Robotyzacja procesów automatycznych

W obecnych czasach najważniejszym kryterium wpływającym na ocenę każdego przedsiębiorstwa jest zadowolenie klientów z usług, które ono świadczy. Najlepiej aspekt ten jest widoczny na przykładzie firm przewozowych, które prowadzą ciągły wyścig o to, aby to ich produkty dotarły na miejsce w najlepszym stanie oraz w jak najkrótszym czasie. Należy pamiętać, że bezpośredni wpływ na czas realizacji powierzonych zadań mają procesy biznesowe.

Dzięki automatyzacji procesów biznesowych zachodzi możliwość przyspieszenia operacji wykonywanych pomiędzy momentem, w którym klient złożył zamówienie, a bezpośrednią dostawą. W tym celu można posłużyć się technologią RPA: robotyzacją procesów automatycznych. Jej głównym celem jest wykonywanie określonych etapów procesu biznesowego w wyznaczonej kolejności. Początek rozwoju technologii RPA przypada na rok 2010, jednak dopiero po pięciu latach prowadzenia prac odnotowano gwałtowny wzrost zainteresowania nią na całym świecie. W Polsce technologię tą zaczęto rozwijać i implementować w struktury przedsiębiorstw w 2017 roku. Obecnie RPA najlepiej stosować w przypadku operacji często powtarzalnych, które można przedstawić za pomocą algorytmów. Istotne jest jednak dokładne sprecyzowanie reguł, według których robot ma funkcjonować. Wynika to z faktu, że w chwili zdefiniowania zdarzenia, określonego przez programistę w czasie programowania robota, system informatyczny samodzielnie wykonuje operacje, które przypisane są do danej sytuacji. W ten sposób można uniknąć wielu błędów, które mogłyby pojawić się podczas obróbki danych, ustrukturyzować je i skrócić czas wykonywanych zadań, dbając przy tym o wysoką jakość wykonywanej pracy.

Kluczowymi czynnikami, mającymi wpływ na powstanie technologii RPA, są: [1]
• presja na rozwój – rosnąca rywalizacja na rynku światowym wymaga od przedsiębiorstw ciągłego udoskonalania obecnie wykorzystywanych rozwiązań, wysokiej jakości świadczonych usług oraz skracania potrzebnego czasu na ich realizację; w rezultacie składa się to na zadowolenie klienta, które dzięki robotom można poprawić;
• rosnąca ilość nieustrukturyzowanych danych analogowych do przetworzenia – pomimo tego, że w dzisiejszych czasach komputery wykorzystywane są tak naprawdę wszędzie, często można mieć do czynienia z ogromną liczbą dokumentów w wersji papierowej; w rezultacie dane na nich zawarte muszą zostać przeniesione z powrotem na komputery, co wiąże się z dodatkowymi kosztami w postaci marnotrawstwa czasu na znalezienie interesujących informacji oraz przepisania ich do systemu;
• analogowe dane w cyfrowym świecie – pomimo wszechobecnej komputeryzacji wiele danych przechowywanych jest w wersji papierowej; roboty RPA umożliwiają zapis dokumentów w formie elektronicznej po ich przetworzeniu, dzięki czemu każdy z upoważnionych pracowników może w dowolnej chwili uzyskać do nich dostęp, bez angażowania osób z innej fili;
• przepaść między starymi i nowymi systemami – ze względu na szybki rozwój technologii często zdarzają się sytuacje, w których współpracujące ze sobą firmy używają różnych programów i aplikacji; dzięki robotom RPA można przesyłać pliki w odpowiednim formacie, operując pomiędzy różnymi systemami, bez wykonywania dodatkowych operacji;
• trudność w tworzeniu zespołów – w dzisiejszych czasach pracownicy często zmieniają miejsce pracy, co wiąże się z zatrudnieniem oraz szkoleniem nowych osób; w sytuacji, w której przedsiębiorstwo posiada zaprogramowanego robota do wykonywania określonych czynności, zniwelowane zostaje ryzyko problemów związanych z realizacją danych zadań.

RPA jest technologią nową, ciągle rozwijającą się. Obecne rozwiązania można zaliczyć do I generacji. Wiążą się z tym pewne ograniczenia, odnoszące się głównie do wyboru procesu, który możne zostać zautomatyzowany. W literaturze można spotkać się z pewnymi wskazówkami dotyczącymi tego wyboru: [2]
• wysoka stabilność w czasie – przekłada się na częstotliwość modyfikacji, które muszą zostać wprowadzone przez programistę, aby robot działał w sposób aktualny;
• mała liczba wyjątków i odstępstw od reguły – bezpośrednio wpływa na złożoność robota; im mniej sytuacji wyjątkowych, tym większa szansa na brak jakichkolwiek błędów;
• wysoka częstotliwość wykonywanych czynności – im częściej proces będzie wykonywany, tym szybszy będzie zwrot z inwestycji.

Kluczowym aspektem jest posiadanie szerokiej wiedzy na temat wybranego procesu oraz jego szczegółowa analiza. Dokładna znajomość odstępstw od reguł, wynikających na przykład z preferencji lub wymagań klientów, zagwarantuje poprawne wykonanie określonych czynności.

Pomimo licznych zalet oraz możliwości, które niesie za sobą RPA, ważne jest, aby mieć świadomość barier, na które można natrafić podczas implementacji technologii. Dzięki temu można się do nich odpowiednio przygotować. Do najważniejszych ograniczeń należy zaliczyć: [3]
• wymagania ze strony klientów, dotyczące dostarczania dokumentów w postaci wydruków;
• dużą różnorodność formatów oraz postaci dokumentów trafiających do przedsiębiorstwa;
• brak dokładnej znajomość robotyzowanego procesu;
• istotną rolę dokumentów papierowych z punktu widzenia prawa.

Odnosząc się do samej technologii, ważne jest wyjaśnienie, czym tak naprawdę jest robot. Zgodnie z definicją przedstawioną przez Willcocksa (2016), robot programowy to oprogramowanie automatyzujące określone czynności, które są wykonywane przez człowieka (najczęściej wiernie je odtwarzając) w trakcie realizacji danego procesu biznesowego. W takim ujęciu robot nie jest utożsamiany z urządzeniem technicznym i nie dysponuje zdolnościami lokomocyjnymi człowieka [4].

Technologia RPA wyróżnia się na tle innych przede wszystkim brakiem konieczności wprowadzenia nowych, zaawansowanych narzędzi IT. Wynika to z faktu, że automatyzacji dokonuje się w ramach wykorzystywanych platform. Dzięki takiemu rozwiązaniu kolejne reguły funkcjonowania konkretnych procesów mogą być dodawane przez użytkowników, bez wsparcia ze strony IT.
W literaturze za kolejny poziom rozwoju technologicznego uznawana jest automatyzacja kognitywna. W tym przypadku można używać również pojęć takich jak automatyzacja inteligentna lub machine learning. Jest to technologia znacznie bardziej samodzielna niż roboty RPA, gdyż poprzez analizę złożonych danych, obserwując czynności wykonywane przez ludzi, jest ona w stanie samodzielnie wyszukiwać te procesy, które nadają się do automatyzacji oraz nauczyć się je wykonywać [6].
Obecnie roboty mogą jedynie informować użytkowników o zaistniałej niezgodności, jednak w przyszłości będą one samodzielnie reagowały na powstały problem oraz podejmowały odpowiednie decyzje, najbardziej korzystne w danej sytuacji. W przypadku zaistnienia zdarzenia generującego wysokie ryzyko oprogramowanie tej klasy będzie w stanie je wykryć i wskazać optymalne działanie korygujące [7].
Na dzień dzisiejszy robotyzacja procesów nie jest tania, jednak wszystko wskazuje na to, że w przyszłości okaże się ona bardzo skutecznym i opłacalnym rozwiązaniem. W rezultacie firmy rozpoczynające inwestycje w tego typu technologie mogą stać się za ich pomocą bardziej innowacyjne i znacznie wyprzedzić swoich rynkowych konkurentów.

KOMENTARZE

Najważniejszym kryterium wpływającym na ocenę każdego przedsiębiorstwa jest zadowolenie klientów. Najlepiej aspekt ten jest widoczny na przykładzie firm z branży TSL, które prowadzą ciągły wyścig o to, aby ich przesyłki dotarły na miejsce w najlepszym stanie oraz w jak najkrótszym czasie. Bezpośredni wpływ na czas realizacji powierzonych zadań mają procesy biznesowe. Dzięki ich automatyzacji zachodzi możliwość przyspieszenia operacji wykonywanych pomiędzy momentem, w którym klient złożył zamówienie, a bezpośrednią dostawą. W tym celu można posłużyć się technologią RPA: robotyzacją procesów automatycznych.
Korzyści z wdrożenia RPA w organizacji to w głównej mierze możliwość zautomatyzowania i zoptymalizowania powtarzalnych zadań. Tzw. pracownicy cyfrowi wykorzystywani są głównie do czytania, przetwarzania i przepisywania danych między systemami, co w prostym przełożeniu generuje wartość w postaci oszczędności wynikających z faktycznego zatrudnienia i przyspieszenia procesu biznesowego. Pracownik cyfrowy nie męczy się, nie potrzebuje urlopu i może pracować 24 godziny na dobę.
Wdrożenie RPA to również kosztowna inwestycja. Nakładów finansowych wymaga technologia, dostosowanie procesów biznesowych czy systemów informatycznych RPA. Aby osiągnąć zwrot z inwestycji, zadania realizowane przez pracownika cyfrowego powinny być liczone w tysiącach na jednostkę czasu, a procesy obsługiwane przez RPA nie powinny być zbytnio skomplikowane. Kluczowym warunkiem sukcesu jest tutaj skala zastosowania, stabilność procesu opracowanego do automatyzacji oraz gotowość systemów informatycznych.
Robotic Process Automation wpisuje się w erę cyfrowej transformacji, jest popularnym tematem i w wielu przypadkach kojarzy się z najnowszą technologią i nowoczesnymi trendami. Jest też m.in. odpowiedzią na ograniczenia, jakie niesie ze sobą wykorzystanie technologii, kiedy nie mamy możliwości bezpośredniej integracji systemów informatycznych. RPA powinno więc traktować się raczej jak rozwiązania tymczasowe lub opcjonalne, kiedy integracja systemów nie jest możliwa lub jej koszt nie jest uzasadniony biznesowo.
W logistyce liczy się czas, dlatego nadrzędnym celem zespołów IT powinna być bezpośrednia integracja systemów informatycznych, która jako jedyna zapewni pełną stabilność i szybkość wymiany informacji, zaczynając od momentu złożenia zamówienia przez klienta, po bezpośrednią dostawę.

Branża logistyczna powinna korzystać z faktu, że z każdym rokiem przybywa procesów, które można poddać automatyzacji. Ten trend jest silny od lat i stopniowo przyspiesza, czemu nie stoi na przeszkodzie pandemia. Wręcz przeciwnie – obecna sytuacja w wielu firmach wzmogła rozmowy i przyspieszyła decyzje o digitalizacji. W przypadku RPA mówimy o automatyzacji prostych i powtarzalnych procesów, które z perspektywy pracownika są żmudne i nie rozwijają zawodowo. Dlatego wdrożenia RPA powinny być traktowane jako wyraźne wsparcie w codziennym funkcjonowaniu firmy z korzyścią dla personelu, który można oddelegować do ciekawszych zadań, a tych w logistyce zawsze znajdzie się wiele.
Przed wdrożeniem RPA powinniśmy ocenić, czy proces jest stabilny, powtarzalny i pozbawiony wielu wyjątków. Zalecane jest również przeprowadzenie optymalizacji procesu zgodnie z metodyką Lean. GEFCO Polska rozpoczęło robotyzację procesów w 2019 roku i od tego czasu stopniowo rozwijamy automatyzację pracy. Początkowo nasz lokalny projekt został zgłoszony do Fabryki Innowacji GEFCO – wewnętrznego działu, który zbiera pomysły na optymalizację funkcjonowania firmy od pracowników całego świata. Projekt został dobrze oceniony, pomyślnie przeszliśmy również Proof of Concept, czyli wykazanie racjonalności wdrożenia nowego pomysłu biznesowego. Wynikiem tego było powstanie centrum kompetencji RPA GEFCO również w Polsce. Obecnie wykorzystujemy RPA do automatyzowania procesów administracyjnych, raportowych, a także zbierania i przetwarzania danych w wielu systemach, w tym TMS, co jest realnym odciążeniem pracowników od codziennych żmudnych czynności w Polsce i innych krajach.

…

Przypisy
[1] Webinarium RPA w przemyśle, 05.06.2020
[2] Sobczak A. Robotyzacja procesów biznesowych – stan obecny i kierunek rozwoju, Przegląd organizacji, 10/2018
[3] Tamże
[4] Willcocks L., Lacity M. Service Automation: Robots and the Future of Work, Steve Brooks Publishing, Ashford 2016
[5] Sobczak A. Robotyzacja procesów biznesowych – stan obecny i kierunek rozwoju, Przegląd organizacji, 10/2018
[6] Martinek-Jaguszewska K. Znaczenie i rola automatyzacji procesów biznesowych – wyniki badań pilotażowych, Organizacja i kierowanie, 4/2018
[7] Van der Aalst W.M.P., Bichler M., Heinzl A. Robotic Process Automation, Business & Information Systems Engineering, 4/2018, vol. 60