System ERP jak dobry trener piłkarski

Podobnie jest w biznesie – w przedsiębiorstwie system ERP jest jak świetny trener, który pomoże lepiej zarządzać firmą, zwiększyć obrót i zyski.

Trudno wyobrazić sobie dziś przedsiębiorstwo, niezależnie od branży, które chce się rozwijać, konkurować na rynku i przynosić zyski bez korzystania z systemu ERP. ERP (Enterprise Resources Planning) to systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem lub współdziałaniem grupy współpracujących ze sobą firm poprzez gromadzenie danych oraz wykonywanie operacji przy ich pomocy.

Całościowe zarządzanie

System ERP odróżnia się od innych programów w firmie tym, że zarządza wszystkimi wspólnym danymi przedsiębiorstwa. To pozwala zarządzającym na całościowy ogląd sytuacji i procesów zachodzących w firmie, na sterowanie i szybkie podejmowanie właściwych decyzji. Bez systemu ERP można księgować i ewidencjonować to, co dzieje się w firmie, ale traci się możliwość aktywnego śledzenia i zarządzania wszystkimi procesami od początku do końca. Manager, tak jak trener, musi wiedzieć, a nie być tylko informowanym.

Firmy produkcyjne z natury rzeczy zarządzają bardzo skomplikowanymi procesami na wielu poziomach, dlatego największą furorę systemy ERP robią w branży handlowej i produkcyjnej. Im bardziej kapitałochłonna produkcja tym bardziej potrzebny jest ERP, bo kapitał kosztuje i raz zamrożony, może już taki pozostać na zawsze.

W piłce nożnej nawet najlepsi piłkarze, gdy są źle ustawieni, a ich gra nie jest skoordynowana, nigdy nie osiągną sukcesu. Jak mawiają eksperci: gwiazdy i pieniądze nie wygrywają meczów. Podobnie jest z systemem ERP w firmie: bez niego kapitał, zasoby sprzętowe, zapasy i ludzie, nawet gdy są mocno zaangażowani, nie dadzą dobrych efektów. Dzięki właściwie dobranemu systemowi aktywa firmy mogą stworzyć wspólnie nową jakość. Nieużywane maszyny, zapasy surowców, niesprzedane towary, przestoje pracowników – to w ostatecznym rachunku kosztuje firmę najwięcej. Jeśli w firmie jest 100 pracowników, to już warto planować wdrożenie ERP, a to oznacza zwykle skokowy wzrost przychodów i wzrost kosztów obsługi reklamacji. Lepiej więc od razu dobrze to zaplanować, niż uczyć się na błędach i tracić fortunę, czas i klientów. To działa. Jeden z klientów firmy proALPHA Polska zwiększył swoje przychody o 40%, zachowując, a nawet obniżając poziom zapasów magazynowych.

Korzyści wdrożenia ERP

Na wyniki działania ERP nie trzeba długo czekać. Jak podaje Panorama Consultung Solutions (dane światowe dotyczące ERP), blisko 60 procent spodziewanych korzyści z wdrożenia tego systemu osiąga się w ciągu pierwszych 12 miesięcy. Respondenci Panorama Consulting Solutions za najważniejsze korzyści uznali: dostępność do informacji, jej wiarygodność i poprawę jakości współpracy z klientami. Gdy firma produkuje krótkie serie produktów, dużo eksportuje, system pozwoli śledzić koszty każdego zlecenia i zredukuje koszty reklamacji (wysokie, zwłaszcza przy eksporcie). ERP zoptymalizuje wykorzystanie zasobów tak, by uniknąć przestojów lub nieplanowanej pracy w nadgodzinach, da narzędzia do wiarygodnej wyceny produktów i terminów dostawy. Pozwoli przyjmować zlecenia ad hoc, zwiększy produktywność personelu i poprawi relacje z klientami. – Dzięki całkowicie zintegrowanemu konfiguratorowi systemów ERP realizowanie naszych zleceń jest zautomatyzowane, szybkie i pozbawione ryzyka wystąpienia błędu. Od 2007 roku zwiększyliśmy obrót o 30 procent, a wymagało to zwiększenia zatrudnienia jedynie o 10 procent. Zwiększyła się produktywność personelu oraz współpraca wewnątrz firmy. Bez ERP nie otrzymalibyśmy takiego wyniku. Przy wyborze sytemu ważne jest, byśmy wiedzieli, co nasza firma chce robić za pięć lat? Jakie obszary działania ma ten system poprawić i czy one będą za kilka lat źródłem naszej przewagi konkurencyjnej, czy hamulcem rozwoju – mówi Stefan Meffert, dyrektor zarządzający apra-gruppe.

System ERP wdraża się zwykle w firmie produkcyjnej od 9 do 18 miesięcy. Zwrot nakładów następuje już po dwóch, trzech latach. System pozostaje z firmą przez około 10 lat. System ERP nie służy do rozwiązania problemów przedsiębiorstwa tu i teraz. Uwzględniając czas potrzebny na wybór, podpisanie umowy i wdrożenie, system zacznie rozwiązywać problemy najwcześniej za rok, a prawdziwie znaczące efekty staną się zauważalne dopiero w następnych latach.

Ważne jest określenie strategii wdrożenia. Jeżeli priorytetem jest ograniczenie zapasów materiałowych, wówczas może okazać się, że odbędzie się to kosztem rozbudowy działu zakupów. Jeżeli priorytetem jest poprawa rentowności, to być może trzeba udoskonalić raportowanie czasu pracy.

Jak wybrać system?

Najlepiej sprawdzić, co najbardziej „boli” nas w działaniu firmy, czy jest to np. niska sprzedaż, zbyt duże zapasy surowca czy materiałów lub zbyt długi czas realizowania zamówień. Jeśli odpowiemy sobie na te pytania, specjaliści pomogą dobrać nam najlepszy system. Konieczna jest rozmowa z dotychczasowymi klientami oferenta, poznanie opinii o jej konsultantach. Usługi IT to przede wszystkim ludzie, więc warto zgromadzić informacje o dostawcy i o zespole, bo współpraca z nimi i wybór systemu jest jak małżeństwo zawierane na kilkanaście lub więcej lat. Warto wiedzieć, jak system będzie się rozwijał, bo w ciągu 10 lat nastąpi co najmniej jedno „podniesienie” jego wersji. Jeżeli oferent przewiduje modyfikacje, które przekraczają 20% oczekiwanego zakresu funkcjonalnego, to system raczej nie będzie pasował do naszych potrzeb, a jego wdrożenie będzie kosztowne i ryzykowne. Nie można również zapominać o wsparciu modyfikacji wykonanych przez dostawcę – niezależenie od ich ilości, każda modyfikacja winna być utrzymywana podobnie jak standard systemu i musi zapewniać bezproblemową możliwość uaktualnienia do kolejnej wersji systemu.

System nie musi dostarczać wszystkich możliwości od pierwszego dnia. Kolejne moduły i funkcjonalności można kupować sukcesywnie, jednak ważne jest, by taka możliwość istniała.

Plan rozwoju systemu powinien być znany i wiarygodny. Dobrze jest również „przetestować” stopień realizacji zadań stawianych przed systemem. Im bardziej uda się wykorzystać standardowe funkcjonalności i ograniczyć modyfikacje, tym lepiej. Jeżeli modyfikacje obejmą więcej niż 20% zakresu wdrożenia, należy postawić sobie pytanie, czy system naprawdę pasuje do firmy? Zasada jest prosta: im więcej kastomizacji i aplikacji uzupełniających, tym większe ryzyko nadmiernego wzrostu kosztów, przekroczenia terminów i braku spodziewanych korzyści z projektu.