Projektowanie magazynu krok po kroku

Przedsiębiorstwa decydujące się po raz pierwszy na budowę własnego magazynu muszą zmierzyć się z poważnym wyzwaniem. Duży koszt inwestycji, brak wymaganej wiedzy logistycznej oraz możliwość popełnienia licznych, często kosztownych błędów, skłania ich właścicieli do szukania wsparcia w specjalistycznych firmach doradczych.

Zaczynali jako mała lokalna firma, stworzona przez ludzi, którzy ze swojej życiowej pasji, uczynili pomysł na biznes. Dziś firma z Ostródy – R-GOL to największy sprzedawca sprzętu piłkarskiego w Polsce, z własną siecią profesjonalnych salonów sprzedaży i tytułem najlepszego internetowego sklepu sportowego w kraju. „Znamy się z piłki” – to biznesowa dewiza, w myśl której chcą być blisko swoich klientów, którym oferują największy wybór piłkarskiego sprzętu i odzieży w ramach darmowej dostawy.

Potrzeby

Ekspresowa wysyłka dla ponad 16 000 SKU, z których większość można spersonalizować, to poważne wyzwanie dla firmowej logistyki. Dynamiczny rozwój i rosnące potrzeby w obszarze magazynowania oraz plany ekspansji na rynki zewnętrzne, skłoniły właścicieli do podjęcia konkretnych działań uwzględniających potencjalne przyrosty firmy. Posiadanie gruntu w dogodnej lokalizacji oraz silne relacje firmy z pracownikami zaważyły na podjęciu przez zarząd decyzji o budowie własnego magazynu i odrzuceniu możliwości outsourcowania usług logistycznych lub wynajęcia dostępnych w okolicy powierzchni. I choć na piłkarskim biznesie znają się jak mało kto, planując budowę nowego magazynu, postawili na współpracę z doświadczoną firmą doradczą.

Wybór doradcy

Firmy decydujące się po raz pierwszy na budowę własnych magazynów lub udoskonalanie tych już istniejących rzadko dysponują odpowiednią wiedzą w ramach zasobów własnej organizacji i szukają wsparcia w specjalistycznych firmach doradczych. Bardziej niż często zdarza się, że nawiązaniu takiej współpracy towarzyszą liczne obawy i dziesiątki pytań. Dla niektórych firm jest to ten pierwszy raz, kiedy decydują się podzielić swoimi słabymi punktami z zewnętrznym podmiotem. Wybierając firmę odpowiedzialną za projekt nowego magazynu, R-GOL kierował się przede wszystkim posiadanym przez doradców doświadczeniem w realizacji podobnych inwestycji. Równie ważnym dla zespołu czynnikiem była osoba wiodącego konsultanta. R-GOL oczekiwał partnerstwa w działaniu, bliskiej współpracy, rozwiązań szytych na miarę i indywidualnego podejścia. Wybór padł na firmę Chmaj Group, mającą na swoim koncie projekt i wdrożenie nowoczesnego magazynu dla jednego z czołowych sprzedawców sprzętu i odzieży sportowej na świecie.

Pierwszy audyt

W pierwszej fazie audytu logistycznego, podczas spotkań konsultanta Chmaj Group z zespołem R-GOL, przeprowadzono pogłębione wywiady z zarządem i pracownikami firmy. Dzięki temu, możliwe było pełne zrozumienie specyfiki biznesu klienta i określenie kluczowych procesów. Kolejna faza polegała na zapoznaniu z pracą istniejącego magazynu i zgromadzeniu szczegółowych materiałów z obserwacji. Następnie firma została poproszona o udostępnienie danych liczbowych dotyczących m.in. przyjęć, wydań, kanałów sprzedażowych oraz ruchów wewnątrzmagazynowych. Przygotowanie informacji, których nie można było pozyskać wprost z systemu, jak chociażby wymiary poszczególnych produktów, było w ocenie R-GOL jednym z trudniejszych i czasochłonnych etapów projektu.

Projekt budynku

W wyniku szczegółowej analizy przekazanych danych firma doradcza określiła wysokość i kształt nowego magazynu oraz precyzyjnie wyznaczyła jego umiejscowienie na działce inwestycyjnej. Lokalizacja nowego obiektu musiała współgrać z istniejącą już halą, w której zaplanowano szereg zmian adaptacyjnych. Dodatkowo, połączenie dotychczasowego, jak i projektowanego magazynu, musiało umożliwiać swobodną rozbudowę budynku o kolejne, planowane przez inwestora w przyszłości powierzchnie składowania. Kluczowym na tym etapie było także określenie liczby i rodzaju bram oraz kształtu rampy załadowczej, zapewniających swobodną realizację przyjęć i wydań, bez względu na przyszłe prace związane z potencjalną rozbudową obiektu.

Rozmieszczenie stref

Kolejnym krokiem było stworzenie optymalnego planu rozmieszczenia i wielkości stref przyjęć, wydań i kompletacji, bazując na strumieniach przepływów i wielkości poszczególnych towarów. W obliczeniach skoncentrowano się także na prognozowanych przyrostach, tak, aby wysoka efektywność magazynu była spójna z potrzebami dynamicznie rozwijającej się firmy. Dodatkowo, zastosowana w projekcie antresola na konstrukcji regałów półkowych, z częścią magazynu przeznaczoną na regały paletowe, musiała uwzględniać przyszłościowe plany rozbudowy budynku, umożliwiając łatwą i bezkolizyjną komunikację pomiędzy obecnymi, planowanymi i mającymi powstać w przyszłości częściami magazynu.
W związku z realną możliwością pozyskania przez firmę R-GOL dotacji na wdrożenie rozwiązań innowacyjnych, doradcy Chmaj Group stworzyli koncept rozwiązania wspierającego proces kompletacji z bufora, wykorzystujący między innymi system Pick by Light. W przyszłości, dzięki współpracy R-GOL z firmą wykonawczą, po etapie prac rozwojowo-badawczych, rozwiązanie to ma szansę znaleźć szerokie zastosowanie w magazynach wielu branż w Polsce i na świecie.

Projektowanie procesów

Bazując na ogólnej koncepcji magazynu, dającej zespołowi zupełnie nowe możliwości, nadszedł czas na przeprojektowanie wszystkich dotychczas występujących procesów, w kontekście potencjału nowego obiektu. Na tym etapie przeprowadzono także szereg spotkań koncepcyjnych z kluczowymi dla projektu pracownikami. Wszystkim towarzyszyła świadomość, że drobiazgowa analiza i szczegółowe odtworzenie operacji logistycznych i sprzedażowych jest zadaniem wymagającym, ale niezwykle potrzebnym. Był to czas przeznaczony na dokładne przeanalizowanie efektywności przyszłych operacji i wprowadzenie zmian udoskonalających plan.

Wybór systemu WMS

Piłka nożna to sport zespołowy, w którym o końcowym wyniku decyduje współpraca wszystkich formacji. Otwartość na sugestie formułowane przez doradcę oraz silne zaangażowanie i twórcze podejście zespołu pozwoliło na sprawne określenie funkcjonalności tworzonego na potrzeby firmy systemu WMS. Podczas negocjacji R-GOL z dostawcą oprogramowania rolą firmy doradczej było merytoryczne wspieranie klienta, ocena funkcjonalności proponowanego systemu i wskazanie obszarów koniecznych zmian, zgodnych z indywidualnymi potrzebami zamawiającego.

Wybór infrastruktury magazynowej

Kolejnym etapem w projektowaniu magazynu było zapoznanie się przedstawicieli firmy R-GOL z rozwiązaniami stosowanymi w konstrukcji regałów i antresol. Firma Chmaj Group zorganizowała spotkanie z potencjalnym dostawcą infrastruktury magazynowej, podczas którego konsultant wskazywał silne i słabe strony poszczególnych produktów producenta, pod kątem ich wykorzystania w nowym magazynie firmy. Oprócz parametrów technicznych atrakcyjną okazała się także możliwość wyboru kolorystyki frontów regałów, zbieżnej z logotypem marki R-GOL.

Szacowanie zwrotu inwestycji

Podejmując decyzję o budowie nowego magazynu bądź planując przebudowę już istniejącego, jednym z podstawowych pytań inwestora jest rentowność i czas zwrotu zainwestowanych aktywów. Większości firm trudno jest, bez profesjonalnego doradztwa, samodzielnie choćby w przybliżeniu oszacować związane z tym koszty oraz horyzont czasowy spodziewanych zwrotów. Każdy projekt musi posiadać swoje finansowe uzasadnienie, co w praktyce oznacza, że budowa lub modernizacja magazynu powinna przynieść firmie wymierne korzyści. Sprawnie działająca logistyka pozwala obsłużyć więcej klientów w możliwie najkrótszym czasie. Co więcej, przy zastosowaniu rozwiązań automatyzujących pracę, można istotnie zmniejszyć ilość roboczogodzin spędzanych na nieefektywnym przemierzaniu magazynu.
Końcowe stworzenie przez doradcę harmonogramu prac pozwoliło na wyznaczenie krótko-, średnio- i długoterminowych działań, związanych z realizacją ostatecznego celu. Mapa, przypisująca poszczególnym uczestnikom procesu konkretne działania w wyznaczonej sekwencji, w sposób jasny wyznaczała kolejne kamienie milowe projektu, który niebawem doczeka się realizacji.
Wsparcie doświadczonej firmy doradczej pozwoliło R-GOL zyskać pewność w podejmowaniu trudnych decyzji, przed faktycznym zainwestowaniem poważnych środków finansowych. Dziś, będąc na zaawansowanym etapie wdrożenia, radzą innym, by nie tracili czasu i pieniędzy na samodzielne próby poszukiwania optymalnych rozwiązań i zaufali kompetencjom firm posiadających doświadczenie w budowie i modernizacji nowoczesnych magazynów. Kwestie, zdaniem inwestora najbardziej problematyczne, jak chociażby układ regałów, liczba doków, czy wysokość hali, dla kompetentnej firmy doradczej wynikają wprost z analizy danych. Powierzając je profesjonalistom, można skupić się na rozwoju biznesu bez obaw, że w zaciętym wyścigu o satysfakcję i jakość obsługi klienta wyprzedzi nas konkurencja.

Chmaj Group świadczy usługi doradztwa logistycznego i magazynowego dla klientów działających w modelu B2B, B2C i e-commerce. Specjalizuje się w optymalizacji procesów logistycznych oraz projektowaniu i modernizacji magazynów. Bliska, bezpośrednia współpraca z kontrahentami, pozwala doradcom Chmaj Group lepiej zrozumieć ich biznes, dzięki czemu tworzą rozwiązania dopasowane do potrzeb, możliwości i oczekiwań.