Synergia działania firm Mobile Climate Control w Oławie i Unifaun – case study

Firma działa w Szwecji od 1975 roku. Obecnie MCC ma swoje zakłady produkcyjne oraz oddziały badań i rozwoju w Szwecji, Kanadzie, Chinach, Stanach Zjednoczonych, Południowej Afryce, a od 2008 roku nowoczesną fabrykę również w Polsce, w Oławie. Strategicznie MCC dąży, aby stać się światowym dostawcą urządzeń HVAC dla przemysłu pojazdów użytkowych.

Z uwagi na dużą sieć powiązań kooperacyjnych MCC potrzebowało sprawnego i efektywnego systemu do zarządzania transportem. Zarząd firmy MCC w Oławie zdawał sobie sprawę, że mimo wielu atutów, w nowoczesnej strategii rozwoju firmy nie może zabraknąć innowacyjnych narzędzi do zarządzania transportem. Stąd wybór takich rozwiązań, które umożliwiałyby stały rozwój i efektywne zarządzanie firmą.

Unifaun, szwedzka firma z oddziałem w Polsce, specjalizuje się od ponad 20 lat w dostarczaniu firmom innowacyjnych systemów do zarządzania transportem dla przedsiębiorstw transportowych i produkcyjnych.

System Unifaun Enterprise wsparciem dla Mobile Climate Control

– Współpraca MCC i Unifaun rozpoczęła się ponad 1,5 roku temu. Unifaun – skupiając się na potrzebach firmy – mógł zaoferować szeroki wachlarz swoich usług. Każde rozwiązanie jest zawsze dopasowywane do konkretnej specyfiki firmy. Dodatkowo istnieje możliwość łatwego rozbudowania systemu poprzez np. automatyczne uruchomienie dodatkowych modułów, które może zamówić bezpośrednio poprzez swój system klient w sklepie z dodatkowymi modułami – powiedział Krzysztof Mytnik, Country Manager Unifaun Polska.

Sytuacja zastana

Komunikacja z firmami transportowymi odbywała się za pośrednictwem m.in. maili, telefonów oraz kilku platformy web bezpośrednio od przewoźników. Dotychczasowa forma współpracy wiązała się z dużą ilością pracy manualnej, pracy w różnych systemach, rozproszonych w różnych miejscach informacjach o transporcie a co za tym idzie większą możliwością generowania błędów. Informacje zwrotne od przedsiębiorstw transportowych dostępne w kilku miejscach, powodowało znacznie większą ilość pracy również w procesie obsługi klienta. Weryfikacja kosztów transportu odbywała się w sposób manualny poprzez porównanie faktur, parametrów transportów z listów przewozowych od przewoźników do stawek zgodnych z umowami z przewoźnikami – bardzo czasochłonny proces manualny.

Oczekiwania

Zarząd oraz działy logistyki, transportu i finansów potrzebowały rozwiązania systemowego, które zautomatyzuje oraz ustandaryzuje proces zlecania transportów, pozwoli w łatwy sposób weryfikować terminowość dostaw oraz koszty transportu.

Założono, że rozwiązanie powinno posiadać funkcjonalność m.in. modułu Track and Trace oraz intuicyjny system komunikowania się z firmami transportowymi i spedycyjnymi (m.in, DHL, DSV, Fedex, TNT, Schenker oraz polskie firmy spedycyjne) jak również pozwalać na łatwe dodawanie nowych przedsiębiorstw transportowych do systemu, chociażby z racji wymagań klientów MCC co do firmy transportowej, która ma dostarczyć towar.

Celem zaproponowanego rozwiązania miała być redukcja ilości czasu pracy, poprzez zautomatyzowanie procesów, redukcję błędów oraz ustandaryzowanie procesu zleceń transportowych. Oczekiwano również automatycznego wyliczania stawek za transport, zgodnych z parametrami zlecenia i wyliczanych zgodnie z umowami z przewoźnikami.

To, co było również pożądane to możliwość generowania różnego rodzaju raportów na potrzeby wielu działów w firmie i zarządu, np. raportów dotyczących weryfikacji wskaźnika opłacalności, wynikającego z porównania zakresu umowy z częstotliwością transportów wysyłanych na życzenie klienta.

Sprawna komunikacja, kontroling i archiwizacja danych – codzienne korzyści

Przy otrzymywaniu każdego dnia ogromnych ilości danych, będących podstawą analiz, raportów i decyzji, niezwykle ważna jest sprawna komunikacja, kontroling i archiwizacja danych. Efektywna komunikacja zapewnia również błyskawiczną reakcję w przypadku wystąpienia nieprawidłowości procesowych. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu wielu funkcjonalności Unifaun Enterprise jak np.: event manager i powiadomienia ze statusów transportowych wysyłane do odpowiednich uczestników procesu mailowo z aktywnym linkiem T&T.

– Po pierwszych miesiącach funkcjonowania rozwiązania można było już podsumować, że procesy odbywają się prościej i bardziej intuicyjnie. Widoczne też są wymierne oszczędności czasu, przekładające się na korzyści finansowe, jak również te wynikające z analizy raportów. Już teraz trudno wyobrazić sobie prowadzenie działalności i zarządzanie firmy w obszarze planowania i kontroli transportu bez wsparcia systemu Unifaun – podsumował Mariusz Król, dyrektor zarządzający, prezes na Europę Mobile Climate Control.