Rola zakupów w organizacji
Coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna postrzegać proces zakupów jako broń strategiczną, która da im przewagę nad innymi uczestnikami gry rynkowej.Harvard Business Review Polska i Marketplanet przeprowadziły badanie, które miało na celu zidentyfikowanie praktyk biznesowych,...
Harvard Business Review Polska i Marketplanet przeprowadziły badanie, które miało na celu zidentyfikowanie praktyk biznesowych, charakterystycznych dla przedsiębiorstw, w których zakupy mają wysoką rangę i odgrywają strategiczną rolę. W 2008 roku przeprowadzono pierwszą edycję badania, w której wyłoniono osiem najczęściej stosowanych praktyk. Wyzwanie, z jakim musieli się zmierzyć pomysłodawcy badania, nie było proste, ponieważ strategie zakupowe, zwłaszcza w przypadku koncernów międzynarodowych, są skrzętnie ukrywane.
Zakupy jako broń strategiczna
- Wysokie wymagania stawiane kupcom
- Centralizacja funkcji zakupów
- Samodzielność polskich oddziałów w zarządzaniu zakupami
- Wsparcie procesu zakupów procedurami i systemami informatycznymi
- Mierzenie efektów działalności zakupowej
- Wykorzystywanie segmentacji dostawców
- Poszerzanie bazy dostawców o partnerów zagranicznych
- Wdrożenie systemu oceny dostawców
Przemiany w obszarze zakupów
Sukces pierwszej edycji stał się inspiracją do kontynuowania projektu. Od września do października 2011 r. prowadzono dalsze badania. Tym razem zespół Harvard Business Review Polska i Marketplanet zbadał efektywność i kierunek przemian w przedsiębiorstwach w obszarze zakupów. Wytyczono również trendy w zarządzaniu tym procesem, w szczególności w zakresie centralizacji i informatyzacji. Do zebrania danych wykorzystano ankietę w formie elektronicznej oraz papierowej. W badaniu uczestniczyły 102 przedsiębiorstwa. Zespół badawczy sprawdzał, czy rola i ranga zakupów jest różnie pozycjonowana przez kadrę zarządzającą. Analizie poddano hipotezę, że postrzeganie roli i rangi zakupów wpływa na organizację oraz proces zakupów, a także relację z dostawcami. Założono, że przedsiębiorstwa adaptują strategię dokonywania zakupów do panujących warunków gospodarczych, a kompetencje pracowników stanowią istotny czynnik mający wpływ na obszar zakupów.
Świadomość zakupowców
Z badania wynika, że podstawową rolą, jaką pełnią zakupy w przedsiębiorstwach, jest funkcja operacyjna. Ankietowani wskazywali, że proces ten nie ma już znaczącej roli strategicznej, lecz taktyczną. Trzy lata wcześniej wynik ankiety był odwrotny. Z czego wynika zmiana postrzegania roli zakupów? Winowajcą jest recesja, z którą musiały się zmierzyć firmy. Kryzys spowodował, że zakupy zaczęły pełnić rolę taktyczną i operacyjną. To właśnie poprzez konsolidację tego obszaru przedsiębiorstwa oczekuje się szybkich efektów. Strategiczne działanie ze względu na efekty rozłożone w czasie odkładane jest na później.
Trzy lata pomiędzy edycjami badania przyniosły ogromną zmianę w postrzeganiu roli zakupów w przedsiębiorstwach. W obu badaniach ankietowani wskazali sprzedaż, zakupy oraz zasoby ludzkie jako kluczowe obszary mające wpływ na sukces firmy. Badane przedsiębiorstwa postrzegają sprzedaż jako generatora przychodów, a zakupy jako obszar umożliwiający konkurencyjność cenową i jakościową. Mniejsze znaczenie dla firm w porównaniu z wynikami poprzedniej edycji badania mają zasoby ludzkie, co przejawia się redukcją budżetów szkoleniowych.
Centralizacja a autonomia oddziałów
Wśród badanych przedsiębiorstw wyraźnie zarysowuje się trend tworzenia centralnych jednostek zakupowych. Znaczący odsetek respondentów (44 proc.) około 60- 80 proc. wartości wydatków realizuje przez centralną jednostkę zakupową. Centralizacja służy lepszej kontroli nad wydatkami oraz przyczynia się do dodatkowych oszczędności wynikających ze standaryzacji asortymentu i agregacji wolumenu. Tworzenie centralnej jednostki zakupowej sprawdza się w przedsiębiorstwach o nierozbudowanych strukturach. Czy jest to dobra strategia dla międzynarodowych koncernów o globalnym zasięgu działania? Przedsiębiorstwa tworzące korporacje dysponują dosyć dużą swobodą w kształtowaniu polityki zakupowej. Potencjalna ingerencja spółki matki ogranicza się do wprowadzenia ogólnych wytycznych, wdrożenia nowego procesu lub narzędzi informatycznych. Przypadki interwencji w decyzje zakupowe są stosunkowo rzadkie i dotyczą tylko części grup asortymentowych, dla których wybiera się globalnych dostawców na szczeblu centrali korporacyjnej.
Wsparcie IT
W raporcie można też znaleźć odpowiedź na pytanie, czy nowoczesne narzędzia IT zadomowiły się na stałe w procesie zakupowym? Wraz ze wzrostem rangi zakupów zwiększył się zakres wsparcia tego procesu procedurami. Coraz więcej firm decyduje się na implementację w tym obszarze systemów informatycznych. Procedury i narzędzia IT wykorzystywane są do porządkowania procesu zakupowego.
Wysoka poprzeczka dla kupców
W 2008 roku ankietowane firmy wymagały od kupców zdolności negocjacyjnych, wiedzy o asortymencie, znajomości procesu zakupów, umiejętności budowania relacji, kreatywności oraz wykorzystania narzędzi informatycznych. Po trzech latach cechy te już nie wystarczają. W 2011 roku warunkiem koniecznym do nawiązania współpracy były umiejętności rozwiązywania sytuacji konfliktowych, zarządzania projektem oraz zdolności budowania relacji.
Zakupy stały się jednym z dwóch głównych obszarów mających wpływ na sukces przedsiębiorstwa. Firmy adaptują strategię dokonywania zakupów do panujących warunków gospodarczych, a proces zakupowy pełni dzisiaj głównie rolę operacyjną i taktyczną.
