżowaniu korytarzy transportowych, ponieważ właściwa lokalizacja to oszczędność czasu i zmniejszenie kosztów logistycznych, a także działa w zgodzie z polityką Unii Europejskiej kładącą nacisk na wykorzystanie odnawialnych źródeł energii oraz zeroemisyjnych środków transportu.
Przed wyborem partnera logistycznego warto zebrać odpowiedni zasób danych, które pozwolą operatorowi na przygotowanie kompletnej oferty. Każdy projekt magazynowy i każda firma – klient operatora logistycznego ma swoją specyfikę i swoje indywidualne wymagania, które w efekcie końcowym mają wpływ na wysokość cen. Dlatego ważne jest, aby w sposób czytelny przedstawić operatorowi swoje potrzeby.
Korzyści z przekazania obsługi procesów firmie zewnętrznej jest wiele, ale przede wszystkim jest to obniżenie kosztów. Firma zlecająca nie ponosi wszystkich kosztów stałych, nie musi też inwestować w kosztowne oprogramowane,z czy techniki pozwalające profesjonalnie zabezpieczyć powierzony towar. W przypadku dużych centrów logistycznych istotną korzyścią jest dostęp do rozbudowanej infrastruktury pozwalającej na pełną obsługę usług w systemie door-to-door z wykorzystaniem technologii intermodalnych. Doskonałym przykładem takiego centrum jest CLIP Group w Swarzędzu na skrzyżowaniu dwóch korytarzy TEN-T, które poza magazynami klasy A o powierzchni 420 000 mkw. posiada nowoczesny hubowy terminal intermodalny, którego pojemność wkrótce wzrośnie do 10 000 TEU. Po rozbudowie będzie to największy śródlądowy terminal w Polsce i jednocześnie operator multimodalny z flotą 400 wagonów 80’’, 90’’ i T3000.

Outsourcing działań logistycznych jest strategiczną decyzją biznesową firmy. Może przynieść wiele korzyści, najważniejsze jednak, aby cały proces był odpowiednio zaplanowany i przeprowadzony. Firma i operator muszą się wzajemnie rozumieć oraz precyzyjnie definiować oczekiwania i założenia. To pozwoli uniknąć marnowania zasobów, przekraczania budżetów czy nieprawidłowej realizacji zadań.
Powierzenie części swojej działalności profesjonalnemu operatorowi pozwala m.in. ograniczyć ryzyko wyzwań związanych z fluktuacją na rynku pracy, kosztami inwestowania w budynki, ich wyposażenie czy środki transportu. Dzięki outsourcingowi firma może skoncentrować zasoby intelektualne i technologiczne na swojej kluczowej działalności biznesowej. Outsourcing pozwala również na redukcję zamrożonego kapitału i wpływa na poprawę przepływów pieniężnych przedsiębiorstwa (cash flow). Uwolniona gotówka może być zainwestowana w kluczową działalność firmy.
Operator logistyczny dzięki większym zasobom ludzkim, sprzętowym i infrastrukturalnym zapewnia większą skuteczność i jakość w szczytach sezonowych lub kampaniach promocyjnych, a także ponosi odpowiedzialność w przypadku reklamacji dotyczących usług logistycznych.

Obsługa łańcucha dostaw powierzona zewnętrznemu operatorowi to decyzja strategiczna dla każdej firmy. Z ramienia Colian Logistic radzimy naszym klientom, aby przed podjęciem decyzji sprawdzili kompetencje operatora – czy ma doświadczenie w obsłudze podobnego towaru, czy ma wystarczające zasoby i czy będzie w stanie „rosnąć” razem z nimi – wszak każda firma zakłada rozwój. Pamiętajmy też, że to ważna decyzja ze względu na fakt, iż po jakimś czasie nasze kompetencje w zakresie obsługi operacyjnej logistyki zmaleją – stąd ważne, z kim się wiążemy na najbliższe lata. I co ważne, na outsourcing logistyczny patrzymy długofalowo – to co najmniej kilka, a często nawet i kilkanaście lat współpracy.
W Colian Logistic, gdy rozpoczynamy rozmowy z potencjalnym klientem, zawsze proponujemy analizę: dostępności powierzchni magazynowej i wysokości czynszów; dostępności zasobów ludzkich w danym rejonie kraju oraz analizę lokalizacji magazynu, z którą wiążą się wymagania transportowe i związane z tym koszty.
Z pewnością należy sobie także odpowiedzieć na pytanie: po co chcemy wydzielać logistykę na zewnątrz? Powodów może być kilka. Może być to chęć obniżenia kosztów, czyli optymalizacja – to najczęściej udaje się osiągnąć; może to być chęć skupienia się na kluczowym biznesie, a może po prostu nie mamy zasobów i nie chcemy ponosić kosztów i tracić czasu na ich pozyskanie.
Dla mnie osobiście najważniejszym jest pytanie, czy przez outsourcing nie utracimy relacji z klientami. Pamiętajmy, że to dzięki nim funkcjonujemy i się rozwijamy. Poprzez przekazanie logistyki operatorowi, powinniśmy zyskać moce na skupieniu się na sprzedaży, czyli powiększaniu naszego biznesu/przedsiębiorstwa, rozwoju i budowaniu kompetencji innych działów w firmie.

Jeszcze przed podjęciem decyzji o nawiązaniu współpracy z operatorem logistycznym trzeba zweryfikować, czy i jak współpraca taka umożliwi firmie skupienie czasu, energii i zasobów na tym, co robi najlepiej, czyli udoskonalaniu produktów i usług dla klientów. Jakie operator oferuje możliwości i rozwiązania, których rozwój we własnym zakresie zająłby kilka lat i wymagałby dużych nakładów finansowych? W trakcie współpracy kluczowa jest elastyczność, dobrze więc jest sprawdzić wiedzę i doświadczenie operatora w branży logistycznej. Czy wykorzystuje technologie, które dostosują firmę do zmieniających się warunków rynkowych oraz preferencji konsumentów i jak te kompetencje oraz technologie pomogą zbudować przewagę konkurencyjną. Niezbędna jest też ocena ryzyka w bezpieczeństwie i kontroli jakości, czas realizacji zamówień oraz zaawansowanie technologiczne, informatyczne i poziom automatyzacji, co pozwoli obniżyć koszty operacyjne.
Z pewnością dużą korzyścią z przekazania obsługi procesów firmie zewnętrznej jest wykorzystanie zasobów firmy zewnętrznej do celów strategicznych i realizacji kluczowych projektów. Powierzenie jej obsługi procesów poprawia produktywność w obszarze produkcyjnym i operacji logistycznych oraz jakość obsługi i serwisu, zapewnia też dostęp do specjalistycznej i eksperckiej wiedzy. Kolejną korzyścią jest optymalizacja kosztów różnych obszarów działalności, jak kosztów pracy czy operacji. To firma zewnętrzna odpowiada za inwestycje w nowoczesne magazyny, zakup floty, wdrożenia technologii śledzenia, zarządzanie zapasami czy automatyzację. Outsourcing pozwala na skupienie się na rozwoju podstawowej działalności i zwiększaniu konkurencyjności na rynku.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics 4/2020.